Hétfőn Marta, egy hatfős ügynökség tulajdonosa, 94 kártyát számol négy Trello táblán, és egy külön táblázatot a határidőkkel. Szeretne váltani, de a teljes átírás gondolatára becsukja a laptopját. Csak amikor kiválasztja a 23 aktuális feladatot, akkor látja meg az egy estére szóló tervet.
Hogyan vidd át a feladataidat a Trello-ból, ha nincs import?
A feladatokat a Trello-ból vagy táblázatból kézzel viszed át a Task Managerbe. Nem kell azonban az egész táblát átírnod: először azokat az ügyeket választod ki, amelyeken a csapat még dolgozik.
Marta szétválasztja a 23 aktuális feladatot a 31 régi kártyától, a 20 rövid jegyzettől, valamint a 20 duplikátumtól és lezárt ügytől. Ez Marta kártyáinak felosztása, nem szabály minden cég számára. Szelektálás nélkül az új program ugyanazokkal az elmaradásokkal indulna, amelyek megnehezítették a munkát az előző eszközben.
Amikor feladatot hozol létre, meg kell adnod a kötelező témát. A leírást, prioritást, határidőt és a hozzárendelt személyeket akkor adod meg, ha szükségesek. Így a további munkához szükséges döntéseket írod át, nem minden régi megjegyzést. Ha még mindig azon gondolkodsz, érdemes-e váltani az eszközt, nézd meg a Task Manager és Trello összehasonlítását.
Az AI-asszisztens a „Adj hozzá egy X nevű feladatot Y határidővel” utasításra megnyithat egy formot, előre kitöltött mezőkkel. Nem olvassa el helyetted a táblát vagy a táblázatot, és nem visz át több kártyát egyszerre. A teljes folyamatot AI nélkül is végigviheted.
Először válaszd ki, ami még él
Az átvitelre azokat az ügyeket válaszd, amelyeknek közeledik a határideje, van valaki, aki az eredményre vár, vagy még mindig van hozzárendelt felelősük. Ha egy tétel egyik feltételnek sem felel meg, hagyd a régi eszközben megtekintésre.
Kedden Marta rábukkan a „Kérdezni a logóról” kártyára. Önmagában nem igényel külön feladatot: a kérdés egy ponttá válik az ügyfél weboldalán végzett munkában. Hasonlóan rendezi a maradék 19 rövid jegyzetet. A lezárt ügyeket nem írja át - ha egy hónap múlva valaki rákérdez egy régi döntésre, megnézi a régi táblát.
A táblázattal ugyanilyen takarékosan járj el. A „mi” oszlop a feladat témáját sugallja, a „ki” a hozzárendelt személyeket jelöli, a „meddig” pedig a határidőt. A többi oszlopból csak azokat az információkat válaszd ki, amelyek nélkül a felelős nem tudna továbblépni, és írd be őket a leírásba. Maga a táblázat megmaradhat a korábbi munka feljegyzéseként.
Először építs tereket, ne a régi tábla másolatát
Kezdetben kezeld az egyik régi táblát egyetlen Munkaterület jelöltjeként. A Munkaterület egy elkülönített tér, amely egy projekt, csapat vagy téma feladatait és csevegéseit csoportosítja; nem arra szolgál, hogy minden munkafázist jelölő oszlopot leképezzen.
Marta négy térrel kezd: „ABC ügyfelek”, „Új weboldal”, „Marketing” és „Irodai ügyek”. Ez a szám az ő jelenlegi munkamegosztásának felel meg, de nem feltétlenül a tiédnek. Ha több rövid projektet ugyanazok az emberek kezelnek, előbb el is döntheted, szükségük van-e külön terekre.
Munkaterület létrehozásához kattints a „+” jelre a bal oldali oszlopban a „Munkaterületek” felirat mellett, írd be a nevet, és válaszd a „Mentés” gombot. A gombot a globális adminisztrátor vagy a „Hozzáadhat Munkaterületeket” jogosultsággal rendelkező személy látja. A „Mind” nézet a terek feladatait és csevegéseit együtt mutatja, így a felosztás nem zár ki az általános munkaképből. Bővebben a munkaterületek útmutatója ír róla.
A Munkaterület törlése visszavonhatatlan: megköveteli a pontos nevének újbóli beírását, és törli a hozzá tartozó feladatokat, csevegéseket, üzeneteket és mellékletfájlokat. Ne hozz tehát létre próbaterületet azzal a gondolattal, hogy később könnyen törölheted; mentés előtt ellenőrizd a nevet és a tartalmát.
Csak ezután hívd meg az embereket a megfelelő terekbe
Először hívd meg a személyt a Task Managerbe, majd rendeld hozzá a megfelelő Munkaterülethez. A felhasználókat az adminisztrátor adja hozzá a „Felhasználók” ablakban, amelyet a fogaskerék melletti embercsoport ikonnal nyithat meg; a meghívott személy e-mailt kap, és maga állítja be a jelszavát.
A tér kártyájánál nyisd meg a ⋮ menüt, válaszd a „Munkaterület szerkesztése” lehetőséget, majd a „Felhasználók hozzárendelése” szekcióban jelöld ki az embereket és a jogosultságaikat: a tér adminisztrálása, feladatok hozzáadása vagy csevegések hozzáadása. A globális adminisztrátor minden teret lát és kezel, az egyszerű felhasználó csak azokat látja, amelyekhez hozzá lett rendelve.
Szerdán Marta átnézi a hatfős listát. A könyvelőnek hozzáférést ad az „Irodai ügyek” térhez, az ügyféltprojektekhez viszont nem. Ha nem vagy biztos benne, hogyan oszd meg a hozzáférést, olvasd el a szerepkörök és jogosultságok leírását a Task Managerben.
Ha valaki elhagyja a csapatot, az adminisztrátor inkább deaktiválhatja a fiókját, mintsem törölje: az adatok megmaradnak, a licenchely pedig felszabadul.
Írd át a feladatokat határidővel és felelős személlyel
Válaszd ki a Munkaterületet a bal oldali oszlopban, majd kattints a „+ Feladat hozzáadása” gombra a középső oszlopban. Add meg a témát, majd szükség esetén a leírást, a prioritást, a határidőt és a hozzárendelt személyeket; végül kattints a „Mentés” gombra.
Csütörtökön Marta átírja a makettekkel kapcsolatos kártyát: a címe lesz a téma, a megállapodások a leírásba kerülnek, a határidő a „Határidő” mezőbe, Magda pedig a hozzárendelt személyek közé. A sürgős ügynek magas prioritást ad. Mielőtt a következő kártyára lépne, ellenőrzi, hogy Magda tudni fogja-e, milyen eredményt kell előkészítenie.
Ne vidd át a régi szakaszokat jelölő oszlopokat külön Munkaterületként. A Task Managerben a feladatnak négy állapota van: nincs állapot, folyamatban, kész és visszavonva. Az új feladatnál hagyd az „nincs állapot” jelölést, vagy állítsd „Folyamatban”-ra, ha a munka már elkezdődött; a lezárt ügyeket hagyd a korábbi eszköz archívumában. Az állapotot később, a lista ikonjával is módosíthatod, a feladat megnyitása nélkül.
A határidő óráját csak akkor add meg, ha valóban számít. Az olyan feladat, amelynek van dátuma, de nincs órája, egész nap „mára” jelölésű marad, és csak a következő napon lesz lejárt.
A rövid feljegyzéseket alakítsd pontokká, ne külön feladatokká
Az ellenőrzőlistákat és apró lépéseket írd át teendőlistaként a nagyobb feladat leírásában. A „Leírás” mezőben válaszd a „Teendőlista” opciót; egyszerre több sort is beilleszthetsz, és mindegyikből külön pont lesz. A listajelek, mint például „- [ ]”, „*” vagy „1.”, eltűnnek a pontok szövegéből.
Marta nem hoz létre 20 feladatot „Kérdezni a logóról” vagy „Ellenőrizni a domaint” címmel. Ehelyett szétosztja ezeket a feljegyzéseket három olyan feladat között, ahol tényleg szükség lesz a válaszra. Így a határidő és a hozzárendelt személy az elvégzendő ügyhöz kapcsolódik, a lista pedig a köztes lépéseket írja le. További példákat a feladaton belüli ellenőrzőlistáról szóló cikkben találsz.
A leírásban rögzített listát közvetlenül a feladat kártyáján pipálhatod ki, a szerkesztés megnyitása nélkül. Minden résztvevő ugyanazt az állapotot látja; a sáv mutatja a haladást, például „2 a 3-ból kész”, a kipipált pont mellett pedig egy mini avatar jelzi, ki jelölte be. Új pontot a „+ Pont hozzáadása” gombbal adhatsz hozzá.
Az alábbi képernyőkép egy üzenetben szereplő listát mutat, nem a feladat leírásában lévőt. Ha a listát a leírásban mented el, megjelenik a feladat kártyáján, és hasonlóan fog működni.
Oszlopokat szeretnél? A Tábla munkatereket mutat, nem szakaszokat
A Task Manager Táblája a Munkatereket oszlopokként mutatja, Kedvencek, Feladatok és Csevegések szekciókkal. Ha a régi táblához hasonló nézetet keresel, itt is egymás mellett találod a kártyákat, de az oszlopok jelentése más lesz: mindegyik egy munkateret jelöl, nem egy megvalósítási szakaszt.
Nyisd meg a Táblát a felső sáv nézetmenüjéből. Az oszlopokat áthúzhatod, hogy beállítsd a munkaterek sorrendjét, a kártyákat pedig, hogy elrendezd a pozíciókat rajtuk belül. Ha egy kártyát a Kedvencek szekcióba ejtesz, hozzáadódik a kedvencekhez. A kártyára kattintva megnyílik mellette a beszélgetésszála.
Pénteken Marta a „Új weboldal” elé helyezi a „Marketing” elemet, mert a weboldalnál közelebbi a csapat határideje. Ehhez nem hoz létre „Várakozik” és „Kész” oszlopokat: a jelenlegi szakaszt a feladat állapotából olvassa ki. Ha azon gondolkodsz, melyik nézetet hagyd meg a csapatodnak a mindennapokra, hasonlítsd össze a Táblát és a feladatlistát.
Az első héten a régi eszköz csak megtekintésre szolgál
Az átköltözés után tartsd kéznél a régi kártyákat, de az új ügyeket már a Task Managerben hozd létre. Így az előzmények elérhetők maradnak, és a csapatnak nem kell találgatnia, melyik helyen jelenik meg a következő feladat.
Hétfőn valaki megkérdezi Martát egy olyan megállapodásról, ami nincs az új listán. Marta megnézi a régi táblát, ellenőrzi a kontextust, és ha az ügy még mindig nyitott, feladatot hoz létre a megfelelő Munkaterületen. Nem próbálja meg rekonstruálni a teljes régi beszélgetést. Az új beszélgetésszál előzményei a feladat létrehozásának pillanatától kezdődnek: innentől a rendszerüzenetek rögzítik többek között az állapot, a személyek és a határidő változásait.
Egy hét után nézd át, amit átírtál. A lista felett a „Határidőn belül”, „Mára” és „Lejárt” csempék egyszerre számlálóként és szűrőként is működnek. A középső oszlop tetején található keresés a feladat témáját és leírását, a csevegések nevét, valamint az üzenetek tartalmát is átfogja. Ha egy tétel feleslegesnek bizonyult, választhatod az „Archiválás” opciót a kártya ⋮ menüjében; eltűnik a fő listáról. A további munkaritmust a Task Managerrel töltött első hét tervében olvashatod.
Mennyi időt érdemes szánni egy ilyen estére?
Marta példájában egy este terve 115 percet, vagyis kevesebb mint két órát ölel fel. Ez egy becslés az ő hat emberére és 23 kiválasztott feladatára vonatkozóan, nem ígéret bármilyen táblára. A hétfőtől péntekig tartó jelenetek Marta döntéseinek külön példáit mutatják, nem ennek az estének a menetrendjét.
| Szakasz | Mit csinál Marta | Becsült idő |
|---|---|---|
| Az aktuális ügyek kiválasztása | Átnéz 94 kártyát és egy táblázatot | 30 perc |
| Munkaterületek | Létrehoz négy munkateret | 10 perc |
| Emberek és jogosultságok | Meghív hat embert és ellenőrzi a hozzáférést | 20 perc |
| Feladatok | Átír 23 aktuális ügyet | 40 perc |
| Teendőlisták | Beilleszti az apró lépéseket a leírásokba | 15 perc |
| Összesen | 115 perc |
Kezeld a táblázatot munkatervként, ne stopperként. Ha a leírásokat rendbe kell tenni, vagy minden kártyánál újra meg kell határozni a felelős személyt, az este tovább tart. Ha kevesebb aktív ügyed van, ne szánj időt a lezárt előzmények másolására.
Holnap nyisd meg a saját tábládat vagy táblázatodat, és jelöld ki csak azokat a tételeket, amelyeknek közelgő határideje van, valakit várnak az eredményre, vagy még mindig van hozzárendelt felelősük. Ez lesz az első lista, amit át kell vinned. Mielőtt elkezdenéd átírni a saját szervereden, próbáld ki egy Munkaterület és feladat létrehozását a Demóban.
Gyakori kérdések
Hogyan vidd át a feladataidat a Trello-ból a Task Managerbe import nélkül?
Válaszd ki az aktuális ügyeket, és hozd létre őket kézzel a Task Manager megfelelő Munkaterületein. A programnak nincs importja sem a Trello-ból, sem táblázatból, ezért a lezárt kártyákat hagyd meg a régi eszközben megtekintésre.
Mit tegyél a régi, lezárt kártyákkal?
Hagyd őket az előző eszközben megtekintésre. Az új programba azokat a feladatokat vidd át, amelyeken még folyik a munka, van határidejük, vagy valaki vár az eredményre.
Hogyan képezd le a Trello oszlopait a Task Managerben?
Ne a szakaszokat jelölő oszlopokat képezd le Munkaterületekként: a Task Manager Tábláján az oszlopok tereket jelölnek. A munka előrehaladását a feladat állapotával jelölöd: nincs állapot, folyamatban, kész vagy törölve.
Mit tegyél a kártyák ellenőrzőlistáival és az Excel pontjaival?
Illeszd be az apró lépéseket teendőlistaként a megfelelő feladat leírásába. Több sort is beilleszthetsz egyszerre, a kész pontokat pedig a csapat a feladat szerkesztésének megnyitása nélkül pipálhatja ki.
Az AI-asszisztens átírja helyettem a feladatokat a Trello-ból?
Nem, az AI-asszisztens nem viszi át a teljes táblát vagy táblázatot. A kérésedre megnyithat egy egyedi feladat űrlapot előre kitöltött mezőkkel; a Task Manager AI nélkül is működik.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
