På måndagen räknar Marta, ägare till en byrå med sex anställda, 94 kort i fyra Trello-tavlor och ett separat kalkylblad med deadlines. Hon vill byta program, men tanken på att skriva om allt får henne att stänga locket på datorn. Först när hon väljer ut 23 aktuella uppgifter ser hon en plan för en kväll.
Hur flyttar du uppgifter från Trello när det inte finns någon import?
Du flyttar uppgifter från Trello eller ett kalkylblad till Task Manager manuellt. Du behöver dock inte skriva om hela tavlan: först väljer du ut de ärenden som teamet fortfarande arbetar med.
Marta skiljer ut 23 aktuella uppgifter från 31 gamla kort, 20 korta anteckningar och 20 dubbletter och avslutade ärenden. Det är Martas sätt att dela upp korten, inte en regel för alla företag. Utan urval skulle det nya programmet starta med samma eftersläpning som försvårade arbetet i det förra.
När du skapar en uppgift anger du ett obligatoriskt ämne. Beskrivning, prioritet, förfallodatum och tilldelade personer lägger du till om det behövs. Du skriver alltså av de beslut som krävs för det fortsatta arbetet, inte varje gammal kommentar. Om du fortfarande funderar på om du ska byta verktyg, se jämförelsen mellan Task Manager och Trello.
AI-assistenten kan efter kommandot ”Lägg till en uppgift med namnet X med förfallodatum Y” öppna formuläret med förifyllda fält. Den läser inte tavlan eller kalkylbladet åt dig och flyttar inte flera kort samtidigt. Du kan också genomföra hela processen utan AI.
Välj först ut det som fortfarande lever
Till flytten väljer du ärenden med ett kommande förfallodatum, en person som väntar på resultatet eller en fortfarande tilldelad ansvarig. Om en post inte uppfyller något av dessa villkor, lämna den kvar i det gamla verktyget för insyn.
På tisdagen hittar Marta kortet ”Fråga om logotyp”. I sig behöver det ingen egen uppgift: frågan blir en punkt i arbetet med kundens webbplats. På samma sätt sorterar hon de övriga 19 korta anteckningarna. Avslutade ärenden skriver hon inte om - om någon om en månad frågar om ett gammalt beslut tittar hon i den gamla tavlan.
Gör likadant sparsamt med kalkylbladet. Kolumnen ”vad” ger uppgiftens ämne, ”vem” anger tilldelade personer, och ”till när” - förfallodatumet. Från övriga kolumner väljer du bara den information som den ansvariga behöver för att komma vidare, och skriver in den i beskrivningen. Själva kalkylbladet kan finnas kvar som ett underlag för tidigare arbete.
Bygg först utrymmen, inte en kopia av den gamla tavlan
Till att börja med, behandla en gammal tavla som en kandidat till en Arbetsyta. En Arbetsyta är ett avgränsat utrymme som samlar uppgifter och chattar för ett projekt, team eller ämne; den är inte till för att återskapa varje kolumn med en arbetsetapp.
Marta börjar med fyra utrymmen: ”Kunder ABC”, ”Ny webbplats”, ”Marknadsföring” och ”Kontorsfrågor”. Det antalet motsvarar hennes nuvarande arbetsfördelning, men behöver inte motsvara din. Om samma personer hanterar flera korta projekt kan du först avgöra om de behöver separata utrymmen.
För att skapa en Arbetsyta klickar du på ”+” bredvid texten ”Arbetsytor” i vänsterkolumnen, skriver in ett namn och väljer ”Spara”. Knappen syns för en global administratör eller en person med behörigheten ”Kan lägga till Arbetsytor”. Posten ”Allt” visar uppgifter och chattar från alla utrymmen tillsammans, så uppdelningen skär inte av dig från den övergripande bilden av arbetet. Mer om detta finns i guiden om arbetsytor.
Att ta bort en Arbetsyta är oåterkalleligt: det kräver att du skriver in dess exakta namn och raderar uppgifter, chattar, meddelanden och bilagor. Skapa därför inte ett provutrymme i tron att du enkelt kan radera det senare; kontrollera namnet och omfattningen innan du sparar.
Bjud sedan in rätt personer till rätt utrymmen
Bjud först in personen till Task Manager, tilldela henne sedan till rätt Arbetsyta. Administratören lägger till användare i fönstret ”Användare”, som öppnas med ikonen för en grupp människor bredvid kugghjulet; den inbjudna personen får ett e-postmeddelande och väljer själv lösenord.
Vid utrymmets kort öppnar du menyn ⋮, väljer ”Redigera arbetsyta”, och i sektionen ”Tilldela användare” markerar du personerna och deras behörigheter: administrera utrymmet, lägga till uppgifter eller lägga till chattar. Den globala administratören ser och hanterar alla utrymmen, en vanlig användare ser bara de som hen har tilldelats.
På onsdagen går Marta igenom listan med sex personer. Till bokföraren ger hon åtkomst till ”Kontorsfrågor”, inte till kundprojekten. Om du är osäker på hur du bör fördela åtkomst, läs beskrivningen av roller och behörigheter i Task Manager.
När någon lämnar teamet kan administratören inaktivera kontot istället för att ta bort det: data finns kvar, och licensplatsen frigörs.
Skriv om uppgifter med förfallodatum och ansvarig person
Välj en Arbetsyta i vänsterkolumnen och klicka på ”+ Lägg till uppgift” i mittenkolumnen. Skriv in ämnet och lägg vid behov till beskrivning, prioritet, förfallodatum och tilldelade personer; klicka sedan på ”Spara”.
På torsdagen skriver Marta om kortet med skisserna: dess titel blir ämnet, besluten hamnar i beskrivningen, förfallodatumet i fältet ”Förfallodatum” och Magda bland tilldelade personer. Den brådskande frågan får hög prioritet. Innan hon går vidare till nästa kort kontrollerar hon att Magda vet vilket resultat som ska tas fram.
Flytta inte över gamla kolumner med etapper som egna Arbetsytor. Task Manager har fyra statusar för en uppgift: ingen status, pågående, klar och avbruten. Lämna den nya uppgiften utan status eller sätt ”Pågående” om arbetet redan har satt igång; avslutade ärenden lämnar du i det gamla verktygets arkiv. Du ändrar status senare med en ikon i listan, utan att öppna uppgiften.
Ange en tid för förfallodatumet endast när det verkligen spelar roll. En uppgift med datum men utan klockslag är markerad som ”idag” under hela den angivna dagen och blir försenad först dagen efter.
Gör korta anteckningar till punkter, inte till separata uppgifter
Skriv om checklistor och mindre steg som en att göra-lista i beskrivningen av en större uppgift. I fältet ”Beskrivning” väljer du ”Att göra-lista”; du kan klistra in flera rader samtidigt, och varje rad blir en egen punkt. Listtecken som ”- [ ]”, ”*” eller ”1.” tas bort från punkternas text.
Marta skapar inte 20 uppgifter med titlar som ”Fråga om logotypen” eller ”Kontrollera domänen”. Hon fördelar dessa anteckningar mellan tre uppgifter där svaret faktiskt behövs. På så sätt gäller förfallodatum och tilldelad person själva ärendet som ska utföras, medan listan beskriver stegen på vägen. Fler exempel hittar du i texten om checklistan i en uppgift.
Listan som sparats i beskrivningen bockar du av direkt i uppgiftskortet, utan att öppna redigeringsläget. Alla deltagare ser samma status; stapeln visar förloppet, till exempel ”2 av 3 klara”, och vid en avbockad punkt visar en mini-avatar vem som markerade den. En ny punkt lägger du till med knappen ”+ Lägg till post”.
Skärmbilden nedan visar en lista i ett meddelande, inte i en uppgifts beskrivning. När du sparar listan i beskrivningen visas den i uppgiftskortet och fungerar på liknande sätt.
Vill du ha kolumner? Tavlan visar arbetsytor, inte etapper
Task Managers Tavla visar Arbetsytor som kolumner med sektionerna Favoriter, Uppgifter och Chattar. Om du letar efter en vy som liknar den gamla tavlan hittar du här kort sida vid sida, men kolumnernas betydelse är annorlunda: varje kolumn representerar en arbetsyta, inte ett genomförandesteg.
Öppna Tavlan från vymenyn i det övre fältet. Du kan flytta kolumner för att ändra ordningen på arbetsytorna, och kort för att ordna posterna inom dem. Släpper du ett kort i sektionen Favoriter läggs det till som favorit. Klickar du på ett kort öppnas dess tråd bredvid.
På fredagen placerar Marta ”Ny webbplats” före ”Marknadsföring”, eftersom webbplatsen har ett närmare liggande datum för teamet. Hon skapar inte kolumner som ”Väntar” och ”Klart” för detta: det aktuella läget utläser hon ur uppgiftens status. Om du funderar på vilken vy teamet ska använda i vardagen, jämför Tavlan och uppgiftslistan.
Under den första veckan används det gamla verktyget bara för att titta i
Efter flytten behåller du de gamla korten nära till hands, men nya ärenden skapar du redan i Task Manager. På så sätt förblir historiken tillgänglig, och teamet behöver inte gissa var nästa uppgift kommer att dyka upp.
På måndagen frågar någon Marta om ett beslut som inte finns med på den nya listan. Marta tittar i den gamla tavlan, kollar sammanhanget och skapar - om ärendet fortfarande är öppet - en uppgift i rätt Arbetsyta. Hon försöker inte återskapa hela den gamla konversationen. Ändringshistoriken i den nya tråden börjar vid den tidpunkt då uppgiften skapades: från och med då registrerar systemmeddelanden bland annat ändringar av status, personer och förfallodatum.
Efter en vecka, gå igenom det du har skrivit om. Ovanför listan fungerar kakorna ”I tid”, ”Idag” och ”Försenade” både som räknare och filter. Sökningen högst upp i mittenkolumnen omfattar uppgiftens ämne och beskrivning, chattnamn samt meddelandeinnehåll. Om en post visar sig vara onödig kan du välja ”Arkivera” i kortets ⋮-meny; den försvinner då från huvudlistan. Den fortsatta arbetsrytmen beskrivs i planen för första veckan med Task Manager.
Hur mycket tid bör man avsätta för en sådan kväll?
I Martas exempel omfattar planen för en kväll 115 minuter, det vill säga knappt två timmar. Det är en uppskattning för hennes sex personer och 23 utvalda uppgifter, inte ett löfte om tidsåtgång för varje tavla. Scenerna från måndag till fredag visar separata exempel på Martas beslut, inte ett schema för just den kvällen.
| Etapp | Vad gör Marta | Uppskattad tid |
|---|---|---|
| Val av aktuella ärenden | Går igenom 94 kort och ett kalkylblad | 30 minuter |
| Arbetsytor | Skapar fyra arbetsytor | 10 minuter |
| Personer och behörigheter | Bjuder in sex personer och kontrollerar åtkomst | 20 minuter |
| Uppgifter | Skriver om 23 aktuella ärenden | 40 minuter |
| Att göra-listor | Klistrar in mindre steg i beskrivningarna | 15 minuter |
| Totalt | 115 minuter |
Se tabellen som en arbetsplan, inte ett stoppur. Om beskrivningarna behöver städas upp eller om du för varje kort måste fastställa ansvarig person på nytt tar kvällen längre tid. Har du färre aktiva ärenden behöver du inte avsätta tid för att kopiera stängd historik.
Öppna i morgon din tavla eller ditt kalkylblad och markera bara de poster som har ett förestående förfallodatum, en person som väntar på ett resultat eller fortfarande en tilldelad utförare. Det är din första lista att flytta över. Innan du börjar skriva om den på din egen server, prova att skapa en Arbetsyta och en Uppgift i Demo.
Vanliga frågor
Hur flyttar du uppgifter från Trello till Task Manager utan import?
Välj ut aktuella ärenden och skapa dem manuellt i rätt Arbetsytor i Task Manager. Programmet har ingen import från Trello eller kalkylblad, så lämna stängda kort kvar i det gamla verktyget för insyn.
Vad ska man göra med gamla, stängda kort?
Lämna dem i det tidigare verktyget för insyn. Flytta till det nya programmet de uppgifter där det fortfarande pågår arbete, finns ett förfallodatum eller en person som väntar på resultatet.
Hur återskapar du Trellos kolumner i Task Manager?
Återskapa inte kolumner med etapper som Arbetsytor: på Tavlan i Task Manager representerar kolumnerna utrymmen. Arbetets framsteg markerar du med uppgiftens status: ingen status, pågående, klar eller avbruten.
Vad ska man göra med checklistor från korten och punkter från Excel?
Klistra in de mindre stegen som en att göra-lista i beskrivningen av respektive uppgift. Du kan klistra in flera rader på en gång, och teamet kan bocka av färdiga punkter utan att öppna uppgiftens redigeringsvy.
Skriver AI-assistenten över uppgifterna från Trello åt mig?
Nej, AI-assistenten flyttar inte hela tavlan eller kalkylbladet. Den kan efter ditt kommando öppna formuläret för en enskild uppgift med förifyllda fält; Task Manager fungerar även utan AI.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
