Lunedì Marta, titolare di un'agenzia di sei persone, conta 94 schede in quattro bacheche Trello e un foglio separato con le scadenze. Vuole cambiare programma, ma al pensiero di dover riscrivere tutto chiude il portatile. Solo quando seleziona 23 attività in corso vede un piano fattibile in una sola serata.
Come trasferire le attività da Trello, se non c'è l'importazione?
Le attività da Trello o da un foglio di calcolo si trasferiscono a Task Manager manualmente. Non devi però riscrivere l'intera bacheca: prima scegli le questioni su cui il team sta ancora lavorando.
Marta separa 23 attività in corso da 31 vecchie schede, 20 brevi note e 20 duplicati o questioni chiuse. Questa è la suddivisione delle schede di Marta, non una regola valida per ogni azienda. Senza questa selezione, il nuovo programma partirebbe con gli stessi arretrati che rendevano difficile il lavoro nel precedente.
Quando crei un'attività, inserisci l'oggetto obbligatorio. Descrizione, priorità, scadenza e persone assegnate le aggiungi se necessario. Trascrivi quindi le decisioni utili per il proseguimento del lavoro, non ogni vecchio commento. Se non sei ancora sicuro se cambiare strumento, consulta il confronto tra Task Manager e Trello.
L'Assistente AI, su comando «Aggiungi un'attività chiamata X con scadenza Y», può aprire il modulo con i campi già compilati. Non legge al posto tuo la bacheca né il foglio di calcolo e non trasferisce più schede alla volta. Puoi anche completare l'intero processo senza l'AI.
Prima scegli ciò che è ancora attivo
Scegli di trasferire le questioni con una scadenza imminente, una persona in attesa del risultato o un responsabile ancora assegnato. Se un elemento non soddisfa nessuna di queste condizioni, lascialo nel vecchio strumento per la consultazione.
Martedì Marta si imbatte nella scheda «Chiedere il logo». Di per sé non richiede un'attività separata: la domanda diventa un punto nel lavoro sul sito del cliente. In modo analogo riordina le restanti 19 brevi note. Le questioni chiuse non le trascrive: quando tra un mese qualcuno chiederà di una vecchia decisione, consulterà la vecchia bacheca.
Con il foglio di calcolo procedi con la stessa parsimonia. La colonna «cosa» suggerisce l'oggetto dell'attività, «chi» indica le persone assegnate e «entro quando» la scadenza. Dalle altre colonne scegli solo le informazioni senza le quali chi esegue non può andare avanti, e inseriscile nella descrizione. Il foglio stesso può restare come registro del lavoro precedente.
Prima costruisci gli spazi, non una copia della vecchia bacheca
Per iniziare, tratta una vecchia bacheca come candidata a diventare un unico Spazio di lavoro. Lo Spazio di lavoro è un'area dedicata che raggruppa attività e chat di un progetto, di un team o di un tema; non serve a riprodurre ogni colonna con una fase di lavoro.
Marta parte da quattro spazi: «Clienti ABC», «Nuovo sito web», «Marketing» e «Questioni d'ufficio». Questo numero corrisponde alla sua attuale suddivisione del lavoro, ma non deve corrispondere alla tua. Se alcuni progetti brevi coinvolgono le stesse persone, puoi prima decidere se servono spazi separati.
Per creare uno Spazio di lavoro, clicca su «+» accanto alla scritta «Spazi di lavoro» nella colonna di sinistra, digita il nome e scegli «Salva». Il pulsante lo vede l'amministratore globale o la persona con il permesso «Può aggiungere Spazi di lavoro». La voce «Tutto» mostra insieme attività e chat di tutti gli spazi, così la suddivisione non ti taglia fuori dalla visione d'insieme del lavoro. Lo descrive più in dettaglio la guida agli spazi di lavoro.
L'eliminazione di uno Spazio di lavoro è irreversibile: richiede di riscrivere il suo nome esatto e cancella attività, chat, messaggi e file allegati. Non creare quindi uno spazio di prova pensando di poterlo eliminare facilmente in seguito; prima di salvare, verifica nome e ambito.
Solo dopo invita le persone negli spazi giusti
Prima invita la persona a Task Manager, poi assegnala allo Spazio di lavoro giusto. Gli utenti vengono aggiunti dall'amministratore nella finestra «Utenti», apribile tramite l'icona del gruppo di persone accanto alla ruota dentata; la persona invitata riceve un'e-mail e imposta da sola la password.
Sulla scheda dello spazio apri il menu ⋮, scegli «Modifica spazio di lavoro» e nella sezione «Assegna utenti» seleziona le persone e i loro permessi: amministrazione dello spazio, aggiunta di attività o aggiunta di chat. L'amministratore globale vede e gestisce tutti gli spazi, un utente normale vede solo quelli a cui è stato assegnato.
Mercoledì Marta controlla la lista di sei persone. Alla contabile dà accesso a «Questioni d'ufficio», non ai progetti dei clienti. Se non sei sicuro di come suddividere l'accesso, leggi la descrizione di ruoli e permessi in Task Manager.
Quando qualcuno lascia il team, l'amministratore può disattivare il suo account invece di eliminarlo: i dati restano e il posto della licenza si libera.
Trascrivi le attività con scadenza e persona responsabile
Seleziona lo Spazio di lavoro nella colonna di sinistra e clicca su "+ Aggiungi attività" nella colonna centrale. Inserisci l'oggetto e, se necessario, la descrizione, la priorità, la scadenza e le persone assegnate; infine clicca su "Salva".
Il giovedì Marta ricopia la scheda relativa ai mockup: il titolo diventa l'oggetto, gli accordi presi finiscono nella descrizione, la scadenza nel campo "Scadenza" e Magda tra le persone assegnate. Alla questione urgente assegna una priorità alta. Prima di passare alla scheda successiva, verifica che Magda sappia quale risultato deve preparare.
Non trasferire le vecchie colonne con le fasi come Spazi di lavoro separati. Task Manager prevede quattro stati dell'attività: nessuno stato, in corso, fatto e annullato. Lascia la nuova attività senza stato oppure imposta "In corso" se il lavoro è già partito; le questioni concluse lasciale nell'archivio dello strumento precedente. Lo stato lo cambierai più avanti con l'icona nell'elenco, senza aprire l'attività.
Inserisci l'orario della scadenza solo quando ha davvero importanza. Un'attività con data ma senza orario resta contrassegnata come "per oggi" per tutto il giorno indicato e diventa in ritardo solo il giorno successivo.
Trasforma le note brevi in punti elenco, non in attività separate
Riporta le checklist e i piccoli passaggi come lista to-do nella descrizione dell'attività più ampia. Nel campo "Descrizione" seleziona "Lista to-do"; puoi incollare più righe insieme e ognuna diventerà una voce separata. I simboli di elenco, come "- [ ]", "*" o "1.", verranno rimossi dal testo dei punti.
Marta non crea 20 attività dal titolo "Chiedere il logo" oppure "Controllare il dominio". Distribuisce queste note tra le tre attività in cui la risposta sarà necessaria. In questo modo la scadenza e la persona assegnata riguardano la questione da portare a termine, mentre la lista descrive i passaggi lungo il percorso. Trovi altri esempi nell'articolo sulla checklist in un'attività.
La lista salvata nella descrizione la spunti direttamente nella scheda dell'attività, senza aprire la modalità di modifica. Tutti i partecipanti vedono lo stesso stato; la barra mostra l'avanzamento, ad esempio "2 di 3 completati", e accanto al punto spuntato un mini avatar indica la persona che lo ha segnato. Una nuova voce la aggiungi con il pulsante "+ Aggiungi voce".
Lo screenshot qui sotto mostra la lista in un messaggio, non nella descrizione dell'attività. Quando salvi la lista nella descrizione, comparirà nella scheda dell'attività e funzionerà in modo simile.
Cerchi le colonne? La Bacheca mostra gli spazi, non le fasi
La Bacheca di Task Manager mostra gli Spazi di lavoro come colonne con le sezioni Preferiti, Attività e Chat. Se cerchi una vista simile alla vecchia bacheca, qui trovi le schede affiancate, ma il significato delle colonne sarà diverso: ognuna rappresenta uno spazio, non una fase di realizzazione.
Apri la Bacheca dal menu delle viste nella barra superiore. Puoi spostare le colonne per impostare l'ordine degli spazi, e le schede per disporre le voci al loro interno. Rilasciare una scheda nella sezione Preferiti la aggiunge ai preferiti. Cliccando sulla scheda si apre accanto la sua discussione.
Il venerdì Marta posiziona "Nuovo sito web" prima di "Marketing", perché per il sito il team ha una scadenza più vicina. Non crea colonne "In attesa" e "Pronto": la fase attuale la legge dallo stato dell'attività. Se ti chiedi quale vista lasciare al team per il lavoro quotidiano, confronta la Bacheca e la lista delle attività.
Per la prima settimana il vecchio strumento serve solo per la consultazione
Dopo il trasferimento tieni a portata di mano le vecchie schede, ma le nuove questioni crealo già in Task Manager. In questo modo la cronologia resta disponibile e il team non deve indovinare in quale dei due posti comparirà la prossima attività.
Il lunedì qualcuno chiede a Marta di un accordo che non è presente nella nuova lista. Marta consulta la vecchia bacheca, verifica il contesto e, se la questione è ancora aperta, crea un'attività nello Spazio di lavoro appropriato. Non cerca di ricostruire l'intera vecchia conversazione. La cronologia delle modifiche nella nuova discussione inizia dal momento della creazione dell'attività: da quel momento i messaggi di sistema registrano, tra l'altro, i cambiamenti di stato, persone e scadenza.
Dopo una settimana rivedi ciò che hai ricopiato. Sopra la lista, i riquadri "In orario", "Per oggi" e "In ritardo" funzionano contemporaneamente come contatori e filtri. La ricerca in alto nella colonna centrale copre l'oggetto e la descrizione dell'attività, i nomi delle chat e il contenuto dei messaggi. Se una voce si è rivelata superflua, puoi selezionare "Archivia" nel menu ⋮ della sua scheda; sparirà dalla lista principale. Il ritmo di lavoro successivo è descritto nel piano della prima settimana con Task Manager.
Quanto tempo riservare per una serata del genere?
Nell'esempio di Marta, il piano di una serata comprende 115 minuti, cioè poco meno di due ore. È una stima per i suoi sei collaboratori e le 23 attività selezionate, non una promessa di tempo valida per ogni bacheca. Le scene dal lunedì al venerdì mostrano esempi separati di decisioni di Marta, non il programma di quella serata.
| Fase | Cosa fa Marta | Tempo stimato |
|---|---|---|
| Selezione delle questioni attuali | Esamina 94 schede e un foglio di calcolo | 30 minuti |
| Spazi di lavoro | Crea quattro spazi | 10 minuti |
| Persone e permessi | Invita sei persone e controlla l'accesso | 20 minuti |
| Attività | Ricopia 23 questioni attuali | 40 minuti |
| Liste to-do | Incolla i piccoli passaggi nelle descrizioni | 15 minuti |
| Totale | 115 minuti |
Considera la tabella come un piano di lavoro, non come un cronometro. Se le descrizioni richiedono di essere riorganizzate o se per ogni scheda bisogna ristabilire chi è la persona responsabile, la serata durerà più a lungo. Se hai meno questioni attive, non riservare tempo per copiare una cronologia ormai chiusa.
Domani apri la tua bacheca o il tuo foglio di calcolo e seleziona solo le voci con una scadenza imminente, una persona in attesa di un risultato o un esecutore ancora assegnato. Questa è la tua prima lista da trasferire. Prima di iniziare a ricopiarla sul tuo server, prova a creare uno Spazio di lavoro e un'attività nella Demo.
Domande frequenti
Come trasferire le attività da Trello a Task Manager senza importazione?
Seleziona le questioni in corso e creale manualmente negli Spazi di lavoro di Task Manager appropriati. Il programma non dispone di un'importazione da Trello né da un foglio di calcolo, quindi lascia le schede chiuse nel vecchio strumento per la consultazione.
Cosa fare con le vecchie schede chiuse?
Lasciale nello strumento precedente per la consultazione. Trasferisci nel nuovo programma le attività per cui c'è ancora lavoro in corso, una scadenza o una persona in attesa del risultato.
Come riprodurre le colonne di Trello in Task Manager?
Non riprodurre le colonne con le fasi come Spazi di lavoro: nella Bacheca di Task Manager le colonne rappresentano gli spazi. L'avanzamento del lavoro si indica con lo stato dell'attività: nessuno stato, in corso, completata oppure annullata.
Cosa fare con le checklist delle schede e i punti del foglio Excel?
Incolla i piccoli passaggi come lista to-do nella descrizione dell'attività corrispondente. Puoi incollare più righe insieme e il team spunterà i punti completati senza aprire la modifica dell'attività.
L'Assistente AI trascriverà le attività da Trello al posto mio?
No, l'Assistente AI non trasferisce l'intera bacheca né il foglio di calcolo. Su tuo comando può aprire il modulo di una singola attività con i campi già compilati; Task Manager funziona anche senza l'AI.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
