El lunes, Marta, dueña de una agencia de seis personas, cuenta 94 tarjetas en cuatro tableros de Trello y una hoja de cálculo aparte con los plazos. Quiere cambiar de programa, pero solo pensar en transcribirlo todo la lleva a cerrar el portátil. No ve un plan para una sola tarde hasta que selecciona las 23 tareas activas.
¿Cómo pasar las tareas de Trello si no hay importación?
Las tareas de Trello o de una hoja de cálculo se pasan a Task Manager a mano. Sin embargo, no hace falta transcribir todo el tablero: primero eliges los asuntos en los que el equipo todavía está trabajando.
Marta separa 23 tareas activas de 31 tarjetas antiguas, 20 notas breves y 20 duplicados o asuntos ya cerrados. Esta división corresponde a las tarjetas de Marta, no es una regla válida para todas las empresas. Sin esta selección, el nuevo programa empezaría arrastrando los mismos atrasos que dificultaban el trabajo en la herramienta anterior.
Al crear una tarea, introduces el tema, que es obligatorio. La descripción, la prioridad, el plazo y las personas asignadas se añaden solo si son necesarios. Así transcribes las decisiones necesarias para seguir trabajando, no cada comentario antiguo. Si todavía estás decidiendo si cambiar de herramienta, consulta la comparativa entre Task Manager y Trello.
El Asistente de IA puede, tras la orden «Añade una tarea llamada X con plazo hasta Y», abrir el formulario con los campos rellenados de antemano. No lee el tablero ni la hoja de cálculo por ti ni traslada varias tarjetas a la vez. También puedes completar todo el proceso sin IA.
Primero elige lo que sigue vivo
Para el traslado, elige los asuntos con un plazo próximo, una persona esperando el resultado o un responsable todavía asignado. Si una tarjeta no cumple ninguna de estas condiciones, déjala en la herramienta antigua a modo de consulta.
El martes, Marta se encuentra con la tarjeta «Preguntar por el logo». Por sí sola no necesita una tarea propia: la pregunta se convierte en un punto dentro del trabajo sobre la web del cliente. De forma similar organiza las otras 19 notas breves. No transcribe los asuntos cerrados: si dentro de un mes alguien pregunta por una decisión antigua, consultará el tablero anterior.
Con la hoja de cálculo procede con la misma mesura. La columna «qué» sugiere el tema de la tarea, «quién» indica las personas asignadas y «para cuándo» el plazo. De las demás columnas, elige solo la información sin la cual el responsable no podría avanzar, y añádela a la descripción. La propia hoja puede quedar como registro del trabajo anterior.
Primero construye espacios, no una copia del antiguo tablero
Para empezar, trata cada antiguo tablero como candidato a convertirse en un Espacio de trabajo. Un Espacio de trabajo es una zona independiente que agrupa las tareas y los chats de un proyecto, un equipo o un tema; no sirve para reproducir cada columna de una etapa de trabajo.
Marta empieza con cuatro espacios: «Clientes ABC», «Nueva web», «Marketing» y «Asuntos de oficina». Este número se ajusta a su reparto actual de trabajo, pero no tiene por qué coincidir con el tuyo. Si varios proyectos breves los gestionan las mismas personas, puedes decidir primero si necesitan espacios independientes.
Para crear un Espacio de trabajo, haz clic en «+» junto a «Espacios de trabajo» en la columna izquierda, escribe el nombre y pulsa «Guardar». El botón lo ve el administrador global o la persona con el permiso «Puede añadir Espacios de trabajo». La opción «Todo» muestra juntas las tareas y los chats de todos los espacios, de modo que la división no te aparta de la visión general del trabajo. Lo explica con más detalle la guía de los espacios de trabajo.
Eliminar un Espacio de trabajo es irreversible: exige volver a escribir su nombre exacto y borra las tareas, los chats, los mensajes y los archivos adjuntos. Así que no crees un espacio de prueba pensando que luego lo podrás borrar fácilmente; antes de guardar, comprueba el nombre y el alcance.
Solo después invita a las personas a los espacios adecuados
Primero invita a la persona a Task Manager, y después asígnala al Espacio de trabajo correspondiente. Los usuarios los añade el administrador en la ventana «Usuarios», que se abre con el icono de un grupo de personas junto al engranaje; la persona invitada recibe un correo y ella misma establece su contraseña.
En la tarjeta del espacio, abre el menú ⋮, elige «Editar espacio de trabajo» y, en la sección «Asignar usuarios», marca a las personas y sus permisos: administración del espacio, añadir tareas o añadir chats. El administrador global ve y gestiona todos los espacios, mientras que un usuario normal solo ve aquellos a los que ha sido asignado.
El miércoles, Marta revisa la lista de las seis personas. A la contable le da acceso a «Asuntos de oficina», no a los proyectos de clientes. Si no tienes claro cómo repartir el acceso, lee la descripción de los roles y permisos en Task Manager.
Cuando alguien deja el equipo, el administrador puede desactivar su cuenta en lugar de eliminarla: los datos se conservan y la plaza de licencia queda libre.
Transcribe las tareas con plazo y persona responsable
Elige el Espacio de trabajo en la columna izquierda y haz clic en «+ Añadir tarea» en la columna central. Escribe el título y, si hace falta, la descripción, la prioridad, la fecha límite y las personas asignadas; al final haz clic en «Guardar».
El jueves Marta copia la tarjeta de las maquetas: su título se convierte en el título de la tarea, los acuerdos pasan a la descripción, la fecha límite al campo «Fecha límite» y Magda a las personas asignadas. Al tratarse de un asunto urgente, le asigna prioridad alta. Antes de pasar a la siguiente tarjeta, comprueba que Magda sabrá qué resultado debe preparar.
No traslades las antiguas columnas con las fases como Espacios de trabajo independientes. Task Manager tiene cuatro estados de tarea: sin estado, en curso, hecho y cancelado. Deja la tarea nueva sin estado o ponla en «En curso» si el trabajo ya ha empezado; los asuntos ya terminados déjalos en el archivo de la herramienta anterior. El estado lo cambiarás más adelante con el icono de la lista, sin necesidad de abrir la tarea.
Indica la hora de la fecha límite solo cuando de verdad importa. Una tarea con fecha pero sin hora queda marcada como «hoy» durante todo ese día y pasa a estar atrasada al día siguiente.
Convierte las notas breves en puntos, no en tareas independientes
Convierte las listas de comprobación y los pasos pequeños en una lista de tareas dentro de la descripción de la tarea principal. En el campo «Descripción» elige «Lista de tareas»; puedes pegar varias líneas a la vez y cada una se convertirá en un punto independiente. Los marcadores de lista, como «- [ ]», «*» o «1.», se eliminarán del texto de los puntos.
Marta no crea 20 tareas con títulos como «Preguntar por el logo» o «Comprobar el dominio». Reparte esas notas entre tres tareas en las que de verdad hará falta una respuesta. Así la fecha límite y la persona asignada corresponden al asunto que hay que resolver, mientras que la lista describe los pasos intermedios. Encontrarás más ejemplos en el artículo sobre la lista de comprobación en una tarea.
La lista guardada en la descripción la marcas directamente en la tarjeta de la tarea, sin necesidad de abrir la edición. Todos los participantes ven el mismo estado; la barra muestra el progreso, por ejemplo «2 de 3 hechos», y junto al punto marcado un mini avatar indica quién lo ha marcado. Un punto nuevo lo añades con el botón «+ Añadir elemento».
La captura de abajo muestra la lista en un mensaje, no en la descripción de la tarea. Cuando guardes la lista en la descripción, aparecerá en la tarjeta de la tarea y funcionará de forma similar.
¿Quieres columnas? El Tablero muestra espacios, no fases
El Tablero de Task Manager muestra los Espacios de trabajo como columnas con las secciones Favoritos, Tareas y Chats. Si buscas una vista parecida al antiguo tablero, aquí encontrarás tarjetas una junto a otra, pero el significado de las columnas será distinto: cada una representa un espacio, no una fase de ejecución.
Abre el Tablero desde el menú de vistas en la barra superior. Puedes mover las columnas para ordenar los espacios, y las tarjetas para organizar las posiciones dentro de ellas. Soltar una tarjeta en la sección Favoritos la añade a favoritos. Al hacer clic en una tarjeta se abre su hilo al lado.
El viernes Marta coloca «Nueva página web» antes de «Marketing», porque la web tiene un plazo más cercano para el equipo. No crea para ello columnas «En espera» y «Hecho»: la fase actual la obtiene del estado de la tarea. Si estás pensando qué vista dejarle al equipo para el día a día, compara el Tablero y la lista de tareas.
Durante la primera semana la antigua herramienta sirve solo de consulta
Después de la mudanza, ten las tarjetas antiguas a mano, pero crea los asuntos nuevos ya en Task Manager. Así el historial sigue disponible y el equipo no tiene que adivinar en cuál de los dos lugares aparecerá la siguiente tarea.
El lunes alguien le pregunta a Marta por un acuerdo que no está en la lista nueva. Marta consulta el tablero antiguo, revisa el contexto y, si el asunto sigue abierto, crea una tarea en el Espacio de trabajo correspondiente. No intenta reconstruir toda la conversación anterior. El historial de cambios del nuevo hilo empieza en el momento en que se crea la tarea: a partir de ahí, los mensajes del sistema registran, entre otras cosas, los cambios de estado, de personas asignadas y de fecha límite.
Al cabo de una semana, revisa lo que has pasado al nuevo sistema. Sobre la lista, las fichas «A tiempo», «Para hoy» y «Atrasadas» funcionan a la vez como contadores y filtros. La búsqueda en la parte superior de la columna central abarca el título y la descripción de la tarea, los nombres de los chats y el contenido de los mensajes. Si algún elemento resulta innecesario, puedes elegir «Archivar» en el menú ⋮ de su tarjeta; desaparecerá de la lista principal. El resto del ritmo de trabajo se describe en el plan de la primera semana con Task Manager.
¿Cuánto tiempo reservar para una tarde así?
En el ejemplo de Marta, el plan de una tarde ocupa 115 minutos, es decir, menos de dos horas. Es una estimación para sus seis personas y 23 tareas seleccionadas, no una promesa de tiempo válida para cualquier tablero. Las escenas de lunes a viernes muestran ejemplos independientes de decisiones de Marta, no el horario de esa misma tarde.
| Fase | Qué hace Marta | Tiempo estimado |
|---|---|---|
| Selección de los asuntos actuales | Revisa 94 tarjetas y una hoja de cálculo | 30 minutos |
| Espacios de trabajo | Crea cuatro espacios | 10 minutos |
| Personas y permisos | Invita a seis personas y comprueba el acceso | 20 minutos |
| Tareas | Traslada 23 asuntos vigentes | 40 minutos |
| Listas de tareas | Pega los pasos pequeños en las descripciones | 15 minutos |
| Total | 115 minutos |
Trata la tabla como un plan de trabajo, no como un cronómetro. Si las descripciones necesitan ordenarse o hay que volver a decidir la persona responsable en cada tarjeta, la tarde durará más. Si tienes menos asuntos activos, no reserves tiempo para copiar el historial ya cerrado.
Mañana abre tu tablero o tu hoja de cálculo y marca solo los elementos con una fecha límite próxima, una persona esperando un resultado o un responsable todavía asignado. Esa es tu primera lista para trasladar. Antes de empezar a pasarla a tu propio servidor, practica la creación de un Espacio de trabajo y una tarea en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo pasar las tareas de Trello a Task Manager sin importación?
Elige los asuntos activos y créalos a mano en los Espacios de trabajo correspondientes de Task Manager. El programa no tiene importación desde Trello ni desde una hoja de cálculo, así que deja las tarjetas cerradas en la herramienta antigua a modo de consulta.
¿Qué hacer con las tarjetas antiguas y cerradas?
Déjalas en la herramienta anterior a modo de consulta. Pasa al nuevo programa las tareas en las que todavía hay trabajo pendiente, un plazo o alguien esperando el resultado.
¿Cómo trasladar las columnas de Trello a Task Manager?
No traslades las columnas con etapas como Espacios de trabajo: en el Tablero de Task Manager las columnas representan espacios. El avance del trabajo se indica con el estado de la tarea: sin estado, en curso, hecho o cancelado.
¿Qué hacer con las listas de comprobación de las tarjetas y los puntos de Excel?
Pega los pasos pequeños como una lista de tareas en la descripción de la tarea correspondiente. Puedes pegar varias líneas a la vez, y el equipo marcará los puntos ya hechos sin necesidad de abrir la edición de la tarea.
¿El Asistente de IA transcribirá por mí las tareas de Trello?
No, el Asistente de IA no traslada todo el tablero ni la hoja de cálculo. Puede, si se lo pides, abrir el formulario de una tarea individual con los campos rellenados de antemano; Task Manager también funciona sin IA.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
