V pondelok Marta, majiteľka šesťčlennej agentúry, napočíta 94 kariet v štyroch nástenkách Trello a samostatnú tabuľku s termínmi. Chce zmeniť program, ale pri predstave prepisovania všetkého zatvára notebook. Až keď vyberie 23 aktuálnych úloh, vidí plán na jeden večer.
Ako preniesť úlohy z Trella, keď neexistuje import?
Úlohy z Trella alebo tabuľky prenášate do Task Managera ručne. Nemusíte však prepisovať celú nástenku: najprv vyberiete záležitosti, na ktorých tím stále pracuje.
Marta oddeľuje 23 aktuálnych úloh od 31 starých kariet, 20 krátkych poznámok a 20 duplikátov a ukončených záležitostí. Toto je rozdelenie kariet podľa Marty, nie pravidlo pre každú firmu. Bez selekcie by nový program začínal rovnakými reštančnými záležitosťami, ktoré komplikovali prácu v predchádzajúcom nástroji.
Pri zakladaní úlohy zadávate povinný názov. Popis, prioritu, termín a priradené osoby pridávate, ak sú potrebné. Prepisujete teda rozhodnutia potrebné pre ďalšiu prácu, nie každý starý komentár. Ak ešte stále zvažujete, či zmeniť nástroj, pozrite si porovnanie Task Managera a Trella.
Asistent AI môže po pokyne „Pridaj úlohu s názvom X s termínom do Y” otvoriť formulár s predvyplnenými poľami. Nečíta za vás nástenku ani tabuľku a neprenáša viacero kariet naraz. Celý proces môžete absolvovať aj bez AI.
Najprv vyberte to, čo stále žije
Na prenos vyberte záležitosti s blížiacim sa termínom, osobou čakajúcou na výsledok alebo stále priradeným riešiteľom. Ak položka nespĺňa ani jednu z týchto podmienok, nechajte ju v starom nástroji na nahliadnutie.
V utorok narazí Marta na kartu „Opýtať sa na logo”. Sama osebe nepotrebuje samostatnú úlohu: otázka sa stáva bodom v práci na stránke klienta. Podobne usporiada aj zvyšných 19 krátkych poznámok. Uzavreté záležitosti neprepisuje - keď sa o mesiac niekto opýta na staré rozhodnutie, pozrie sa do starej nástenky.
S tabuľkou postupujte rovnako úsporne. Stĺpec „čo” napovie názov úlohy, „kto” ukáže priradené osoby a „dokedy” - termín. Z ostatných stĺpcov vyberte len informácie, bez ktorých sa riešiteľ nepohne ďalej, a vpíšte ich do popisu. Samotná tabuľka môže zostať ako záznam predchádzajúcej práce.
Najprv vybudujte priestory, nie kópiu starej nástenky
Na začiatok posudzujte jednu starú nástenku ako kandidáta na jeden Pracovný priestor. Pracovný priestor je vyčlenený priestor, ktorý zoskupuje úlohy a chaty projektu, tímu alebo témy; neslúži na zobrazenie každého stĺpca s etapou práce.
Marta začína so štyrmi priestormi: „Klienti ABC”, „Nová webová stránka”, „Marketing” a „Záležitosti kancelárie”. Takýto počet zodpovedá jej aktuálnemu rozdeleniu práce, no nemusí zodpovedať vášmu. Ak rovnaké osoby obsluhujú niekoľko krátkych projektov, môžete si najprv rozhodnúť, či potrebujú samostatné priestory.
Ak chcete založiť Pracovný priestor, kliknite na „+” vedľa nápisu „Pracovné priestory” v ľavom stĺpci, zadajte názov a vyberte „Uložiť”. Tlačidlo vidí globálny administrátor alebo osoba s oprávnením „Môže pridávať Pracovné priestory”. Položka „Všetko” zobrazuje úlohy a chaty zo všetkých priestorov spolu, takže rozdelenie vás neodrezáva od celkového prehľadu práce. Podrobnejšie ho popisuje sprievodca pracovnými priestormi.
Zmazanie Pracovného priestoru je nezvratné: vyžaduje opätovné zadanie jeho presného názvu a vymaže úlohy, chaty, správy aj súbory príloh. Preto nezakladajte skúšobný priestor s myšlienkou, že ho neskôr ľahko zmažete; pred uložením si overte názov a rozsah.
Až potom pozvite ľudí do správnych priestorov
Najprv pozvite osobu do Task Managera, potom ju priraďte k správnemu Pracovnému priestoru. Používateľov pridáva administrátor v okne „Používatelia”, ktoré sa otvára ikonou skupiny ľudí vedľa ozubeného kolesa; pozvaná osoba dostane e-mail a sama si nastaví heslo.
Pri karte priestoru otvorte menu ⋮, vyberte „Upraviť pracovný priestor” a v sekcii „Priradiť používateľov” označte osoby a ich oprávnenia: správu priestoru, pridávanie úloh alebo pridávanie chatov. Globálny administrátor vidí a spravuje všetky priestory, bežný používateľ vidí len tie, ku ktorým bol priradený.
V stredu Marta skontroluje zoznam šiestich osôb. Účtovníčke dá prístup k „Záležitostiam kancelárie”, nie k projektom klientov. Ak si nie ste istí, ako rozdeliť prístup, prečítajte si popis rolí a oprávnení v Task Manageri.
Keď niekto odíde z tímu, administrátor môže jeho účet deaktivovať namiesto jeho zmazania: dáta zostanú zachované a licenčné miesto sa uvoľní.
Prepíšte úlohy s termínom a zodpovednou osobou
Vyberte Pracovný priestor v ľavom stĺpci a kliknite na „+ Pridať úlohu” v strednom stĺpci. Zadajte názov a následne, ak je to potrebné, popis, prioritu, termín a priradené osoby; nakoniec kliknite na „Uložiť”.
Vo štvrtok Marta prepisuje kartu týkajúcu sa maketa: jej názov sa stáva témou, dohody prechádzajú do popisu, termín do poľa „Termín” a Magda do priradených osôb. Naliehavej záležitosti priraďuje vysokú prioritu. Skôr než prejde k ďalšej karte, overí, či bude Magda vedieť, aký výsledok má pripraviť.
Neprenášajte staré stĺpce s etapami ako samostatné Pracovné priestory. Task Manager má štyri stavy úlohy: bez stavu, prebieha, hotovo a zrušené. Novej úlohe nechajte stav bez stavu alebo nastavte „Prebieha”, ak práca už začala; ukončené záležitosti nechajte v archíve predchádzajúceho nástroja. Stav zmeníte neskôr ikonou v zozname, bez otvárania úlohy.
Hodinu termínu zadajte vtedy, keď na nej skutočne záleží. Úloha s dátumom, ale bez hodiny zostáva označená ako „dnes” počas celého uvedeného dňa a stáva sa po termíne až nasledujúci deň.
Krátke poznámky zmeňte na body, nie na samostatné úlohy
Kontrolné zoznamy a drobné kroky prepíšte ako kontrolný zoznam v popise väčšej úlohy. V poli „Popis” vyberte „Kontrolný zoznam”; môžete vložiť viacero riadkov naraz a každý sa stane samostatnou položkou. Znaky zoznamu, ako „- [ ]”, „*” alebo „1.”, budú z textu položiek odstránené.
Marta nevytvára 20 úloh s názvami „Opýtať sa na logo” alebo „Skontrolovať doménu”. Rozdeľuje tieto poznámky medzi tri úlohy, pri ktorých bude odpoveď potrebná. Vďaka tomu sa termín a priradená osoba týkajú záležitosti, ktorú treba vykonať, a zoznam opisuje kroky po ceste. Viac príkladov nájdete v texte o kontrolnom zozname v úlohe.
Zoznam uložený v popise odškrtávate priamo v karte úlohy, bez otvárania úpravy. Všetci účastníci vidia rovnaký stav; pruh zobrazuje postup, napríklad „2 z 3 hotové”, a pri odškrtnutom bode mini avatar ukazuje osobu, ktorá ho označila. Nový bod pridáte tlačidlom „+ Pridať položku”.
Snímka nižšie zobrazuje zoznam v správe, nie v popise úlohy. Keď zoznam uložíte v popise, objaví sa v karte úlohy a bude fungovať podobne.
Chcete stĺpce? Nástenka zobrazuje priestory, nie etapy
Nástenka Task Managera zobrazuje Pracovné priestory ako stĺpce so sekciami Obľúbené, Úlohy a Chaty. Ak hľadáte zobrazenie podobné starej nástenke, nájdete tu karty vedľa seba, ale význam stĺpcov bude iný: každý z nich označuje priestor, nie etapu realizácie.
Otvorte Nástenku z menu zobrazení v hornej lište. Môžete presúvať stĺpce, aby ste nastavili poradie priestorov, a karty, aby ste usporiadali pozície v nich. Pustenie karty v sekcii Obľúbené ju pridá do obľúbených. Kliknutie na kartu otvorí vedľa jej vlákno.
V piatok Marta nastavuje „Novú webovú stránku” pred „Marketing”, pretože pri stránke má tím bližší termín. Pritom nevytvára stĺpce „Čaká” a „Hotovo”: aktuálnu etapu zisťuje zo stavu úlohy. Ak premýšľate, ktoré zobrazenie nechať tímu na každodenné použitie, porovnajte Nástenku a zoznam úloh.
Prvý týždeň slúži staré nástroj len na nahliadnutie
Po presťahovaní si staré karty nechajte poruke, ale nové záležitosti už zakladajte v Task Manageri. Vďaka tomu zostáva história dostupná a tím nemusí hádať, v ktorom z dvoch miest sa objaví ďalšia úloha.
V pondelok sa niekto pýta Marty na dohodu, ktorá nie je na novom zozname. Marta nahliadne do starej nástenky, overí kontext a ak je záležitosť stále otvorená, založí úlohu v príslušnom Pracovnom priestore. Nesnaží sa znovu vytvoriť celú staršiu konverzáciu. História zmien v novom vlákne začína od chvíle vytvorenia úlohy: odvtedy systémové správy zaznamenávajú okrem iného zmeny stavu, osôb a termínu.
Po týždni si prezrite to, čo ste prepísali. Nad zoznamom fungujú dlaždice „Včasné”, „Dnes” a „Po termíne” zároveň ako počítadlá aj filtre. Vyhľadávanie v hornej časti stredného stĺpca pokrýva názov a popis úlohy, názvy chatov aj obsah správ. Ak sa niektorá položka ukázala ako zbytočná, môžete v menu ⋮ jej karty zvoliť „Archivovať”; zmizne z hlavného zoznamu. Ďalší rytmus práce opisuje plán prvého týždňa s Task Managerom.
Koľko času vyhradiť na takýto večer?
V Martinom príklade plán jedného večera zahŕňa 115 minút, čiže necelé dve hodiny. Je to odhad pre jej šesť ľudí a 23 vybraných úloh, nie prísľub času pre každú nástenku. Scény od pondelka do piatku zobrazujú samostatné príklady Martiných rozhodnutí, nie harmonogram tohto večera.
| Etapa | Čo Marta robí | Odhadovaný čas |
|---|---|---|
| Výber aktuálnych záležitostí | Prechádza 94 kariet a hárok | 30 minút |
| Pracovné priestory | Zakladá štyri priestory | 10 minút |
| Ľudia a oprávnenia | Pozýva šesť osôb a overuje prístup | 20 minút |
| Úlohy | Prepisuje 23 aktuálnych záležitostí | 40 minút |
| Kontrolné zoznamy | Vkladá drobné kroky do popisov | 15 minút |
| Spolu | 115 minút |
Berte tabuľku ako plán práce, nie ako stopky. Ak popisy vyžadujú usporiadanie alebo pri každej karte treba znovu určiť zodpovednú osobu, večer potrvá dlhšie. Ak máte menej aktívnych záležitostí, nevyhradzujte čas na kopírovanie uzavretej histórie.
Zajtra otvorte svoju nástenku alebo hárok a označte len položky s nadchádzajúcim termínom, osobou čakajúcou na výsledok alebo stále priradeným vykonávateľom. To je váš prvý zoznam na presun. Skôr než ho začnete prepisovať na vlastnom serveri, vyskúšajte si založenie Pracovného priestoru a úlohy v Demo.
Najčastejšie otázky
Ako preniesť úlohy z Trella do Task Managera bez importu?
Vyberte aktuálne záležitosti a založte ich ručne v príslušných Pracovných priestoroch Task Managera. Program nemá import z Trella ani z tabuľky, preto uzavreté karty nechajte v starom nástroji na nahliadnutie.
Čo urobiť so starými, uzavretými kartami?
Nechajte ich v predchádzajúcom nástroji na nahliadnutie. Do nového programu preneste úlohy, pri ktorých stále prebieha práca, platí termín alebo na výsledok čaká nejaká osoba.
Ako zobraziť stĺpce Trella v Task Manageri?
Nezobrazujte stĺpce s etapami ako Pracovné priestory: na Nástenke Task Managera stĺpce predstavujú priestory. Postup práce vyjadrujete stavom úlohy: bez stavu, prebieha, hotovo alebo zrušené.
Čo urobiť s kontrolnými zoznamami z kariet a bodmi z Excelu?
Vložte drobné kroky ako kontrolný zoznam do popisu príslušnej úlohy. Niekoľko riadkov môžete vložiť naraz a hotové body tím odfajkne bez otvárania úpravy úlohy.
Prepíše Asistent AI úlohy z Trella za mňa?
Nie, Asistent AI neprenáša celú nástenku ani tabuľku. Po vašom pokyne môže otvoriť formulár jednotlivej úlohy s predvyplnenými poľami; Task Manager funguje aj bez AI.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
