Lundi, Marta, propriétaire d’une agence de six personnes, compte 94 cartes réparties sur quatre tableaux Trello et un tableur séparé avec les échéances. Elle veut changer de programme, mais rien qu’à l’idée de tout retranscrire, elle ferme son ordinateur. Ce n’est qu’en sélectionnant 23 tâches en cours qu’elle voit un plan réalisable en une soirée.
Comment transférer les tâches de Trello, alors qu’il n’y a pas d’import ?
Vous transférez manuellement les tâches de Trello ou d’un tableur vers Task Manager. Vous n’avez toutefois pas besoin de retranscrire tout le tableau : commencez par sélectionner les dossiers sur lesquels l’équipe travaille encore.
Marta distingue 23 tâches en cours de 31 anciennes cartes, 20 notes courtes et 20 doublons ou dossiers terminés. C’est la répartition des cartes de Marta, pas une règle valable pour toutes les entreprises. Sans sélection, le nouveau programme démarrerait avec les mêmes retards qui compliquaient le travail dans l’ancien outil.
Lorsque vous créez une tâche, vous saisissez le sujet, qui est obligatoire. La description, la priorité, l’échéance et les personnes assignées s’ajoutent si besoin. Vous retranscrivez donc les décisions nécessaires à la poursuite du travail, pas chaque ancien commentaire. Si vous hésitez encore à changer d’outil, consultez la comparaison entre Task Manager et Trello.
Sur la demande « Ajoute une tâche nommée X avec une échéance au Y », l’Assistant IA peut ouvrir le formulaire avec des champs pré-remplis. Il ne lit pas le tableau ni le tableur à votre place et ne transfère pas plusieurs cartes à la fois. Vous pouvez aussi suivre tout le processus sans IA.
Commencez par choisir ce qui est encore vivant
Sélectionnez pour le transfert les dossiers ayant une échéance proche, une personne qui attend un résultat ou un responsable encore assigné. Si un élément ne remplit aucune de ces conditions, laissez-le dans l’ancien outil à titre de consultation.
Mardi, Marta tombe sur la carte « Demander le logo ». En soi, elle n’a pas besoin d’une tâche séparée : la question devient un point dans le travail sur le site du client. Elle organise de la même façon les 19 autres notes courtes. Elle ne retranscrit pas les dossiers clôturés - si dans un mois quelqu’un demande une ancienne décision, elle consultera l’ancien tableau.
Procédez de la même manière, avec parcimonie, pour le tableur. La colonne « quoi » suggère le sujet de la tâche, « qui » indique les personnes assignées, et « pour quand » l’échéance. Parmi les autres colonnes, ne retenez que les informations sans lesquelles le responsable ne pourrait pas avancer, et ajoutez-les à la description. Le tableur lui-même peut rester comme trace du travail précédent.
Construisez d’abord des espaces, pas une copie de l’ancien tableau
Pour commencer, considérez un ancien tableau comme candidat à devenir un seul Espace de travail. Un Espace de travail est un espace dédié qui regroupe les tâches et les discussions d’un projet, d’une équipe ou d’un thème ; il ne sert pas à reproduire chaque colonne représentant une étape de travail.
Marta commence avec quatre espaces : « Clients ABC », « Nouveau site web », « Marketing » et « Affaires du bureau ». Ce nombre correspond à sa répartition actuelle du travail, mais ne doit pas forcément correspondre à la vôtre. Si plusieurs projets courts sont gérés par les mêmes personnes, vous pouvez d’abord décider s’ils ont besoin d’espaces séparés.
Pour créer un Espace de travail, cliquez sur « + » à côté de l’intitulé « Espaces de travail » dans la colonne de gauche, saisissez un nom et sélectionnez « Enregistrer ». Le bouton est visible par l’administrateur global ou par une personne disposant du droit « Peut ajouter des Espaces de travail ». La rubrique « Tout » affiche ensemble les tâches et les discussions de tous les espaces, de sorte que la répartition ne vous coupe pas de la vue d’ensemble du travail. Le guide des espaces de travail le décrit plus en détail.
La suppression d’un Espace de travail est irréversible : elle exige de retaper son nom exact et supprime les tâches, les discussions, les messages ainsi que les fichiers joints. Ne créez donc pas un espace de test en pensant pouvoir le supprimer facilement plus tard ; vérifiez le nom et la portée avant d’enregistrer.
Ensuite seulement, invitez les personnes dans les bons espaces
Invitez d’abord la personne dans Task Manager, puis assignez-la à l’Espace de travail approprié. Les utilisateurs sont ajoutés par l’administrateur dans la fenêtre « Utilisateurs », accessible via l’icône représentant un groupe de personnes à côté de la roue dentée ; la personne invitée reçoit un e-mail et définit elle-même son mot de passe.
Depuis la carte de l’espace, ouvrez le menu ⋮, sélectionnez « Modifier l’espace de travail », puis dans la section « Assigner des utilisateurs », cochez les personnes et leurs droits : administration de l’espace, ajout de tâches ou ajout de discussions. L’administrateur global voit et gère tous les espaces, tandis qu’un utilisateur standard ne voit que ceux auxquels il a été assigné.
Mercredi, Marta passe en revue la liste des six personnes. Elle donne à la comptable l’accès aux « Affaires du bureau », pas aux projets des clients. Si vous n’êtes pas sûr de la façon de répartir les accès, lisez la description des rôles et des droits dans Task Manager.
Lorsqu’une personne quitte l’équipe, l’administrateur peut désactiver son compte plutôt que de le supprimer : les données restent, et la place de licence se libère.
Retranscrivez les tâches avec une échéance et une personne responsable
Sélectionnez l’Espace de travail dans la colonne de gauche et cliquez sur « + Ajouter une tâche » dans la colonne centrale. Saisissez le titre, puis, si besoin, la description, la priorité, l’échéance et les personnes assignées ; cliquez enfin sur « Enregistrer ».
Jeudi, Marta retranscrit la carte concernant les maquettes : son titre devient le titre de la tâche, les décisions prises vont dans la description, l’échéance dans le champ « Échéance », et Magda dans les personnes assignées. Elle attribue une priorité élevée au dossier urgent. Avant de passer à la carte suivante, elle vérifie que Magda saura quel résultat préparer.
Ne reproduisez pas les anciennes colonnes d’étapes comme des Espaces de travail distincts. Task Manager compte quatre statuts de tâche : sans statut, en cours, terminé et annulé. Laissez la nouvelle tâche sans statut, ou mettez « En cours » si le travail a déjà commencé ; laissez les dossiers terminés dans les archives de l’ancien outil. Vous changerez le statut plus tard via l’icône sur la liste, sans ouvrir la tâche.
Ne renseignez l’heure de l’échéance que lorsqu’elle a vraiment de l’importance. Une tâche avec une date mais sans heure reste marquée « pour aujourd’hui » tout au long du jour indiqué, et ne devient en retard que le lendemain.
Transformez les notes courtes en points, pas en tâches séparées
Transcrivez les checklists et les petites étapes sous forme de liste de tâches dans la description d’une tâche plus large. Dans le champ « Description », choisissez « Liste de tâches » ; vous pouvez coller plusieurs lignes d’un coup, chacune devenant un élément distinct. Les marqueurs de liste tels que « - [ ] », « * » ou « 1. » seront supprimés du contenu des points.
Marta ne crée pas 20 tâches intitulées « Demander le logo » ou « Vérifier le domaine ». Elle répartit ces notes entre trois tâches pour lesquelles une réponse sera nécessaire. Ainsi, l’échéance et la personne assignée concernent le dossier à traiter, tandis que la liste décrit les étapes du parcours. Vous trouverez plus d’exemples dans l’article sur la checklist dans une tâche.
Vous cochez la liste enregistrée dans la description directement sur la carte de la tâche, sans ouvrir l’édition. Tous les participants voient le même état ; une barre affiche la progression, par exemple « 2 sur 3 terminés », et à côté d’un point coché, une mini photo de profil indique la personne qui l’a validé. Vous ajoutez un nouveau point avec le bouton « + Ajouter un élément ».
La capture ci-dessous montre une liste dans un message, pas dans la description d’une tâche. Lorsque vous enregistrez une liste dans la description, elle apparaît dans la carte de la tâche et fonctionne de façon similaire.
Vous voulez des colonnes ? Le Tableau affiche des espaces, pas des étapes
Le Tableau de Task Manager affiche les Espaces de travail sous forme de colonnes avec les sections Favoris, Tâches et Discussions. Si vous cherchez une vue proche de l’ancien tableau, vous trouverez ici des cartes côte à côte, mais la signification des colonnes sera différente : chacune représente un espace, pas une étape de réalisation.
Ouvrez le Tableau depuis le menu des vues dans la barre supérieure. Vous pouvez déplacer les colonnes pour organiser l’ordre des espaces, ainsi que les cartes pour disposer les éléments à l’intérieur. Déposer une carte dans la section Favoris l’ajoute aux favoris. Cliquer sur une carte ouvre son fil de discussion à côté.
Vendredi, Marta place « Nouveau site web » avant « Marketing », car pour le site l’équipe a une échéance plus proche. Elle ne crée pas pour autant de colonnes « En attente » et « Terminé » : elle consulte l’étape en cours via le statut de la tâche. Si vous vous demandez quelle vue laisser à votre équipe au quotidien, comparez le Tableau et la liste de tâches.
Pendant la première semaine, l’ancien outil ne sert que de consultation
Après le déménagement, gardez les anciennes cartes à portée de main, mais créez désormais les nouveaux dossiers dans Task Manager. Ainsi, l’historique reste accessible, et l’équipe n’a pas à deviner dans lequel des deux endroits la prochaine tâche va apparaître.
Lundi, quelqu’un interroge Marta sur une décision absente de la nouvelle liste. Marta consulte l’ancien tableau, vérifie le contexte et, si le dossier est toujours ouvert, crée une tâche dans l’Espace de travail correspondant. Elle n’essaie pas de reconstituer toute l’ancienne discussion. L’historique des modifications dans le nouveau fil commence au moment de la création de la tâche : à partir de là, les messages système enregistrent notamment les changements de statut, de personnes et d’échéance.
Au bout d’une semaine, revoyez ce que vous avez retranscrit. Au-dessus de la liste, les tuiles « À temps », « Pour aujourd’hui » et « En retard » servent à la fois de compteurs et de filtres. La recherche en haut de la colonne centrale porte sur le titre et la description de la tâche, les noms des discussions ainsi que le contenu des messages. Si un élément s’avère inutile, vous pouvez sélectionner « Archiver » dans le menu ⋮ de sa carte ; il disparaîtra de la liste principale. La suite du rythme de travail est décrite dans le plan de la première semaine avec Task Manager.
Combien de temps réserver pour une telle soirée ?
Dans l’exemple de Marta, le plan d’une soirée s’étend sur 115 minutes, soit un peu moins de deux heures. Il s’agit d’une estimation pour ses six personnes et 23 tâches sélectionnées, pas d’une promesse de durée valable pour tous les tableaux. Les scènes du lundi au vendredi présentent des exemples distincts de décisions de Marta, pas le planning de cette soirée.
| Étape | Ce que fait Marta | Temps estimé |
|---|---|---|
| Sélection des dossiers en cours | Elle parcourt 94 cartes et une feuille de calcul | 30 minutes |
| Espaces de travail | Elle crée quatre espaces | 10 minutes |
| Personnes et droits d’accès | Elle invite six personnes et vérifie les accès | 20 minutes |
| Tâches | Elle retranscrit 23 dossiers en cours | 40 minutes |
| Listes de tâches | Elle colle les petites étapes dans les descriptions | 15 minutes |
| Total | 115 minutes |
Considérez ce tableau comme un plan de travail, pas un chronomètre. Si les descriptions doivent être mises en ordre, ou si pour chaque carte il faut redéfinir la personne responsable, la soirée durera plus longtemps. Si vous avez moins de dossiers actifs, ne réservez pas de temps pour copier un historique clos.
Demain, ouvrez votre tableau ou votre feuille de calcul et ne cochez que les éléments avec une échéance proche, une personne en attente d’un résultat ou un responsable toujours assigné. C’est votre première liste à transférer. Avant de commencer à la retranscrire sur votre propre serveur, entraînez-vous à créer un Espace de travail et une tâche dans la Demo.
Questions fréquentes
Comment transférer les tâches de Trello vers Task Manager sans import ?
Sélectionnez les dossiers en cours et créez-les manuellement dans les Espaces de travail concernés de Task Manager. Le programme ne dispose pas d’import depuis Trello ni depuis un tableur, laissez donc les cartes clôturées dans l’ancien outil à titre de consultation.
Que faire des anciennes cartes clôturées ?
Laissez-les dans l’ancien outil à titre de consultation. Transférez vers le nouveau programme les tâches pour lesquelles il y a encore du travail, une échéance ou une personne qui attend un résultat.
Comment reproduire les colonnes de Trello dans Task Manager ?
Ne reproduisez pas les colonnes d’étapes comme des Espaces de travail : sur le Tableau de Task Manager, les colonnes représentent des espaces. Vous indiquez l’avancement du travail via le statut de la tâche : sans statut, en cours, terminée ou annulée.
Que faire des checklists des cartes et des points de la feuille Excel ?
Collez les petites étapes sous forme de liste de tâches dans la description de la tâche concernée. Vous pouvez coller plusieurs lignes à la fois, et l’équipe cochera les points terminés sans ouvrir l’édition de la tâche.
L’Assistant IA va-t-il retranscrire les tâches de Trello à ma place ?
Non, l’Assistant IA ne transfère pas tout le tableau ni le tableur. Sur votre demande, il peut ouvrir le formulaire d’une tâche unique avec des champs pré-remplis ; Task Manager fonctionne aussi sans IA.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
