V pondělí v 9:15 končí pětičlenná agentura Marty schůzku slovy „texty na web nějak zařídíme“. Ve čtvrtek Magda říká, že čekala na Kasiu, Kasia - že na Marka; texty nikde. Pokud přemýšlíte, jak rozdělovat úkoly v týmu bez podobných překvapení, začněte čtyřmi pravidly: jméno, termín, stav a zaznamenávání změn.
Jak rozdělovat úkoly v týmu? Začněte jedním jménem
Každému úkolu dejte název a určete jednu osobu, které se zeptáte na výsledek. Task Manager umožňuje přiřadit k úkolu několik lidí, ale nevybere z nich jednoho vlastníka - na tom se musí dohodnout váš tým.
V agentuře Marty se úkol jmenuje „Texty na web“. Magda odpovídá za hotové texty a Kasia je k úkolu přidána, protože dodává podklady k fotografiím. Když se Marta ve čtvrtek ptá na průběh, obrátí se nejprve na Magdu; pokud chybí fotografie, Magda může napsat Kasie ve stejném vlákně. Je to drobný rozdíl oproti „Magda a Kasia se postarají o web“, ale díky němu je jasné, koho se zeptat na hotové texty.
Po výběru Pracovního prostoru v levém sloupci založíte úkol tlačítkem „+ Přidat úkol“. Zadáte název, popis s krátkým zadáním, termín a osoby v poli Přiřazení; můžete také nastavit normální nebo vysokou prioritu. Pokud potřebujete podrobnější informace, podívejte se na pole úkolu v aplikaci Task Manager. Samotné přidání několika jmen ale nenahradí domluvu o odpovědnosti.
Pracovní prostor je vyhrazené místo pro úkoly a chaty projektu, týmu nebo tématu. Marta proto řeší záležitosti webu v prostoru „Nový web“ a práci na kampaních v prostoru „Marketing“. Více o tom, jak se ztrácejí dohody roztroušené v konverzacích, se dočtete v článku proč tým ztrácí přehled o dohodách.
Čas termínu rozhoduje o tom, zda už je úkol po termínu
Pokud je potřeba výsledek do konkrétního okamžiku, uveďte v termínu také čas. Úkol s termínem bez času Task Manager považuje po celý uvedený den za „na dnes“; červeně se zobrazí až následující den.
V úterý se Marta s Markem domluví, že návrhy hlavní stránky budou hotové ve čtvrtek ve 12:00, protože ve 14:00 je chce představit klientovi. Samotný údaj „čtvrtek“ by v aplikaci ponechal na dokončení úkolu celý den.
V seznamu červený termín označuje úkol po termínu a modrý úkol na dnešek. Zelená znamená, že úkol je v termínu, šedá úkol bez termínu nebo uzavřený úkol. Stejná pravidla barev platí na Tabuli, v kalendáři i v metapruhu otevřeného úkolu. U karty v seznamu uvidíte také kroužek s počtem dní do termínu nebo po něm; po najetí kurzorem se zobrazí přesné datum. Dokončené a zrušené úkoly se neoznačují jako úkoly po termínu, ani když jejich termín uplynul.
Ne každá práce potřebuje přesný čas. Pokud má Magda do pátku shromáždit volné inspirace, může stačit datum. Pokud má Marek předat návrh před Martinou prezentací, přesný čas pomůže ochránit další fázi práce. Určujte ho tam, kde na výsledku někdo skutečně čeká.
Stav nahrazuje část dotazů na průběh práce
Domluvte se, že osoba, která úkol řeší, změní jeho stav při zahájení a dokončení práce. V aplikaci Task Manager můžete stav změnit jedním kliknutím na ikonu u úkolu v seznamu nebo v nabídce ⋮, aniž byste úkol otevřeli, pokud k tomu máte oprávnění.
Nový, dosud nezahájený úkol zatím nemá stav; později může být „probíhá“, „hotovo“ nebo „zrušeno“. V seznamu ho poznáte podle kroužku u názvu: prázdného, z poloviny vyplněného, se zaškrtnutím nebo s křížkem. Oranžová tečka před kroužkem označuje vysokou prioritu. Marta tak může odlišit naléhavý úkol od zahájeného, ještě než otevře konverzaci.
Ve středu ráno Marta klikne na dlaždici „Po termínu“ nad seznamem. Pokud tam uvidí dva úkoly, otevře jejich vlákna a zeptá se na překážku, místo aby svolávala schůzku všech pěti. Dlaždice „V termínu“, „Na dnes“, „Po termínu“ a „Chat“ slouží zároveň jako počítadla i filtry: kliknutím se seznam zúží a dalším kliknutím se znovu zobrazí celý. Taková kontrola nenahradí rozhovor o problému, ale napoví, kterým rozhovorem začít.
Stav neznamená, že práce postupuje podle plánu. Marek může mít úkol „probíhá“ a přitom stále čekat na podklady od klienta. V takovém případě nepotřebujete další barvu - potřebujete jeho zprávu ve vlákně. Stav odpovídá na otázku „už se na tom pracuje?“, konverzace na otázku „co tomu brání?“.
Změna termínu má zanechat stopu, ne hádanku
Vlákno úkolu zaznamenává změnu termínu spolu s předchozí hodnotou, takže můžete zjistit, co bylo posunuto. Zaznamenává také změny stavu, přidání a odebrání lidí i změnu priority a názvu; systémové zprávy mají podobu vystředěných pilulek s časem.
Představte si pátek: Marta si pamatuje středeční termín „Textů na web“, ale na kartě vidí pátek. Místo procházení historie týmového chatu otevře vlákno a zkontroluje změnu termínu. Vidí, kdo a kdy ji provedl a jaké datum platilo předtím. To ukazuje, co se s úkolem stalo. Nedokazuje to ale, že klient schválil novou dohodu - takové rozhodnutí musí tým zaznamenat vlastními slovy.
Tento záznam má také své hranice. Změna samotného popisu nevytvoří systémovou zprávu; u jména se objeví označení „(upraveno)“. Pokud někdo v zadání změní „tři podstránky“ na „pět podstránek“ a ovlivní to práci Magdy, nenechávejte ji jen s novým zněním popisu. Napište do vlákna, co se změnilo a co to znamená pro termín.
| Pravidlo týmu | Co si domluvíte | Co zkontrolujete v Task Manageru |
|---|---|---|
| Jedna osoba, které se ptáte na výsledek | Kdo odpovídá za celek | Lidé přiřazení k úkolu; změny lidí ve vlákně |
| Termín odpovídá dalšímu člověku v pořadí | Zda je potřeba i čas | Termín a jeho označení v seznamu |
| Stav ukazuje fázi | Kdy tým mění stav | Kroužek u úkolu a záznam změny ve vlákně |
| Důležité změny mají svůj kontext | Proč se plán změnil | Předchozí termín v systémovém záznamu a vysvětlení týmu v konverzaci |
To jsou čtyři hlavní pravidla. Až si je ujasníte, dolaďte tři podrobnosti: kroky v úkolu, oprávnění a nepřítomnosti.
Samostatný úkol, nebo položka seznamu úkolů? Rozhoduje odpovědnost
Založte samostatný úkol, pokud má daná část práce vlastní odpovědnou osobu nebo vlastní termín. Pokud jde jen o krok v rámci stejné záležitosti, zapište ho do seznamu úkolů v popisu úkolu; toto pravidlo je způsob organizace práce, ne omezení Task Manageru.
V úterý má Magda připravit text hlavní stránky do 16:00 a Marek odevzdat návrhy ve čtvrtek ve 12:00. Jsou to dva úkoly: každý má jinou odpovědnou osobu i jiný termín. V úkolu Magdy mohou položky „shromáždit informace o nabídce“, „napsat návrh“ a „zkontrolovat nadpisy“ zůstat v seznamu úkolů. Nemnožíte karty jen proto, abyste mohli odškrtnout tři kroky jedné práce.
Seznam úkolů přidáte tlačítkem v poli Popis. Účastníci v něm mohou položky odškrtávat přímo na kartě úkolu, i když nemají právo upravovat samotný úkol; společný ukazatel zobrazuje průběh, například „2 ze 4 hotovo“. U odškrtnuté položky mini avatar ukazuje, kdo ji označil. O způsobech, jak takové kroky uspořádat, si můžete přečíst v článku o kontrolním seznamu v úkolu.
Ne každý musí zakládat úkoly, aby na nich mohl pracovat
Právo vytvářet úkoly nastavujete zvlášť v každém Pracovním prostoru. Člověk bez oprávnění „Úkoly“ stále vidí úkoly, do kterých byl přidán, a může psát do jejich vláken; absence práva zakládat nové úkoly ho neodřízne od přidělené práce.
V agentuře s pěti lidmi může Marta spravovat prostor „Nový web“, Magdě udělit oprávnění „Úkoly“ a „Chaty“ a Kasi a Markovi pouze „Chaty“. Tato dvojice pak může zakládat nové chaty, ale ne nové úkoly v tomto prostoru - v úkolech, do kterých je Marta přidá, mohou dál normálně pracovat a psát. Pokud vaši spolupracovníci sami přijímají zakázky od klientů, můžete oprávnění rozdělit jinak. Jde o vědomé rozhodnutí, ne o odebrání iniciativy týmu.
V každém Pracovním prostoru nastavujete oprávnění „Administrátor“, „Úkoly“ a „Chaty“. Administrátor daného prostoru spravuje jeho účastníky a může upravovat a mazat úkoly a chaty ostatních; zaškrtnutím této role se automaticky zapnou i zbývající dvě oprávnění. Samostatně existuje role globálního administrátora, který vidí a spravuje všechny prostory. Rozdíly mezi těmito úrovněmi popisují oprávnění uživatelů v Task Manageru.
Než zadáte jméno, ověřte si nepřítomnost
Než někomu přiřadíte úkol, ověřte si, zda bude daná osoba v potřebném termínu k dispozici. V Task Manageru si každý v profilu nastavuje stav K dispozici, Dovolená, Nemoc nebo Nepřítomen; nepřítomnost platí ve zvoleném rozmezí dat a po jeho skončení přestává platit.
V pondělí plánuje Marta předat Kasi úkol na středu, ale Kasia má tehdy dovolenou. AI asistent upozorní na nepřítomnost, když se pokusíte přiřadit úkol nepřítomné osobě, takže Marta může hned domluvit zastoupení s Magdou. Když Kasia během dovolené nebo nemoci napíše do vlákna, zobrazí se automatická odpověď, nejvýše jednou denně v daném vlákně. Je to signál ke změně plánu, ne mechanismus, který sám vybere někoho jiného.
AI asistent je volitelný: Task Manager funguje i bez AI. Můžete tedy začít s jednoduchým zvykem, který nevyžaduje žádný další nástroj: než zadáte jméno, zeptejte se dané osoby, zda bude k dispozici, a potom zapište domluvený termín do úkolu.
Zítra ráno vyberte jeden Pracovní prostor, otevřete dlaždici „Po termínu“ a projděte úkoly, které vyžadují rozhodnutí. U každého určete osobu, které se zeptáte na výsledek, a čas přidejte jen tehdy, když na něm závisí další fáze práce. Chcete vidět, jak takové rozdělení vypadá na obrazovce? Otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Jak rozdělovat úkoly v týmu, když na jednom pracuje několik lidí?
K jednomu úkolu můžete přiřadit několik lidí, ale určete jednoho, koho se zeptáte na výsledek. Je to pravidlo týmu, nikoli omezení pole Přiřazení v aplikaci Task Manager.
Jak zjistím, kdo posunul termín úkolu?
Podívejte se do vlákna úkolu: systémová zpráva zobrazí změnu termínu včetně předchozí hodnoty a umožní zjistit, kdo a kdy ji provedl. Ve vlákně se zaznamenávají také změny stavu, přiřazených osob, priority a názvu.
Může každý v týmu zakládat úkoly?
Ne - oprávnění „Úkoly“ nastavujete samostatně v každém Pracovním prostoru. Osoba bez tohoto oprávnění stále vidí úkoly, do kterých byla přidána, a může v nich psát.
Co dělat, když má úkol několik kroků?
Kroky bez vlastního termínu a odpovědné osoby zapište do seznamu úkolů v popisu úkolu. Pokud krok potřebuje samostatný termín nebo osobu odpovědnou za výsledek, vytvořte z něj samostatný úkol.
Jak nepřiřadit úkol někomu, kdo je na dovolené?
Před přiřazením zkontrolujte jeho dostupnost; stav Dovolená lze nastavit pro konkrétní období. Pokud používáte AI asistenta, upozorní vás na nepřítomnost při pokusu o přiřazení úkolu.
Zdroje
- Task Manager, Úkoly - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (přístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Uživatelé a role - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (přístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Pracovní prostory - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (přístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiály: Úkoly - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (přístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiály: Uživatelé a role - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (přístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Nepřítomnost - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (přístup: 2026-09-23).
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
