Lundi à 9 h 15, l’agence de cinq personnes de Marta termine sa réunion en disant : « On s’occupe des textes pour le site. » Jeudi, Magda dit qu’elle attendait Kasia, et Kasia qu’elle attendait Marek ; les textes ne sont pas prêts. Si vous vous demandez comment répartir les tâches dans une équipe sans mauvaise surprise, commencez par quatre règles : désigner une personne, fixer une échéance, définir un statut et consigner les changements.
Comment répartir les tâches dans une équipe ? Commencez par désigner une personne
Donnez un sujet à chaque tâche et désignez une personne à qui vous demanderez le résultat. Task Manager permet d’attribuer une tâche à plusieurs personnes, mais ne désigne pas un responsable unique parmi elles - c’est à votre équipe de s’accorder sur ce point.
Dans l’agence de Marta, la tâche s’intitule « Textes pour le site ». Magda est responsable des textes finalisés, et Kasia est ajoutée à la tâche parce qu’elle fournit les éléments pour les photos. Quand Marta demande où en est le travail jeudi, elle s’adresse d’abord à Magda ; s’il manque des photos, Magda peut écrire à Kasia dans le même fil de discussion. C’est une petite différence par rapport à « Magda et Kasia s’occupent du site », mais elle permet de savoir à qui demander les textes finalisés.
Après avoir sélectionné un Espace de travail dans la colonne de gauche, créez une tâche avec le bouton « + Ajouter une tâche ». Saisissez son sujet, une description avec un bref résumé, une échéance et les personnes dans le champ Personnes assignées ; vous pouvez aussi définir une priorité normale ou élevée. Pour découvrir toutes les options, consultez les champs d’une tâche dans Task Manager. Ajouter plusieurs noms ne remplace toutefois pas une discussion sur les responsabilités.
Un Espace de travail est un espace dédié aux tâches et aux discussions d’un projet, d’une équipe ou d’un sujet. Marta regroupe donc les tâches du site dans « Nouveau site web » et celles des campagnes dans « Marketing ». Pour en savoir plus sur la façon dont les décisions prises dans des conversations dispersées finissent par se perdre, lisez pourquoi une équipe perd le fil des décisions.
L’heure de l’échéance détermine si une tâche est déjà en retard
Si le résultat est nécessaire avant un moment précis, indiquez aussi l’heure dans l’échéance. Task Manager considère qu’une tâche dont l’échéance n’indique pas d’heure est à faire « pour aujourd’hui » pendant toute la journée concernée ; elle ne passe en rouge que le lendemain.
Mardi, Marta convient avec Marek que les maquettes de la page d’accueil seront prêtes jeudi à 12 h, car elle veut les présenter au client à 14 h. Avec la seule mention « jeudi », le logiciel laisserait toute la journée pour terminer la tâche.
Dans la liste, une échéance rouge indique une tâche en retard, et une échéance bleue - une tâche à faire aujourd’hui. Le vert indique une tâche dans les délais, le gris - une tâche sans échéance ou clôturée. Les mêmes codes couleur s’appliquent au Tableau, au calendrier et à la barre de métadonnées d’une tâche ouverte. Sur une carte de la liste, vous verrez aussi un cercle indiquant le nombre de jours avant ou après l’échéance ; passez le curseur dessus pour voir la date exacte. Les tâches terminées et annulées ne sont pas marquées comme étant en retard, même si leur échéance est passée.
Toutes les tâches n’ont pas besoin d’une heure. Si Magda doit rassembler des idées en vrac d’ici vendredi, la date peut suffire. Si Marek doit remettre une maquette avant la présentation de Marta, l’heure permet de protéger l’étape suivante. Fixez une heure lorsque quelqu’un attend réellement le résultat.
Le statut permet d’éviter certaines questions sur l’avancement
Convenez que la personne responsable de la tâche modifie son statut lorsqu’elle commence à travailler et lorsqu’elle termine. Dans Task Manager, vous pouvez changer le statut en un clic sur l’icône à côté de la tâche dans la liste, ou depuis le menu ⋮, sans ouvrir la tâche, si vous disposez de l’autorisation nécessaire.
Une tâche nouvelle et pas encore commencée n’a pas encore de statut ; elle peut ensuite être « en cours », « terminée » ou « annulée ». Dans la liste, vous la reconnaîtrez à l’anneau à côté de son titre : vide, à moitié rempli, avec une coche ou une croix. Un point orange devant l’anneau indique une priorité élevée. Cela permet à Marta de distinguer une tâche urgente d’une tâche déjà commencée avant d’ouvrir la conversation.
Mercredi matin, Marta clique sur la tuile « En retard » au-dessus de la liste. Si elle y voit deux tâches, elle ouvre leurs fils de discussion et demande ce qui bloque, au lieu de convoquer toute l’équipe. Les tuiles « Dans les délais », « Pour aujourd’hui », « En retard » et « Discussion » servent à la fois de compteurs et de filtres : un clic réduit la liste, un nouveau clic rétablit l’affichage initial. Ce contrôle ne remplace pas une discussion sur le problème, mais indique par où commencer.
Le statut ne signifie pas que le travail avance comme prévu. Marek peut avoir une tâche « en cours » et attendre toujours des éléments du client. Vous n’avez alors pas besoin d’une couleur supplémentaire, mais d’un message de sa part dans le fil de discussion. Le statut répond à la question « est-ce que le travail a commencé ? », la conversation à la question « qu’est-ce qui bloque ? ».
Un changement d’échéance doit laisser une trace, pas un mystère
Le fil de discussion de la tâche consigne le changement d’échéance avec la valeur précédente, ce qui vous permet de vérifier ce qui a été déplacé. Il enregistre également les changements de statut, l’ajout et le retrait de personnes, ainsi que les changements de priorité et de nom ; les messages système apparaissent sous forme de pastilles centrées avec l’heure.
Imaginez un vendredi : Marta se souvient que l’échéance de « Textes pour le site » était fixée au mercredi, mais voit vendredi sur la carte. Au lieu de parcourir l’historique des discussions de l’équipe, elle ouvre le fil de discussion et vérifie le changement d’échéance. Elle voit qui l’a modifiée, quand et quelle était la date précédente. Cela lui indique ce qui s’est passé dans la tâche. En revanche, cela ne prouve pas que le client a accepté le nouvel accord - l’équipe doit consigner cette décision avec ses propres mots.
Cette trace a aussi ses limites. La modification de la description seule ne crée pas de message système ; la mention « (modifié) » apparaît à côté du nom de la personne. Si quelqu’un remplace « trois pages secondaires » par « cinq pages secondaires » dans le brief et que cela a une incidence sur le travail de Magda, ne la laissez pas simplement découvrir la nouvelle description. Écrivez dans le fil de discussion ce qui a changé et ce que cela implique pour l’échéance.
| Règle d’équipe | Ce que vous décidez | Ce que vous vérifierez dans Task Manager |
|---|---|---|
| Une personne à qui demander le résultat | Qui est responsable de l’ensemble | Personnes affectées à la tâche ; changements de personnes dans le fil de discussion |
| L’échéance correspond à la disponibilité de la personne suivante | Faut-il aussi indiquer une heure ? | L’échéance et son affichage dans la liste |
| Le statut indique l’étape | Quand l’équipe change de statut | L’anneau sur la tâche et l’entrée de changement dans le fil de discussion |
| Les changements importants ont besoin de contexte | Pourquoi le plan a changé | L’échéance précédente dans l’entrée système et l’explication de l’équipe dans la discussion |
Ce sont les quatre règles principales. Une fois celles-ci définies, affinez trois détails : les étapes de la tâche, les autorisations et les absences.
Une tâche distincte ou un élément de liste de tâches ? Tout dépend de la responsabilité
Créez une tâche distincte lorsque cette partie du travail a son propre responsable ou sa propre échéance. S’il s’agit simplement d’une étape dans le même dossier, ajoutez-la à la liste de tâches dans la description de la tâche ; cette règle concerne l’organisation du travail, pas une limitation de Task Manager.
Mardi, Magda doit préparer le texte de la page d’accueil pour 16:00, tandis que Marek doit rendre les maquettes jeudi à 12:00. Ce sont deux tâches : chacune a un responsable et une échéance différents. Dans la tâche de Magda, les éléments « rassembler les informations sur l’offre », « rédiger une première version » et « vérifier les titres » peuvent rester dans la liste de tâches. Vous ne multipliez pas les cartes simplement pour cocher les trois étapes d’un même travail.
Vous ajoutez une liste de tâches à l’aide du bouton dans le champ Description. Les participants cochent les éléments directement sur la carte de la tâche, même s’ils n’ont pas le droit de modifier la tâche elle-même ; une barre commune indique la progression, par exemple « 2 sur 4 terminés ». Une fois un élément coché, un mini-avatar indique qui l’a coché. Pour découvrir différentes façons d’organiser ces étapes, consultez l’article sur la checklist dans une tâche.
Tout le monde n’a pas besoin de créer des tâches pour y travailler
Vous définissez séparément, dans chaque Espace de travail, le droit de créer des tâches. Une personne sans l’autorisation « Tâches » voit tout de même les tâches auxquelles elle a été ajoutée et peut écrire dans leurs fils de discussion ; ne pas pouvoir créer de nouvelles tâches ne l’empêche pas de travailler sur celles qui lui sont attribuées.
Dans une agence de cinq personnes, Marta peut gérer l’espace « Nouveau site web », accorder à Magda les autorisations « Tâches » et « Discussions », et à Kasia et Marek uniquement « Discussions ». Ce dernier duo peut alors créer de nouvelles discussions, mais pas de nouvelles tâches dans cet espace - il peut toujours travailler normalement et écrire dans les tâches auxquelles Marta l’ajoute. Si vos collègues prennent eux-mêmes en charge les demandes des clients, vous pouvez répartir les autorisations autrement. L’important est de faire un choix réfléchi, pas de priver l’équipe de son initiative.
Dans chaque Espace de travail, vous définissez les autorisations « Administrateur », « Tâches » et « Discussions ». L’administrateur d’un espace gère ses participants et peut modifier ou supprimer les tâches et les discussions des autres ; l’activation de ce rôle active automatiquement les deux autres autorisations. Il existe également un rôle d’administrateur global, qui voit et gère tous les espaces. La distinction entre ces niveaux est expliquée dans la page sur les autorisations des utilisateurs dans Task Manager.
Avant d’indiquer un nom, vérifiez les absences
Avant d’attribuer une tâche, vérifiez que la personne choisie sera disponible au moment voulu. Dans Task Manager, chacun définit dans son profil son statut : Disponible, En vacances, Malade ou Absent ; l’absence s’applique à la période choisie et prend fin à son terme.
Lundi, Marta prévoit de confier une tâche à Kasia pour mercredi, mais Kasia est alors en vacances. L’Assistant IA signale l’absence lorsque vous essayez d’attribuer une tâche à une personne absente, ce qui permet à Marta de trouver immédiatement une remplaçante avec Magda. Si elle écrit à Kasia dans un fil de discussion pendant ses vacances ou son arrêt maladie, une réponse automatique apparaît, au maximum une fois par jour dans le fil concerné. C’est un signal pour revoir le plan, pas un mécanisme qui choisira lui-même une autre personne.
L’Assistant IA est facultatif : Task Manager fonctionne également sans IA. Vous pouvez donc commencer par une habitude simple qui ne nécessite aucun outil supplémentaire : avant d’indiquer un nom, demandez à la personne si elle est disponible, puis consignez l’échéance convenue dans la tâche.
Demain matin, choisissez un Espace de travail, ouvrez la tuile « En retard » et parcourez les tâches qui nécessitent une décision. Pour chacune, définissez la personne à qui vous demanderez le résultat, et n’indiquez une heure que si la prochaine étape du travail en dépend. Vous voulez voir à quoi ressemble cette répartition à l’écran ? Ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Comment répartir les tâches dans une équipe lorsque plusieurs personnes travaillent sur la même tâche ?
Vous pouvez attribuer une même tâche à plusieurs personnes, mais désignez-en une seule à qui demander le résultat. C’est une règle à définir au sein de l’équipe, pas une limite du champ Personnes assignées dans Task Manager.
Comment savoir qui a modifié l’échéance d’une tâche ?
Consultez le fil de discussion de la tâche : le message système indique la modification de l’échéance et sa valeur précédente, et vous permet de voir qui l’a effectuée et quand. Le fil enregistre également les changements de statut, de personnes assignées, de priorité et de nom.
Tout le monde dans l’équipe peut-il créer des tâches ?
Non - l’autorisation « Tâches » se configure séparément dans chaque Espace de travail. Une personne sans cette autorisation voit tout de même les tâches auxquelles elle a été ajoutée et peut y écrire.
Que faire lorsqu’une tâche comporte plusieurs étapes ?
Ajoutez à la liste de tâches de la description les étapes qui n’ont pas besoin de leur propre échéance ni d’un responsable. Si une étape nécessite une échéance ou une personne responsable du résultat, créez-en une tâche distincte.
Comment éviter d’attribuer une tâche à une personne en congé ?
Vérifiez ses disponibilités avant de lui attribuer la tâche ; le statut Vacances peut être défini pour une période donnée. Si vous utilisez l’Assistant IA, il vous signalera son absence lorsque vous tenterez de lui attribuer une tâche.
Sources
- Task Manager, Tâches - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consulté le : 2026-09-23).
- Task Manager, Utilisateurs et rôles - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (consulté le : 2026-09-23).
- Task Manager, Espaces de travail - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (consulté le : 2026-09-23).
- Task Manager, Ressources : Tâches - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (consulté le : 2026-09-23).
- Task Manager, Ressources : Utilisateurs et rôles - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (consulté le : 2026-09-23).
- Task Manager, Absence - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (consulté le : 2026-09-23).
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