På måndagen klockan 9:15 avslutar Martas byrå med fem personer mötet med orden ”vi fixar texterna till webbplatsen”. På torsdagen säger Magda att hon väntade på Kasia, och Kasia säger att hon väntade på Marek; texterna är inte klara. Om du funderar på hur du fördelar uppgifter i ett team utan sådana överraskningar kan du börja med fyra regler: namn, deadline, status och dokumentation av ändringar.
Så fördelar du uppgifter i ett team? Börja med ett namn
Ge varje ärende ett ämne och utse en person som du frågar om resultatet. Task Manager låter dig tilldela flera personer till en uppgift, men väljer inte en ägare bland dem - det behöver teamet komma överens om.
På Martas byrå heter ärendet ”Texter till webbplatsen”. Magda ansvarar för de färdiga texterna, och Kasia har lagts till i uppgiften eftersom hon tar fram material till bilderna. När Marta frågar om läget på torsdagen vänder hon sig först till Magda. Om det saknas bilder kan Magda skriva till Kasia i samma tråd. Det är en liten skillnad jämfört med ”Magda och Kasia tar hand om webbplatsen”, men nu vet alla vem de ska fråga om de färdiga texterna.
När du har valt en Arbetsyta i den vänstra kolumnen skapar du en uppgift med knappen ”+ Lägg till uppgift”. Ange ämne, en kort beskrivning med en brief, deadline och personer i fältet Tilldelade. Du kan också välja normal eller hög prioritet. Om du vill se exakt hur det går till kan du läsa om uppgiftsfälten i Task Manager. Att bara lägga till flera namn ersätter dock inte ett samtal om ansvar.
En Arbetsyta är en separat plats för uppgifter och chattar kring ett projekt, ett team eller ett ämne. Marta samlar därför ärenden som gäller webbplatsen i ”Ny webbplats” och kampanjarbetet i ”Marknadsföring”. Läs mer om hur överenskommelser försvinner när de sprids ut i olika konversationer i artikeln därför tappar team bort överenskommelser.
Klockslaget avgör om uppgiften redan är försenad
Om resultatet behövs före en viss tidpunkt anger du även klockslaget i deadlinen. En uppgift utan klockslag behandlas av Task Manager som ”i dag” under hela den angivna dagen. Den blir röd först nästa dag.
På tisdagen kommer Marta och Marek överens om att skisserna för startsidan ska vara klara på torsdagen klockan 12:00, eftersom hon vill visa dem för kunden klockan 14:00. Om de bara hade angett ”torsdag” skulle programmet ha gett dem hela dagen på sig att göra uppgiften.
En röd deadline i listan betyder att uppgiften är försenad, en blå - att den ska göras i dag. Grönt betyder att uppgiften är i tid, grått - att den saknar deadline eller är avslutad. Samma färgregler gäller på Tavlan, i kalendern och i metaraden för en öppen uppgift. På ett uppgiftskort i listan ser du också en cirkel med antal dagar till deadlinen eller sedan den passerade. Håll muspekaren över den för att se det exakta datumet. Slutförda och avbrutna uppgifter markeras inte som försenade, även om deadlinen har passerat.
Alla uppgifter behöver inte ett klockslag. Om Magda ska samla lösa idéer till fredag kan datumet räcka. Om Marek ska lämna över en skiss före Martas presentation hjälper klockslaget till att skydda nästa steg i arbetet. Bestäm ett klockslag när någon faktiskt väntar på resultatet.
Status ersätter en del frågor om hur arbetet går
Kom överens om att den som ansvarar för uppgiften ändrar dess status när arbetet börjar och när det är klart. I Task Manager kan du ändra status med ett klick på ikonen bredvid uppgiften i listan eller via menyn ⋮, utan att öppna uppgiften, om du har behörighet att göra det.
En ny uppgift som inte har påbörjats har ännu ingen status. Därefter kan den vara ”pågår”, ”klar” eller ”avbruten”. I listan känner du igen statusen på ringen vid rubriken: tom, halvfylld, med en bock eller med ett kryss. En orange prick före ringen betyder hög prioritet. Det hjälper Marta att skilja ett brådskande ärende från ett påbörjat innan hon går in i konversationen.
På onsdag morgon klickar Marta på rutan ”Försenade” ovanför listan. Om hon ser två uppgifter där öppnar hon deras trådar och frågar vad som hindrar arbetet, i stället för att kalla hela teamet på fem personer till ett möte. Rutorna ”I tid”, ”I dag”, ”Försenade” och ”Chatt” fungerar både som räknare och filter: ett klick begränsar listan och ett klick till återställer den. En sådan genomgång ersätter inte ett samtal om problemet, men visar vilket samtal du kan börja med.
Status betyder inte att arbetet går enligt plan. Mareks uppgift kan vara ”pågår” samtidigt som han fortfarande väntar på material från kunden. Då behöver du inte ännu en färg - du behöver ett meddelande från honom i tråden. Status svarar på frågan ”har arbetet kommit i gång?”, medan samtalet svarar på frågan ”vad står i vägen?”.
En ändring av förfallodatumet ska lämna ett spår, inte en gåta
Uppgiftens tråd registrerar ändringen av förfallodatumet tillsammans med det tidigare värdet, så att du kan se vad som har flyttats. Den registrerar också statusändringar, när personer läggs till eller tas bort samt ändringar av prioritet och namn. Systemmeddelanden visas som centrerade pillformade element med en tidsangivelse.
Föreställ dig en fredag: Marta minns att ”Texter till webbplatsen” skulle vara klart på onsdagen, men på uppgiftskortet står det fredag. I stället för att gå igenom teamchatten öppnar hon tråden och kontrollerar ändringen av förfallodatumet. Hon ser vem som gjorde ändringen, när den gjordes och vilket datum som gällde tidigare. Det visar vad som hände med uppgiften. Däremot bevisar det inte att kunden godkände den nya överenskommelsen - teamet behöver dokumentera det beslutet med egna ord.
Det finns också en gräns för vad som registreras. Om bara beskrivningen ändras skapas inget systemmeddelande; i stället visas markeringen ”(redigerad)” vid personens namn. Om någon ändrar ”tre undersidor” till ”fem undersidor” i briefen och det påverkar Magdas arbete, låt henne inte bara upptäcka den nya beskrivningen. Skriv i tråden vad som har ändrats och vad det innebär för förfallodatumet.
| Teamets principer | Vad ni bestämmer | Vad du kan kontrollera i Task Manager |
|---|---|---|
| En person som tillfrågas om resultatet | Vem som ansvarar för helheten | Personer som tilldelats uppgiften; ändringar av personer i tråden |
| Förfallodatumet lämnar över till nästa person | Om även ett klockslag behövs | Förfallodatumet och hur det visas i listan |
| Statusen visar vilket steg arbetet befinner sig i | När teamet ändrar status | Ringen vid uppgiften och ändringsposten i tråden |
| Viktiga ändringar behöver sammanhang | Varför planen ändrades | Det tidigare förfallodatumet i systemmeddelandet och teamets förklaring i konversationen |
Det här är de fyra viktigaste principerna. När ni har kommit överens om dem kan ni finslipa tre detaljer: stegen i uppgiften, behörigheter och frånvaro.
Separat uppgift eller punkt på att göra-listan? Ansvarsfördelningen avgör
Skapa en separat uppgift när en del av arbetet har en egen ansvarig eller ett eget förfallodatum. Om det bara är ett steg i samma arbete lägger du till det på att göra-listan i uppgiftens beskrivning. Den här principen handlar om hur ni organiserar arbetet, inte om någon begränsning i Task Manager.
På tisdag ska Magda skriva texten till startsidan senast 16:00, och Marek ska lämna in skisserna på torsdag kl. 12:00. Det är två uppgifter: de har olika ansvariga och olika förfallodatum. Punkterna ”samla information om erbjudandet”, ”skriva ett utkast” och ”kontrollera rubrikerna” kan ligga kvar på Magdas att göra-lista. Du behöver inte skapa fler kort bara för att bocka av tre steg i ett och samma arbete.
Du lägger till en att göra-lista med knappen i fältet Beskrivning. Deltagarna kan bocka av punkterna direkt på uppgiftskortet, även om de inte har behörighet att redigera själva uppgiften. En gemensam indikator visar förloppet, till exempel ”2 av 4 klara”. En miniatyr av avataren visar vem som bockat av en punkt. Läs mer om hur du kan strukturera sådana steg i texten om checklistor i uppgifter.
Alla behöver inte kunna skapa uppgifter för att arbeta med dem
Du ställer in behörigheten att skapa uppgifter separat i varje Arbetsyta. En person utan behörigheten ”Uppgifter” ser fortfarande de uppgifter hen har lagts till i och kan skriva i deras trådar. Att inte ha rätt att skapa nya uppgifter hindrar alltså inte personen från att arbeta med tilldelade uppgifter.
På en byrå med fem personer kan Marta administrera arbetsytan ”Ny webbplats”, ge Magda behörigheterna ”Uppgifter” och ”Chattar” och ge Kasia och Marek bara ”Chattar”. De två sistnämnda kan då skapa nya chattar, men inte nya uppgifter i arbetsytan. De kan ändå arbeta som vanligt och skriva i uppgifter som Marta har lagt till dem i. Om dina kollegor själva tar hand om kundärenden kan du fördela behörigheterna på ett annat sätt. Det handlar om ett medvetet val, inte om att ta ifrån teamet initiativförmågan.
I varje Arbetsyta kan du ställa in behörigheterna ”Administratör”, ”Uppgifter” och ”Chattar”. Administratören för en arbetsyta hanterar dess deltagare och kan redigera och ta bort andras uppgifter och chattar. När du väljer den här rollen aktiveras de två andra behörigheterna automatiskt. Det finns också en separat global administratörsroll, som ger åtkomst till och kontroll över alla arbetsytor. Läs mer om hur dessa behörighetsnivåer skiljer sig åt under användarbehörigheter i Task Manager.
Kontrollera frånvaron innan du tilldelar någon en uppgift
Kontrollera att personen du vill tilldela uppgiften kommer att vara tillgänglig när arbetet behöver göras. I Task Manager kan alla ställa in sin status i profilen till Tillgänglig, Semester, Sjuk eller Frånvarande. Frånvaron gäller under det valda datumintervallet och upphör när perioden är slut.
På måndagen planerar Marta att ge Kasia en uppgift som ska vara klar på onsdagen, men Kasia har semester då. AI-assistenten informerar om frånvaron när du försöker tilldela en uppgift till någon som är frånvarande, så Marta kan genast komma överens med Magda om att ta över. Om Marta skriver till Kasia i tråden under hennes semester eller sjukfrånvaro visas ett autosvar, högst en gång per dag i den tråden. Det är en signal om att planen behöver ändras, inte en funktion som själv väljer en annan person.
AI-assistenten är valfri: Task Manager fungerar även utan AI. Du kan alltså börja med en enkel vana som inte kräver något extra verktyg: fråga personen om hen är tillgänglig innan du anger namnet och registrera sedan det överenskomna förfallodatumet i uppgiften.
Välj en Arbetsyta i morgon bitti, öppna rutan ”Försenade” och gå igenom uppgifterna som kräver ett beslut. Bestäm för varje uppgift vem du ska fråga om resultatet och ange ett klockslag bara om nästa steg i arbetet är beroende av det. Vill du se hur en sådan ansvarsfördelning ser ut på skärmen? Öppna Demo.
Vanliga frågor
Hur fördelar du uppgifter i ett team när flera personer arbetar med samma uppgift?
Du kan tilldela flera personer samma uppgift, men utse en person som du frågar om resultatet. Det är en teamregel, inte en begränsning i fältet Tilldelade i Task Manager.
Hur ser jag vem som ändrade uppgiftens deadline?
Kolla uppgiftens tråd: ett systemmeddelande visar ändringen av deadlinen med det tidigare värdet och talar om vem som gjorde ändringen och när. Tråden sparar också ändringar av status, personer, prioritet och namn.
Kan alla i teamet skapa uppgifter?
Nej - behörigheten ”Uppgifter” ställer du in separat för varje Arbetsyta. En person utan den behörigheten ser fortfarande uppgifter som hen har lagts till i och kan skriva i dem.
Vad gör jag när en uppgift har flera steg?
Skriv in steg som inte har en egen deadline eller ansvarig i en att göra-lista i uppgiftsbeskrivningen. Om ett steg behöver en egen deadline eller en person som ansvarar för resultatet gör du det till en separat uppgift.
Hur undviker jag att tilldela en uppgift till någon som är ledig?
Kontrollera personens tillgänglighet innan du tilldelar uppgiften. Statusen Semester kan ställas in för ett visst datumintervall. Om du använder AI-assistenten får du information om frånvaron när du försöker tilldela uppgiften.
Källor
- Task Manager, Uppgifter - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (hämtad: 2026-09-23).
- Task Manager, Användare och roller - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (hämtad: 2026-09-23).
- Task Manager, Arbetsytor - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (hämtad: 2026-09-23).
- Task Manager, Resurser: Uppgifter - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (hämtad: 2026-09-23).
- Task Manager, Resurser: Användare och roller - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (hämtad: 2026-09-23).
- Task Manager, Frånvaro - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (hämtad: 2026-09-23).
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
