El lunes a las 9:15, una agencia de cinco personas dirigida por Marta termina la reunión con un «ya nos encargaremos de los textos para la web». El jueves, Magda dice que estaba esperando a Kasia; Kasia, que estaba esperando a Marek. Los textos siguen sin estar. Si te preguntas cómo repartir las tareas en un equipo sin estas sorpresas, empieza por cuatro reglas: nombre, fecha límite, estado y registro de cambios.
Cómo repartir las tareas en un equipo? Empieza por poner un nombre
Asigna un tema a cada asunto y designa a una persona a quien pedir resultados. Task Manager permite asignar varias personas a una tarea, pero no elige a una como responsable: eso lo tiene que decidir el equipo.
En la agencia de Marta, la tarea se llama «Textos para la web». Magda se responsabiliza de los textos terminados y Kasia está añadida a la tarea porque proporciona el material para las fotos. Cuando Marta pregunta el jueves cómo va el trabajo, consulta primero a Magda; si faltan fotos, Magda puede escribir a Kasia en el mismo hilo. Es una pequeña diferencia respecto a «Magda y Kasia se encargarán de la web», pero así queda claro a quién preguntar por los textos terminados.
Tras seleccionar un Espacio de trabajo en la columna de la izquierda, crea una tarea con el botón «+ Añadir tarea». Escribe el tema, una descripción con un breve resumen, la fecha límite y las personas en el campo Asignados; también puedes elegir una prioridad normal o alta. Si necesitas ver el proceso en detalle, consulta los campos de las tareas en Task Manager. Añadir varios nombres no sustituye, sin embargo, a hablar de quién se responsabiliza.
Un Espacio de trabajo es un espacio separado para las tareas y los chats de un proyecto, equipo o tema. Por eso, Marta guarda los asuntos de la web en «Nueva web» y el trabajo de las campañas en «Marketing». En el artículo por qué un equipo pierde de vista los acuerdos puedes leer más sobre cómo se pierden los acuerdos repartidos entre distintas conversaciones.
La hora de la fecha límite determina si una tarea ya está retrasada
Si necesitas el resultado antes de una hora concreta, incluye también la hora en la fecha límite. Task Manager considera que una tarea sin hora tiene como fecha límite «hoy» durante todo el día indicado; solo aparece en rojo al día siguiente.
El martes, Marta acuerda con Marek que los diseños de la página de inicio estén listos el jueves a las 12:00, porque quiere presentárselos al cliente a las 14:00. Si indicara solo «jueves», el programa daría todo el día para completar la tarea.
En la lista, una fecha límite en rojo indica que la tarea está retrasada y en azul, que vence hoy. El verde indica que está dentro de plazo y el gris, que no tiene fecha límite o está cerrada. Se aplican las mismas reglas de colores en el Tablero, el Calendario y la barra de metadatos de una tarea abierta. En cada tarjeta de la lista también verás un círculo con el número de días que faltan para la fecha límite o que han pasado desde entonces; al pasar el cursor, podrás ver la fecha exacta. Las tareas completadas y canceladas no se marcan como retrasadas, aunque haya pasado su fecha límite.
No todos los trabajos necesitan una hora. Si Magda tiene que recopilar ideas sueltas antes del viernes, puede bastar con la fecha. Si Marek tiene que entregar un diseño antes de la presentación de Marta, indicar la hora protege la siguiente etapa del trabajo. Establécela cuando alguien esté realmente esperando el resultado.
El estado evita algunas preguntas sobre el progreso
Acordad que la persona responsable de una tarea cambie su estado cuando empiece a trabajar y cuando la termine. En Task Manager puedes cambiar el estado con un clic en el icono junto a la tarea en la lista o desde el menú ⋮, sin abrir la tarea, siempre que tengas permiso para hacerlo.
Las tareas nuevas que aún no se han empezado todavía no tienen estado; después pueden estar «en curso», «completadas» o «canceladas». En la lista las reconocerás por el círculo junto al título: vacío, medio relleno, con una marca de verificación o con una cruz. Un punto naranja delante del círculo indica prioridad alta. Así, Marta puede distinguir un asunto urgente de uno que ya se ha empezado antes de entrar en la conversación.
El miércoles por la mañana, Marta hace clic en la tarjeta «Retrasadas» situada encima de la lista. Si ve dos tareas, abre sus hilos y pregunta qué obstáculo hay en lugar de convocar a las cinco personas a una reunión. Las tarjetas «En plazo», «Para hoy», «Retrasadas» y «Chat» funcionan a la vez como contadores y filtros: al hacer clic, la lista se filtra; al volver a hacer clic, se restablece. Esta revisión no sustituye a hablar del problema, pero ayuda a decidir por qué conversación empezar.
El estado no significa que el trabajo vaya según lo previsto. Marek puede tener una tarea «en curso» y seguir esperando material del cliente. En ese caso, no necesitas otro color: necesitas que escriba en el hilo. El estado responde a «¿ha empezado?»; la conversación, a «¿qué lo está bloqueando?».
El cambio de fecha límite debe dejar constancia, no generar dudas
El hilo de la tarea registra el cambio de fecha límite junto con el valor anterior, así que puedes comprobar qué se ha aplazado. También registra los cambios de estado, la incorporación y eliminación de personas, y los cambios de prioridad y nombre; los mensajes del sistema aparecen como pastillas centradas con la hora.
Imagina que es viernes: Marta recuerda que la fecha límite de «Textos para la web» era el miércoles, pero en la tarjeta ve que es el viernes. En vez de revisar el historial del chat del equipo, abre el hilo y comprueba el cambio de fecha límite. Ve quién lo hizo, cuándo y cuál era la fecha anterior. Esto le indica qué ha ocurrido con la tarea. Pero no demuestra que el cliente haya aceptado el nuevo acuerdo; el equipo debe dejar constancia de esa decisión con sus propias palabras.
Este registro también tiene sus límites. Cambiar solo la descripción no genera un mensaje del sistema; junto al nombre aparece la indicación «(editado)». Si alguien cambia «tres páginas» por «cinco páginas» en el briefing y eso afecta al trabajo de Magda, no la dejes solo con la nueva descripción. Escribe en el hilo qué ha cambiado y qué implica para la fecha límite.
| Regla del equipo | Qué acordáis | Qué puedes comprobar en Task Manager |
|---|---|---|
| Una persona a la que pedir cuentas del resultado | Quién se responsabiliza del conjunto | Personas asignadas a la tarea; cambios de personas en el hilo |
| La fecha límite permite que la siguiente persona continúe | Si también hace falta indicar una hora | La fecha límite y cómo aparece en la lista |
| El estado indica la etapa | Cuándo cambia el estado el equipo | El anillo junto a la tarea y la entrada del cambio en el hilo |
| Los cambios importantes necesitan contexto | Por qué ha cambiado el plan | La fecha límite anterior en la entrada del sistema y la explicación del equipo en la conversación |
Estas son las cuatro reglas principales. Una vez acordadas, concreta tres detalles: los pasos de la tarea, los permisos y las ausencias.
¿Una tarea aparte o un elemento de la lista de tareas? Lo decide la responsabilidad
Crea una tarea aparte cuando una parte del trabajo tenga una persona responsable o una fecha límite propias. Si solo es un paso dentro del mismo asunto, añádelo a la lista de tareas en la descripción de la tarea; esta regla sirve para organizar el trabajo, no es una limitación de Task Manager.
El martes, Magda debe preparar el texto de la página de inicio antes de las 16:00, y Marek entregar las maquetas el jueves a las 12:00. Son dos tareas: cada una tiene una persona responsable y una fecha límite distintas. En la tarea de Magda, «recopilar información sobre la oferta», «escribir un borrador» y «revisar los encabezados» pueden seguir siendo elementos de una lista de tareas. No creas más tarjetas solo para marcar tres pasos de un mismo trabajo.
Añade una lista de tareas con el botón del campo Descripción. Los participantes pueden marcar los elementos directamente en la tarjeta de la tarea, aunque no tengan permiso para editarla; una barra común muestra el progreso, por ejemplo, «2 de 4 completados». Cuando se marca un elemento, un miniavatar indica quién lo ha marcado. Encontrarás más formas de organizar estos pasos en el artículo sobre la lista de comprobación en una tarea.
No todo el mundo tiene que crear tareas para trabajar en ellas
Configuras por separado el permiso para crear tareas en cada Espacio de trabajo. Quien no tenga el permiso «Tareas» seguirá viendo las tareas a las que se le haya añadido y podrá escribir en sus hilos; no tener permiso para crear tareas no le impide trabajar en las que tiene asignadas.
En una agencia de cinco personas, Marta puede administrar el espacio «Nueva web», dar a Magda los permisos «Tareas» y «Chats», y solo «Chats» a Kasia y Marek. Así, estos dos últimos pueden crear chats, pero no tareas en ese espacio; pueden seguir trabajando y escribiendo con normalidad en las tareas a las que Marta los añada. Si tus compañeros gestionan directamente las peticiones de los clientes, puedes organizar los permisos de otra manera. Se trata de elegir conscientemente, no de quitarle iniciativa al equipo.
En cada Espacio de trabajo configuras los permisos «Administrador», «Tareas» y «Chats». El administrador de un espacio gestiona a sus participantes y puede editar y eliminar las tareas y los chats de otras personas; al marcar este rol, se activan automáticamente los otros dos permisos. También existe el rol de administrador global, que puede ver y gestionar todos los espacios. En los permisos de usuario en Task Manager se explica cómo se organizan estos niveles.
Antes de asignar una tarea, comprueba si la persona estará disponible
Antes de asignar una tarea, asegúrate de que la persona indicada estará disponible cuando haga falta. En Task Manager, cada persona configura en su perfil el estado Disponible, Vacaciones, Enfermedad o Ausente; la ausencia se aplica durante el intervalo de fechas elegido y deja de estar activa al terminar.
El lunes, Marta planea asignarle a Kasia una tarea para el miércoles, pero Kasia estará de Vacaciones. El Asistente de IA avisa de la ausencia cuando intentas asignar una tarea a alguien que no está disponible, así que Marta puede acordar enseguida que Magda la sustituya. Si escribe a Kasia en el hilo mientras está de Vacaciones o de baja por enfermedad, aparecerá una respuesta automática, como máximo una vez al día en ese hilo. Es una señal para cambiar el plan, no un mecanismo que elija a otra persona por sí solo.
El Asistente de IA es opcional: Task Manager también funciona sin IA. Puedes empezar con un hábito sencillo que no requiere ninguna herramienta adicional: antes de asignar una tarea, pregunta a la persona si está disponible y después anota la fecha acordada en la tarea.
Mañana por la mañana, elige un Espacio de trabajo, abre el mosaico «Fuera de plazo» y revisa las tareas que requieren una decisión. Para cada una, decide a quién pedirás cuentas del resultado y añade una hora solo si la siguiente etapa del trabajo depende de ella. ¿Quieres ver cómo se organiza todo en pantalla? Abre Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo repartir las tareas en un equipo cuando varias personas trabajan en la misma?
Puedes asignar varias personas a una tarea, pero designa a una como responsable de la que pedirás resultados. Es una regla para el equipo, no un límite del campo Asignados de Task Manager.
¿Cómo puedo saber quién ha cambiado la fecha límite de una tarea?
Consulta el hilo de la tarea: un mensaje del sistema muestra el cambio de fecha límite junto con el valor anterior y permite ver quién lo hizo y cuándo. El hilo también registra los cambios de estado, personas, prioridad y nombre.
¿Puede crear tareas cualquier persona del equipo?
No - el permiso «Tareas» se configura por separado en cada Espacio de trabajo. Quien no tenga ese permiso seguirá viendo las tareas a las que se le haya añadido y podrá escribir en ellas.
¿Qué hago si una tarea tiene varios pasos?
Anota en una lista de tareas de la descripción los pasos que no necesiten fecha límite ni una persona responsable. Si un paso requiere una fecha límite o una persona que responda del resultado, conviértelo en una tarea aparte.
¿Cómo evito asignar una tarea a alguien que está de vacaciones?
Comprueba su disponibilidad antes de asignarle la tarea; puedes establecer el estado Vacaciones para un intervalo de fechas concreto. Si usas el Asistente de IA, te avisará de su ausencia cuando intentes asignarle una tarea.
Fuentes
- Task Manager, Tareas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consulta: 2026-09-23).
- Task Manager, Usuarios y roles - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (consulta: 2026-09-23).
- Task Manager, Espacios de trabajo - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (consulta: 2026-09-23).
- Task Manager, Recursos: Tareas - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (consulta: 2026-09-23).
- Task Manager, Recursos: Usuarios y roles - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (consulta: 2026-09-23).
- Task Manager, Ausencia - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (consulta: 2026-09-23).
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