Hétfőn 9:15-kor Marta ötfős ügynöksége azzal zárja a megbeszélést, hogy „a weboldal szövegeit majd megoldjuk”. Csütörtökön Magda azt mondja, Kasiára várt, Kasia pedig Marekre; szövegek nincsenek. Ha azon gondolkodsz, hogyan oszd el a feladatokat a csapatban az ilyen meglepetések nélkül, kezdd négy szabállyal: név, határidő, állapot és a változások rögzítése.
Hogyan osszuk el a feladatokat a csapatban? Kezdd egyetlen névvel
Adj minden ügynek témát, és jelölj ki egy embert, akitől az eredményről érdeklődsz. A Task Managerben több embert is hozzárendelhetsz egy feladathoz, de nem választ közülük egyetlen felelőst - erről a csapatodnak kell megállapodnia.
Marta ügynökségénél a feladat neve „Weboldalszövegek”. Magda felel a kész szövegekért, Kasia pedig azért szerepel a feladatnál, mert ő szolgáltatja a képekhez szükséges anyagokat. Amikor Marta csütörtökön az előrehaladásról kérdez, először Magdához fordul; ha hiányoznak a képek, Magda ugyanabban a beszélgetésszálban írhat Kasiának. Ez apró különbség ahhoz képest, hogy „Magda és Kasia foglalkozik az oldallal”, de így világos, kitől kell kérdezni a kész szövegekről.
Miután kiválasztottad a Munkaterületet a bal oldali oszlopban, a „+ Feladat hozzáadása” gombbal hozhatsz létre feladatot. Add meg a témát, a rövid eligazítást tartalmazó leírást, a határidőt és a személyeket a Hozzárendelve mezőben; normál vagy magas prioritást is beállíthatsz. Ha részletes leírásra van szükséged a folyamatról, nézd meg a Task Manager feladatmezőit. Néhány név hozzáadása azonban nem helyettesíti a felelősségről szóló egyeztetést.
A Munkaterület egy elkülönített tér egy projekt, csapat vagy téma feladatai és csevegései számára. Marta így az oldal ügyeit az „Új weboldal” Munkaterületen, a kampányokkal kapcsolatos munkát pedig a „Marketing” Munkaterületen tartja. Arról, hogyan vesznek el a beszélgetésekben szétszóródott megállapodások, bővebben olvashatsz a Miért vesznek el a csapat megállapodásai? című cikkben.
A határidő időpontja dönti el, hogy a feladat már lejárt-e
Ha az eredményre egy adott időpont előtt van szükség, a határidőhöz az időpontot is add meg. Az időpont nélküli határidejű feladatot a Task Manager a megadott napon egész nap „mára” jelzésűként kezeli; csak a következő napon válik pirossá.
Kedden Marta megbeszéli Markkal, hogy a főoldal látványterve csütörtökön 12:00-ra készüljön el, mert 14:00-kor szeretné bemutatni az ügyfélnek. Ha csak annyit írnának be, hogy „csütörtök”, a program egész napot hagyna a feladat elvégzésére.
A listán a piros határidő lejárt feladatot, a kék pedig mára esedékes feladatot jelöl. A zöld azt jelenti, hogy a feladat határidőn belül van, a szürke pedig azt, hogy nincs határideje vagy le van zárva. Ugyanezek a színszabályok érvényesek a Táblán, a naptárban és a megnyitott feladat metaadatokat tartalmazó sávjában. A listán a kártyán egy, a határidőig vagy annak lejárta óta eltelt napok számát mutató kört is látsz; fölé húzva az egeret megjelenik a pontos dátum. Az elkészült és a lemondott feladatok nem kapnak lejárt jelzést akkor sem, ha a határidejük elmúlt.
Nem minden munkához kell időpont. Ha Magdának péntekig össze kell gyűjtenie néhány ötletet, elég lehet a dátum. Ha Marknak Marta prezentációja előtt kell átadnia a látványtervet, az időpont biztosítja a következő munkafázis elvégzését. Ott egyeztessetek időpontot, ahol valaki tényleg vár valamire.
Az állapot megválaszol néhány, az előrehaladásra vonatkozó kérdést
Állapodjatok meg abban, hogy a feladatért felelős személy módosítja az állapotot a munka megkezdésekor és befejezésekor. A Task Managerben egy kattintással módosíthatod az állapotot a listán lévő feladat melletti ikonra kattintva, vagy a ⋮ menüből, a feladat megnyitása nélkül, ha rendelkezel hozzá jogosultsággal.
Az új, még el nem kezdett feladatnak még nincs állapota; a további lehetőségek: „folyamatban”, „kész” vagy „lemondva”. A listán a cím melletti körből ismerheted fel: üres, félig kitöltött, pipával vagy kereszttel ellátott kör jelöli. A kör előtti narancssárga pont magas prioritást jelent. Így Marta már a beszélgetés megnyitása előtt meg tudja különböztetni a sürgős ügyet a megkezdettől.
Szerda reggel Marta a lista feletti „Lejárt” csempére kattint. Ha két feladatot lát ott, megnyitja a beszélgetésszálaikat, és akadályról kérdez, ahelyett hogy összehívná mind az öt embert. A „Határidőn belül”, „Mára”, „Lejárt” és „Csevegés” csempék egyszerre számlálók és szűrők: kattintásra leszűkítik a listát, újabb kattintásra pedig visszaállítják. Ez az áttekintés nem helyettesíti a problémáról szóló beszélgetést, de segít eldönteni, melyikkel érdemes kezdeni.
Az állapot nem jelenti azt, hogy a munka a terv szerint halad. Mark feladata lehet „folyamatban”, miközben továbbra is az ügyféltől kapott anyagokra vár. Ilyenkor nem egy újabb színre van szükség, hanem arra, hogy írjon a beszélgetésszálban. Az állapot arra válaszol, hogy „elkezdődött-e?”, a beszélgetés pedig arra, hogy „mi áll az útjában?”.
A határidő módosítása ne legyen rejtély
A feladat beszélgetésszála rögzíti a határidő módosítását a korábbi értékkel együtt, így ellenőrizheted, mi változott. A rendszer a státusz módosítását, személyek hozzáadását és eltávolítását, valamint a prioritás és a név változását is rögzíti; a rendszerüzenetek középre igazított, időpontot tartalmazó kapszulák formájában jelennek meg.
Képzelj el egy pénteket: Marta a „Szövegek a weboldalra” feladat szerdai határidejére emlékszik, a kártyán viszont pénteket lát. Ahelyett, hogy a csapat csevegésének előzményeit böngészné, megnyitja a beszélgetésszálat, és ellenőrzi a határidő módosítását. Látja, ki és mikor módosította, valamint azt is, mi volt a korábbi dátum. Ez megmutatja, mi történt a feladattal. Azt viszont nem bizonyítja, hogy az ügyfél elfogadta az új megállapodást - ezt a döntést a csapatnak saját szavaival kell rögzítenie.
Ennek a rögzítésnek is vannak korlátai. A leírás önmagában történő módosítása nem hoz létre rendszerüzenetet; a név mellett az „(szerkesztve)” jelölés jelenik meg. Ha valaki a briefben a „három aloldalt” „öt aloldalra” módosítja, és ez Magda munkájára is hatással van, ne hagyd, hogy csak az új leírást lássa. Írd meg a beszélgetésszálban, mi változott, és ez mit jelent a határidőre nézve.
| A csapat szabályai | Mit határozol meg | Mit ellenőrizhetsz a Task Managerben |
|---|---|---|
| Egy embernek kell beszámolnia az eredményről | Ki felel az egészért | A feladathoz rendelt személyek; a személyek módosításai a beszélgetésszálban |
| A határidő igazodik a következő emberhez | Szükség van-e pontos időpontra is | A határidő és annak jelölése a listán |
| A státusz jelzi a szakaszt | Mikor módosít státuszt a csapat | A feladat melletti gyűrű és a módosítás bejegyzése a beszélgetésszálban |
| A fontos változásokhoz kontextus is kell | Miért változott meg a terv | A korábbi határidő a rendszerüzenetben, a csapat magyarázata a beszélgetésben |
Ez a négy fő szabály. Ha már meghatároztad őket, pontosíts még három részletet: a feladat lépéseit, a jogosultságokat és a távolléteket.
Külön feladat vagy teendőlista-pont? A felelősség dönt
Hozz létre külön feladatot, ha egy munkarésznek saját felelőse vagy határideje van. Ha csak egy lépésről van szó ugyanabban az ügyben, vedd fel a feladat leírásában található teendőlistára; ez a szabály a munkaszervezésről szól, nem a Task Manager korlátozása.
Kedden Magdának 16:00-ig kell elkészítenie a főoldal szövegét, Marknak pedig csütörtökön 12:00-ig kell leadnia a látványterveket. Ez két feladat: mindegyiknek más a felelőse és a határideje. Magda feladatában az „ajánlat részleteinek összegyűjtése”, a „vázlat megírása” és a „címsorok ellenőrzése” maradhat a teendőlista része. Ne hozz létre több kártyát csak azért, hogy kipipálj egyetlen munka három lépését.
Teendőlistát a Leírás mezőben lévő gombbal adhatsz hozzá. A résztvevők közvetlenül a feladatkártyán jelölhetik késznek, akkor is, ha nincs jogosultságuk magát a feladatot szerkeszteni; a közös sáv a haladást mutatja, például: „2 a 4-ből kész”. A késznek jelölt elemnél egy kis avatar mutatja, ki jelölte késznek. Az ilyen lépések összeállításáról a feladatban szereplő ellenőrzőlistáról szóló cikkben olvashatsz.
Teendőlista a feladatkártyán - a kipipált elem mellett annak a személynek az avatarja látható, aki késznek jelölte
Nem kell mindenkinek feladatokat létrehoznia ahhoz, hogy dolgozhasson rajtuk
A feladatok létrehozására vonatkozó jogosultságot minden Munkaterületen külön állítod be. Aki nem rendelkezik „Feladatok” jogosultsággal, továbbra is látja azokat a feladatokat, amelyekhez hozzáadták, és írhat a beszélgetésszálukba; az új feladatok létrehozására vonatkozó jogosultság hiánya nem zárja el a rábízott munkától.
Minden Munkaterületen beállíthatod az „Adminisztrátor”, „Feladatok” és „Csevegések” jogosultságokat. Az adott munkaterület adminisztrátora kezeli a résztvevőket, és szerkesztheti, illetve törölheti mások feladatait és csevegéseit; ennek a szerepkörnek a bejelölése automatikusan bekapcsolja a másik két jogosultságot is. Ettől különálló szerepkör a globális adminisztrátoré, aki az összes munkaterületet látja és kezeli. A két jogosultsági szint elkülönítéséről a Task Manager felhasználói jogosultságai című oldalon olvashatsz.
Mielőtt nevet írsz be, ellenőrizd, hogy az illető távol lesz-e
Mielőtt kiosztasz egy feladatot, ellenőrizd, hogy a megadott személy elérhető lesz-e a szükséges időpontban. A Task Managerben mindenki a profiljában állíthatja be az Elérhető, Szabadság, Beteg vagy Távol státuszt; a távollét a megadott dátumtartományban érvényes, és annak végén automatikusan lejár.
Hétfőn Marta azt tervezi, hogy szerdára kioszt egy feladatot Kasinek, de Kasi akkor szabadságon lesz. Az AI-asszisztens jelzi a távollétet, amikor egy távol lévő személyhez próbálsz feladatot rendelni, így Marta rögtön egyeztethet Magdával a helyettesítésről. Ha Kasi szabadsága vagy betegsége alatt ír neki a beszélgetésszálban, automatikus válasz jelenik meg, naponta legfeljebb egyszer az adott beszélgetésszálban. Ez jelzés a terv módosítására, nem olyan mechanizmus, amely magától választ másik embert.
Az AI-asszisztens használata nem kötelező: a Task Manager AI nélkül is működik. Kezdheted egy egyszerű szokással is, amelyhez nincs szükség semmilyen további eszközre: mielőtt beírod valakinek a nevét, kérdezd meg, hogy elérhető-e, majd rögzítsd a megbeszélt határidőt a feladatban.
Holnap reggel válassz ki egy Munkaterületet, nyisd meg a „Lejárt” csempét, és nézd át a döntést igénylő feladatokat. Mindegyiknél határozd meg, kitől kérsz majd beszámolót az eredményről, pontos időpontot pedig csak akkor adj meg, ha a munka következő szakasza ettől függ. Szeretnéd látni, hogyan néz ki ez a felosztás a képernyőn? Nyisd meg a Demót.
Gyakori kérdések
Hogyan osszuk el a feladatokat a csapatban, ha egy feladaton többen dolgoznak?
Egy feladathoz több embert is hozzárendelhetsz, de jelölj ki egyvalakit, akitől az eredményről érdeklődsz. Ez csapatszabály, nem a Task Manager Hozzárendelve mezőjének korlátozása.
Honnan tudhatom, ki módosította a feladat határidejét?
Ellenőrizd a feladat beszélgetésszálát: a rendszerüzenet megjeleníti a határidő módosítását az előző értékkel együtt, és megmutatja, ki és mikor végezte el a módosítást. A beszélgetésszál az állapot, a személyek, a prioritás és a név változásait is rögzíti.
A csapat minden tagja hozhat létre feladatokat?
Nem - a „Feladatok” jogosultságot minden Munkaterületen külön állíthatod be. Aki nem rendelkezik ezzel a jogosultsággal, továbbra is látja azokat a feladatokat, amelyekhez hozzáadták, és írhat is bennük.
Mit tegyek, ha egy feladatnak több lépése van?
Azokat a lépéseket, amelyeknek nincs külön határidejük és felelősük, írd fel teendőlistaként a feladat leírásába. Ha egy lépéshez külön határidő vagy az eredményért felelős személy kell, hozz létre belőle külön feladatot.
Hogyan kerülhetem el, hogy szabadságon lévő személynek adjak feladatot?
A feladat kiosztása előtt ellenőrizd az illető elérhetőségét; a Vakáció állapotot megadott dátumtartományra is beállíthatod. Ha AI-asszisztenst használsz, a feladat hozzárendelésekor jelzi a távollétet.
Források
- Task Manager, Feladatok - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (hozzáférés: 2026-09-23).
- Task Manager, Felhasználók és szerepkörök - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (hozzáférés: 2026-09-23).
- Task Manager, Munkaterületek - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (hozzáférés: 2026-09-23).
- Task Manager, Segédanyagok: Feladatok - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (hozzáférés: 2026-09-23).
- Task Manager, Segédanyagok: Felhasználók és szerepkörök - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (hozzáférés: 2026-09-23).
- Task Manager, Távollét - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (hozzáférés: 2026-09-23).
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
