Am Montag um 9:15 Uhr beendet Martas fünfköpfige Agentur ihr Meeting mit den Worten: „Die Website-Texte kriegen wir hin.“ Am Donnerstag sagt Magda, sie habe auf Kasia gewartet, Kasia - sie habe auf Marek gewartet; die Texte fehlen. Wenn Sie sich fragen, wie Sie Aufgaben im Team ohne solche Überraschungen verteilen, beginnen Sie mit vier Regeln: Name, Termin, Status und Dokumentation von Änderungen.
Wie verteilen Sie Aufgaben im Team? Beginnen Sie mit einem Namen
Geben Sie jeder Aufgabe ein Thema und legen Sie eine Person fest, die Sie nach dem Ergebnis fragen. In Task Manager können Sie einer Aufgabe mehrere Personen zuweisen, aber das Programm bestimmt keine einzelne verantwortliche Person - das muss Ihr Team vereinbaren.
Bei Martas Agentur heißt die Aufgabe „Website-Texte“. Magda ist für die fertigen Texte verantwortlich, und Kasia ist der Aufgabe hinzugefügt, weil sie Bildmaterial bereitstellt. Wenn Marta am Donnerstag nach dem Fortschritt fragt, wendet sie sich zuerst an Magda. Fehlen Bilder, kann Magda Kasia im selben Thread schreiben. Das ist ein kleiner Unterschied zu „Magda und Kasia kümmern sich um die Website“, aber so ist klar, wen man nach den fertigen Texten fragen sollte.
Nachdem Sie in der linken Spalte einen Arbeitsbereich ausgewählt haben, erstellen Sie über die Schaltfläche „+ Aufgabe hinzufügen“ eine Aufgabe. Geben Sie ein Thema, eine Beschreibung mit einem kurzen Briefing, einen Termin und Personen im Feld „Zugewiesen“ ein. Sie können auch eine normale oder hohe Priorität festlegen. Eine genaue Beschreibung finden Sie unter Aufgabenfelder in Task Manager. Mehrere Namen einzutragen ersetzt jedoch nicht das Gespräch über die Verantwortung.
Ein Arbeitsbereich ist ein separater Bereich für Aufgaben und Chats zu einem Projekt, Team oder Thema. Marta verwaltet die Website-Aufgaben daher in „Neue Website“ und die Kampagnenarbeit in „Marketing“. Mehr darüber, wie Absprachen in verstreuten Gesprächen verloren gehen, lesen Sie im Artikel Warum Teams Absprachen verlieren.
Die Uhrzeit des Fälligkeitsdatums entscheidet, ob eine Aufgabe bereits überfällig ist
Wenn Sie ein Ergebnis zu einem bestimmten Zeitpunkt brauchen, geben Sie beim Fälligkeitsdatum auch eine Uhrzeit an. Eine Aufgabe ohne Uhrzeit gilt in Task Manager den ganzen angegebenen Tag als „heute“ und wird erst am nächsten Tag rot.
Am Dienstag vereinbart Marta mit Marek, dass die Entwürfe für die Startseite am Donnerstag um 12:00 Uhr fertig sein sollen, weil sie sie dem Kunden um 14:00 Uhr vorstellen möchte. Mit dem bloßen Eintrag „Donnerstag“ hätte das Programm den ganzen Tag für die Aufgabe vorgesehen.
In der Liste kennzeichnet Rot eine überfällige Aufgabe, Blau eine Aufgabe für heute. Grün steht für eine fristgerechte Aufgabe, Grau für eine Aufgabe ohne Termin oder eine geschlossene Aufgabe. Dieselben Farbregeln gelten auf dem Board, im Kalender und in der Meta-Leiste einer geöffneten Aufgabe. Bei einer Karte in der Liste sehen Sie außerdem einen Kreis mit der Anzahl der Tage bis zum oder seit dem Termin. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, wird das genaue Datum angezeigt. Erledigte und abgebrochene Aufgaben werden auch nach Ablauf ihres Termins nicht als überfällig markiert.
Nicht jede Arbeit braucht eine Uhrzeit. Wenn Magda bis Freitag unverbindliche Inspirationen sammeln soll, reicht vielleicht ein Datum. Wenn Marek den Entwurf vor Martas Präsentation übergeben soll, sichert die Uhrzeit den nächsten Arbeitsschritt ab. Legen Sie sie dort fest, wo tatsächlich jemand wartet.
Der Status ersetzt einen Teil der Fragen zum Fortschritt
Vereinbaren Sie, dass die für die Aufgabe verantwortliche Person den Status ändert, wenn sie mit der Arbeit beginnt und sie beendet. In Task Manager können Sie den Status mit einem Klick auf das Symbol neben der Aufgabe in der Liste oder über das Menü ⋮ ändern, ohne die Aufgabe zu öffnen - sofern Sie die nötige Berechtigung haben.
Eine neue, noch nicht begonnene Aufgabe hat noch keinen Status. Danach kann sie „In Bearbeitung“, „Erledigt“ oder „Abgebrochen“ sein. In der Liste erkennen Sie den Status am Ring neben dem Titel: leer, halb ausgefüllt, mit einem Häkchen oder mit einem Kreuz. Ein orangefarbener Punkt vor dem Ring kennzeichnet eine hohe Priorität. So kann Marta eine dringende Aufgabe von einer bereits begonnenen unterscheiden, bevor sie das Gespräch öffnet.
Am Mittwochmorgen klickt Marta auf die Kachel „Überfällig“ über der Liste. Sieht sie dort zwei Aufgaben, öffnet sie deren Threads und fragt nach dem Hindernis, statt das ganze Team zu einem Meeting einzuberufen. Die Kacheln „Fristgerecht“, „Heute“, „Überfällig“ und „Chat“ sind zugleich Zähler und Filter: Ein Klick schränkt die Liste ein, ein erneuter Klick setzt den Filter zurück. Diese Übersicht ersetzt kein Gespräch über das Problem, zeigt aber, mit welchem Gespräch man beginnen sollte.
Der Status bedeutet nicht, dass die Arbeit nach Plan läuft. Marek kann eine Aufgabe „In Bearbeitung“ haben und trotzdem noch auf Material vom Kunden warten. Dann brauchen Sie keine weitere Farbe, sondern eine Nachricht von ihm im Thread. Der Status beantwortet die Frage „Hat die Arbeit begonnen?“, das Gespräch die Frage „Was hält sie auf?“
Eine Terminänderung sollte eine Spur hinterlassen, kein Rätsel
Der Thread einer Aufgabe protokolliert die Terminänderung samt vorherigem Wert, sodass Sie nachvollziehen können, was verschoben wurde. Außerdem werden Statusänderungen, das Hinzufügen und Entfernen von Personen sowie Änderungen an Priorität und Name protokolliert; Systemnachrichten erscheinen als zentrierte Pillen mit Uhrzeit.
Stellen Sie sich einen Freitag vor: Marta erinnert sich an den Mittwochstermin für „Texte für die Website“, sieht auf der Karte aber Freitag. Statt den Chatverlauf des Teams zu durchsuchen, öffnet sie den Thread und prüft die Terminänderung. Sie sieht, wer sie wann vorgenommen hat und welches Datum vorher galt. Das zeigt, was bei der Aufgabe passiert ist. Es beweist jedoch nicht, dass der Kunde der neuen Vereinbarung zugestimmt hat - diese Entscheidung muss das Team in eigenen Worten festhalten.
Diese Protokollierung hat auch Grenzen. Eine Änderung der Beschreibung allein erzeugt keine Systemnachricht; neben dem Namen erscheint der Hinweis „(bearbeitet)“. Wenn jemand im Briefing „drei Unterseiten“ durch „fünf Unterseiten“ ersetzt und das Auswirkungen auf Magdas Arbeit hat, sollten Sie sie nicht einfach mit dem neuen Beschreibungstext alleinlassen. Schreiben Sie im Thread, was sich geändert hat und was das für den Termin bedeutet.
| Teamregel | Was Sie festlegen | Was Sie im Task Manager überprüfen |
|---|---|---|
| Eine Person, die nach dem Ergebnis gefragt wird | Wer für das Ganze verantwortlich ist | Der Aufgabe zugewiesene Personen; Änderungen an den Personen im Thread |
| Der Termin richtet sich nach der nächsten Person | Ob auch eine Uhrzeit nötig ist | Der Termin und seine Anzeige in der Liste |
| Der Status zeigt die Phase an | Wann das Team den Status ändert | Der Ring an der Aufgabe und der Änderungseintrag im Thread |
| Wichtige Änderungen brauchen Kontext | Warum sich der Plan geändert hat | Der vorherige Termin im Systemeintrag und die Erklärung des Teams im Gespräch |
Das sind die vier wichtigsten Regeln. Wenn Sie sie festgelegt haben, stimmen Sie noch drei Details ab: Aufgabenschritte, Berechtigungen und Abwesenheiten.
Separate Aufgabe oder To-do-Listenpunkt? Entscheidend ist die Verantwortung
Legen Sie eine separate Aufgabe an, wenn ein Arbeitsschritt eine eigene verantwortliche Person oder einen eigenen Termin hat. Ist es nur ein Schritt innerhalb derselben Angelegenheit, tragen Sie ihn in die To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung ein. Diese Regel dient der Arbeitsorganisation und ist keine Einschränkung des Task Managers.
Am Dienstag soll Magda den Text für die Startseite bis 16:00 fertigstellen, während Marek die Entwürfe am Donnerstag um 12:00 abgeben soll. Das sind zwei Aufgaben: Jede hat eine andere verantwortliche Person und einen anderen Termin. In Magdas Aufgabe können die Punkte „Informationen zum Angebot sammeln“, „einen Entwurf schreiben“ und „Überschriften prüfen“ auf der To-do-Liste stehen bleiben. Sie müssen nicht für jeden der drei Schritte derselben Arbeit eine eigene Karte anlegen.
Die To-do-Liste fügen Sie über die Schaltfläche im Feld „Beschreibung“ hinzu. Beteiligte haken die Punkte direkt auf der Aufgabenkarte ab, auch wenn sie keine Berechtigung haben, die Aufgabe selbst zu bearbeiten. Eine gemeinsame Leiste zeigt den Fortschritt an, zum Beispiel „2 von 4 erledigt“. Bei einem abgehakten Punkt zeigt ein Mini-Avatar, wer ihn markiert hat. Wie Sie solche Schritte strukturieren können, erfahren Sie im Beitrag zur Checkliste in einer Aufgabe.
Nicht jeder muss Aufgaben anlegen können, um daran mitzuarbeiten
Die Berechtigung zum Erstellen von Aufgaben legen Sie für jeden Arbeitsbereich einzeln fest. Personen ohne die Berechtigung „Aufgaben“ sehen weiterhin die Aufgaben, zu denen sie hinzugefügt wurden, und können in deren Threads schreiben. Die fehlende Berechtigung zum Erstellen neuer Aufgaben hält sie also nicht von der ihnen zugewiesenen Arbeit ab.
In einer Agentur mit fünf Personen kann Marta den Arbeitsbereich „Neue Website“ verwalten, Magda die Berechtigungen „Aufgaben“ und „Chats“ erteilen und Kasia und Marek nur „Chats“. Letztere können dann zwar neue Chats, aber keine neuen Aufgaben in diesem Arbeitsbereich anlegen - an Aufgaben, zu denen Marta sie hinzufügt, können sie weiterhin mitarbeiten und wie gewohnt schreiben. Wenn Ihre Teammitglieder selbst Kundenaufträge annehmen, können Sie die Berechtigungen anders aufteilen. Es geht um eine bewusste Entscheidung, nicht darum, dem Team die Initiative zu nehmen.
In jedem Arbeitsbereich legen Sie die Berechtigungen „Administrator“, „Aufgaben“ und „Chats“ fest. Der Administrator des jeweiligen Arbeitsbereichs verwaltet dessen Mitglieder und kann Aufgaben und Chats anderer bearbeiten und löschen. Wenn Sie diese Rolle auswählen, werden die beiden anderen Berechtigungen automatisch aktiviert. Daneben gibt es die Rolle des globalen Administrators, der alle Arbeitsbereiche sehen und verwalten kann. Die Unterschiede zwischen diesen Ebenen werden in der Beschreibung der Benutzerberechtigungen im Task Manager erläutert.
Prüfen Sie die Abwesenheit, bevor Sie einen Namen eintragen
Prüfen Sie vor der Zuweisung einer Aufgabe, ob die ausgewählte Person zum benötigten Zeitpunkt verfügbar ist. Im Task Manager stellt jede Person ihr Profil auf „Verfügbar“, „Urlaub“, „Krank“ oder „Abwesend“. Die Abwesenheit gilt für einen ausgewählten Zeitraum und endet automatisch danach.
Am Montag möchte Marta Kasia eine Aufgabe für Mittwoch zuweisen, doch Kasia hat dann Urlaub. Der KI-Assistent weist auf die Abwesenheit hin, wenn Sie versuchen, einer abwesenden Person eine Aufgabe zuzuweisen. So kann Marta gleich mit Magda eine Vertretung vereinbaren. Wenn Marta Kasia während ihres Urlaubs oder ihrer Krankheit in einem Thread schreibt, erscheint eine automatische Antwort - in einem Thread höchstens einmal am Tag. Das ist ein Signal, den Plan anzupassen, aber kein Mechanismus, der selbst eine andere Person auswählt.
Der KI-Assistent ist optional: Der Task Manager funktioniert auch ohne KI. Sie können daher mit einer einfachen Gewohnheit beginnen, für die Sie kein zusätzliches Tool brauchen: Fragen Sie die Person nach ihrer Verfügbarkeit, bevor Sie ihren Namen eintragen, und halten Sie anschließend den vereinbarten Termin in der Aufgabe fest.
Wählen Sie morgen früh einen Arbeitsbereich aus, öffnen Sie die Kachel „Überfällig“ und gehen Sie die Aufgaben durch, bei denen eine Entscheidung ansteht. Legen Sie für jede Aufgabe eine Person fest, die Sie nach dem Ergebnis fragen, und tragen Sie nur dann eine Uhrzeit ein, wenn der nächste Arbeitsschritt davon abhängt. Möchten Sie sehen, wie diese Aufteilung auf dem Bildschirm aussieht? Öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Wie verteile ich Aufgaben im Team, wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten?
Sie können einer Aufgabe mehrere Personen zuweisen, aber legen Sie eine Person fest, die Sie nach dem Ergebnis fragen. Das ist eine Teamregel, keine Beschränkung des Feldes „Zugewiesen“ in Task Manager.
Woher weiß ich, wer den Aufgabentermin verschoben hat?
Prüfen Sie den Thread der Aufgabe: Eine Systemnachricht zeigt die Terminänderung mit dem vorherigen Wert und verrät, wer sie wann vorgenommen hat. Im Thread werden auch Änderungen an Status, Personen, Priorität und Name festgehalten.
Kann jede Person im Team Aufgaben erstellen?
Nein - die Berechtigung „Aufgaben“ legen Sie für jeden Arbeitsbereich separat fest. Personen ohne diese Berechtigung sehen weiterhin die Aufgaben, zu denen sie hinzugefügt wurden, und können darin schreiben.
Was tun, wenn eine Aufgabe mehrere Schritte umfasst?
Tragen Sie Schritte ohne eigenen Termin und ohne verantwortliche Person als To-do-Liste in die Aufgabenbeschreibung ein. Wenn ein Schritt einen eigenen Termin oder eine eigene für das Ergebnis verantwortliche Person braucht, erstellen Sie dafür eine separate Aufgabe.
Wie vermeide ich, einer Person im Urlaub eine Aufgabe zuzuweisen?
Prüfen Sie vor der Zuweisung die Verfügbarkeit. Den Status „Urlaub“ können Sie für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Wenn Sie den KI-Assistenten verwenden, weist er Sie beim Versuch, eine Aufgabe zuzuweisen, auf die Abwesenheit hin.
Quellen
- Task Manager, Aufgaben - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (abgerufen am: 2026-09-23).
- Task Manager, Benutzer und Rollen - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (abgerufen am: 2026-09-23).
- Task Manager, Arbeitsbereiche - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (abgerufen am: 2026-09-23).
- Task Manager, Ressourcen: Aufgaben - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (abgerufen am: 2026-09-23).
- Task Manager, Ressourcen: Benutzer und Rollen - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (abgerufen am: 2026-09-23).
- Task Manager, Abwesenheit - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (abgerufen am: 2026-09-23).
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
