Lunedì alle 9:15, l'agenzia di Marta, composta da cinque persone, conclude la riunione dicendo: «Ci occupiamo noi dei testi per il sito». Giovedì Magda dice che aspettava Kasia, Kasia dice che aspettava Marek e i testi non ci sono. Se ti chiedi come distribuire le attività in un team senza sorprese del genere, parti da quattro regole: nome, scadenza, stato e registrazione delle modifiche.
Come distribuire le attività in un team? Parti da un solo nome
Assegna un argomento a ogni attività e indica una persona a cui chiederai il risultato. Task Manager permette di assegnare un'attività a più persone, ma non ne sceglie una come unica responsabile: è una decisione che spetta al tuo team.
Nell'agenzia di Marta, l'attività si chiama «Testi per il sito». Magda è responsabile dei testi finali, mentre Kasia è stata aggiunta all'attività perché fornisce il materiale per le foto. Quando giovedì Marta chiede aggiornamenti, si rivolge prima a Magda; se mancano delle foto, Magda può scrivere a Kasia nello stesso thread. È una piccola differenza rispetto a «Magda e Kasia si occuperanno del sito», ma così è chiaro a chi chiedere i testi finali.
Dopo aver selezionato lo Spazio di lavoro nella colonna a sinistra, crea un'attività con il pulsante «+ Aggiungi attività». Inserisci l'argomento, una descrizione con un breve brief, la scadenza e le persone nel campo Assegnatari; puoi anche impostare una priorità normale o alta. Se vuoi vedere tutti i passaggi, consulta i campi delle attività in Task Manager. Aggiungere semplicemente più nomi, però, non sostituisce una conversazione sulle responsabilità.
Uno Spazio di lavoro è uno spazio dedicato alle attività e alle chat di un progetto, di un team o di un argomento. Marta tiene quindi le questioni relative al sito in «Nuovo sito web» e il lavoro sulle campagne in «Marketing». Per saperne di più su come si perdono le decisioni sparse tra le conversazioni, leggi l'articolo perché il team perde traccia delle decisioni.
L'ora della scadenza stabilisce se un'attività è già in ritardo
Se il risultato serve entro un momento preciso, indica anche l'ora nella scadenza. Task Manager considera «per oggi» per tutta la giornata un'attività con una scadenza senza orario; diventa rossa solo il giorno successivo.
Martedì Marta concorda con Marek che i mockup della homepage saranno pronti giovedì alle 12:00, perché alle 14:00 vuole presentarli al cliente. Se avesse indicato solo «giovedì», il programma avrebbe lasciato tutta la giornata per completare l'attività.
Nell'elenco, la scadenza rossa indica un'attività in ritardo, mentre quella blu indica un'attività prevista per oggi. Il verde indica un'attività nei tempi, il grigio un'attività senza scadenza o chiusa. Gli stessi colori sono usati sulla Bacheca, nel calendario e nella barra delle informazioni dell'attività aperta. Sulla scheda nell'elenco vedrai anche un cerchio con il numero di giorni che mancano alla scadenza o di cui è stata superata; passandoci sopra, puoi vedere la data esatta. Le attività completate e annullate non vengono indicate come in ritardo, anche se la scadenza è passata.
Non tutto il lavoro richiede un orario. Se Magda deve raccogliere alcune idee e ha tempo fino a venerdì, può bastare la data. Se Marek deve consegnare il mockup prima della presentazione di Marta, l'orario protegge la fase successiva del lavoro. Indicalo quando qualcuno sta davvero aspettando.
Lo stato sostituisce alcune domande sui progressi
Stabilisci che la persona responsabile dell'attività ne modifichi lo stato quando inizia a lavorarci e quando la completa. In Task Manager puoi modificare lo stato con un clic sull'icona accanto all'attività nell'elenco oppure dal menu ⋮, senza aprire l'attività, se hai il permesso necessario.
Un'attività nuova e non ancora iniziata non ha uno stato; in seguito può essere «in corso», «completata» oppure «annullata». Nell'elenco la riconosci dall'anello accanto al titolo: vuoto, riempito a metà, con un segno di spunta o con una croce. Un punto arancione davanti all'anello indica una priorità alta. Così Marta può distinguere un'attività urgente da una già iniziata prima di aprire la conversazione.
Mercoledì mattina Marta fa clic sul riquadro «In ritardo» sopra l'elenco. Se trova due attività, ne apre i thread e chiede quale sia l'ostacolo invece di convocare una riunione con tutte e cinque le persone. I riquadri «Nei tempi», «Per oggi», «In ritardo» e «Chat» sono sia contatori sia filtri: facendo clic si restringe l'elenco, facendo di nuovo clic si ripristina la visualizzazione. Questo controllo non sostituisce una conversazione sul problema, ma suggerisce da quale conversazione iniziare.
Lo stato non indica che il lavoro procede secondo i piani. Marek può avere un'attività «in corso» e stare ancora aspettando il materiale dal cliente. In quel caso non ti serve un altro colore: ti serve un suo messaggio nel thread. Lo stato risponde alla domanda «è iniziata?», la conversazione a «cosa la sta bloccando?».
La modifica della scadenza deve lasciare una traccia, non un mistero
La discussione dell’attività registra la modifica della scadenza insieme al valore precedente, così puoi verificare cosa è stato spostato. Registra anche le modifiche dello stato, l’aggiunta e la rimozione di persone e le modifiche della priorità e del nome; i messaggi di sistema appaiono come pillole centrate con l’ora.
Immagina che sia venerdì: Marta ricorda che la scadenza di mercoledì per i «Testi per il sito» è passata a venerdì. Invece di scorrere la cronologia della chat del team, apre la discussione e controlla la modifica della scadenza. Vede chi l’ha modificata, quando e qual era la data precedente. Questo chiarisce cosa è successo all’attività. Non dimostra però che il cliente abbia accettato il nuovo accordo: il team deve annotare questa decisione con parole proprie.
C’è anche un limite a ciò che viene registrato. La modifica della sola descrizione non genera un messaggio di sistema; accanto al nome compare l’indicazione «(modificato)». Se qualcuno cambia nel brief «tre pagine secondarie» in «cinque pagine secondarie» e questo incide sul lavoro di Magda, non lasciarle solo la nuova descrizione. Scrivi nella discussione cosa è cambiato e cosa comporta per la scadenza.
| Regola del team | Cosa stabilire | Cosa verificare in Task Manager |
|---|---|---|
| Una persona a cui chiedere il risultato | Chi è responsabile del risultato complessivo | Persone assegnate all’attività; modifiche alle persone nella discussione |
| La scadenza dà il cambio alla persona successiva | Se serve anche un orario | Scadenza e relativa indicazione nell’elenco |
| Lo stato indica la fase | Quando il team modifica lo stato | L’anello accanto all’attività e la voce della modifica nella discussione |
| Le modifiche importanti hanno un contesto | Perché il piano è cambiato | La scadenza precedente nella voce di sistema e la spiegazione del team nella conversazione |
Queste sono le quattro regole principali. Una volta definite, metti a punto tre dettagli: i passaggi dell’attività, le autorizzazioni e le assenze.
Attività separata o punto della lista to-do? Dipende dalla responsabilità
Crea un’attività separata quando una parte del lavoro ha un proprio responsabile o una propria scadenza. Se è solo un passaggio dello stesso lavoro, aggiungilo alla lista to-do nella descrizione dell’attività: questa regola serve a organizzare il lavoro, non è un limite di Task Manager.
Martedì Magda deve preparare il testo della homepage entro le 16:00, mentre Marek deve consegnare i mockup giovedì alle 12:00. Sono due attività: ciascuna ha un responsabile e una scadenza diversi. Nell’attività di Magda, i punti «raccogliere informazioni sull’offerta», «scrivere una bozza» e «controllare i titoli» possono restare nella lista to-do. Non creare più schede solo per spuntare tre passaggi dello stesso lavoro.
Aggiungi una lista to-do con il pulsante nel campo Descrizione. I partecipanti possono spuntarla direttamente nella scheda dell’attività, anche senza il permesso di modificare l’attività stessa; una barra condivisa mostra i progressi, ad esempio «2 di 4 completati». Quando una voce è spuntata, un mini avatar indica chi l’ha selezionata. Per scoprire come organizzare questi passaggi, leggi l’articolo sulla checklist nell’attività.
Non tutti devono poter creare attività per lavorarci
Puoi impostare separatamente in ogni Spazio di lavoro il permesso di creare attività. Chi non ha il permesso «Attività» continua a vedere le attività a cui è stato aggiunto e può scrivere nelle relative discussioni; non poter creare nuove attività non impedisce di lavorare su quelle assegnate.
In un’agenzia di cinque persone, Marta può gestire lo spazio «Nuovo sito web», concedere a Magda i permessi «Attività» e «Chat» e a Kasia e Marek solo «Chat». In questo modo, questi ultimi due possono creare nuove chat, ma non nuove attività in quello spazio; continuano comunque a lavorare e a scrivere normalmente nelle attività a cui Marta li aggiunge. Se i tuoi collaboratori accettano direttamente gli incarichi dei clienti, puoi distribuire i permessi in modo diverso. L’importante è scegliere consapevolmente, non togliere iniziativa al team.
In ogni Spazio di lavoro puoi impostare i permessi «Amministratore», «Attività» e «Chat». L’amministratore di quello spazio gestisce i partecipanti e può modificare ed eliminare le attività e le chat degli altri; selezionando questo ruolo, vengono attivati automaticamente anche gli altri due permessi. Esiste inoltre il ruolo di amministratore globale, che può vedere e gestire tutti gli spazi. La distinzione tra questi livelli è descritta nella pagina Autorizzazioni degli utenti in Task Manager.
Prima di assegnare un’attività, controlla le assenze
Prima di assegnare un’attività, verifica che la persona scelta sia disponibile quando serve. In Task Manager ognuno può impostare nel profilo lo stato Disponibile, Ferie, Malattia o Assente; l’assenza vale per un intervallo di date selezionato e termina automaticamente alla sua scadenza.
Lunedì Marta pensa di assegnare a Kasia un’attività da completare entro mercoledì, ma Kasia sarà in ferie. L’Assistente AI segnala l’assenza quando provi ad assegnare un’attività a una persona assente, così Marta può accordarsi subito con Magda per la sostituzione. Se scrive a Kasia nella discussione mentre è in ferie o in malattia, viene inviata una risposta automatica, al massimo una volta al giorno per discussione. È un segnale per modificare il piano, non un meccanismo che sceglie automaticamente un’altra persona.
L’Assistente AI è facoltativo: Task Manager funziona anche senza AI. Puoi quindi iniziare con una semplice abitudine che non richiede strumenti aggiuntivi: prima di inserire un nome, chiedi alla persona se è disponibile, poi registra la scadenza concordata nell’attività.
Domani mattina scegli uno Spazio di lavoro, apri il riquadro «Scadute» e controlla le attività che richiedono una decisione. Per ognuna, stabilisci a chi chiederai il risultato e aggiungi un orario solo se la fase successiva del lavoro dipende da quello. Vuoi vedere come si presenta questa suddivisione sullo schermo? Apri Demo.
Domande frequenti
Come distribuire le attività in un team quando ci lavorano più persone?
Puoi assegnare un'attività a più persone, ma stabilisci chi sarà l'unica persona a cui chiedere il risultato. È una regola del team, non un limite del campo Assegnatari in Task Manager.
Come faccio a sapere chi ha spostato la scadenza di un'attività?
Controlla il thread dell'attività: il messaggio di sistema mostra la modifica della scadenza con il valore precedente e ti permette di vedere chi l'ha effettuata e quando. Il thread registra anche le modifiche allo stato, alle persone, alla priorità e al nome.
Tutti i membri del team possono creare attività?
No - il permesso «Attività» si imposta separatamente in ogni Spazio di lavoro. Chi non ha questo permesso continua a vedere le attività a cui è stato aggiunto e può scrivere al loro interno.
Cosa fare quando un'attività ha più passaggi?
Inserisci nella lista to-do della descrizione dell'attività i passaggi che non hanno una scadenza o un responsabile propri. Se un passaggio richiede una scadenza o una persona responsabile del risultato, trasformalo in un'attività separata.
Come evitare di assegnare un'attività a una persona in ferie?
Verifica la sua disponibilità prima di assegnare l'attività; lo stato Ferie può essere impostato per un intervallo di date specifico. Se usi l'Assistente AI, ti segnalerà l'assenza quando proverai ad assegnare l'attività.
Fonti
- Task Manager, Attività - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultato il: 2026-09-23).
- Task Manager, Utenti e ruoli - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (consultato il: 2026-09-23).
- Task Manager, Spazi di lavoro - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (consultato il: 2026-09-23).
- Task Manager, Risorse: Attività - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (consultato il: 2026-09-23).
- Task Manager, Risorse: Utenti e ruoli - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (consultato il: 2026-09-23).
- Task Manager, Assenza - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (consultato il: 2026-09-23).
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