Maanantaina klo 9.15 Martan viisihenkinen toimisto päättää palaverin sanoihin ”hoidamme verkkosivuston tekstit”. Torstaina Magda kertoo odottaneensa Kasiaa, ja Kasia Markia; tekstejä ei ole. Jos mietit, miten tehtävät jaetaan tiimissä ilman tällaisia yllätyksiä, aloita neljästä säännöstä: nimi, määräaika, tila ja muutosten kirjaaminen.
Miten jaat tehtävät tiimissä? Aloita yhdestä nimestä
Nimeä jokainen asia ja osoita sille yksi henkilö, jolta kysyt tuloksesta. Task Managerissa voit osoittaa tehtävän useille henkilöille, mutta ohjelma ei valitse heistä yhtä vastuuhenkilöä - siitä sopii tiimisi.
Martan toimistossa asian nimi on ”Verkkosivuston tekstit”. Magda vastaa valmiista teksteistä, ja Kasia on lisätty tehtävään, koska hän toimittaa kuvamateriaalit. Kun Marta kysyy torstaina työn etenemisestä, hän ottaa ensin yhteyttä Magdaan; jos kuvia puuttuu, Magda voi kirjoittaa Kasialle samassa viestiketjussa. Pieni ero verrattuna siihen, että ”Magda ja Kasia hoitavat verkkosivuston”, mutta nyt on selvää, keneltä kysyä valmiista teksteistä.
Kun olet valinnut Työtilan vasemmasta sarakkeesta, luo tehtävä ”+ Lisää tehtävä” -painikkeella. Kirjoita aihe, lyhyt kuvaus toimeksiannosta, määräaika ja henkilöt Vastuuhenkilöt-kenttään; voit myös valita normaalin tai korkean prioriteetin. Jos haluat nähdä tarkat vaiheet, tutustu Task Managerin tehtäväkenttiin. Usean nimen lisääminen ei kuitenkaan korvaa vastuista sopimista.
Työtila on erillinen tila projektin, tiimin tai aiheen tehtäville ja keskusteluille. Siksi Marta hoitaa verkkosivustoon liittyvät asiat ”Uusi verkkosivusto” -Työtilassa ja kampanjat ”Markkinointi”-Työtilassa. Lue lisää siitä, miten keskusteluihin hajautuneet sopimukset unohtuvat, artikkelista miksi tiimi kadottaa sovitut asiat.
Määräajan kellonaika ratkaisee, onko tehtävä jo myöhässä
Jos tulosta tarvitaan tiettyyn kellonaikaan mennessä, lisää määräaikaan myös kellonaika. Task Manager käsittelee tehtävää, jonka määräajalle ei ole määritetty kellonaikaa, ”tälle päivälle” koko kyseisen päivän ajan; se muuttuu punaiseksi vasta seuraavana päivänä.
Tiistaina Marta sopii Markin kanssa, että etusivun luonnokset ovat valmiit torstaina klo 12.00, koska hän haluaa esitellä ne asiakkaalle klo 14.00. Pelkkä ”torstai” jättäisi ohjelmassa koko päivän aikaa tehtävän tekemiseen.
Luettelossa punainen määräaika tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää ja sininen tänään erääntyvää tehtävää. Vihreä tarkoittaa, että tehtävä on aikataulussa, ja harmaa, ettei tehtävällä ole määräaikaa tai se on suljettu. Samat värit näkyvät Taulussa, kalenterissa ja avoimen tehtävän metatietopalkissa. Luettelon tehtäväkortissa näet myös ympyrän, jossa on määräaikaan jäljellä olevien tai sen ylittäneiden päivien määrä; viemällä osoittimen sen päälle näet tarkan päivämäärän. Valmiita ja peruutettuja tehtäviä ei merkitä myöhästyneiksi, vaikka niiden määräaika olisi mennyt.
Kaikki työ ei vaadi kellonaikaa. Jos Magdan pitää kerätä vapaamuotoisia inspiraatioita perjantaihin mennessä, päivämäärä voi riittää. Jos Markin pitää toimittaa luonnos ennen Martan esittelyä, kellonaika turvaa työn seuraavan vaiheen. Sovi kellonaika silloin, kun joku todella odottaa tulosta.
Tila korvaa osan edistymistä koskevista kysymyksistä
Sopikaa, että tehtävää hoitava henkilö muuttaa sen tilaa työn alkaessa ja valmistuessa. Task Managerissa voit muuttaa tilan yhdellä napsautuksella tehtäväluettelon tehtävän vieressä olevasta kuvakkeesta tai ⋮-valikosta avaamatta tehtävää, jos sinulla on siihen oikeus.
Uudella, aloittamattomalla tehtävällä ei vielä ole tilaa; sen tila voi myöhemmin olla ”kesken”, ”valmis” tai ”peruutettu”. Tunnistat tehtävän luettelossa otsikon vieressä olevasta ympyrästä: se voi olla tyhjä, puoliksi täytetty, sisältää valintamerkin tai rastin. Ympyrän edessä oleva oranssi piste tarkoittaa korkeaa prioriteettia. Näin Marta erottaa kiireellisen asian jo aloitetusta ennen keskustelun avaamista.
Keskiviikkoaamuna Marta napsauttaa luettelon yläpuolella olevaa ”Myöhässä”-ruutua. Jos siinä näkyy kaksi tehtävää, hän avaa niiden viestiketjut ja kysyy, mikä estää työn etenemisen, sen sijaan että kutsuisi koko viisihenkisen tiimin palaveriin. ”Aikataulussa”, ”Tälle päivälle”, ”Myöhässä” ja ”Keskustelu”-ruudut ovat samalla sekä laskureita että suodattimia: napsautus rajaa luetteloa, ja uusi napsautus palauttaa sen ennalleen. Tällainen tarkistus ei korvaa ongelmasta keskustelemista, mutta auttaa valitsemaan, mistä keskustelusta aloittaa.
Tila ei kerro, eteneekö työ suunnitelman mukaisesti. Markin tehtävän tila voi olla ”kesken”, vaikka hän yhä odottaisi asiakkaalta materiaaleja. Silloin et tarvitse uutta väriä - tarvitset Markin viestin viestiketjuun. Tila vastaa kysymykseen ”onko työ alkanut?”, keskustelu kysymykseen ”mikä estää etenemisen?”.
Määräajan muutoksesta pitää jäädä jälki, ei arvoitus
Tehtävän viestiketjuun tallentuu määräajan muutos ja aiempi määräaika, joten voit tarkistaa, mitä siirrettiin. Sinne tallentuvat myös tilan muutos, henkilöiden lisääminen ja poistaminen sekä prioriteetin ja nimen muutokset; järjestelmäviestit näkyvät keskitettyinä aikapillereinä.
Kuvittele, että on perjantai: Marta muistaa, että ”Tekstit verkkosivuille” piti saada valmiiksi keskiviikkona, mutta tehtäväkortissa määräpäivänä on perjantai. Sen sijaan että hän selaisi tiimin keskusteluhistoriaa, hän avaa tehtävän viestiketjun ja tarkistaa määräajan muutoksen. Hän näkee, kuka muutoksen teki ja milloin sekä mikä päivämäärä oli aiemmin. Näin selviää, mitä tehtävässä tapahtui. Se ei kuitenkaan todista, että asiakas hyväksyi uuden järjestelyn - tiimin on kirjattava tällainen päätös omin sanoin.
Tällä tallennustavalla on myös rajansa. Pelkkä kuvauksen muokkaaminen ei luo järjestelmäviestiä; nimen vieressä näkyy merkintä ”(muokattu)”. Jos joku muuttaa briiffissä ”kolme alasivua” muotoon ”viisi alasivua” ja se vaikuttaa Magdan työhön, älä jätä häntä vain uuden kuvauksen varaan. Kirjoita viestiketjuun, mikä muuttui ja mitä se merkitsee määräajalle.
| Tiimin sääntö | Mistä sovitte | Mitä tarkistat Task Managerissa |
|---|---|---|
| Yksi henkilö, jolta kysyt tulosta | Kuka vastaa kokonaisuudesta | Tehtävään liitetyt henkilöt; henkilömuutokset viestiketjussa |
| Määräaika sopii seuraavalle työvaiheelle | Tarvitaanko myös kellonaika | Määräaika ja sen merkintä luettelossa |
| Tila kertoo työvaiheen | Milloin tiimi muuttaa tilaa | Tehtävän vieressä oleva rengas ja muutosmerkintä viestiketjussa |
| Tärkeät muutokset tarvitsevat kontekstin | Miksi suunnitelma muuttui | Aiempi määräaika järjestelmäviestissä ja tiimin selitys keskustelussa |
Nämä ovat neljä pääsääntöä. Kun olet sopinut niistä, viimeistele vielä kolme yksityiskohtaa: tehtävän vaiheet, käyttöoikeudet ja poissaolot.
Erillinen tehtävä vai tehtävälistan kohta? Vastuu ratkaisee
Luo erillinen tehtävä, kun työn osalla on oma vastuuhenkilö tai määräaika. Jos kyseessä on vain saman asian työvaihe, lisää se tehtävän kuvauksen tehtävälistaan; tämä sääntö koskee työn järjestämistä, ei Task Managerin rajoituksia.
Tiistaina Magda valmistelee etusivun tekstin klo 16:00 mennessä, ja Marek toimittaa maketit torstaina klo 12:00. Kyseessä on kaksi tehtävää: kummallakin on eri vastuuhenkilö ja määräaika. Magdan tehtävässä kohdat ”kerää tiedot tarjouksesta”, ”kirjoita luonnos” ja ”tarkista otsikot” voivat olla tehtävälistassa. Et luo ylimääräisiä kortteja vain siksi, että voit merkitä yhden työn kolme vaihetta tehdyksi.
Lisäät tehtävälistan Kuvaus-kentän painikkeella. Osallistujat voivat merkitä kohdat tehdyiksi suoraan tehtäväkortissa, vaikka heillä ei olisi oikeutta muokata itse tehtävää; yhteinen palkki näyttää edistymisen, esimerkiksi ”2/4 tehty”. Tehdyn kohdan vieressä oleva minihahmokuva osoittaa, kuka merkitsi sen tehdyksi. Lue lisää tällaisten vaiheiden järjestämisestä artikkelista tehtävän tarkistuslista.
Tehtävien tekemiseen ei tarvitse kaikilla olla oikeutta luoda niitä
Voit määrittää tehtävien luontioikeuden erikseen jokaisessa Työtilassa. Henkilö, jolla ei ole Tehtävät-oikeutta, näkee silti tehtävät, joihin hänet on lisätty, ja voi kirjoittaa niiden viestiketjuihin; uusien tehtävien luontioikeuden puuttuminen ei estä häntä tekemästä hänelle osoitettuja töitä.
Viisihenkisessä toimistossa Marta voi hallinnoida Työtilaa ”Uudet verkkosivut”, antaa Magdalle Tehtävät- ja Keskustelut-oikeudet ja Kasin ja Marekin käyttöön vain Keskustelut-oikeudet. Tällöin jälkimmäiset voivat luoda uusia keskusteluja, mutta eivät uusia tehtäviä kyseiseen Työtilaan - he voivat silti työskennellä ja kirjoittaa normaalisti tehtävissä, joihin Marta heidät lisää. Jos työtoverisi ottavat itse vastaan asiakastöitä, voit jakaa käyttöoikeudet toisin. Olennaista on tehdä tietoinen valinta, ei viedä tiimiltä aloitekykyä.
Jokaisessa Työtilassa voit määrittää käyttöoikeudet ”Ylläpitäjä”, ”Tehtävät” ja ”Keskustelut”. Työtilan ylläpitäjä hallinnoi sen osallistujia ja voi muokata ja poistaa muiden tehtäviä ja keskusteluja; tämän roolin valitseminen ottaa automaattisesti käyttöön myös kaksi muuta käyttöoikeutta. Lisäksi on olemassa yleinen ylläpitäjärooli, jonka käyttäjä näkee kaikki Työtilat ja voi hallinnoida niitä. Näiden tasojen eroa kuvataan sivulla Task Managerin käyttäjien käyttöoikeudet.
Tarkista poissaolo ennen nimen lisäämistä
Varmista ennen tehtävän osoittamista, että valitsemasi henkilö on käytettävissä tarvittavana ajankohtana. Task Managerissa jokainen voi asettaa profiiliinsa tilaksi Käytettävissä, Loma, Sairaus tai Poissa; poissaolo koskee valittua ajanjaksoa ja päättyy sen lopussa.
Maanantaina Marta suunnittelee antavansa Kasille keskiviikoksi tehtävän, mutta Kasilla on silloin loma. AI-avustaja ilmoittaa poissaolosta, kun yrität osoittaa tehtävää poissa olevalle henkilölle, joten Marta voi heti sopia Magdan kanssa sijaisuudesta. Jos hän kirjoittaa Kasille viestiketjuun tämän loman tai sairauspoissaolon aikana, automaattinen vastaus näytetään enintään kerran päivässä kyseisessä viestiketjussa. Se on merkki suunnitelman muuttamisen tarpeesta, ei mekanismi, joka valitsee automaattisesti toisen henkilön.
AI-avustaja on valinnainen: Task Manager toimii myös ilman tekoälyä. Voit siis aloittaa yksinkertaisella toimintatavalla, joka ei vaadi mitään ylimääräistä työkalua: kysy henkilöltä hänen saatavuuttaan ennen nimen lisäämistä ja kirjaa sitten sovittu määräaika tehtävään.
Valitse huomenna aamulla yksi Työtila, avaa ”Myöhässä”-ruutu ja käy läpi tehtävät, jotka vaativat päätöksen. Päätä kunkin kohdalla, keneltä kysyt tulosta, ja lisää kellonaika vain, jos seuraava työvaihe riippuu siitä. Haluatko nähdä, miltä tällainen tehtävien jako näyttää näytöllä? Avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Miten tehtävät jaetaan tiimissä, kun useampi henkilö työskentelee saman tehtävän parissa?
Voit nimetä yhdelle tehtävälle useita henkilöitä, mutta sovi, keneltä kysyt tuloksesta. Tämä on tiimin yhteinen sääntö, ei Task Managerin Vastuuhenkilöt-kentän rajoitus.
Mistä näen, kuka siirsi tehtävän määräaikaa?
Tarkista tehtävän viestiketju: järjestelmäviesti näyttää määräajan muutoksen ja aiemman arvon sekä sen, kuka muutoksen teki ja milloin. Viestiketjuun tallentuvat myös tilan, henkilöiden, prioriteetin ja nimen muutokset.
Voiko jokainen tiimin jäsen luoda tehtäviä?
Ei - määrität Tehtävät-käyttöoikeuden erikseen jokaisessa Työtilassa. Henkilö, jolla ei ole tätä oikeutta, näkee silti hänelle lisätyt tehtävät ja voi kirjoittaa niihin.
Mitä tehdä, kun tehtävässä on useita vaiheita?
Kirjaa tehtävän kuvaukseen tehtävälistaksi vaiheet, joilla ei ole omaa määräaikaa eikä vastuuhenkilöä. Jos vaihe tarvitsee erillisen määräajan tai tuloksesta vastaavan henkilön, tee siitä oma tehtävänsä.
Miten vältän tehtävän osoittamisen lomalla olevalle henkilölle?
Tarkista henkilön saatavuus ennen tehtävän osoittamista; Loma-tilan voi määrittää tietylle ajanjaksolle. Jos käytät AI-avustajaa, se ilmoittaa poissaolosta, kun yrität osoittaa tehtävän henkilölle.
Lähteet
- Task Manager, Tehtävät - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (käytetty: 2026-09-23).
- Task Manager, Käyttäjät ja roolit - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (käytetty: 2026-09-23).
- Task Manager, Työtilat - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (käytetty: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiaalit: Tehtävät - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (käytetty: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiaalit: Käyttäjät ja roolit - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (käytetty: 2026-09-23).
- Task Manager, Poissaolo - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (käytetty: 2026-09-23).
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
