V pondelok o 9:15 sa päťčlenná agentúra Marty končí stretnutie slovami „texty na web nejako vybavíme“. Vo štvrtok Magda hovorí, že čakala na Kasiu, Kasia - že na Marka; texty stále nie sú hotové. Ak premýšľate, ako rozdeliť úlohy v tíme bez takýchto prekvapení, začnite štyrmi pravidlami: menom, termínom, stavom a zaznamenávaním zmien.
Ako rozdeliť úlohy v tíme? Začnite jedným menom
Každej úlohe dajte názov a určte jednu osobu, ktorej sa opýtate na výsledok. Task Manager umožňuje priradiť k úlohe viac ľudí, ale nevyberá z nich jedného zodpovedného - to si musí dohodnúť váš tím.
V Martininej agentúre má úloha názov „Texty na web“. Magda zodpovedá za hotové texty a Kasia je k úlohe priradená, pretože dodáva podklady k fotografiám. Keď sa Marta vo štvrtok pýta na priebeh, obráti sa najprv na Magdu; ak chýbajú fotografie, Magda môže napísať Kasi do toho istého vlákna. Je to malý rozdiel oproti formulácii „Magda a Kasia sa postarajú o web“, no vďaka nemu je jasné, koho sa opýtať na hotové texty.
Po výbere Pracovného priestoru v ľavom stĺpci vytvoríte úlohu tlačidlom „+ Pridať úlohu“. Zadáte názov, opis so stručným zadaním, termín a osoby v poli Priradení; môžete nastaviť aj normálnu alebo vysokú prioritu. Ak potrebujete presný postup, pozrite si polia úlohy v Task Manageri. Samotné pridanie niekoľkých mien však nenahradí rozhovor o zodpovednosti.
Pracovný priestor je oddelený priestor na úlohy a chaty projektu, tímu alebo témy. Marta preto rieši záležitosti webu v priestore „Nový web“ a prácu na kampaniach v priestore „Marketing“. Viac o tom, ako sa strácajú dohody roztrúsené v konverzáciách, sa dočítate v článku prečo tím stráca prehľad o dohodách.
Čas termínu rozhoduje o tom, či je už úloha po termíne
Ak je výsledok potrebný do konkrétneho času, zadajte k termínu aj hodinu. Úlohu s termínom bez času Task Manager považuje počas celého zvoleného dňa za úlohu „na dnes“; červenou sa označí až nasledujúci deň.
V utorok sa Marta s Markom dohodne, že návrhy domovskej stránky majú byť hotové vo štvrtok o 12:00, pretože o 14:00 ich chce predstaviť klientovi. Samotný údaj „štvrtok“ by v programe nechal na dokončenie úlohy celý deň.
Červený termín v zozname označuje úlohu po termíne a modrý úlohu na dnes. Zelený označuje úlohu, ktorej termín ešte neuplynul, sivý úlohu bez termínu alebo uzavretú úlohu. Rovnaké farebné pravidlá platia na Nástenke, v kalendári aj na paneli meta otvorenej úlohy. Pri úlohe v zozname uvidíte aj krúžok s počtom dní do termínu alebo po ňom; po prejdení kurzorom sa zobrazí presný dátum. Hotové a zrušené úlohy sa neoznačujú ako úlohy po termíne, ani keď ich termín uplynul.
Nie každá práca si vyžaduje určenie hodiny. Ak má Magda do piatka pozbierať voľné inšpirácie, stačí dátum. Ak má Marek odovzdať návrh pred Martinou prezentáciou, určenie hodiny ochráni ďalšiu fázu práce. Nastavujte ju tam, kde niekto na výsledok skutočne čaká.
Stav nahrádza niektoré otázky o priebehu
Dohodnite sa, že osoba zodpovedná za úlohu zmení jej stav pri začatí práce aj po jej dokončení. V Task Manageri môžete stav zmeniť jedným kliknutím na ikonu pri úlohe v zozname alebo cez menu ⋮, bez otvorenia úlohy, ak na to máte oprávnenie.
Nová, nezačatá úloha ešte nemá stav; môže byť „prebieha“, „hotová“ alebo „zrušená“. V zozname ju rozpoznáte podľa krúžku pri názve: prázdneho, napoly vyplneného, so začiarknutím alebo s krížikom. Oranžová bodka pred krúžkom označuje vysokú prioritu. Marta tak ešte pred otvorením konverzácie rozlíši naliehavú záležitosť od rozpracovanej.
V stredu ráno Marta klikne na dlaždicu „Po termíne“ nad zoznamom. Ak tam uvidí dve úlohy, otvorí ich vlákna a opýta sa, čo im bráni v dokončení, namiesto toho, aby zvolala stretnutie všetkých piatich. Dlaždice „V termíne“, „Na dnes“, „Po termíne“ a „Chat“ slúžia zároveň ako počítadlá aj filtre: kliknutím sa zoznam zúži a ďalším kliknutím sa obnoví. Takáto kontrola nenahrádza rozhovor o probléme, ale napovie, ktorým rozhovorom začať.
Stav neznamená, že práca postupuje podľa plánu. Marek môže mať úlohu „prebieha“, a pritom stále čakať na podklady od klienta. Vtedy nepotrebujete ďalšiu farbu - potrebujete jeho správu vo vlákne. Stav odpovedá na otázku „Už sa na tom pracuje?“, konverzácia na otázku „Čo bráni v ďalšom postupe?“
Zmena termínu má zanechať stopu, nie hádanku
Vlákno úlohy zaznamená zmenu termínu spolu s predchádzajúcou hodnotou, takže si môžeš overiť, čo sa posunulo. Zaznamená aj zmenu stavu, pridanie a odstránenie osôb, ako aj zmenu priority a názvu; systémové správy sa zobrazujú ako vycentrované bubliny s časom.
Predstav si piatok: Marta si pamätá stredajší termín „Texty na web“, no na karte vidí piatok. Namiesto prezerania histórie tímového chatu otvorí vlákno a skontroluje zmenu termínu. Vidí, kto a kedy ju vykonal a aký bol predchádzajúci dátum. To jej povie, čo sa s úlohou stalo. Nedokazuje to však, že klient schválil novú dohodu - tím musí takéto rozhodnutie zaznamenať vlastnými slovami.
Tento záznam má aj svoje hranice. Zmena samotného opisu nevytvorí systémovú správu; pri mene sa zobrazí označenie „(upravené)“. Ak niekto zmení v zadaní „tri podstránky“ na „päť podstránok“ a ovplyvní to prácu Magdy, nenechaj ju len s novým znením opisu. Napíš do vlákna, čo sa zmenilo a čo to znamená pre termín.
| Pravidlo tímu | Čo si dohodnete | Čo skontrolujete v Task Manageri |
|---|---|---|
| Jedna osoba, ktorá zodpovedá za výsledok | Kto zodpovedá za celok | Osoby priradené k úlohe; zmeny osôb vo vlákne |
| Termín zodpovedá potrebám ďalšej osoby | Či je potrebný aj presný čas | Termín a jeho označenie v zozname |
| Stav ukazuje fázu | Kedy tím mení stav | Kruh pri úlohe a záznam o zmene vo vlákne |
| Dôležité zmeny majú kontext | Prečo sa plán zmenil | Predchádzajúci termín v systémovom zázname a vysvetlenie tímu v konverzácii |
Toto sú štyri hlavné pravidlá. Keď si ich dohodnete, dolaďte ešte tri podrobnosti: kroky v úlohe, oprávnenia a neprítomnosti.
Samostatná úloha alebo položka kontrolného zoznamu? Rozhoduje zodpovednosť
Vytvor samostatnú úlohu, keď má daná časť práce vlastnú zodpovednú osobu alebo vlastný termín. Ak ide len o krok v rámci tej istej veci, zapíš ho do kontrolného zoznamu v opise úlohy; toto pravidlo je spôsob organizácie práce, nie obmedzenie Task Managera.
V utorok má Magda pripraviť text domovskej stránky do 16:00 a Marek odovzdať makety vo štvrtok o 12:00. Sú to dve úlohy: každá má inú zodpovednú osobu a iný termín. V úlohe Magdy môžu položky „zhromaždiť informácie o ponuke“, „napísať návrh“ a „skontrolovať nadpisy“ zostať v kontrolnom zozname. Nevytváraš ďalšie karty len preto, aby si odškrtol tri kroky jednej práce.
Kontrolný zoznam pridáš tlačidlom v poli Opis. Účastníci môžu jeho položky označovať priamo na karte úlohy, aj keď nemajú právo upravovať samotnú úlohu; spoločný indikátor zobrazuje priebeh, napríklad „2 zo 4 hotové“. Pri označenej položke miniatúrny avatar ukazuje, kto ju označil. O spôsoboch, ako usporiadať takéto kroky, sa dočítaš v článku o kontrolnom zozname v úlohe.
Nie každý musí vytvárať úlohy, aby na nich mohol pracovať
Právo vytvárať úlohy nastavuješ samostatne v každom Pracovnom priestore. Osoba bez oprávnenia „Úlohy“ stále vidí úlohy, do ktorých bola pridaná, a môže písať do ich vlákien; chýbajúce právo vytvárať nové úlohy ju neodstrihne od pridelenej práce.
V päťčlennej agentúre môže Marta spravovať priestor „Nová webová stránka“, Magde udeliť oprávnenia „Úlohy“ a „Chaty“ a Kasi a Marekovi iba „Chaty“. Táto dvojica potom môže vytvárať nové chaty, ale nie nové úlohy v danom priestore - v úlohách, do ktorých ich Marta pridá, však naďalej normálne pracuje a píše. Ak tvoji spolupracovníci sami prijímajú požiadavky od klientov, môžeš oprávnenia rozdeliť inak. Ide o vedomé rozhodnutie, nie o odobratie iniciatívy tímu.
V každom Pracovnom priestore nastavuješ oprávnenia „Administrátor“, „Úlohy“ a „Chaty“. Administrátor daného priestoru spravuje jeho účastníkov a môže upravovať a mazať úlohy a chaty ostatných; označením tejto roly sa automaticky zapnú aj dve zostávajúce oprávnenia. Samostatne existuje rola globálneho administrátora, ktorý vidí a spravuje všetky priestory. Rozdiel medzi týmito úrovňami opisujú používateľské oprávnenia v Task Manageri.
Skôr než zadáš meno, skontroluj neprítomnosť
Pred pridelením úlohy sa uisti, že uvedená osoba bude v potrebnom termíne k dispozícii. V Task Manageri si každý vo svojom profile nastaví stav Dostupný, Dovolenka, Choroba alebo Neprítomný; neprítomnosť platí vo vybranom rozsahu dátumov a po jeho skončení prestane platiť.
V pondelok plánuje Marta zveriť Kasi úlohu na stredu, ale Kasia má vtedy dovolenku. Asistent AI upozorní na neprítomnosť, keď sa pokúsiš priradiť úlohu neprítomnej osobe, takže Marta môže hneď dohodnúť zastupovanie s Magdou. Ak napíše Kasi do vlákna počas jej dovolenky alebo choroby, zobrazí sa automatická odpoveď, najviac raz denne v danom vlákne. Je to signál na zmenu plánu, nie mechanizmus, ktorý sám vyberie inú osobu.
Asistent AI je voliteľný: Task Manager funguje aj bez AI. Môžeš teda začať jednoduchým zvykom, ktorý nevyžaduje žiadny ďalší nástroj: pred zadaním mena sa opýtaj danej osoby, či bude k dispozícii, a potom dohodnutý termín zapíš do úlohy.
Zajtra ráno si vyber jeden Pracovný priestor, otvor dlaždicu „Po termíne“ a prejdi si úlohy, ktoré si vyžadujú rozhodnutie. Pri každej si urč osobu, ktorej sa opýtaš na výsledok, a presný čas len vtedy, keď od neho závisí ďalšia fáza práce. Chceš vidieť, ako takéto rozdelenie vyzerá na obrazovke? Otvor Demo.
Najčastejšie otázky
Ako rozdeliť úlohy v tíme, keď na jednej pracuje viac ľudí?
K jednej úlohe môžete priradiť viac ľudí, ale určte jedného, koho sa opýtate na výsledok. Je to pravidlo tímu, nie obmedzenie poľa Priradení v Task Manageri.
Ako zistím, kto posunul termín úlohy?
Pozrite si vlákno úlohy: systémová správa zobrazuje zmenu termínu aj predchádzajúcu hodnotu a ukáže, kto a kedy ju vykonal. Vo vlákne sa zaznamenávajú aj zmeny stavu, osôb, priority a názvu.
Môže úlohy vytvárať každý v tíme?
Nie - oprávnenie „Úlohy“ nastavujete osobitne v každom Pracovnom priestore. Osoba bez tohto oprávnenia stále vidí úlohy, do ktorých bola pridaná, a môže v nich písať.
Čo robiť, keď má úloha niekoľko krokov?
Kroky bez vlastného termínu a zodpovednej osoby zapíšte do kontrolného zoznamu v opise úlohy. Ak krok potrebuje samostatný termín alebo osobu zodpovednú za výsledok, vytvorte z neho samostatnú úlohu.
Ako nepriradiť úlohu niekomu, kto je na dovolenke?
Pred priradením skontrolujte jeho dostupnosť; stav Dovolenka možno nastaviť na konkrétne obdobie. Ak používate Asistenta AI, pri pokuse o priradenie úlohy vás upozorní na neprítomnosť.
Zdroje
- Task Manager, Úlohy - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (prístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Používatelia a roly - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (prístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Pracovné priestory - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (prístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiály: Úlohy - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (prístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiály: Používatelia a roly - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (prístup: 2026-09-23).
- Task Manager, Neprítomnosť - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (prístup: 2026-09-23).
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
