Na segunda-feira, às 9:15, a agência de cinco pessoas de Marta termina a reunião com as palavras «tratamos dos textos para o site». Na quinta-feira, Magda diz que estava à espera de Kasia, e Kasia - de Marek; os textos não estão feitos. Se quer saber como distribuir tarefas numa equipa sem estas surpresas, comece por quatro regras: nome, prazo, estado e registo das alterações.
Como distribuir tarefas numa equipa? Comece por um nome
Dê um tema a cada assunto e indique uma pessoa a quem pedir contas do resultado. O Task Manager permite atribuir várias pessoas à tarefa, mas não escolhe um único responsável entre elas - essa decisão cabe à sua equipa.
Na agência de Marta, a tarefa chama-se «Textos para o site». Magda é responsável pelos textos finais, e Kasia está associada à tarefa porque fornece os materiais para as fotografias. Quando Marta pergunta pelo progresso na quinta-feira, começa por falar com Magda; se faltarem fotografias, Magda pode escrever a Kasia no mesmo tópico. É uma pequena diferença em relação a «Magda e Kasia tratam do site», mas assim sabe-se a quem perguntar pelos textos finais.
Depois de selecionar um Workspace na coluna da esquerda, crie uma tarefa com o botão «+ Adicionar tarefa». Introduza o tema, uma descrição com um breve resumo, o prazo e as pessoas no campo «Atribuídos»; também pode definir uma prioridade normal ou alta. Se precisar de ver o processo em detalhe, consulte os campos das tarefas no Task Manager. No entanto, acrescentar vários nomes não substitui uma conversa sobre responsabilidades.
Um Workspace é um espaço separado para as tarefas e conversas de um projeto, equipa ou tema. Por isso, Marta mantém os assuntos do site em «Novo site» e o trabalho nas campanhas em «Marketing». Saiba mais sobre como os acordos se perdem quando ficam dispersos pelas conversas no artigo porque é que a equipa perde o fio aos acordos.
A hora do prazo determina se a tarefa já está atrasada
Se o resultado for necessário até uma hora específica, indique também a hora no prazo. O Task Manager considera «para hoje» durante todo o dia indicado as tarefas cujo prazo não tem hora; só ficam a vermelho no dia seguinte.
Na terça-feira, Marta combina com Marek que os protótipos da página inicial devem estar prontos na quinta-feira às 12:00, porque quer apresentá-los ao cliente às 14:00. Se indicasse apenas «quinta-feira», o programa daria o dia inteiro para concluir a tarefa.
Na lista, um prazo a vermelho indica uma tarefa atrasada, e a azul - uma tarefa para hoje. Verde indica uma tarefa dentro do prazo, cinzento - uma tarefa sem prazo ou fechada. As mesmas regras de cores aplicam-se no Quadro, no calendário e na barra de meta da tarefa aberta. No cartão da lista, verá também um círculo com o número de dias que faltam para o prazo ou que já passaram; passe o cursor por cima para ver a data exata. As tarefas concluídas e canceladas não são assinaladas como atrasadas, mesmo que o prazo já tenha passado.
Nem todo o trabalho precisa de uma hora definida. Se Magda tiver de reunir algumas ideias até sexta-feira, a data pode ser suficiente. Se Marek tiver de entregar o protótipo antes da apresentação de Marta, a hora protege a etapa seguinte do trabalho. Defina uma hora quando alguém estiver realmente à espera.
O estado substitui algumas perguntas sobre o progresso
Combine que a pessoa responsável pela tarefa altera o estado quando começa a trabalhar e quando termina. No Task Manager, pode alterar o estado com um clique no ícone junto à tarefa na lista ou através do menu ⋮, sem abrir a tarefa, se tiver essa permissão.
Uma tarefa nova, ainda não iniciada, não tem estado; depois, pode ficar «em curso», «concluída» ou «cancelada». Na lista, identifica-a pelo círculo junto ao título: vazio, meio preenchido, com um visto ou com uma cruz. Um ponto laranja antes do círculo indica prioridade alta. Assim, Marta consegue distinguir um assunto urgente de um assunto já iniciado antes de abrir a conversa.
Na quarta-feira de manhã, Marta clica no cartão «Atrasadas» acima da lista. Se encontrar duas tarefas, abre os respetivos tópicos e pergunta o que está a impedir o avanço, em vez de convocar uma reunião com as cinco pessoas. Os cartões «Dentro do prazo», «Para hoje», «Atrasadas» e «Chat» funcionam como contadores e filtros: ao clicar, a lista é filtrada; ao clicar novamente, volta à vista anterior. Esta revisão não substitui uma conversa sobre o problema, mas ajuda a perceber por onde começar.
O estado não significa que o trabalho esteja a decorrer conforme planeado. Marek pode ter uma tarefa «em curso» e continuar à espera de materiais do cliente. Nesse caso, não precisa de outra cor - precisa de uma mensagem dele no tópico. O estado responde à pergunta «já começou?», e a conversa responde à pergunta «o que está a impedir o avanço?».
A alteração do prazo deve deixar um registo, não um enigma
A conversa da tarefa regista a alteração do prazo juntamente com o valor anterior, para poder verificar o que foi adiado. Regista também as alterações de estado, a adição e remoção de pessoas e as alterações de prioridade e de nome; as mensagens do sistema surgem como pequenas cápsulas centradas, com a hora.
Imagine uma sexta-feira: Marta lembra-se do prazo de quarta-feira para «Textos para o site», mas vê sexta-feira no cartão. Em vez de percorrer o histórico do chat da equipa, abre a conversa e verifica a alteração do prazo. Vê quem a fez, quando e qual era a data anterior. Isto diz-lhe o que aconteceu na tarefa. Mas não prova que o cliente aceitou o novo acordo - essa decisão tem de ser registada pela equipa, por palavras próprias.
Há também um limite neste registo. Alterar apenas a descrição não cria uma mensagem do sistema; junto ao nome aparece a indicação «(editado)». Se alguém alterar «três páginas interiores» para «cinco páginas interiores» no briefing e isso afetar o trabalho da Magda, não a deixe apenas com o novo conteúdo da descrição. Escreva na conversa o que mudou e o que isso significa para o prazo.
| Regra da equipa | O que definir | O que verificar no Task Manager |
|---|---|---|
| Uma pessoa a quem pedir o resultado | Quem é responsável pelo todo | Pessoas atribuídas à tarefa; alterações de pessoas na conversa |
| O prazo corresponde à próxima pessoa | Se também é necessária uma hora | Prazo e indicação na lista |
| O estado mostra a etapa | Quando a equipa altera o estado | Anel junto à tarefa e registo da alteração na conversa |
| As alterações importantes têm contexto | Porque mudou o plano | Prazo anterior no registo do sistema e explicação da equipa na conversa |
Estas são as quatro regras principais. Depois de as definir, aperfeiçoe três detalhes: os passos da tarefa, as permissões e as ausências.
Tarefa separada ou item da lista de tarefas? A responsabilidade é que decide
Crie uma tarefa separada quando uma parte do trabalho tiver uma pessoa responsável ou um prazo próprios. Se for apenas um passo do mesmo assunto, inclua-o na lista de tarefas da descrição da tarefa; esta regra serve para organizar o trabalho, não é uma limitação do Task Manager.
Na terça-feira, Magda tem de preparar o texto da página inicial até às 16:00, e Marek tem de entregar os mockups na quinta-feira às 12:00. São duas tarefas: cada uma tem uma pessoa responsável e um prazo diferentes. Na tarefa da Magda, os itens «reunir informações sobre a oferta», «escrever um rascunho» e «verificar os títulos» podem ficar numa lista de tarefas. Não multiplique os cartões só para assinalar três passos de um único trabalho.
Adicione uma lista de tarefas com o botão no campo Descrição. Os participantes podem assinalar os itens diretamente no cartão da tarefa, mesmo sem permissão para editar a própria tarefa; uma barra comum mostra o progresso, por exemplo, «2 de 4 concluídos». Junto a cada item assinalado, um miniavatar indica quem o marcou. Saiba mais sobre formas de organizar estes passos no artigo sobre listas de verificação nas tarefas.
Nem todos têm de criar tarefas para trabalhar nelas
Define separadamente em cada Workspace quem tem permissão para criar tarefas. Quem não tem a permissão «Tarefas» continua a ver as tarefas a que foi adicionado e pode escrever nas respetivas conversas; não ter permissão para criar tarefas não impede que trabalhe nas tarefas que lhe foram atribuídas.
Numa agência com cinco pessoas, Marta pode gerir o espaço «Novo site», dar à Magda as permissões «Tarefas» e «Chats» e dar apenas «Chats» à Kasia e ao Marek. Nesse caso, estes dois podem criar novos chats, mas não novas tarefas nesse espaço - continuam a trabalhar e a escrever normalmente nas tarefas a que Marta os adicionar. Se os seus colegas aceitarem trabalho diretamente dos clientes, pode distribuir as permissões de outra forma. O importante é fazer uma escolha consciente, não retirar a iniciativa à equipa.
Em cada Workspace, pode definir as permissões «Administrador», «Tarefas» e «Chats». O administrador de um espaço gere os respetivos participantes e pode editar e eliminar tarefas e chats de outras pessoas; ao selecionar esta função, as outras duas permissões são ativadas automaticamente. Existe também, em separado, a função de administrador global, que vê e gere todos os espaços. A diferença entre estes níveis é explicada em permissões de utilizador no Task Manager.
Antes de indicar um nome, verifique se a pessoa está ausente
Antes de atribuir uma tarefa, confirme se a pessoa indicada estará disponível quando necessário. No Task Manager, cada pessoa define no perfil o estado Disponível, Férias, Doença ou Ausente; a ausência aplica-se ao intervalo de datas selecionado e deixa de estar ativa no final desse período.
Na segunda-feira, Marta planeia atribuir uma tarefa à Kasia para quarta-feira, mas a Kasia está de Férias nessa altura. O Assistente de IA informa sobre a ausência quando tenta atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente, para que Marta possa combinar logo uma substituição com a Magda. Se escrever à Kasia na conversa durante as Férias ou uma Doença, será apresentada uma resposta automática, no máximo uma vez por dia em cada conversa. É um sinal para alterar o plano, não um mecanismo que escolha outra pessoa automaticamente.
O Assistente de IA é opcional: o Task Manager também funciona sem IA. Pode, por isso, começar com um hábito simples que não requer nenhuma ferramenta adicional: antes de indicar um nome, pergunte à pessoa se está disponível e, depois, registe o prazo acordado na tarefa.
Amanhã de manhã, escolha um Workspace, abra o cartão «Atrasadas» e reveja as tarefas que exigem uma decisão. Para cada uma, defina a pessoa a quem vai pedir o resultado e indique uma hora apenas se a próxima etapa do trabalho depender dela. Quer ver como funciona esta divisão no ecrã? Abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Como distribuir tarefas numa equipa quando várias pessoas trabalham na mesma tarefa?
Pode atribuir várias pessoas à mesma tarefa, mas defina uma única pessoa a quem pedir contas do resultado. Esta é uma regra da equipa, não um limite do campo «Atribuídos» no Task Manager.
Como sei quem alterou o prazo da tarefa?
Consulte o tópico da tarefa: uma mensagem do sistema mostra a alteração do prazo e o valor anterior, permitindo ver quem a fez e quando. O tópico também regista alterações ao estado, às pessoas atribuídas, à prioridade e ao nome.
Todos os membros da equipa podem criar tarefas?
Não - a permissão «Tarefas» é definida separadamente em cada Workspace. Quem não tiver essa permissão continua a ver as tarefas a que foi adicionado e pode escrever nelas.
O que fazer quando uma tarefa tem várias etapas?
Registe numa lista de tarefas na descrição da tarefa as etapas que não precisem de um prazo ou responsável próprios. Se uma etapa precisar de um prazo ou de uma pessoa responsável pelo resultado, crie uma tarefa separada.
Como evitar atribuir uma tarefa a alguém que está de férias?
Verifique a disponibilidade antes de atribuir a tarefa; o estado «Férias» pode ser definido para um intervalo de datas específico. Se utilizar o Assistente de IA, será informado da ausência ao tentar atribuir uma tarefa.
Fontes
- Task Manager, Tarefas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultado em: 2026-09-23).
- Task Manager, Utilizadores e funções - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (consultado em: 2026-09-23).
- Task Manager, Workspaces - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (consultado em: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiais: Tarefas - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (consultado em: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiais: Utilizadores e funções - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (consultado em: 2026-09-23).
- Task Manager, Ausência - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (consultado em: 2026-09-23).
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
