V pondělí ráno přijde do schránky biuro@ žádost o cenovou nabídku. V 12členné firmě obsluhují adresu Ola, Kasia a Marek: Ola a Kasia odpovídají klientovi, zatímco Marek předpokládá, že záležitost převzala jedna z nich. Jak zvládnout e-maily v týmu, aby poptávka měla jednu odpověď a po odeslání nezapadla? Bez služby a úkolu s termínem Marek stále neví, kdo cenovou nabídku připraví.
Jak zvládnout e-maily v týmu, když schránka nekontroluje záležitosti?
Společná adresa sama neurčí, kdo připraví nabídku ani do kdy. Seznam e-mailů říká, co přišlo, ale nenahrazuje úkol s odpovědnou osobou a termínem.
Po dvou odpovědích klienta může záležitost stále stát na místě: nikdo nesbírá údaje potřebné pro cenovou nabídku. Když klient požádá o úpravu a přiloží dokument, začíná se hledat, kdo má poslední verzi. Pokud se vám podobná ujednání ztrácejí i v chatu, přečtěte si zásadu jednoho místa pro záležitosti týmu.
Pošta nemusí z procesu mizet. Má sloužit ke komunikaci s klientem, a úkol - k tomu, aby se stanovilo, co z této komunikace vyplývá.
Zásada 1: každá osoba obsluhující biuro@ si adresu připojuje sama
V Task Manageru si společnou adresu biuro@ připojuje samostatně každá osoba, která má tuto korespondenci číst. Schránka přiřazená k účtu uživatele je soukromá: nevidí ji ostatní, ani administrátor, pokud si sami tutéž adresu nepřipojí.
Ola, Kasia a Marek přidávají biuro@firma.pl a mohou mít vedle toho i své vlastní jmenné schránky. Každá připojená schránka se zobrazí v levém sloupci pod nadpisem Pošta. Jde o stejnou e-mailovou adresu na třech účtech, nikoli o frontu záležitostí.
Schránku přidáte přes Nastavení → Pošta → Přidat schránku. Zadáte adresu a heslo, údaje serverů IMAP a SMTP, a poté nastavíte název, rozsah stahované historie, viditelnost vláken a podpis. IMAP slouží k příjmu pošty, SMTP k jejímu odesílání; adresy obou serverů najdete obvykle v panelu hostingu. Před uložením klikněte na Testovat připojení - program ověří příjem a odesílání a vyhledá složku Odeslané. U Gmailu a Outlooku návod počítá s heslem aplikace, nikoli běžným heslem k účtu; v Gmailu musí být zapnutý IMAP. Podrobnosti konfigurace najdete v popisu modulu Pošta.
Zásada 2: stanovte službu a zkontrolujte vlákno před odpovědí
Samotné připojení biuro@ nezabrání dvěma lidem odpovědět na stejný e-mail. Stanovte tedy osobu ve službě na daný den a požadujte, aby před odesláním odpovědi otevřela celé vlákno.
Pokud má v úterý službu Kasia, Ola i Marek vědí, komu předat novou poptávku. Kasia ve vlákně vidí odpovědi odeslané z biuro@, včetně těch odeslaných z telefonu: Task Manager čte složku Odeslané na e-mailovém serveru a ukládá do ní kopie zpráv odeslaných přes aplikaci. To pomáhá zkontrolovat, zda už někdo odpověděl. Není to ale blokace druhé odpovědi ani funkce přiřazující vlákno konkrétnímu zaměstnanci.
U společné adresy nezapínejte nastavení „Označovat přečtené i na serveru” - výchozí je vypnuté. Přečtení e-mailu Olou pak neodstraní označení nepřečtené zprávy u Marka v Task Manageru. Pokud je pro vás důležitější shoda stavu přečtení s telefonem nebo webmailem, můžete toto nastavení zapnout - vědomě, po dohodě zásad s týmem.
Zásada 3: pokud zazní otázka „kdo a do kdy?“, vytvořte úkol
E-mail vyžadující vykonání práce přeneste do úkolu s osobou a termínem. E-mailové vlákno s tímto úkolem můžete propojit, samotné propojení však týmu neukáže obsah zprávy.
Ve středu Ola čte poptávku od klienta Nord. V Pracovním prostoru Prodej založí úkol „Nabídka pro klienta Nord”, přiřadí Kasii a nastaví termín na čtvrtek, 12:00. Do popisu vloží požadavky předané klientem. Díky tomu Kasia nemusí hádat, co má připravit, a termín nezůstává jen větou v korespondenci.
Následně Ola otevře menu ⋮ e-mailového vlákna, zvolí Propojit, vybere Pracovní prostor a úkol. V menu se zobrazí informace o propojení a zkratka „Otevřít propojené…“. Jde o cestu mezi pracovními místy, ne o způsob udělení přístupu ke schránce: účastník úkolu bez připojené biuro@ neuvidí ani předmět, ani obsah e-mailu. Pokud má znát požadavky klienta, vlož je do úkolu. Pracovní kroky rozepište do seznamu úkolů v popisu úkolu. Účastníci je odškrtávají bez otevírání editace a u splněné položky je vidět, kdo ji zaškrtl. Podívejte se, jak vést kontrolní seznam v úkolu.
Pravidlo 4: shromážděte přílohy v Souborech místo jejich opakovaného rozesílání
Přílohy z vlákna můžete uložit v modulu Soubory, dostupném ve variantě Pro. Sponka v záhlaví e-mailu přenese všechny přílohy do složky Pošta / název schránky / téma vlákna a tuto složku otevře.
V pátek do diskuze o smlouvě přibude třetí verze dokumentu. Místo abyste žádali kolegy o další předání souboru, shromáždíte přílohy z vlákna na jednom místě. Při synchronizaci pošty Task Manager nejprve uloží pouze jejich seznam; soubory stahuje na vyžádání. Jednotlivou přílohu můžete otevřít v náhledu, nebo stáhnout na disk pomocí šipky u jejího názvu.
Nezaměňujte složku v Souborech s oprávněním ke čtení pošty. Propojení e-mailu s úkolem stále neodhaluje korespondenci ostatním osobám. Pokud dokumenty potřebují, umístěte je na místo, ke kterému mají přístup, a ověřte pravidla práce s modulem Soubory.
Pravidlo 5: odstraňujte ze seznamu vše, co nevyžaduje akci
Vlákno, ke kterému se nemusíte vracet, můžete skrýt, aniž byste smazali zprávu. V Task Manageru ho pak najdete pod dlaždicí Skryté a vrátíte příkazem „Zobrazit zpět“.
To se hodí u potvrzení, která bylo třeba přečíst, ale nebylo z nich třeba dělat úkol. Dlaždice Nepřečtené, Přečtené a Skryté pomáhají oddělit takové zprávy od nových věcí; hvězdička v záhlaví přesune důležité vlákno na začátek seznamu. Skrytí nic nemaže ani v aplikaci, ani na poštovním serveru, a nové zprávy ve skrytém vlákně se stále ukládají.
Pokud z jedné adresy přichází nevyžádaná pošta, v menu vlákna je také „Spam / Nevyžádané - zablokovat odesílatele“. Vlákna z této adresy pak zmizí ze seznamů a nové zprávy se nestahují. Jde o jiné rozhodnutí než skrytí jednoho vlákna - zablokované adresy si můžete prohlédnout a odblokovat v Nastavení → Pošta → Spam / Nevyžádané.
Tabule a AI pomáhají při čtení, ale nenahradí službu
Tabule může usnadnit ranní přehled: každá připojená schránka na ní má vlastní sloupec s vlákny, vedle sloupců Pracovní prostor. AI pomáhá číst dlouhá vlákna, ale ani ono, ani Tabule neurčují, kdo má službu - to si domluvíte s týmem. Přepínač „Pošta na tabuli“ v menu „Zobrazit pouze“ umožňuje tyto sloupce zapnout nebo vypnout a nastavení se zapamatuje.
Pokud Ola začíná den u sloupců biuro@ a Prodej, vidí vedle sebe příchozí korespondenci i úkoly. Zobrazení ale nemění pravidla přístupu ani nerozhoduje, kdo má odpovědět. O tom stále rozhoduje služba.
Dlouhé vlákno můžete číst s pomocí tlačítka Uspořádat, pokud máte nakonfigurované AI. Režim Shrnout zkrátí každou zprávu na jednu až dvě věty, režim Původní obsah pak obnoví zobrazení přijatých e-mailů. Výsledek AI je náhled platný jen pro danou relaci, ne změna původní korespondence; při pochybnostech ověřte zdrojovou zprávu. Soukromý AI asistent také umožňuje zeptat se na obsah tohoto vlákna, aniž by se dotaz odesílal adresátům.
AI je volitelné a vyžaduje vlastní klíč u poskytovatele modelu. Obsah předaný modelu pak opouští server aplikace. Samostatná funkce využití Pošty jako zdroje znalostí AI asistenta je ve výchozím stavu vypnutá; zapíná ji administrátor. Tuto hranici popisuje text o tom, co se dostává k poskytovateli AI.
Pošta je součástí Pro a licence nevyžaduje předplatné za osobu
Modul Pošta, stejně jako Soubory a Automatizace, patří do varianty Pro. Za trvalou licenci Task Manageru platíte jednorázově podle počtu stanovišť; v ceně máte 12 měsíců aktualizací, po jejichž uplynutí zůstává prodloužení volitelné.
| Plán Pro | Velikost týmu | Cena licence |
|---|---|---|
| Starter | do 8 osob | 1 990 zł |
| Classic | do 20 osob | 3 990 zł |
| Max | do 35 osob | 5 990 zł |
| Enterprise | nad 35 osob | od 7 990 PLN |
Task Manager instalujete na serveru firmy; postačí běžný sdílený hosting splňující požadavky PHP 8.1+ a MySQL nebo MariaDB. Data aplikace, včetně lokální kopie pošty, leží na vašem serveru. Původní schránka zůstává na poštovním serveru: odpojení schránky v Task Manageru odstraní lokální kopii, ne e-maily u poskytovatele pošty. Přehled variant najdete v aktuálním ceníku.
Zítra ráno vyberte pět nejstarších vláken z biuro@. U každého se rozhodněte: odpověď od služby, úkol s osobou a termínem, nebo skrytí po přečtení. Pokud chcete zjistit, jak vypadá práce s poštou vedle úkolů, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Jak zvládnout e-maily v týmu, když všichni používají biuro@?
Stanovte jednu osobu ve službě na daný den a nařiďte jí, aby před odpovědí zkontrolovala vlákno. Záležitosti vyžadující práci zapisujte jako úkoly s osobou a termínem, protože Task Manager nepřiřazuje e-mailové vlákno konkrétnímu zaměstnanci ani nezabraňuje duplicitní odpovědi.
Je v Task Manageru společná týmová schránka?
Neexistuje týmová schránka ve smyslu fronty záležitostí: každá osoba připojuje společnou adresu biuro@ na svém účtu. Její pohled na poštu zůstává soukromý, a to i vůči administrátorovi.
Uvidím, že kolega odpověděl na e-mail z biuro@?
Ano, pokud byla odpověď odeslána ze společné schránky a její kopie se dostala do složky Odeslané na serveru. Task Manager tuto složku čte, takže zpráva se objeví ve vlákně u ostatních osob, které mají tuto schránku připojenou.
Zobrazí propojení e-mailu s úkolem zprávu celému týmu?
Ne, funkce Propojit vytváří pouze navigační zkratku a nezpřístupňuje obsah ani předmět e-mailu účastníkům úkolu. Pokud mají znát ujednání s klientem, vložte je do popisu úkolu.
V jakém plánu Task Manageru je modul Pošta?
Pošta je součástí varianty Pro plánů Starter, Classic a Max, a pro týmy nad 35 osob je k dispozici Enterprise s individuální cenovou nabídkou. Licence je trvalá; 12 měsíců aktualizací je zahrnuto v ceně.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
