Maanantaiaamuna biuro@-osoitteeseen saapuu tarjouspyyntö. 12 hengen yrityksessä osoitetta hoitavat Ola, Kasia ja Marek: Ola ja Kasia vastaavat asiakkaalle, ja Marek olettaa, että joku heistä on hoitanut asian. Miten pidät sähköpostit hallinnassa tiimissä niin, että tiedusteluun tulee vain yksi vastaus eikä se katoa lähettämisen jälkeen? Ilman päivystysvuoroa ja määräaikaista tehtävää Marek ei edelleenkään tiedä, kuka valmistelee tarjouksen.
Miten pidät sähköpostit hallinnassa tiimissä, kun postilaatikko ei valvo asioita?
Yhteinen osoite ei itsestään päätä, kuka valmistelee tarjouksen tai mihin mennessä. Sähköpostilista kertoo, mitä on saapunut, mutta se ei korvaa tehtävää, jolla on vastuuhenkilö ja määräaika.
Kahden asiakkaan vastauksen jälkeen asia voi silti jäädä paikalleen: kukaan ei kerää tarjousta varten tarvittavia tietoja. Kun asiakas puolestaan pyytää korjausta ja liittää mukaan dokumentin, alkaa etsintä siitä, kenellä on viimeisin versio. Jos vastaavia sopimuksia katoaa myös keskusteluista, tutustu yhden paikan periaatteeseen tiimin asioille.
Sähköpostin ei tarvitse kadota prosessista. Se palvelee asiakaskeskustelua, kun taas tehtävä auttaa määrittämään, mitä tuosta keskustelusta seuraa.
Sääntö 1: jokainen biuro@-osoitetta hoitava henkilö liittää osoitteen omalle tililleen
Task Managerissa yhteisen biuro@-osoitteen liittää erikseen jokainen, jonka tulee lukea kyseistä kirjeenvaihtoa. Käyttäjätiliin liitetty postilaatikko on yksityinen: muut eivät näe sitä, ei edes pääkäyttäjä, ellei hän liitä samaa osoitetta itsekin.
Ola, Kasia ja Marek lisäävät osoitteen biuro@firma.pl, ja heillä voi lisäksi olla omat henkilökohtaiset postilaatikkonsa. Jokainen liitetty postilaatikko näkyy vasemmassa sarakkeessa Sähköposti-otsikon alla. Kyse on samasta sähköpostiosoitteesta kolmella tilillä, ei asioiden jonosta.
Postilaatikon lisäät kohdasta Asetukset → Sähköposti → Lisää postilaatikko. Anna osoite ja salasana, IMAP- ja SMTP-palvelimien tiedot, ja aseta sitten nimi, noudettavan historian laajuus, viestiketjujen näkyvyys sekä allekirjoitus. IMAP hoitaa postin vastaanoton, SMTP sen lähettämisen; molempien palvelimien osoitteet löytyvät yleensä hostingpalvelun hallintapaneelista. Klikkaa ennen tallentamista Testaa yhteys - ohjelma tarkistaa vastaanoton ja lähetyksen sekä etsii Lähetetyt-kansion. Gmailin ja Outlookin kohdalla ohje edellyttää sovelluskohtaista salasanaa, ei tavallista tilin salasanaa; Gmailissa IMAP-toiminnon tulee olla käytössä. Yksityiskohdat löydät Sähköposti-moduulin kuvauksesta.
Sääntö 2: sovi päivystysvuoro ja tarkista viestiketju ennen vastaamista
Pelkkä biuro@-osoitteen liittäminen ei estä kahta henkilöä vastaamasta samaan viestiin. Sovi siis päivystäjä kullekin päivälle ja vaadi, että hän avaa koko viestiketjun ennen vastauksen lähettämistä.
Jos tiistain päivystys on Kasialla, Ola ja Marek tietävät, kenelle uusi tiedustelu ohjataan. Kasia näkee viestiketjussa biuro@-osoitteesta lähetetyt vastaukset, myös puhelimesta lähetetyt: Task Manager lukee sähköpostipalvelimen Lähetetyt-kansion ja tallentaa siihen kopiot sovelluksen kautta lähetetyistä viesteistä. Tämä auttaa tarkistamaan, onko joku jo vastannut. Se ei kuitenkaan estä toista vastausta eikä osoita viestiketjua kenellekään työntekijälle.
Älä ota yhteisessä osoitteessa käyttöön asetusta „Merkitse luetuksi myös palvelimella” - se on oletuksena pois päältä. Tällöin Olan lukema viesti ei poista lukemattoman viestin merkintää Marekin Task Managerista. Jos sinulle on tärkeämpää, että lukutila pysyy yhtenäisenä puhelimen tai webmailin kanssa, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön - tietoisesti, tiimin kanssa sovittujen sääntöjen jälkeen.
Sääntö 3: jos kysymys on „kuka ja mihin mennessä?”, luo tehtävä
Työtä vaativan sähköpostin siirrä tehtäväksi, jolla on vastuuhenkilö ja määräaika. Sähköpostiketjun voit liittää tähän tehtävään, mutta pelkkä liittäminen ei näytä tiimille viestin sisältöä.
Keskiviikkona Ola lukee Nordin tarjouspyynnön. Hän luo Työtilassa Myynti tehtävän ”Tarjous asiakkaalle Nord”, määrittää sen Kasialle ja asettaa määräajaksi torstain klo 12.00. Kuvaukseen hän kirjaa asiakkaan ilmoittamat vaatimukset. Näin Kasian ei tarvitse arvailla, mitä pitää valmistella, eikä määräaika jää pelkäksi lauseeksi kirjeenvaihdossa.
Seuraavaksi Ola avaa sähköpostiketjun ⋮-valikon, valitsee Yhdistä, ja määrittää Työtilan sekä tehtävän. Valikkoon ilmestyy tieto yhdistämisestä sekä pikakuvake “Avaa yhdistetty…”. Tämä on reitti työtilojen välillä, ei tapa myöntää pääsyä postilaatikkoon: tehtävän osallistuja, jolla ei ole yhdistettyä biuro@-postilaatikkoa, ei näe sähköpostin aihetta eikä sisältöä. Jos hänen pitää tietää asiakkaan vaatimukset, liitä ne tehtävään. Työvaiheet kirjataan tehtävälistaan tehtävän kuvauksessa. Osallistujat merkitsevät ne tehdyiksi avaamatta muokkausta, ja valmiin kohdan yhteydessä näkyy, kuka sen merkitsi. Katso, miten pidät tarkistuslistaa tehtävässä.
Sääntö 4: kerää liitteet Tiedostoihin sen sijaan, että lähettäisit ne uudelleen
Ketjun liitteet voit tallentaa Tiedostot-moduuliin, joka on saatavilla Pro-versiossa. Sähköpostin otsikossa oleva paperiliittimen kuvake siirtää kaikki liitteet kansioon Sähköposti / postilaatikon nimi / ketjun aihe ja avaa tämän kansion.
Perjantaina sopimuskeskusteluun ilmestyy dokumentin kolmas versio. Sen sijaan, että pyytäisit kollegoita lähettämään tiedoston uudelleen, keräät ketjun liitteet yhteen kansioon. Postin synkronoinnissa Task Manager tallentaa aluksi vain niiden luettelon; tiedostot ladataan tarvittaessa. Yksittäisen liitteen voit avata esikatselussa tai ladata koneellesi nimen vieressä olevalla nuolella.
Älä sekoita Tiedostot-kansiota oikeuteen lukea sähköpostia. Sähköpostin yhdistäminen tehtävään ei silti paljasta kirjeenvaihtoa muille henkilöille. Jos he tarvitsevat dokumentteja, sijoita ne paikkaan, johon heillä on pääsy, ja tarkista säännöt Tiedostot-moduulin käytöstä.
Sääntö 5: poista listalta se, mikä ei vaadi toimia
Ketjun, johon ei tarvitse enää palata, voit piilottaa poistamatta viestiä. Task Managerissa löydät sen myöhemmin Piilotetut-korttien alta ja palautat komennolla “Näytä uudelleen”.
Tämä on hyödyllistä vahvistusviesteille, jotka piti lukea, mutta joista ei tarvitse tehdä tehtävää. Kortit Lukemattomat, Luetut ja Piilotetut auttavat erottamaan tällaiset viestit uusista asioista; otsikossa oleva tähti nostaa tärkeän ketjun listan kärkeen. Piilotus ei poista mitään sovelluksesta eikä sähköpostipalvelimelta, ja piilotettuun ketjuun tulevat uudet viestit tallentuvat edelleen.
Kun yhdestä osoitteesta tulee ei-toivottua postia, ketjun valikossa on myös “Roskaposti / Ei-toivottu - estä lähettäjä”. Tämän osoitteen ketjut katoavat silloin listoilta, eikä uusia viestejä enää ladata. Tämä on eri päätös kuin yksittäisen ketjun piilottaminen - estetyt osoitteet voit tarkistaa ja poistaa estosta kohdassa Asetukset → Sähköposti → Roskaposti / Ei-toivottu.
Taulu ja AI auttavat lukemisessa, mutta eivät korvaa päivystystä
Taulu voi helpottaa aamun läpikäyntiä: jokaisella yhdistetyllä postilaatikolla on siinä oma sarake ketjuineen, Työtila-sarakkeiden vieressä. AI auttaa lukemaan pitkiä ketjuja, mutta se ei sen enempää kuin Taulukaan määritä päivystäjää - sen sovitte tiimin kanssa. Kytkin “Sähköposti taulussa” valikossa “Näytä vain” mahdollistaa näiden sarakkeiden näyttämisen tai piilottamisen, ja asetus jää muistiin.
Jos Ola aloittaa päivänsä biuro@- ja Myynti-sarakkeista, hän näkee vierekkäin saapuvan kirjeenvaihdon ja tehtävät. Näkymä ei kuitenkaan muuta pääsyoikeuksien sääntöjä eikä ratkaise, kenen pitää vastata. Siitä päättää edelleen päivystysvuoro.
Pitkää ketjua voit lukea Jäsennä-painikkeen avulla, jos AI on konfiguroitu. Tiivistä-tila lyhentää jokaisen viestin yhteen tai kahteen lauseeseen, ja Alkuperäinen sisältö -tila palauttaa vastaanotettujen viestien näkymän. AI:n tulos on esikatselu istunnon ajaksi, ei muutos alkuperäiseen kirjeenvaihtoon; epäselvissä tapauksissa tarkista lähdeviesti. Yksityinen AI-avustaja mahdollistaa myös kysymysten esittämisen tämän ketjun sisällöstä lähettämättä kysymystä vastaanottajille.
AI on valinnainen ja vaatii oman avaimen mallin tarjoajalta. Mallille lähetetty sisältö poistuu tällöin sovelluksen palvelimelta. Erillinen toiminto, joka käyttää Sähköpostia AI-avustajan tietolähteenä, on oletuksena pois käytöstä; sen ottaa käyttöön pääkäyttäjä. Tätä rajaa käsittelee teksti siitä, mitä päätyy AI-palveluntarjoajalle.
Sähköposti kuuluu Pro-versioon, eikä lisenssi vaadi tilausta henkilöä kohden
Sähköposti-moduuli kuuluu, kuten Tiedostot ja Automaatiot, Pro-vaihtoehtoon. Task Managerin pysyvästä lisenssistä maksat kerran käyttäjäpaikkojen määrän mukaan; hintaan sisältyy 12 kuukautta päivityksiä, joiden jälkeen uusiminen on vapaaehtoista.
| Pro-paketti | Tiimin koko | Lisenssin hinta |
|---|---|---|
| Starter | enintään 8 henkilöä | 1 990 zł |
| Classic | enintään 20 henkilöä | 3 990 zł |
| Max | enintään 35 henkilöä | 5 990 zł |
| Enterprise | yli 35 henkilöä | alkaen 7 990 zł |
Task Managerin asennat yrityksen palvelimelle; tavallinen jaettu hosting riittää, kunhan se täyttää vaatimukset PHP 8.1+ ja MySQL tai MariaDB. Sovelluksen data, mukaan lukien sähköpostin paikallinen kopio, sijaitsee omalla palvelimellasi. Alkuperäinen postilaatikko pysyy sähköpostipalvelimella: sen irrottaminen Task Managerista poistaa paikallisen kopion, ei sähköpostipalveluntarjoajan viestejä. Vaihtoehtojen yhteenvedon löydät ajantasaisesta hinnoittelusta.
Huomenna aamulla valitse viisi vanhinta ketjua osoitteesta biuro@. Päätä jokaisen kohdalla: vastaus päivystäjältä, tehtävä henkilöllä ja määräajalla vai piilotus lukemisen jälkeen. Jos haluat nähdä, miltä työ sähköpostin ja tehtävien parissa näyttää yhdessä, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Miten pidät sähköpostit hallinnassa tiimissä, kun kaikki käyttävät osoitetta biuro@?
Sovi yksi päivystäjä kullekin päivälle ja vaadi, että hän tarkistaa viestiketjun ennen vastaamista. Toimenpiteitä vaativat asiat kirjaa tehtäviksi, joissa on vastuuhenkilö ja määräaika, sillä Task Manager ei osoita sähköpostiketjua kenellekään työntekijälle eikä estä kahta vastausta samaan viestiin.
Onko Task Managerissa tiimin yhteinen postilaatikko?
Varsinaista tiimin postilaatikkoa asioiden jonona ei ole: jokainen käyttäjä liittää yhteisen biuro@-osoitteen omalle tililleen. Hänen sähköpostinäkymänsä pysyy yksityisenä, myös pääkäyttäjältä.
Näenkö, että kollega vastasi biuro@-osoitteesta tulleeseen viestiin?
Kyllä, jos vastaus lähetettiin yhteisestä postilaatikosta ja sen kopio tallentui palvelimen Lähetetyt-kansioon. Task Manager lukee tämän kansion, joten viesti näkyy viestiketjussa myös muille, jotka ovat liittäneet saman postilaatikon.
Näkyykö sähköpostin liittäminen tehtävään koko tiimille?
Ei, Liitä-toiminto luo navigointilinkin eikä jaa viestin sisältöä tai aihetta tehtävän osallistujille. Jos heidän tulee tietää asiakkaan kanssa sovitut asiat, liitä ne tehtävän kuvaukseen.
Missä Task Managerin paketissa Sähköposti-moduuli sisältyy?
Sähköposti sisältyy Pro-versioon Starter-, Classic- ja Max-paketeissa, ja yli 35 hengen tiimeille on tarjolla Enterprise yksilöllisellä hinnoittelulla. Lisenssi on pysyvä; hintaan sisältyy 12 kuukautta päivityksiä.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
