På måndagsmorgonen kommer en förfrågan om offert till biuro@. I ett företag med 12 anställda hanterar Ola, Kasia och Marek adressen: Ola och Kasia svarar kunden, medan Marek antar att en av dem har tagit hand om ärendet. Hur får man kontroll på e-posten i teamet så att förfrågan får ett enda svar och inte försvinner efter att den skickats? Utan jour och en uppgift med tidsfrist vet Marek fortfarande inte vem som ska förbereda offerten.
Hur får man kontroll på e-posten i teamet när inkorgen inte bevakar ärenden?
Den gemensamma adressen avgör inte av sig själv vem som ska förbereda offerten eller till när. Mejllistan visar vad som har kommit in, men den ersätter inte en uppgift med ansvarig person och tidsfrist.
Efter kundens två svar kan ärendet fortfarande stå still: ingen samlar in de uppgifter som behövs för offerten. När kunden ber om en ändring och bifogar ett dokument börjar man leta efter vem som har den senaste versionen. Om liknande överenskommelser också försvinner för dig i chatten, se regeln om en gemensam plats för teamets ärenden.
E-post behöver inte försvinna ur processen. Den ska användas för samtalet med kunden, medan uppgiften ska klargöra vad som följer av det samtalet.
Regel 1: varje person som hanterar biuro@ kopplar adressen hos sig själv
I Task Manager kopplar varje person som ska läsa denna korrespondens den gemensamma adressen biuro@ separat. Inkorgen som är knuten till användarens konto är privat: ingen annan ser den, inte ens administratören, om de inte själva kopplar samma adress.
Ola, Kasia och Marek lägger till biuro@firma.pl, och de kan även ha egna personliga inkorgar vid sidan om. Varje kopplad inkorg visas i vänsterkolumnen under rubriken E-post. Det är samma e-postadress på tre konton, inte en ärendekö.
Du lägger till en inkorg via Inställningar → E-post → Lägg till inkorg. Du anger adress och lösenord, uppgifter om IMAP- och SMTP-servrar, och ställer sedan in namn, hur mycket historik som ska hämtas, trådarnas synlighet och signatur. IMAP används för att ta emot post, SMTP för att skicka den; adresserna till båda servrarna hittar du oftast i hostingpanelen. Klicka på Testa anslutning innan du sparar - programmet kontrollerar mottagning och sändning samt letar efter mappen Skickat. För Gmail och Outlook förutsätter instruktionen ett app-lösenord, inte det vanliga kontolösenordet; i Gmail måste IMAP vara aktiverat. Detaljerad konfiguration hittar du i beskrivningen av modulen E-post.
Regel 2: bestäm jourschema och kontrollera tråden innan du svarar
Att bara koppla biuro@ hindrar inte två personer från att svara på samma mejl. Bestäm därför vem som har jour en given dag och kräv att personen öppnar hela tråden innan hen skickar ett svar.
Om Kasia har jour på tisdagen vet Ola och Marek vem de ska lämna nya förfrågningar till. Kasia ser i tråden svar som skickats från biuro@, även de som skickats från mobilen: Task Manager läser mappen Skickat på e-postservern och sparar där kopior av meddelanden som skickats via appen. Det hjälper till att se om någon redan har svarat. Det är dock ingen spärr mot ett andra svar och ingen funktion för att tilldela tråden till en anställd.
Vid en gemensam adress bör du inte aktivera inställningen ”Markera som läst även på servern” - den är avstängd som standard. Då tar inte Olas läsning av mejlet bort markeringen för oläst hos Marek i Task Manager. Om det är viktigare för dig att lässtatusen stämmer överens med mobilen eller webbmejlen kan du aktivera inställningen - medvetet, efter att ha kommit överens om reglerna med teamet.
Regel 3: om frågan ”vem och till när?” dyker upp, skapa en uppgift
Ett mejl som kräver att arbete utförs ska föras över till en uppgift med ansvarig person och tidsfrist. Du kan koppla e-posttråden till uppgiften, men själva kopplingen visar inte meddelandets innehåll för teamet.
På onsdagen läser Ola en förfrågan från Nord. Hon skapar uppgiften ”Offert till kund Nord” i Arbetsytan Försäljning, tilldelar Kasia och sätter tidsfristen till torsdag kl. 12:00. I beskrivningen skriver hon in kravet som kunden lämnat. Tack vare det behöver Kasia inte gissa vad som ska förberedas, och tidsfristen förblir inte bara en mening i korrespondensen.
Sedan öppnar Ola menyn ⋮ i e-posttråden, väljer Koppla, anger Arbetsyta och uppgift. I menyn visas information om kopplingen samt genvägen ”Öppna kopplad…”. Det är en väg mellan arbetsytor, inte ett sätt att ge tillgång till inkorgen: en deltagare i uppgiften utan kopplad biuro@ ser varken ämne eller innehåll i mejlet. Om personen behöver känna till kundens krav, klistra in dem i uppgiften. Skriv arbetsstegen i en att göra-lista i uppgiftens beskrivning. Deltagarna bockar av dem utan att öppna redigeringsläget, och vid en avklarad punkt syns vem som markerade den. Se hur du för en checklista i en uppgift.
Regel 4: samla bilagor i Filer istället för att skicka runt dem igen
Bilagor från tråden kan du spara i modulen Filer, tillgänglig i Pro-varianten. Gemet i mejlets rubrik flyttar alla bilagor till mappen Poczta / inkorgens namn / trådens ämne och öppnar den mappen.
På fredagen dyker det upp en tredje version av avtalet i samtalet om kontraktet. Istället för att be kollegorna skicka filen igen samlar du bilagorna från tråden i en enda mapp. Vid synkronisering av e-posten sparar Task Manager först bara en förteckning över dem; filerna hämtas på begäran. En enskild bilaga kan du öppna i förhandsgranskning eller ladda ner till disken med pilen bredvid dess namn.
Blanda inte ihop mappen i Filer med rättigheten att läsa e-post. En koppling mellan mejl och uppgift avslöjar fortfarande inte korrespondensen för andra personer. Om de behöver dokumenten, placera dem på en plats de har tillgång till, och läs reglerna för arbete med modulen Filer.
Regel 5: ta bort det som inte kräver någon åtgärd från listan
En tråd du inte behöver återkomma till kan du dölja utan att ta bort meddelandet. I Task Manager hittar du den senare under flikkortet Dolda och återställer den med kommandot ”Visa igen”.
Detta är användbart vid bekräftelser som behövde läsas men inte behöver bli en uppgift. Flikkorten Olästa, Lästa och Dolda hjälper dig skilja sådana meddelanden från nya ärenden; en stjärna i rubriken flyttar upp en viktig tråd till toppen av listan. Att dölja raderar ingenting, varken i appen eller på e-postservern, och nya meddelanden i en dold tråd sparas fortfarande.
Om oönskad post kommer från samma adress finns det i trådens meny också ”Spam / Oönskat - blockera avsändare”. Trådar från den adressen försvinner då från listorna, och nya meddelanden hämtas inte längre. Det är ett annat beslut än att dölja en enskild tråd - blockerade adresser kan du granska och avblockera under Inställningar → E-post → Spam / Oönskat.
Tavlan och AI hjälper dig läsa, men ersätter inte en jourhavande
Tavlan kan underlätta den morgonliga genomgången: varje ansluten inkorg har där en egen kolumn med trådar, bredvid kolumnerna för Arbetsyta. AI hjälper till att läsa långa trådar, men varken AI eller Tavlan utser en jourhavande - det bestämmer du tillsammans med teamet. Reglaget ”E-post på tavlan” i menyn ”Visa endast” gör att du kan slå på eller av dessa kolumner, och inställningen sparas.
Om Ola börjar dagen med kolumnerna biuro@ och Försäljning ser hon inkommande korrespondens och uppgifter sida vid sida. Vyn ändrar dock inte åtkomstreglerna och avgör inte vem som ska svara. Det avgörs fortfarande av vem som har jour.
En lång tråd kan du läsa med hjälp av knappen Strukturera, om du har konfigurerat AI. Läget Sammanfatta kortar varje meddelande till en eller två meningar, och läget Originalinnehåll återställer vyn för mottagna mejl. AI-resultatet är en förhandsvisning under sessionen, inte en ändring av den ursprungliga korrespondensen; vid tveksamhet, kontrollera källmeddelandet. Den privata AI-assistenten låter dig också fråga om innehållet i denna tråd utan att skicka frågan till mottagarna.
AI är valfritt och kräver en egen nyckel hos modellutgivaren. Innehåll som skickas till modellen lämnar då applikationens server. En separat funktion för att använda E-post som kunskapskälla för AI-assistenten är avstängd som standard; administratören slår på den. Denna gräns beskrivs i texten om vad som når AI-leverantören.
E-post ingår i Pro, och licensen kräver inget abonnemang per person
Modulen E-post, liksom Filer och Automatiseringar, tillhör Pro-varianten. För Task Managers permanenta licens betalar du en gång per antal platser; i priset ingår 12 månaders uppdateringar, och därefter är förnyelse valfri.
| Pro-plan | Teamstorlek | Licenspris |
|---|---|---|
| Starter | upp till 8 personer | 1 990 zł |
| Classic | upp till 20 personer | 3 990 zł |
| Max | upp till 35 personer | 5 990 zł |
| Enterprise | fler än 35 personer | från 7 990 zł |
Task Manager installerar du på företagets egen server; det räcker med ett vanligt delat webbhotell som uppfyller kraven PHP 8.1+ och MySQL eller MariaDB. Applikationens data, inklusive den lokala kopian av e-posten, ligger på din server. Den ursprungliga inkorgen finns kvar på e-postservern: kopplar du bort den i Task Manager tas bara den lokala kopian bort, inte mejlen hos e-postleverantören. En översikt över varianterna hittar du i aktuell prislista.
I morgon bitti väljer du ut de fem äldsta trådarna från biuro@. För varje tråd bestämmer du: svar från jourhavande, uppgift med person och förfallodatum, eller döljning efter läsning. Vill du se hur det är att arbeta med e-post bredvid uppgifter, öppna Demo.
Vanliga frågor
Hur får man kontroll på e-posten i teamet när alla använder biuro@?
Bestäm en person som har jour varje dag och låt personen kontrollera tråden innan hen svarar. Ärenden som kräver arbete ska sparas som uppgifter med ansvarig person och tidsfrist, eftersom Task Manager varken tilldelar en e-posttråd till en anställd eller förhindrar ett dubbelt svar.
Finns det en gemensam inkorg för teamet i Task Manager?
Det finns ingen teaminkorg i betydelsen en gemensam ärendekö: varje person kopplar den gemensamma adressen biuro@ till sitt eget konto. Personens e-postvy förblir privat, även för administratören.
Ser jag om en kollega har svarat på ett mejl från biuro@?
Ja, om svaret skickades från den gemensamma inkorgen och en kopia hamnade i mappen Skickat på servern. Task Manager läser den mappen, så meddelandet visas i tråden hos de andra som har kopplat samma inkorg.
Visar en koppling mellan mejl och uppgift meddelandet för teamet?
Nej, Koppla skapar en navigeringsgenväg och delar varken innehåll eller ämnesrad med uppgiftens deltagare. Om de behöver känna till vad som avtalats med kunden, klistra in det i uppgiftens beskrivning.
I vilken plan i Task Manager ingår modulen E-post?
E-post ingår i Pro-varianten av planerna Starter, Classic och Max, och för team med fler än 35 personer finns Enterprise med individuell prissättning. Licensen är permanent; 12 månaders uppdateringar ingår i priset.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
