V pondelok ráno prichádza na biuro@ žiadosť o cenovú ponuku. V 12-člennej firme spravujú adresu Ola, Kasia a Marek: Ola a Kasia odpovedajú klientovi a Marek predpokladá, že vec prevzala jedna z nich. Ako zvládnuť e-maily v tíme, aby požiadavka mala jednu odpoveď a nestratila sa po odoslaní? Bez služby a úlohy s termínom Marek stále nevie, kto pripraví ponuku.
Ako zvládnuť e-maily v tíme, keď schránka nestráži veci?
Spoločná adresa sama neurčí, kto pripraví ponuku ani na kedy. Zoznam e-mailov hovorí, čo prišlo, ale nenahrádza úlohu so zodpovednou osobou a termínom.
Po dvoch odpovediach klienta môže vec stále stáť na mieste: nikto nezbiera údaje potrebné na ponuku. Keď zas požiada o opravu a pripojí dokument, začína sa hľadanie, kto má poslednú verziu. Ak sa podobné dohody strácajú aj v chate, pozrite si pravidlo jedného miesta pre veci tímu.
Pošta nemusí zmiznúť z procesu. Má slúžiť na rozhovor s klientom, a úloha - na to, aby sa určilo, čo z tohto rozhovoru vyplýva.
Pravidlo 1: každá osoba spravujúca biuro@ si pripojí adresu u seba
V Task Manageri si spoločnú adresu biuro@ pripája osobitne každá osoba, ktorá má túto korešpondenciu čítať. Schránka priradená ku kontu používateľa je súkromná: nevidia ju ostatní, ani administrátor, pokiaľ si sami nepripoja tú istú adresu.
Ola, Kasia a Marek pridajú biuro@firma.pl a popri tom môžu mať vlastné menné schránky. Každá pripojená schránka sa zobrazí v ľavom stĺpci pod nadpisom Pošta. Je to tá istá poštová adresa na troch kontách, nie fronta úloh.
Schránku pridáte cez Nastavenia → Pošta → Pridať schránku. Zadáte adresu a heslo, údaje serverov IMAP a SMTP, potom nastavíte názov, rozsah sťahovanej histórie, viditeľnosť vlákien a pätičku. IMAP slúži na príjem pošty, SMTP na jej odosielanie; adresy oboch serverov nájdete zvyčajne v paneli hostingu. Pred uložením kliknite na Testovať pripojenie - program overí príjem a odosielanie a vyhľadá priečinok Odoslané. Pri Gmaile a Outlooku postup počíta s heslom aplikácie, nie s bežným heslom ku kontu; v Gmaile musí byť zapnutý IMAP. Podrobnosti konfigurácie nájdete v popise modulu Pošta.
Pravidlo 2: určte službu a pred odpoveďou skontrolujte vlákno
Samotné pripojenie biuro@ nezabráni dvom osobám odpovedať na ten istý e-mail. Určte teda službu na daný deň a vyžadujte, aby pred odoslaním odpovede otvoril celé vlákno.
Ak má v utorok službu Kasia, Ola a Marek vedia, komu odovzdať novú požiadavku. Kasia vidí vo vlákne odpovede odoslané z biuro@, aj tie odoslané z telefónu: Task Manager číta priečinok Odoslané na poštovom serveri a ukladá do neho kópie správ odoslaných cez aplikáciu. To pomáha overiť, či už niekto odpovedal. Nejde však o blokovanie druhej odpovede ani o funkciu priraďovania vlákna zamestnancovi.
Pri spoločnej adrese nezapínajte nastavenie „Označovať prečítané aj na serveri“ - predvolene je vypnuté. Vtedy prečítanie e-mailu Olou neodstráni označenie neprečítanej správy u Mareka v Task Manageri. Ak je pre vás dôležitejšia zhoda stavu prečítania s telefónom alebo webmailom, môžete toto nastavenie zapnúť - vedome, po dohode pravidiel s tímom.
Pravidlo 3: ak padne otázka „kto a na kedy?“, vytvorte úlohu
E-mail vyžadujúci vykonanie práce preneste do úlohy s osobou a termínom. E-mailové vlákno môžete s touto úlohou prepojiť, no samotné prepojenie nezobrazí tímu obsah správy.
V stredu Ola prečíta požiadavku od Nord. V Pracovnom priestore Predaj založí úlohu „Ponuka pre klienta Nord“, priradí Kasiu a nastaví termín na štvrtok, 12:00. Do popisu vpíše požiadavky odovzdané klientom. Vďaka tomu si Kasia nemusí domýšľať, čo pripraviť, a termín nezostáva len vetou v korešpondencii.
Následne Ola otvorí menu ⋮ e-mailového vlákna, vyberie Prepojiť, zvolí Pracovný priestor a úlohu. V menu sa zobrazí informácia o prepojení a skratka „Otvoriť prepojené…“. Toto je cesta medzi pracoviskami, nie spôsob udelenia prístupu k schránke: účastník úlohy bez pripojenej schránky biuro@ neuvidí ani predmet, ani obsah e-mailu. Ak má poznať požiadavky klienta, vlož ich do úlohy. Kroky práce rozpíš do kontrolného zoznamu v popise úlohy. Účastníci ich odškrtávajú bez otvárania úprav a pri splnenej položke vidno, kto ju označil. Pozri, ako viesť kontrolný zoznam v úlohe.
Pravidlo 4: zhromaždi prílohy v Súboroch namiesto opätovného rozosielania
Prílohy z vlákna môžeš uložiť v module Súbory, dostupnom vo variante Pro. Sponka v hlavičke e-mailu presunie všetky prílohy do priečinka Pošta / názov schránky / téma vlákna a tento priečinok otvorí.
V piatok pri rozhovore o zmluve pribudne tretia verzia dokumentu. Namiesto žiadosti o opätovné zaslanie súboru kolegami zhromaždíš prílohy z vlákna do jedného priečinka. Pri synchronizácii pošty Task Manager najprv uloží iba ich zoznam; súbory sťahuje na požiadanie. Jednotlivú prílohu môžeš otvoriť v náhľade alebo stiahnuť na disk šípkou pri jej názve.
Nezamieňaj priečinok v Súboroch s oprávnením na čítanie pošty. Prepojenie e-mailu s úlohou stále neodhaľuje korešpondenciu iným osobám. Ak potrebujú dokumenty, umiestni ich na miesto, ku ktorému majú prístup, a over si pravidlá práce s modulom Súbory.
Pravidlo 5: odstraňuj zo zoznamu to, čo nevyžaduje žiadnu akciu
Vlákno, ku ktorému sa nemusíš vracať, môžeš skryť bez zmazania správy. V Task Manageri ho neskôr nájdeš pod dlaždicou Skryté a obnovíš príkazom „Zobraziť späť“.
Hodí sa to pri potvrdeniach, ktoré bolo treba prečítať, ale netreba z nich robiť úlohu. Dlaždice Neprečítané, Prečítané a Skryté pomáhajú oddeliť takéto správy od nových vecí; hviezdička v hlavičke presunie dôležité vlákno na vrch zoznamu. Skrytie nič nemaže v aplikácii ani na poštovom serveri a nové správy v skrytom vlákne sa naďalej ukladajú.
Keď z jednej adresy prichádza nevyžiadaná pošta, v menu vlákna je aj možnosť „Spam / Nevyžiadané - zablokovať odosielateľa“. Vlákna z tejto adresy potom zmiznú zo zoznamov a nové správy sa nesťahujú. Ide o inú voľbu ako skrytie jedného vlákna - zablokované adresy si môžeš prezrieť a odblokovať v Nastavenia → Pošta → Spam / Nevyžiadané.
Nástenka a AI pomáhajú s čítaním, ale nenahradia službu
Nástenka môže uľahčiť ranný prehľad: každá pripojená schránka na nej má samostatný stĺpec s vláknami, popri stĺpcoch Pracovného priestoru. AI pomáha čítať dlhé vlákna, ale ani ono, ani Nástenka neurčujú, kto má službu - to si dohodneš s tímom. Prepínač „Pošta na nástenke“ v menu „Zobraziť iba“ umožňuje tieto stĺpce zapnúť alebo vypnúť a nastavenie sa zapamätá.
Ak Ola začína deň stĺpcami biuro@ a Predaj, vidí vedľa seba prichádzajúcu korešpondenciu aj úlohy. Zobrazenie však nemení pravidlá prístupu ani nerozhoduje o tom, kto má odpovedať. O tom stále rozhoduje služba.
Dlhé vlákno môžeš čítať s pomocou tlačidla Usporiadať, ak máš nakonfigurovanú AI. Režim Zhrnúť skráti každú správu na jednu až dve vety, zatiaľ čo režim Pôvodný obsah obnoví zobrazenie prijatých e-mailov. Výsledok AI je náhľad platný len počas relácie, nie zmena pôvodnej korešpondencie; v prípade pochybností over si zdrojovú správu. Súkromný Asistent AI ti tiež umožňuje spýtať sa na obsah tohto vlákna bez odoslania otázky adresátom.
AI je voliteľné a vyžaduje vlastný kľúč u poskytovateľa modelu. Obsah odovzdaný modelu vtedy opúšťa server aplikácie. Samostatná funkcia použitia Pošty ako zdroja znalostí Asistenta AI je predvolene vypnutá; zapína ju administrátor. Túto hranicu popisuje text o tom, čo sa dostáva k poskytovateľovi AI.
Pošta je vo variante Pro a licencia nevyžaduje predplatné za osobu
Modul Pošta, podobne ako Súbory a Automatizácie, patrí do variantu Pro. Za trvalú licenciu Task Managera platíš jednorazovo podľa počtu miest; v cene máš 12 mesiacov aktualizácií, po ktorých je obnovenie voliteľné.
| Plán Pro | Veľkosť tímu | Cena licencie |
|---|---|---|
| Starter | do 8 osôb | 1 990 zł |
| Classic | do 20 osôb | 3 990 zł |
| Max | do 35 osôb | 5 990 zł |
| Enterprise | nad 35 osôb | od 7 990 zl |
Task Manager nainštaluješ na server firmy; stačí bežný zdieľaný hosting spĺňajúci požiadavky PHP 8.1+ a MySQL alebo MariaDB. Dáta aplikácie vrátane lokálnej kópie pošty sa nachádzajú na vašom serveri. Pôvodná schránka zostáva na poštovom serveri: odpojenie v Task Manageri odstráni lokálnu kópiu, nie e-maily u poskytovateľa pošty. Prehľad variantov nájdeš v aktuálnom cenníku.
Zajtra ráno vyber päť najstarších vlákien z biuro@. Pri každom sa rozhodni: odpoveď od službukonajúceho, úloha s osobou a termínom, alebo skrytie po prečítaní. Ak chceš zistiť, ako vyzerá práca s poštou popri úlohách, otvor Demo.
Najčastejšie otázky
Ako zvládnuť e-maily v tíme, ak všetci používajú biuro@?
Určte jednu osobu do služby na daný deň a nariaďte jej, aby pred odpoveďou skontrolovala vlákno. Veci vyžadujúce prácu zapisujte ako úlohy s osobou a termínom, pretože Task Manager nepriraďuje e-mailové vlákno zamestnancovi ani neblokuje duplicitnú odpoveď.
Je v Task Manageri spoločná tímová schránka?
Nejde o schránku tímu vo význame fronty úloh: každá osoba si pripojí spoločnú adresu biuro@ na svojom konte. Jej pohľad na poštu zostáva súkromný, aj voči administrátorovi.
Uvidím, že kolega odpovedal na e-mail z biuro@?
Áno, ak bola odpoveď odoslaná zo spoločnej schránky a jej kópia sa dostala do priečinka Odoslané na serveri. Task Manager číta tento priečinok, takže správa sa objaví vo vlákne u ostatných osôb, ktoré si túto schránku pripojili.
Zobrazí prepojenie e-mailu s úlohou správu celému tímu?
Nie, Prepojiť vytvára navigačnú skratku a nesprístupňuje obsah ani predmet e-mailu účastníkom úlohy. Ak majú poznať dohody s klientom, vložte ich do popisu úlohy.
V ktorom pláne Task Managera je modul Pošta?
Pošta je vo variante Pro plánov Starter, Classic a Max, a pre tímy nad 35 osôb je k dispozícii Enterprise s individuálnou cenou. Licencia je trvalá; 12 mesiacov aktualizácií je súčasťou ceny.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
