Il lunedì mattina arriva a biuro@ una richiesta di preventivo. In un'azienda di 12 persone l'indirizzo è gestito da Ola, Kasia e Marek: Ola e Kasia rispondono al cliente, mentre Marek presume che una delle due abbia preso in carico la questione. Come gestire le email in team affinché una richiesta riceva una sola risposta e non vada persa dopo l'invio? Senza turno e senza un'attività con scadenza, Marek continua a non sapere chi preparerà il preventivo.
Come gestire le email in team quando la casella non tiene traccia delle questioni?
L'indirizzo condiviso da solo non stabilirà chi preparerà l'offerta né per quando. L'elenco delle email mostra cosa è arrivato, ma non sostituisce un'attività con una persona responsabile e una scadenza.
Dopo due risposte del cliente, la questione può ancora restare ferma: nessuno raccoglie i dati necessari per il preventivo. Quando poi il cliente chiede una modifica e allega un documento, inizia la ricerca di chi ha l'ultima versione. Se accordi simili ti sfuggono anche in chat, guarda la regola dell'unico posto per le questioni del team.
La Posta non deve scomparire dal processo. Deve servire per la conversazione con il cliente, mentre l'attività serve a stabilire cosa ne consegue.
Regola 1: ogni persona che gestisce biuro@ collega l'indirizzo sul proprio account
In Task Manager l'indirizzo condiviso biuro@ viene collegato separatamente da ogni persona che deve leggere quella corrispondenza. La casella assegnata all'account utente è privata: non la vedono gli altri, nemmeno l'amministratore, a meno che non colleghino a loro volta lo stesso indirizzo.
Ola, Kasia e Marek aggiungono biuro@firma.pl, e possono avere accanto anche le proprie caselle personali. Ogni casella collegata compare nella colonna di sinistra sotto l'intestazione Posta. È lo stesso indirizzo email su tre account, non una coda di richieste.
Aggiungi la casella tramite Impostazioni → Posta → Aggiungi casella. Inserisci l'indirizzo e la password, i dati dei server IMAP e SMTP, poi imposti il nome, l'intervallo di cronologia da scaricare, la visibilità delle discussioni e la firma. IMAP serve per ricevere la posta, SMTP per inviarla; gli indirizzi di entrambi i server si trovano di solito nel pannello di hosting. Prima di salvare, clicca Testa connessione - il programma verificherà la ricezione e l'invio e cercherà la cartella Inviati. Per Gmail e Outlook la procedura prevede una password per app, non la normale password dell'account; su Gmail IMAP deve essere attivato. I dettagli di configurazione si trovano in descrizione del modulo Posta.
Regola 2: stabilisci un turno e controlla la discussione prima di rispondere
Il solo collegamento di biuro@ non impedirà a due persone di rispondere alla stessa email. Stabilisci quindi una persona di turno per ogni giorno e richiedi che apra l'intera discussione prima di inviare una risposta.
Se martedì è il turno di Kasia, Ola e Marek sanno a chi passare una nuova richiesta. Kasia vede nella discussione le risposte inviate da biuro@, anche quelle inviate dal telefono: Task Manager legge la cartella Inviati sul server di posta e vi salva le copie dei messaggi inviati tramite l'applicazione. Questo aiuta a verificare se qualcuno ha già risposto. Non è però un blocco per una seconda risposta né una funzione di assegnazione della discussione a un dipendente.
Per l'indirizzo condiviso non attivare l'impostazione „Segna come letto anche sul server” - di default è disattivata. In questo modo, la lettura di un'email da parte di Ola non rimuove il contrassegno di messaggio non letto per Marek in Task Manager. Se per te è più importante la coerenza dello stato di lettura con il telefono o la webmail, puoi attivare questa impostazione - consapevolmente, dopo aver stabilito le regole con il team.
Regola 3: se emerge la domanda „chi e per quando?”, crea un'attività
Un'email che richiede l'esecuzione di un lavoro trasferiscila in un'attività con una persona e una scadenza. Puoi collegare la discussione email a questa attività, ma il solo collegamento non mostrerà al team il contenuto del messaggio.
Mercoledì Ola legge una richiesta da Nord. Crea nello Spazio di lavoro Vendite l'attività „Offerta per il cliente Nord”, assegna Kasia e imposta la scadenza a giovedì, alle 12:00. Nella descrizione inserisce i requisiti comunicati dal cliente. Così Kasia non deve indovinare cosa preparare, e la scadenza non resta soltanto una frase nella corrispondenza.
Poi Ola apre il menu ⋮ della discussione email, seleziona Collega, indica lo Spazio di lavoro e l'attività. Nel menu compare l'informazione sul collegamento e la scorciatoia "Apri collegato...". Questo è un percorso tra spazi di lavoro, non un modo per concedere l'accesso alla casella: un partecipante all'attività senza la casella biuro@ collegata non vedrà né l'oggetto né il contenuto dell'email. Se deve conoscere i requisiti del cliente, incollali nell'attività. Suddividi i passaggi di lavoro in una lista to-do nella descrizione dell'attività. I partecipanti la spuntano senza aprire la modalità di modifica, e accanto a ogni voce completata si vede chi l'ha spuntata. Guarda come gestire una checklist in un'attività.
Regola 4: raccogli gli allegati in File invece di rispedirli di nuovo
Puoi salvare gli allegati di una discussione nel modulo File, disponibile nella variante Pro. La graffetta nell'intestazione dell'email sposta tutti gli allegati nella cartella Posta / nome casella / oggetto della discussione e apre quella cartella.
Venerdì, durante la discussione sul contratto, arriva la terza versione del documento. Invece di chiedere ai collaboratori di inviare di nuovo il file, raccogli gli allegati della discussione in un'unica cartella. Durante la sincronizzazione della posta, Task Manager salva prima solo il loro elenco; i file vengono scaricati su richiesta. Puoi aprire un singolo allegato in anteprima oppure scaricarlo sul disco con la freccia accanto al suo nome.
Non confondere la cartella in File con il permesso di lettura della posta. Il collegamento di un'email a un'attività non rivela comunque la corrispondenza ad altre persone. Se hanno bisogno dei documenti, mettili in un luogo a cui hanno accesso e verifica le regole di lavoro con il modulo File.
Regola 5: togli dalla lista ciò che non richiede un'azione
Una discussione a cui non devi tornare puoi nasconderla senza eliminare il messaggio. In Task Manager la ritrovi in seguito nel riquadro Nascoste e la ripristini con il comando "Mostra di nuovo".
Questo è utile per le conferme che bisognava leggere, ma da cui non serve creare un'attività. I riquadri Non lette, Lette e Nascoste aiutano a separare questi messaggi dalle nuove questioni; una stella nell'intestazione sposta una discussione importante in cima alla lista. Nascondere non cancella nulla né nell'applicazione né sul server di posta, e i nuovi messaggi in una discussione nascosta continuano a essere salvati.
Quando da un indirizzo arriva posta indesiderata, nel menu della discussione trovi anche "Spam / Indesiderati - blocca mittente". Le discussioni da quell'indirizzo scompaiono allora dalle liste e i nuovi messaggi non vengono scaricati. È una decisione diversa dal nascondere una singola discussione - gli indirizzi bloccati puoi rivederli e sbloccarli in Impostazioni → Posta → Spam / Indesiderati.
La Bacheca e l'AI aiutano a leggere, ma non sostituiscono un turno di reperibilità
La Bacheca può facilitare la rassegna mattutina: ogni casella collegata ha su di essa una colonna separata con le discussioni, accanto alle colonne dello Spazio di lavoro. L'AI aiuta a leggere discussioni lunghe, ma né essa né la Bacheca stabiliscono chi è di turno - lo concordi con il team. L'interruttore "Posta sulla bacheca" nel menu "Mostra solo" permette di attivare o disattivare queste colonne, e l'impostazione viene memorizzata.
Se Ola inizia la giornata dalle colonne biuro@ e Vendite, vede fianco a fianco la corrispondenza in arrivo e le attività. La vista non cambia però le regole di accesso né stabilisce chi deve rispondere. Di questo decide sempre il turno di reperibilità.
Puoi leggere una discussione lunga con l'aiuto del pulsante Riordina, se hai configurato l'AI. La modalità Riassumi riduce ogni messaggio a una o due frasi, mentre la modalità Contenuto originale ripristina la vista delle email ricevute. Il risultato dell'AI è un'anteprima valida per la sessione, non una modifica della corrispondenza originale; in caso di dubbio controlla il messaggio sorgente. L'Assistente AI privato permette anche di fare domande sul contenuto di questa discussione senza inviare la domanda ai destinatari.
L'AI è opzionale e richiede una chiave propria presso il fornitore del modello. Il contenuto trasmesso al modello lascia allora il server dell'applicazione. La funzione separata che usa la Posta come fonte di conoscenza dell'Assistente AI è disattivata di default; la attiva l'amministratore. Questo confine è descritto nel testo su cosa arriva al fornitore AI.
La Posta è nel piano Pro, e la licenza non richiede un abbonamento a persona
Il modulo Posta, come File e Automazioni, appartiene alla variante Pro. Per la licenza perpetua di Task Manager paghi una volta sola in base al numero di postazioni; nel prezzo hai 12 mesi di aggiornamenti, dopo i quali il rinnovo resta facoltativo.
| Piano Pro | Dimensione del team | Prezzo della licenza |
|---|---|---|
| Starter | fino a 8 persone | 1 990 zł |
| Classic | fino a 20 persone | 3 990 zł |
| Max | fino a 35 persone | 5 990 zł |
| Enterprise | oltre 35 persone | da 7.990 zł |
Task Manager lo installi sul server dell'azienda; basta un normale hosting condiviso che soddisfi i requisiti PHP 8.1+ e MySQL o MariaDB. I dati dell'applicazione, inclusa la copia locale della posta, risiedono sul tuo server. La casella originale resta sul server di posta: scollegarla in Task Manager elimina la copia locale, non le email presso il fornitore di posta. Trovi il quadro completo delle varianti nell'attuale listino prezzi.
Domani mattina scegli le cinque discussioni più vecchie da biuro@. Per ciascuna decidi: risposta dal turno di reperibilità, attività con persona e scadenza, oppure nasconderla dopo averla letta. Se vuoi vedere come funziona il lavoro con la posta accanto alle attività, apri la Demo.
Domande frequenti
Come gestire le email in team, se tutti usano biuro@?
Stabilisci una persona di turno per ogni giorno e chiedile di controllare la discussione prima di rispondere. Le questioni che richiedono lavoro registrale come attività con una persona responsabile e una scadenza, perché Task Manager non assegna la discussione email a un dipendente né impedisce una doppia risposta.
In Task Manager esiste una casella di posta condivisa di team?
Non esiste una casella di team intesa come coda di richieste: ogni persona collega l'indirizzo condiviso biuro@ sul proprio account. La sua vista della posta resta privata, anche nei confronti dell'amministratore.
Vedrò se un collega ha risposto a un'email da biuro@?
Sì, se la risposta è stata inviata dalla casella condivisa e la sua copia è finita nella cartella Inviati sul server. Task Manager legge questa cartella, quindi il messaggio compare nella discussione anche per le altre persone che hanno collegato quella casella.
Il collegamento di un'email a un'attività mostra il messaggio al team?
No, Collega crea una scorciatoia di navigazione e non condivide con i partecipanti dell'attività né il contenuto né l'oggetto dell'email. Se devono conoscere gli accordi presi con il cliente, incollali nella descrizione dell'attività.
In quale piano di Task Manager è disponibile il modulo Posta?
Posta è disponibile nella variante Pro dei piani Starter, Classic e Max, mentre per i team superiori a 35 persone è disponibile Enterprise con preventivo personalizzato. La licenza è perpetua; 12 mesi di aggiornamenti sono inclusi nel prezzo.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
