Am Montagmorgen geht bei info@ eine Anfrage nach einem Angebot ein. In einer 12-köpfigen Firma bearbeiten Ola, Kasia und Marek diese Adresse: Ola und Kasia antworten dem Kunden, während Marek davon ausgeht, dass eine der beiden die Sache übernommen hat. Wie behalten Sie E-Mails im Team im Griff, damit die Anfrage nur eine Antwort erhält und nach dem Versenden nicht untergeht? Ohne Dienst und Aufgabe mit Termin weiß Marek weiterhin nicht, wer das Angebot vorbereitet.
Wie behalten Sie E-Mails im Team im Griff, wenn das Postfach den Überblick nicht behält?
Die gemeinsame Adresse legt von selbst weder fest, wer ein Angebot vorbereitet, noch bis wann. Die E-Mail-Liste zeigt, was eingegangen ist, ersetzt aber keine Aufgabe mit verantwortlicher Person und Termin.
Nach zwei Antworten des Kunden kann die Sache weiterhin auf der Stelle treten: Niemand sammelt die für das Angebot nötigen Daten. Bittet er dann um eine Korrektur und fügt ein Dokument bei, beginnt die Suche danach, wer die letzte Version hat. Wenn ähnliche Absprachen bei Ihnen auch im Chat verloren gehen, lesen Sie die Regel des einen Ortes für Team-Anliegen.
E-Mail muss nicht aus dem Prozess verschwinden. Sie soll dem Gespräch mit dem Kunden dienen, und die Aufgabe dazu, festzuhalten, was aus diesem Gespräch folgt.
Regel 1: Jede Person, die info@ bearbeitet, verbindet die Adresse bei sich selbst
In Task Manager verbindet jede Person, die diese Korrespondenz lesen soll, die gemeinsame Adresse info@ separat. Das mit dem Benutzerkonto verknüpfte Postfach ist privat: Andere sehen es nicht, nicht einmal der Administrator, es sei denn, sie verbinden dieselbe Adresse selbst.
Ola, Kasia und Marek fügen info@firma.pl hinzu und können daneben eigene namentliche Postfächer haben. Jedes verbundene Postfach erscheint in der linken Spalte unter der Überschrift E-Mail. Es handelt sich um dieselbe E-Mail-Adresse auf drei Konten, nicht um eine Warteschlange für Anliegen.
Ein Postfach fügen Sie über Einstellungen → E-Mail → Postfach hinzufügen hinzu. Sie geben Adresse und Passwort, die Daten der IMAP- und SMTP-Server an und legen anschließend Namen, Umfang des abgerufenen Verlaufs, Sichtbarkeit der Threads und die Signatur fest. IMAP dient dem Empfang von E-Mails, SMTP dem Versand; die Adressen beider Server finden Sie in der Regel im Hosting-Panel. Klicken Sie vor dem Speichern auf „Verbindung testen“ - das Programm prüft Empfang und Versand und sucht nach dem Ordner „Gesendet“. Bei Gmail und Outlook sieht die Anleitung ein App-Passwort vor, nicht das normale Kontopasswort; bei Gmail muss IMAP aktiviert sein. Details zur Konfiguration finden Sie in der Beschreibung des Moduls E-Mail.
Regel 2: Legen Sie einen Dienst fest und prüfen Sie den Thread vor der Antwort
Allein das Verbinden von info@ hindert zwei Personen nicht daran, dieselbe E-Mail zu beantworten. Legen Sie also für jeden Tag eine diensthabende Person fest und verlangen Sie, dass diese vor dem Senden einer Antwort den gesamten Thread öffnet.
Hat Kasia am Dienstag Dienst, wissen Ola und Marek, an wen sie eine neue Anfrage weiterleiten sollen. Kasia sieht im Thread die von info@ gesendeten Antworten, auch die vom Smartphone aus versendeten: Task Manager liest den Ordner „Gesendet“ auf dem E-Mail-Server und speichert dort Kopien der über die App gesendeten Nachrichten. Das hilft zu prüfen, ob jemand bereits geantwortet hat. Es ist jedoch keine Sperre für eine zweite Antwort und keine Funktion zur Zuweisung eines Threads an einen Mitarbeiter.
Aktivieren Sie bei einer gemeinsamen Adresse nicht die Einstellung „Auch auf dem Server als gelesen markieren“ - standardmäßig ist sie deaktiviert. So entfernt das Lesen einer E-Mail durch Ola nicht die Markierung als ungelesene Nachricht bei Marek in Task Manager. Wenn Ihnen die Übereinstimmung des Lesestatus mit dem Smartphone oder Webmail wichtiger ist, können Sie diese Einstellung aktivieren - bewusst und nach Absprache der Regeln mit dem Team.
Regel 3: Wenn die Frage „wer und bis wann?“ auftaucht, erstellen Sie eine Aufgabe
Eine E-Mail, die Arbeit erfordert, überführen Sie in eine Aufgabe mit verantwortlicher Person und Termin. Den E-Mail-Thread können Sie mit dieser Aufgabe verknüpfen, doch die Verknüpfung allein zeigt dem Team nicht den Inhalt der Nachricht.
Am Mittwoch liest Ola eine Anfrage von Nord. Sie erstellt im Arbeitsbereich Vertrieb die Aufgabe „Angebot für Kunde Nord“, weist sie Kasia zu und setzt den Termin auf Donnerstag, 12:00 Uhr. In die Beschreibung trägt sie die vom Kunden übermittelten Anforderungen ein. So muss Kasia nicht raten, was vorzubereiten ist, und der Termin bleibt nicht bloß ein Satz in der Korrespondenz.
Anschließend öffnet Ola das Menü ⋮ des E-Mail-Threads, wählt Verknüpfen, und gibt Arbeitsbereich und Aufgabe an. Im Menü erscheint ein Hinweis auf die Verknüpfung sowie die Verknüpfung „Verknüpftes öffnen…“. Das ist eine Verbindung zwischen Arbeitsbereichen, kein Weg, um Zugriff auf ein Postfach zu gewähren: Ein Teilnehmer der Aufgabe ohne verbundenes biuro@ sieht weder Betreff noch Inhalt der E-Mail. Wenn er die Anforderungen des Kunden kennen soll, füge sie in die Aufgabe ein. Die Arbeitsschritte legst du in einer To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung an. Teilnehmer können sie abhaken, ohne die Bearbeitung zu öffnen, und bei erledigten Punkten ist sichtbar, wer sie markiert hat. Siehe wie man eine Checkliste in einer Aufgabe führt.
Regel 4: Sammle Anhänge in Dateien, statt sie erneut zu verschicken
Anhänge aus einem Thread kannst du im Modul Dateien speichern, verfügbar in der Pro-Variante. Die Büroklammer im E-Mail-Header verschiebt alle Anhänge in den Ordner E-Mail / Name des Postfachs / Betreff des Threads und öffnet diesen Ordner.
Am Freitag kommt bei der Vertragsbesprechung die dritte Version des Dokuments hinzu. Statt die Kollegen um erneutes Zusenden der Datei zu bitten, sammelst du die Anhänge aus dem Thread in einem einzigen Ordner. Bei der Synchronisierung der E-Mail speichert Task Manager zunächst nur deren Verzeichnis; die Dateien werden bei Bedarf abgerufen. Einen einzelnen Anhang kannst du in der Vorschau öffnen oder mit dem Pfeil neben seinem Namen auf die Festplatte herunterladen.
Verwechsle den Ordner in Dateien nicht mit der Berechtigung, E-Mails zu lesen. Die Verknüpfung einer E-Mail mit einer Aufgabe gibt anderen Personen weiterhin keinen Einblick in die Korrespondenz. Wenn sie Dokumente benötigen, lege sie an einem Ort ab, zu dem sie Zugriff haben, und prüfe die Regeln für die Arbeit mit dem Modul Dateien.
Regel 5: Entferne von der Liste, was kein Handeln erfordert
Einen Thread, zu dem du nicht zurückkehren musst, kannst du ausblenden, ohne die Nachricht zu löschen. In Task Manager findest du ihn später unter der Kachel Ausgeblendet und stellst ihn mit dem Befehl „Wieder anzeigen“ wieder her.
Das ist nützlich bei Bestätigungen, die man lesen musste, aus denen aber keine Aufgabe entstehen soll. Die Kacheln Ungelesen, Gelesen und Ausgeblendet helfen, solche Nachrichten von neuen Angelegenheiten zu trennen; der Stern im Header bringt einen wichtigen Thread an die Spitze der Liste. Das Ausblenden löscht nichts, weder in der Anwendung noch auf dem E-Mail-Server, und neue Nachrichten in einem ausgeblendeten Thread werden weiterhin gespeichert.
Wenn von einer Adresse unerwünschte Post kommt, gibt es im Thread-Menü auch „Spam / Unerwünscht - Absender blockieren“. Threads von dieser Adresse verschwinden dann aus den Listen, und neue Nachrichten werden nicht mehr abgerufen. Das ist eine andere Entscheidung als das Ausblenden eines einzelnen Threads - blockierte Adressen kannst du unter Einstellungen → E-Mail → Spam / Unerwünscht überprüfen und entsperren.
Board und KI helfen beim Lesen, ersetzen aber keinen Bereitschaftsdienst
Das Board kann den morgendlichen Überblick erleichtern: Jedes verbundene Postfach hat darauf eine eigene Spalte mit Threads, neben den Arbeitsbereich-Spalten. Die KI hilft beim Lesen langer Threads, aber weder sie noch das Board bestimmen, wer zuständig ist - das legst du mit dem Team fest. Der Schalter „E-Mail auf dem Board“ im Menü „Nur anzeigen“ ermöglicht es, diese Spalten ein- oder auszuschalten, und die Einstellung wird gespeichert.
Wenn Ola den Tag mit den Spalten biuro@ und Vertrieb beginnt, sieht sie eingehende Korrespondenz und Aufgaben nebeneinander. Die Ansicht ändert jedoch weder die Zugriffsregeln noch entscheidet sie, wer antworten soll. Das bestimmt weiterhin der Bereitschaftsdienst.
Einen langen Thread kannst du mit Hilfe der Schaltfläche Strukturieren lesen, wenn du KI konfiguriert hast. Der Modus Zusammenfassen kürzt jede Nachricht auf ein oder zwei Sätze, und der Modus Ursprünglicher Inhalt stellt die Ansicht der erhaltenen E-Mails wieder her. Das Ergebnis der KI ist eine Vorschau nur für die Sitzungsdauer, keine Änderung der ursprünglichen Korrespondenz; im Zweifel prüfe die Quellnachricht. Der private KI-Assistent erlaubt es außerdem, nach dem Inhalt dieses Threads zu fragen, ohne die Frage an die Empfänger zu senden.
KI ist optional und erfordert einen eigenen Schlüssel beim Modellanbieter. Der an das Modell übergebene Inhalt verlässt dann den Server der Anwendung. Die separate Funktion, E-Mail als Wissensquelle des KI-Assistenten zu nutzen, ist standardmäßig deaktiviert; der Administrator schaltet sie ein. Diese Grenze beschreibt der Text darüber, was an den KI-Anbieter übermittelt wird.
E-Mail ist in Pro enthalten, und die Lizenz erfordert kein Abo pro Person
Das Modul E-Mail gehört, ebenso wie Dateien und Automatisierungen, zur Pro-Variante. Für die Dauerlizenz von Task Manager zahlst du einmalig, gestaffelt nach Anzahl der Arbeitsplätze; im Preis sind 12 Monate Updates enthalten, danach ist die Verlängerung optional.
| Plan Pro | Teamgröße | Lizenzpreis |
|---|---|---|
| Starter | bis zu 8 Personen | 1 990 zł |
| Classic | bis zu 20 Personen | 3 990 zł |
| Max | bis zu 35 Personen | 5 990 zł |
| Enterprise | über 35 Personen | ab 7 990 zł |
Task Manager installierst du auf dem Server deines Unternehmens; ein gewöhnliches Shared Hosting, das die Anforderungen PHP 8.1+ und MySQL oder MariaDB erfüllt, genügt. Die Anwendungsdaten, einschließlich der lokalen Kopie der E-Mails, liegen auf deinem Server. Das ursprüngliche Postfach bleibt auf dem E-Mail-Server: Wird es in Task Manager getrennt, wird die lokale Kopie gelöscht, nicht die E-Mails beim E-Mail-Anbieter. Eine Übersicht der Varianten findest du in der aktuellen Preisliste.
Wähle morgen früh die fünf ältesten Threads aus biuro@ aus. Entscheide bei jedem: Antwort vom Diensthabenden, Aufgabe mit Person und Termin oder Ausblenden nach dem Lesen. Wenn du sehen möchtest, wie die Arbeit mit E-Mail neben Aufgaben aussieht, öffne Demo.
Häufig gestellte Fragen
Wie behalten Sie E-Mails im Team im Griff, wenn alle info@ nutzen?
Legen Sie eine Person fest, die an einem bestimmten Tag Dienst hat, und lassen Sie sie den Thread prüfen, bevor sie antwortet. Halten Sie Anliegen, die Arbeit erfordern, als Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin fest, denn Task Manager weist einen E-Mail-Thread keinem Mitarbeiter zu und verhindert auch keine doppelte Antwort.
Gibt es in Task Manager ein gemeinsames Team-Postfach?
Ein Team-Postfach im Sinne einer Warteschlange für Anliegen gibt es nicht: Jede Person verbindet die gemeinsame Adresse info@ mit ihrem eigenen Konto. Ihre Postfachansicht bleibt privat, auch gegenüber dem Administrator.
Sehe ich, dass ein Kollege auf eine E-Mail von info@ geantwortet hat?
Ja, sofern die Antwort aus dem gemeinsamen Postfach gesendet wurde und eine Kopie davon im Ordner „Gesendet“ auf dem Server abgelegt wurde. Task Manager liest diesen Ordner, sodass die Nachricht im Thread bei allen anderen Personen erscheint, die dieses Postfach ebenfalls verbunden haben.
Zeigt die Verknüpfung einer E-Mail mit einer Aufgabe die Nachricht dem gesamten Team?
Nein, „Verknüpfen“ erstellt lediglich eine Navigationsabkürzung und gibt weder den Inhalt noch den Betreff der E-Mail für die Beteiligten der Aufgabe frei. Wenn diese die Absprachen mit dem Kunden kennen sollen, fügen Sie sie in die Beschreibung der Aufgabe ein.
In welchem Plan von Task Manager ist das Modul E-Mail enthalten?
E-Mail ist in der Pro-Variante der Pläne Starter, Classic und Max enthalten, und für Teams mit mehr als 35 Personen steht Enterprise mit individueller Preisgestaltung zur Verfügung. Die Lizenz ist unbefristet; 12 Monate Updates sind im Preis inbegriffen.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
