Le lundi matin, une demande de devis arrive sur biuro@. Dans une entreprise de 12 personnes, l’adresse est gérée par Ola, Kasia et Marek : Ola et Kasia répondent au client, tandis que Marek suppose que l’une d’elles a pris en charge le dossier. Comment gérer les e-mails en équipe pour que la demande n’obtienne qu’une seule réponse et ne se perde pas après l’envoi ? Sans permanence ni tâche assortie d’une échéance, Marek ne sait toujours pas qui préparera le devis.
Comment gérer les e-mails en équipe quand la boîte mail ne surveille pas les dossiers ?
Une adresse partagée ne décide pas d’elle-même qui préparera une offre ni pour quand. La liste des e-mails indique ce qui est arrivé, mais ne remplace pas une tâche assortie d’une personne responsable et d’une échéance.
Après deux réponses du client, le dossier peut encore piétiner : personne ne collecte les informations nécessaires au devis. Et quand le client demande une correction en joignant un document, commence alors la recherche de qui détient la dernière version. Si des échanges similaires vous échappent aussi sur le chat, consultez la règle du lieu unique pour les affaires de l’équipe.
La messagerie n’a pas à disparaître du processus. Elle doit servir à échanger avec le client, et la tâche à déterminer ce qui découle de cet échange.
Règle 1 : chaque personne gérant biuro@ connecte l’adresse sur son propre compte
Dans Task Manager, l’adresse partagée biuro@ est connectée séparément par chaque personne devant lire cette correspondance. La boîte associée au compte utilisateur est privée : les autres ne la voient pas, pas même l’administrateur, sauf s’ils connectent eux-mêmes la même adresse.
Ola, Kasia et Marek ajoutent biuro@firma.pl, et peuvent avoir en parallèle leurs propres boîtes nominatives. Chaque boîte connectée apparaît dans la colonne de gauche sous l’en-tête Messagerie. Il s’agit de la même adresse mail sur trois comptes, pas d’une file d’attente de dossiers.
Vous ajoutez une boîte via Paramètres → Messagerie → Ajouter une boîte. Vous indiquez l’adresse et le mot de passe, les informations des serveurs IMAP et SMTP, puis vous définissez le nom, la période d’historique à récupérer, la visibilité des fils et la signature. L’IMAP sert à recevoir le courrier, le SMTP à l’envoyer ; les adresses des deux serveurs se trouvent généralement dans le panneau d’administration de l’hébergement. Avant d’enregistrer, cliquez sur Tester la connexion - le programme vérifie la réception et l’envoi, et recherche le dossier Envoyés. Pour Gmail et Outlook, la procédure prévoit un mot de passe d’application, et non le mot de passe habituel du compte ; dans Gmail, l’IMAP doit être activé. Vous trouverez les détails de la configuration dans la description du module Messagerie.
Règle 2 : mettez en place une permanence et vérifiez le fil avant de répondre
Le simple fait de connecter biuro@ n’empêchera pas deux personnes de répondre au même e-mail. Désignez donc une personne de permanence pour chaque jour et exigez qu’elle ouvre l’intégralité du fil avant d’envoyer une réponse.
Si Kasia est de permanence le mardi, Ola et Marek savent à qui transmettre une nouvelle demande. Kasia voit dans le fil les réponses envoyées depuis biuro@, y compris celles envoyées depuis un téléphone : Task Manager lit le dossier Envoyés sur le serveur de messagerie et y enregistre les copies des messages envoyés via l’application. Cela permet de vérifier si quelqu’un a déjà répondu. Ce n’est toutefois ni un blocage de la seconde réponse, ni une fonction d’assignation du fil à un employé.
Sur une adresse partagée, n’activez pas le paramètre « Marquer comme lu également sur le serveur » - il est désactivé par défaut. Ainsi, la lecture d’un e-mail par Ola n’efface pas la marque de message non lu chez Marek dans Task Manager. Si l’important pour vous est plutôt la cohérence de l’état de lecture avec le téléphone ou le webmail, vous pouvez activer ce paramètre - en connaissance de cause, après avoir défini les règles avec l’équipe.
Règle 3 : si la question « qui et pour quand ? » se pose, créez une tâche
Transférez vers une tâche, avec une personne responsable et une échéance, tout e-mail nécessitant du travail. Vous pouvez lier le fil de messagerie à cette tâche, mais le simple lien n’affichera pas le contenu du message à l’équipe.
Le mercredi, Ola lit une demande de Nord. Elle crée dans l’Espace de travail Ventes une tâche « Offre pour le client Nord », assigne Kasia et fixe l’échéance au jeudi, 12h00. Elle saisit dans la description les exigences transmises par le client. Ainsi, Kasia n’a pas à deviner ce qu’il faut préparer, et l’échéance ne reste pas seulement une phrase perdue dans la correspondance.
Ensuite, Ola ouvre le menu ⋮ du fil de discussion, sélectionne Lier, indique l'Espace de travail et la tâche. Le menu affiche alors une information de liaison ainsi qu'un raccourci « Ouvrir l'élément lié… ». C'est un pont entre deux espaces de travail, pas un moyen de donner accès à la boîte mail : un participant de la tâche qui n'a pas biuro@ connecté ne verra ni l'objet ni le contenu du mail. S'il doit connaître les exigences du client, collez-les dans la tâche. Détaillez les étapes de travail dans une liste de tâches, dans la description de la tâche. Les participants peuvent les cocher sans ouvrir le mode édition, et pour chaque élément coché, on voit qui l'a validé. Découvrez comment tenir une checklist dans une tâche.
Règle 4 : rassemblez les pièces jointes dans Fichiers au lieu de les renvoyer
Vous pouvez enregistrer les pièces jointes d'un fil de discussion dans le module Fichiers, disponible dans la version Pro. Le trombone dans l'en-tête du mail déplace toutes les pièces jointes vers le dossier Messagerie / nom de la boîte mail / objet du fil, et ouvre ce dossier.
Vendredi, une troisième version du document arrive dans la conversation sur le contrat. Plutôt que de demander à vos collaborateurs de renvoyer le fichier une nouvelle fois, vous rassemblez les pièces jointes du fil dans un seul dossier. Lors de la synchronisation de la messagerie, Task Manager n'enregistre d'abord que leur liste ; les fichiers sont téléchargés à la demande. Vous pouvez ouvrir une pièce jointe en aperçu ou la télécharger sur votre disque grâce à la flèche à côté de son nom.
Ne confondez pas le dossier dans Fichiers avec un droit de lecture de la messagerie. Lier un mail à une tâche ne dévoile toujours pas la correspondance à d'autres personnes. Si elles ont besoin des documents, placez-les à un endroit auquel elles ont accès, et vérifiez les règles de fonctionnement du module Fichiers.
Règle 5 : retirez de la liste ce qui n'exige pas d'action
Un fil de discussion auquel vous n'avez pas besoin de revenir peut être masqué sans supprimer le message. Dans Task Manager, vous le retrouverez ensuite sous la vignette Masqués, et vous pourrez le restaurer avec la commande « Afficher à nouveau ».
Cela est utile pour les confirmations qu'il fallait lire, mais dont il n'était pas nécessaire de faire une tâche. Les vignettes Non lus, Lus et Masqués aident à séparer ce type de messages des nouveaux sujets ; l'étoile dans l'en-tête fait remonter un fil important en haut de la liste. Le masquage ne supprime rien, ni dans l'application ni sur le serveur de messagerie, et les nouveaux messages d'un fil masqué continuent d'être enregistrés.
Lorsqu'une même adresse envoie des messages indésirables, le menu du fil propose aussi « Spam / Indésirable - bloquer l'expéditeur ». Les fils provenant de cette adresse disparaissent alors des listes, et les nouveaux messages ne sont plus récupérés. C'est une décision différente du simple masquage d'un fil : vous pouvez consulter et débloquer les adresses bloquées dans Paramètres → Messagerie → Spam / Indésirable.
Le Tableau et l'IA aident à lire, mais ne remplacent pas la permanence
Le Tableau peut faciliter la revue matinale : chaque boîte mail connectée y possède sa propre colonne de fils, à côté des colonnes de l'Espace de travail. L'IA aide à lire les longs fils, mais ni elle ni le Tableau ne désignent la personne de permanence - c'est vous qui la déterminez avec votre équipe. Le commutateur « Messagerie sur le tableau », dans le menu « Afficher uniquement », permet d'activer ou de désactiver ces colonnes, et le réglage est mémorisé.
Si Ola commence sa journée par les colonnes biuro@ et Ventes, elle voit côte à côte le courrier entrant et les tâches. Cette vue ne modifie toutefois pas les règles d'accès et ne détermine pas qui doit répondre. Cela reste une décision de la permanence.
Vous pouvez lire un long fil à l'aide du bouton Structurer, si l'IA est configurée. Le mode Résumer réduit chaque message à une ou deux phrases, et le mode Contenu original rétablit l'affichage des mails reçus. Le résultat de l'IA n'est qu'un aperçu valable le temps de la session, pas une modification de la correspondance d'origine ; en cas de doute, consultez le message source. L'Assistant IA privé permet aussi de poser une question sur le contenu de ce fil sans l'envoyer aux destinataires.
L'IA est optionnelle et nécessite votre propre clé chez le fournisseur du modèle. Le contenu transmis au modèle quitte alors le serveur de l'application. La fonction distincte permettant d'utiliser la Messagerie comme source de connaissance pour l'Assistant IA est désactivée par défaut ; c'est l'administrateur qui l'active. Cette limite est décrite dans le texte sur ce qui est transmis au fournisseur d'IA.
La Messagerie est dans Pro, et la licence ne demande pas d'abonnement par personne
Le module Messagerie, tout comme Fichiers et Automatisations, fait partie de la version Pro. Pour la licence perpétuelle de Task Manager, vous payez une seule fois, selon le nombre de postes ; le prix inclut 12 mois de mises à jour, dont le renouvellement reste ensuite optionnel.
| Plan Pro | Taille de l'équipe | Prix de la licence |
|---|---|---|
| Starter | jusqu'à 8 personnes | 1 990 zł |
| Classic | jusqu'à 20 personnes | 3 990 zł |
| Max | jusqu'à 35 personnes | 5 990 zł |
| Enterprise | plus de 35 personnes | à partir de 7 990 zł |
Vous installez Task Manager sur le serveur de votre entreprise ; un simple hébergement mutualisé répondant aux exigences PHP 8.1+ et MySQL ou MariaDB suffit. Les données de l'application, y compris la copie locale de la messagerie, se trouvent sur votre serveur. La boîte mail d'origine reste sur le serveur de messagerie : la déconnecter dans Task Manager supprime la copie locale, pas les mails chez votre fournisseur de messagerie. Vous trouverez le détail des formules dans les tarifs actuels.
Demain matin, choisissez les cinq fils les plus anciens de biuro@. Pour chacun, décidez : réponse de la personne de permanence, tâche avec une personne et une échéance, ou masquage après lecture. Si vous voulez voir à quoi ressemble le travail avec la messagerie à côté des tâches, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Comment gérer les e-mails en équipe quand tout le monde utilise biuro@ ?
Désignez une personne de permanence pour chaque jour et demandez-lui de vérifier le fil de discussion avant de répondre. Consignez les sujets nécessitant du travail sous forme de tâches avec une personne responsable et une échéance, car Task Manager n’assigne pas un fil d’e-mails à un employé et ne bloque pas les doubles réponses.
Task Manager dispose-t-il d’une boîte mail d’équipe partagée ?
Il n’existe pas de boîte d’équipe au sens d’une file d’attente de dossiers : chaque personne connecte l’adresse partagée biuro@ sur son propre compte. Sa vue de la messagerie reste privée, y compris pour l’administrateur.
Verrai-je qu’un collègue a répondu à un e-mail envoyé à biuro@ ?
Oui, si la réponse a été envoyée depuis la boîte partagée et qu’une copie est arrivée dans le dossier Envoyés sur le serveur. Task Manager lit ce dossier, donc le message apparaît dans le fil chez les autres personnes qui ont connecté cette boîte.
Le fait de lier un e-mail à une tâche affiche-t-il le message à toute l’équipe ?
Non, Lier crée un raccourci de navigation et ne partage ni le contenu ni l’objet de l’e-mail avec les participants de la tâche. S’ils doivent connaître les échanges avec le client, collez-les dans la description de la tâche.
Dans quel plan de Task Manager le module Messagerie est-il disponible ?
La Messagerie est disponible dans la variante Pro des plans Starter, Classic et Max, et pour les équipes de plus de 35 personnes, la formule Enterprise est proposée avec un devis personnalisé. La licence est perpétuelle ; 12 mois de mises à jour sont inclus dans le prix.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
