Na segunda-feira de manhã chega a geral@ um pedido de orçamento. Numa empresa com 12 pessoas, o endereço é gerido pela Ola, pela Kasia e pelo Marek: a Ola e a Kasia respondem ao cliente, enquanto o Marek assume que uma delas já tratou do assunto. Como organizar os e-mails na equipa para que o pedido tenha apenas uma resposta e não se perca depois de enviado? Sem um turno e uma tarefa com prazo, o Marek continua sem saber quem vai preparar o orçamento.
Como organizar os e-mails na equipa quando a caixa de correio não controla os assuntos?
O endereço partilhado, por si só, não determina quem vai preparar a proposta nem para quando. A lista de e-mails mostra o que chegou, mas não substitui uma tarefa com uma pessoa responsável e um prazo.
Após duas respostas do cliente, o assunto ainda pode estar parado: ninguém recolhe os dados necessários para o orçamento. E quando o cliente pede uma correção e anexa um documento, começa a procura de quem tem a última versão. Se assuntos semelhantes também se perdem no chat, veja a regra de um único lugar para os assuntos da equipa.
O correio não precisa de desaparecer do processo. Serve para conversar com o cliente, enquanto a tarefa serve para definir o que resulta dessa conversa.
Regra 1: cada pessoa que gere geral@ liga o endereço na sua conta
No Task Manager, o endereço partilhado geral@ é ligado separadamente por cada pessoa que deva ler essa correspondência. A caixa de correio associada à conta do utilizador é privada: não é visível para outras pessoas, nem mesmo para o administrador, a menos que liguem elas próprias o mesmo endereço.
A Ola, a Kasia e o Marek adicionam geral@empresa.pt, podendo ter ao lado as suas próprias caixas de correio pessoais. Cada caixa de correio ligada aparece na coluna esquerda, sob o cabeçalho Correio. É o mesmo endereço de correio em três contas, não uma fila de assuntos.
Adiciona-se a caixa de correio em Definições → Correio → Adicionar caixa de correio. Indica-se o endereço e a palavra-passe, os dados dos servidores IMAP e SMTP, e depois definem-se o nome, o período do histórico a descarregar, a visibilidade das conversas e a assinatura. O IMAP serve para receber correio, o SMTP para o enviar; os endereços de ambos os servidores encontram-se geralmente no painel de alojamento. Antes de guardar, clique em Testar ligação - o programa verifica a receção e o envio, e procura a pasta Enviados. No Gmail e no Outlook, a configuração prevê uma palavra-passe de aplicação, não a palavra-passe normal da conta; no Gmail, o IMAP tem de estar ativado. Os detalhes da configuração encontram-se na descrição do módulo Correio.
Regra 2: defina um turno e verifique a conversa antes de responder
A simples ligação de geral@ não impede que duas pessoas respondam ao mesmo e-mail. Defina, então, um responsável de turno para cada dia e exija que abra toda a conversa antes de enviar a resposta.
Se na terça-feira o turno for da Kasia, a Ola e o Marek sabem a quem entregar um novo pedido. A Kasia vê na conversa as respostas enviadas a partir de geral@, incluindo as enviadas do telemóvel: o Task Manager lê a pasta Enviados no servidor de correio e guarda nela cópias das mensagens enviadas através da aplicação. Isto ajuda a verificar se alguém já respondeu. No entanto, não impede uma segunda resposta nem atribui a conversa a um colaborador.
No caso de um endereço partilhado, não ative a opção “Marcar como lida também no servidor” - por predefinição está desativada. Assim, o facto de a Ola ler um e-mail não remove a marca de não lido para o Marek no Task Manager. Se para si for mais importante manter o estado de leitura coerente com o telemóvel ou o webmail, pode ativar esta opção - de forma consciente, depois de combinar as regras com a equipa.
Regra 3: se surgir a pergunta “quem e até quando?”, crie uma tarefa
Um e-mail que exija a realização de trabalho deve ser transformado numa tarefa com uma pessoa e um prazo. Pode associar a conversa de e-mail a essa tarefa, mas a simples associação não mostra à equipa o conteúdo da mensagem.
Na quarta-feira, a Ola lê um pedido da Nord. Cria no Workspace Vendas a tarefa “Proposta para o cliente Nord”, atribui-a à Kasia e define o prazo para quinta-feira, às 12:00. Na descrição, regista os requisitos transmitidos pelo cliente. Assim, a Kasia não precisa de adivinhar o que preparar, e o prazo deixa de ser apenas uma frase na correspondência.
De seguida, a Ola abre o menu ⋮ da conversa de email, escolhe Associar, indica o Workspace e a tarefa. No menu surge a informação sobre a associação e o atalho "Abrir associado…". Este é o caminho entre locais de trabalho, não uma forma de conceder acesso à caixa de correio: um participante da tarefa sem a biuro@ ligada não verá nem o assunto nem o conteúdo do email. Se precisar de conhecer os requisitos do cliente, cole-os na tarefa. Divida os passos do trabalho numa lista de tarefas na descrição da tarefa. Os participantes podem marcá-las sem abrir a edição, e junto ao item concluído fica visível quem o assinalou. Veja como gerir uma lista de verificação numa tarefa.
Regra 4: reúna os anexos em Ficheiros em vez de os voltar a enviar
Os anexos de uma conversa podem ser guardados no módulo Ficheiros, disponível na versão Pro. O clipe no cabeçalho do email move todos os anexos para a pasta Correio / nome da caixa / assunto da conversa e abre essa pasta.
Na sexta-feira, chega a terceira versão do documento na conversa sobre o contrato. Em vez de pedir aos colegas que voltem a enviar o ficheiro, reúne os anexos da conversa numa única pasta. Durante a sincronização do correio, o Task Manager guarda primeiro apenas a lista deles; os ficheiros são transferidos apenas quando necessários. Pode abrir um anexo individual em pré-visualização ou transferi-lo para o disco através da seta junto ao respetivo nome.
Não confunda a pasta em Ficheiros com a permissão para ler o correio. Associar um email a uma tarefa continua a não revelar a correspondência a outras pessoas. Se precisarem dos documentos, coloque-os num local a que tenham acesso e consulte as regras de trabalho com o módulo Ficheiros.
Regra 5: retire da lista o que não exige ação
Uma conversa a que não precisa de voltar pode ser ocultada sem eliminar a mensagem. No Task Manager encontra-a mais tarde no separador Ocultas e pode restaurá-la com o comando "Mostrar novamente".
Isto é útil no caso de confirmações que era preciso ler, mas que não precisam de originar uma tarefa. Os separadores Não lidas, Lidas e Ocultas ajudam a separar essas mensagens dos novos assuntos; a estrela no cabeçalho coloca uma conversa importante no topo da lista. Ocultar não apaga nada, nem na aplicação nem no servidor de correio, e as novas mensagens numa conversa oculta continuam a ser guardadas.
Quando chega correio indesejado de um mesmo endereço, o menu da conversa tem também a opção "Spam / Indesejado - bloquear remetente". As conversas desse endereço desaparecem então das listas, e as novas mensagens deixam de ser recebidas. Esta é uma decisão diferente de ocultar uma única conversa - os endereços bloqueados podem ser revistos e desbloqueados em Definições → Correio → Spam / Indesejado.
O Quadro e a IA ajudam a ler, mas não substituem uma pessoa de plantão
O Quadro pode facilitar a revisão matinal: cada caixa de correio ligada tem nele uma coluna própria com as conversas, ao lado das colunas do Workspace. A IA ajuda a ler conversas longas, mas nem ela nem o Quadro determinam quem está de plantão - isso é combinado com a equipa. O interruptor "Correio no quadro" no menu "Mostrar apenas" permite ativar ou desativar estas colunas, e a definição fica guardada.
Se a Ola começar o dia pelas colunas biuro@ e Vendas, vê lado a lado a correspondência recebida e as tarefas. No entanto, esta vista não altera as regras de acesso nem determina quem deve responder. Isso continua a ser decidido pelo plantão.
Uma conversa longa pode ser lida com a ajuda do botão Organizar, se tiver a IA configurada. O modo Resumir reduz cada mensagem a uma ou duas frases, e o modo Conteúdo original restaura a vista dos emails recebidos. O resultado da IA é uma pré-visualização válida durante a sessão, não uma alteração à correspondência original; em caso de dúvida, consulte a mensagem de origem. O Assistente de IA privado também permite perguntar sobre o conteúdo desta conversa sem enviar a pergunta aos destinatários.
A IA é opcional e requer uma chave própria junto do fornecedor do modelo. O conteúdo enviado ao modelo sai então do servidor da aplicação. A funcionalidade separada de utilizar o Correio como fonte de conhecimento do Assistente de IA está desativada por predefinição; é o administrador quem a ativa. Este limite é descrito no texto sobre o que chega ao fornecedor de IA.
O Correio está incluído no Pro, e a licença não exige uma subscrição por pessoa
O módulo Correio, tal como Ficheiros e Automatizações, pertence à versão Pro. Pela licença perpétua do Task Manager paga uma única vez, de acordo com o número de postos; no preço estão incluídos 12 meses de atualizações, após os quais a renovação continua a ser opcional.
| Plano Pro | Dimensão da equipa | Preço da licença |
|---|---|---|
| Starter | até 8 pessoas | 1 990 zł |
| Classic | até 20 pessoas | 3 990 zł |
| Max | até 35 pessoas | 5 990 zł |
| Enterprise | mais de 35 pessoas | od 7 990 zł |
Instala o Task Manager no servidor da empresa; basta um alojamento partilhado comum que cumpra os requisitos PHP 8.1+ e MySQL ou MariaDB. Os dados da aplicação, incluindo a cópia local do correio, ficam no seu servidor. A caixa de correio original permanece no servidor de correio: desligá-la no Task Manager remove a cópia local, não os emails junto do fornecedor de correio. Encontra o resumo das versões na tabela de preços atual.
Amanhã de manhã, escolha as cinco conversas mais antigas da biuro@. Para cada uma, decida: resposta da pessoa de plantão, tarefa com responsável e prazo, ou ocultação depois de lida. Se quiser ver como é trabalhar com o correio ao lado das tarefas, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Como organizar os e-mails na equipa se todos utilizam geral@?
Defina uma pessoa de turno para cada dia e exija que verifique a conversa antes de responder. Registe os assuntos que requerem trabalho como tarefas com uma pessoa e um prazo, porque o Task Manager não atribui a conversa de e-mail a um colaborador nem impede uma resposta duplicada.
Existe uma caixa de correio de equipa no Task Manager?
Não existe uma caixa de correio de equipa no sentido de uma fila de assuntos: cada pessoa liga o endereço partilhado geral@ na sua própria conta. A sua vista do correio permanece privada, também em relação ao administrador.
Vou ver que um colega respondeu a um e-mail de geral@?
Sim, se a resposta tiver sido enviada a partir da caixa de correio partilhada e uma cópia tiver chegado à pasta Enviados no servidor. O Task Manager lê essa pasta, pelo que a mensagem aparece na conversa das restantes pessoas que ligaram essa caixa de correio.
A associação de um e-mail a uma tarefa mostra a mensagem à equipa?
Não, Associar cria um atalho de navegação e não partilha o conteúdo nem o assunto do e-mail com os participantes da tarefa. Se precisarem de conhecer o que foi combinado com o cliente, cole essa informação na descrição da tarefa.
Em que plano do Task Manager está incluído o módulo Correio?
O Correio está incluído na variante Pro dos planos Starter, Classic e Max, e para equipas com mais de 35 pessoas está disponível o Enterprise, com orçamento personalizado. A licença é perpétua; 12 meses de atualizações estão incluídos no preço.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
