Hétfő reggel az info@ postafiókba árajánlatkérés érkezik. A 12 fős cégnél Ola, Kasia és Marek kezeli a postafiókot: Ola és Kasia is válaszol az ügyfélnek, Marek pedig azt feltételezi, hogy az ügyet valamelyikük már átvette. Hogyan kezeld a csapatod e-mailjeit, hogy a megkeresésre egyetlen válasz szülessen, és ne vesszen el a kiküldés után? Ügyelet és határidős feladat nélkül Marek továbbra sem tudja, ki készíti el az árajánlatot.
Hogyan kezeld a csapatod e-mailjeit, ha a postafiók nem tartja nyilván az ügyeket?
A közös postafiók önmagában nem dönti el, ki készíti el az ajánlatot, és mire. A levéllista azt mutatja, mi érkezett, de nem helyettesíti a felelőssel és határidővel rendelkező feladatot.
Az ügyfél két válasza után az ügy még mindig állhat egy helyben: senki nem gyűjti össze az árajánlathoz szükséges adatokat. Amikor pedig javítást kér, és csatol egy dokumentumot, elkezdődik a keresgélés, kinél van a legutóbbi verzió. Ha hasonló egyeztetések a csevegésben is elvesznek nálatok, nézd meg a csapat egy közös helyének szabályát.
A levelezésnek nem kell eltűnnie a folyamatból. Az ügyféllel folytatott beszélgetésre való, a feladat pedig arra, hogy rögzítsd, mi következik ebből a beszélgetésből.
1. szabály: mindenki, aki kezeli az info@ postafiókot, saját fiókjában csatlakoztatja a címet
A Task Managerben a közös info@ címet külön csatlakoztatja mindenki, akinek olvasnia kell ezt a levelezést. A felhasználói fiókhoz rendelt postafiók privát: mások nem látják, még az adminisztrátor sem, hacsak ők maguk nem csatlakoztatják ugyanazt a címet.
Ola, Kasia és Marek hozzáadja az info@cegem.hu címet, mellette pedig lehet saját, névre szóló postafiókjuk is. Minden csatlakoztatott postafiók megjelenik a bal oldali oszlopban, a Levelezés fejléc alatt. Ez ugyanaz a postafiók három fiókban, nem egy ügysor.
A postafiókot a Beállítások → Levelezés → Postafiók hozzáadása útvonalon adhatod hozzá. Megadod a címet és a jelszót, az IMAP- és SMTP-szerver adatait, majd beállítod a nevet, a letöltendő előzmények terjedelmét, a szálak láthatóságát és az aláírást. Az IMAP a levelek fogadására, az SMTP a küldésükre szolgál; mindkét szerver címét általában a tárhelyszolgáltatód kezelőfelületén találod. Mentés előtt kattints a Kapcsolat tesztelése gombra - a program ellenőrzi a fogadást és a küldést, és megkeresi a Küldött elemek mappát. Gmail és Outlook esetén az útmutató alkalmazásjelszót ír elő, nem a fiók szokásos jelszavát; Gmailnél az IMAP-nak bekapcsolva kell lennie. A konfiguráció részleteit a Levelezés modul leírásában találod.
2. szabály: állíts be ügyeletet, és válasz előtt nézd át a beszélgetésszálat
Önmagában az info@ csatlakoztatása nem akadályozza meg, hogy két ember válaszoljon ugyanarra a levélre. Jelölj ki tehát egy ügyeletest az adott napra, és kérd meg, hogy válasz előtt nyissa meg a teljes szálat.
Ha kedden Kasia van ügyeletben, Ola és Marek tudja, kinek adja tovább az új megkeresést. Kasia a szálban látja az info@-ról küldött válaszokat, akár telefonról küldve is: a Task Manager beolvassa a Küldött elemek mappát a levelezőszerveren, és ott menti el az alkalmazásból küldött üzenetek másolatát. Ez segít ellenőrizni, hogy valaki már válaszolt-e. Nem jelent azonban gátat a második válasszal szemben, és nem is a szál egy adott munkatárshoz rendelését szolgálja.
Közös cím esetén ne kapcsold be a „Olvasottként jelölés a szerveren is” beállítást - alapértelmezetten ki van kapcsolva. Így az, hogy Ola elolvasta a levelet, nem törli az olvasatlan jelölést Marek Task Managerében. Ha számodra fontosabb, hogy az olvasottsági állapot megegyezzen a telefonnal vagy a webmaillel, tudatosan, a csapattal egyeztetett szabályok után bekapcsolhatod ezt a beállítást.
3. szabály: ha felmerül a „ki és mikorra?” kérdés, hozz létre feladatot
A munkát igénylő levelet vidd át feladatba felelőssel és határidővel. A levélszálat összekapcsolhatod ezzel a feladattal, de az összekapcsolás önmagában nem mutatja meg a csapatnak az üzenet tartalmát.
Szerdán Ola elolvassa a Nord cégtől érkezett megkeresést. Létrehoz egy „Ajánlat a Nord ügyfélnek” feladatot az Értékesítés munkaterületen, hozzárendeli Kasiát, és a határidőt csütörtök 12:00-ra állítja. A leírásba bemásolja az ügyfél által megadott igényeket. Így Kasiának nem kell találgatnia, mit kell elkészítenie, és a határidő nem marad pusztán egy mondat a levelezésben.
Ezután Ola megnyitja a levélszál ⋮ menüjét, kiválasztja az Összekapcsolás lehetőséget, majd megadja a Munkaterületet és a feladatot. A menüben megjelenik az összekapcsolás ténye, valamint egy „Kapcsolódó megnyitása…” gyorslink. Ez az út a munkahelyek közötti kapcsolatot jelenti, nem a postafiókhoz való hozzáférés megadását: az a résztvevő, akihez nincs csatlakoztatva a biuro@, nem fogja látni sem a tárgyat, sem a levél tartalmát. Ha ismernie kell az ügyfél elvárásait, illeszd be azokat a feladatba. A munkalépéseket a feladat leírásában szereplő teendőlistán add meg. A résztvevők szerkesztés megnyitása nélkül pipálhatják ki azokat, és a kész tételnél látszik, ki jelölte meg. Nézd meg, hogyan vezess ellenőrzőlistát egy feladatban.
4. szabály: gyűjtsd össze a mellékleteket a Fájlokban, ahelyett hogy újra elküldenéd őket
A levélszálból származó mellékleteket elmentheted a Fájlok modulban, amely a Pro csomagban érhető el. Az e-mail fejlécében található gemkapocs az összes mellékletet a Levelezés / postafiók neve / levélszál tárgya mappába helyezi, és megnyitja azt a mappát.
Pénteken a szerződésről szóló beszélgetéshez megérkezik a dokumentum harmadik verziója. Ahelyett hogy a munkatársakat kérnéd a fájl ismételt megküldésére, egy helyen gyűjtöd össze a levélszál mellékleteit. A levelezés szinkronizálásakor a Task Manager először csak azok listáját menti el; a fájlokat kérésre tölti le. Az egyes mellékletet megnyithatod előnézetben, vagy letöltheted a lemezre a neve melletti nyíllal.
Ne keverd össze a Fájlokban lévő mappát a levelezés olvasási jogosultságával. A levél feladathoz kapcsolása továbbra sem tárja fel a levelezést mások előtt. Ha másoknak dokumentumokra van szükségük, helyezd el azokat olyan helyen, ahová hozzáférésük van, és nézd meg a Fájlok modul használatának szabályait.
5. szabály: vedd le a listáról, ami nem igényel cselekvést
Egy olyan levélszálat, amelyhez nem kell visszatérned, elrejthetsz a levél törlése nélkül. A Task Managerben később a Rejtett csempe alatt találod meg, és a „Visszaállítás” paranccsal hozhatod vissza.
Ez akkor hasznos, ha egy visszaigazolást el kellett olvasni, de nem kell belőle feladatot csinálni. Az Olvasatlan, Olvasott és Rejtett csempék segítenek elválasztani az ilyen üzeneteket az új ügyektől; a fejlécben lévő csillag a fontos levélszálat a lista tetejére emeli. A rejtés semmit nem töröl sem az alkalmazásban, sem a levelezőszerveren, és a rejtett levélszálban érkező új üzenetek továbbra is elmentődnek.
Amikor egy adott címről kéretlen levelek érkeznek, a levélszál menüjében ott van a „Spam / Kéretlen - küldő letiltása” opció is. Ekkor az adott címről érkező levélszálak eltűnnek a listákról, és az új üzeneteket nem tölti le a rendszer. Ez más döntés, mint egyetlen levélszál elrejtése - a letiltott címeket a Beállítások → Levelezés → Spam / Kéretlen menüben tekintheted át és oldhatod fel.
A Tábla és az AI segít az olvasásban, de nem helyettesíti az ügyeletet
A Tábla megkönnyítheti a reggeli áttekintést: minden csatlakoztatott postafióknak külön oszlopa van rajta a levélszálakkal, a Munkaterület oszlopok mellett. Az AI segít a hosszú levélszálak olvasásában, de sem az AI, sem a Tábla nem jelöl ki ügyeletest - ezt a csapatoddal egyezteted. A „Poszt megjelenítése” menüben található „Levelezés a táblán” kapcsolóval be- vagy kikapcsolhatod ezeket az oszlopokat, és a beállítás megjegyzésre kerül.
Ha Ola a biuro@ és az Értékesítés oszlopokkal kezdi a napot, egymás mellett látja a beérkező leveleket és a feladatokat. A nézet azonban nem változtatja meg a hozzáférési szabályokat, és nem dönti el, ki válaszoljon. Erről továbbra is az ügyelet dönt.
Egy hosszú levélszálat a Rendszerezd gomb segítségével is olvashatsz, ha van beállított AI-d. Az Összefoglalás mód minden üzenetet egy-két mondatra rövidít, az Eredeti tartalom mód pedig visszaállítja a kapott levelek eredeti nézetét. Az AI eredménye csak a munkamenet idejére szóló előnézet, nem változtatja meg az eredeti levelezést; kétség esetén nézd meg a forrás üzenetet. A privát AI-asszisztens azt is lehetővé teszi, hogy megkérdezz valamit ennek a levélszálnak a tartalmáról anélkül, hogy a kérdést elküldenéd a címzetteknek.
Az AI opcionális, és saját kulcsot igényel a modellszolgáltatónál. A modellnek átadott tartalom ekkor elhagyja az alkalmazás szerverét. A Levelezés Asszisztens AI tudásforrásaként való használatának külön funkciója alapértelmezetten ki van kapcsolva; ezt az adminisztrátor kapcsolja be. Ezt a határvonalat írja le a szöveg arról, mi jut el az AI-szolgáltatóhoz.
A Levelezés a Pro csomagban van, a licenc pedig nem igényel személyenkénti előfizetést
A Levelezés modul, akárcsak a Fájlok és az Automatizálások, a Pro csomaghoz tartozik. A Task Manager örökös licencéért egyszer fizetsz, a munkaállomások száma szerint; az árban 12 hónap frissítés is benne van, amely után a megújítás opcionális marad.
| Pro csomag | Csapatméret | Licenc ára |
|---|---|---|
| Starter | legfeljebb 8 fő | 1 990 zł |
| Classic | legfeljebb 20 fő | 3 990 zł |
| Max | legfeljebb 35 fő | 5 990 zł |
| Enterprise | 35 fő felett | 7 990 zł-tól |
A Task Managert a céged szerverére telepíted; elegendő hozzá egy egyszerű megosztott tárhely, amely megfelel a PHP 8.1+ és MySQL vagy MariaDB követelményeknek. Az alkalmazás adatai, köztük a levelezés helyi másolata, a saját szerveredre kerülnek. Az eredeti postafiók a levelezőszerveren marad: ha leválasztod a Task Managerben, az csak a helyi másolatot törli, a leveleket a postaszolgáltatónál nem. Az egyes csomagok összehasonlítását megtalálod az aktuális árlistában.
Holnap reggel válaszd ki a biuro@ öt legrégebbi levélszálát. Mindegyiknél dönts: az ügyeletes válaszol, feladat lesz belőle felelőssel és határidővel, vagy elrejted elolvasás után. Ha meg akarod nézni, hogyan néz ki a levelezéssel való munka a feladatok mellett, nyisd meg a Demo-t.
Gyakori kérdések
Hogyan kezeld a csapatod e-mailjeit, ha mindenki az info@ postafiókot használja?
Jelölj ki egy ügyeletes személyt az adott napra, és kérd meg, hogy válasz előtt nézze át a beszélgetésszálat. A munkát igénylő ügyeket rögzítsd feladatként felelőssel és határidővel, mert a Task Manager nem rendel hozzá levélszálat egy adott munkatárshoz, és nem akadályozza meg a kétszeres válaszadást sem.
Van-e közös csapat-postafiók a Task Managerben?
Nincs csapat-postafiók az ügysor értelmében: mindenki a saját fiókjában csatlakoztatja a közös info@ címet. A levelezés nézete privát marad, még az adminisztrátor számára is.
Látni fogom, ha egy kolléga válaszolt az info@ postafiókból érkezett levélre?
Igen, ha a válasz a közös postafiókból lett elküldve, és a másolata bekerült a Küldött elemek mappába a szerveren. A Task Manager beolvassa ezt a mappát, így az üzenet megjelenik a beszélgetésszálban a többieknél is, akik csatlakoztatták ezt a postafiókot.
A levél feladathoz kapcsolása megmutatja az üzenetet a csapatnak?
Nem, az Összekapcsolás egy navigációs rövidutat hoz létre, és nem osztja meg a levél tartalmát vagy tárgyát a feladat résztvevőivel. Ha szeretnéd, hogy ismerjék az ügyféllel egyeztetett részleteket, illeszd be azokat a feladat leírásába.
Melyik Task Manager csomagban érhető el a Levelezés modul?
A Levelezés a Starter, Classic és Max csomagok Pro változatában érhető el, a 35 fő feletti csapatok számára pedig az Enterprise csomag áll rendelkezésre egyedi árazással. A licenc örökös; az ár tartalmazza a 12 hónap frissítést.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
