El lunes por la mañana llega a buzon@ una solicitud de presupuesto. En una empresa de 12 personas, la dirección la gestionan Ola, Kasia y Marek: Ola y Kasia responden al cliente, mientras Marek asume que una de ellas se ha hecho cargo del asunto. ¿Cómo organizar el correo en equipo para que una consulta tenga una sola respuesta y no se pierda tras enviarse? Sin un turno de guardia ni una tarea con fecha límite, Marek sigue sin saber quién preparará el presupuesto.
¿Cómo organizar el correo en equipo cuando el buzón no controla los asuntos?
La dirección compartida no decide por sí sola quién preparará la oferta ni para cuándo. La lista de correos indica qué ha llegado, pero no sustituye a una tarea con una persona responsable y una fecha límite.
Después de dos respuestas del cliente, el asunto puede seguir estancado: nadie recopila los datos necesarios para el presupuesto. Y cuando el cliente pide una corrección y adjunta un documento, empieza la búsqueda de quién tiene la última versión. Si acuerdos similares también se te pierden en el chat, consulta la regla de un único lugar para los asuntos del equipo.
El correo no tiene por qué desaparecer del proceso. Debe servir para conversar con el cliente, y la tarea, para determinar qué se desprende de esa conversación.
Regla 1: cada persona que gestiona buzon@ conecta la dirección en su cuenta
En Task Manager, la dirección compartida buzon@ la conecta por separado cada persona que deba leer esa correspondencia. El buzón asignado a la cuenta de un usuario es privado: no lo ven otros, ni siquiera el administrador, a menos que conecten ellos mismos esa misma dirección.
Ola, Kasia y Marek añaden buzon@empresa.es, y además pueden tener sus propios buzones personales. Cada buzón conectado aparece en la columna izquierda, bajo el encabezado Correo. Es la misma dirección de correo en tres cuentas, no una cola de asuntos.
Skrzynkę dodajesz przez Ustawienia → Poczta → Dodaj skrzynkę. Podajesz adres i hasło, dane serwerów IMAP i SMTP, a potem ustawiasz nazwę, zakres pobieranej historii, widoczność wątków i stopkę. IMAP służy do odbioru poczty, SMTP do jej wysyłania; adresy obu serwerów znajdziesz zwykle w panelu hostingu. Przed zapisaniem kliknij Testuj połączenie - program sprawdzi odbiór i wysyłkę oraz poszuka folderu Wysłane. Przy Gmailu i Outlooku instrukcja przewiduje hasło aplikacji, nie zwykłe hasło do konta; w Gmailu IMAP musi być włączony. Szczegóły konfiguracji znajdziesz w opisie modułu Poczta.
Regla 2: establece un turno de guardia y revisa el hilo antes de responder
El simple hecho de conectar buzon@ no impedirá que dos personas respondan al mismo correo. Así que establece quién está de guardia cada día y exige que abra todo el hilo antes de enviar una respuesta.
Si el martes le toca el turno a Kasia, Ola y Marek saben a quién trasladar una nueva consulta. Kasia ve en el hilo las respuestas enviadas desde buzon@, incluidas las enviadas desde el móvil: Task Manager lee la carpeta Enviados del servidor de correo y guarda en ella copias de los mensajes enviados a través de la aplicación. Esto ayuda a comprobar si alguien ya ha respondido. No obstante, no bloquea una segunda respuesta ni asigna el hilo a un empleado.
En una dirección compartida, no actives la opción «Marcar como leído también en el servidor»; por defecto está desactivada. Así, que Ola lea un correo no quitará la marca de no leído a Marek en Task Manager. Si para ti es más importante que el estado de lectura coincida con el del móvil o el webmail, puedes activar esta opción, de forma consciente y tras acordar las reglas con el equipo.
Regla 3: si surge la pregunta «¿quién y para cuándo?», crea una tarea
Un correo que requiera realizar un trabajo, conviértelo en una tarea con una persona responsable y una fecha límite. Puedes vincular el hilo de correo a esa tarea, pero la vinculación por sí sola no mostrará al equipo el contenido del mensaje.
El miércoles Ola lee una consulta de Nord. Crea en el Espacio de trabajo Ventas la tarea «Oferta para el cliente Nord», asigna a Kasia y fija la fecha límite para el jueves a las 12:00. En la descripción anota los requisitos indicados por el cliente. Así, Kasia no tiene que adivinar qué preparar, y la fecha límite no queda solo como una frase en la correspondencia.
A continuación, Ola abre el menú ⋮ del hilo de correo, selecciona Vincular, indica el Espacio de trabajo y la tarea. En el menú aparece la información sobre la vinculación y el acceso directo «Abrir vinculado…». Este es el camino entre los espacios de trabajo, no una forma de conceder acceso al buzón: un participante de la tarea sin el buzón biuro@ conectado no verá ni el asunto ni el contenido del correo. Si necesita conocer los requisitos del cliente, pégalos en la tarea. Desglosa los pasos del trabajo en una lista de tareas dentro de la descripción de la tarea. Los participantes pueden marcarlos sin abrir el modo de edición, y junto a cada elemento completado se ve quién lo marcó. Consulta cómo llevar una lista de comprobación en una tarea.
Regla 4: reúne los adjuntos en Archivos en lugar de reenviarlos de nuevo
Los adjuntos de un hilo se pueden guardar en el módulo Archivos, disponible en la versión Pro. El icono de clip en el encabezado del correo traslada todos los adjuntos a la carpeta Correo / nombre del buzón / asunto del hilo y abre esa carpeta.
El viernes, en la conversación sobre el contrato, llega la tercera versión del documento. En lugar de pedir a tus compañeros que envíen otra vez el archivo, reúnes los adjuntos del hilo en una sola carpeta. Al sincronizar el correo, Task Manager guarda primero solo su listado; los archivos se descargan bajo demanda. Puedes abrir un adjunto concreto en la vista previa o descargarlo a tu disco con la flecha junto a su nombre.
No confundas la carpeta en Archivos con el permiso para leer el correo. Vincular un correo con una tarea sigue sin revelar la correspondencia a otras personas. Si necesitan los documentos, colócalos en un lugar al que tengan acceso y consulta las normas de trabajo con el módulo Archivos.
Regla 5: quita de la lista lo que no requiere acción
Un hilo al que no necesitas volver puedes ocultarlo sin borrar el mensaje. En Task Manager lo encontrarás después en la ficha Ocultos y podrás restaurarlo con la opción «Mostrar de nuevo».
Esto resulta útil con las confirmaciones que había que leer, pero de las que no hace falta crear una tarea. Las fichas No leídos, Leídos y Ocultos ayudan a separar este tipo de mensajes de los asuntos nuevos; la estrella en el encabezado sube un hilo importante a lo alto de la lista. Ocultar no borra nada, ni en la aplicación ni en el servidor de correo, y los mensajes nuevos de un hilo oculto se siguen guardando.
Cuando llega correo no deseado desde una misma dirección, en el menú del hilo también está «Spam / No deseado - bloquear remitente». Los hilos de esa dirección desaparecen entonces de las listas y los mensajes nuevos ya no se descargan. Es una decisión distinta a ocultar un solo hilo: puedes revisar y desbloquear las direcciones bloqueadas en Ajustes → Correo → Spam / No deseado.
El Tablero y la IA ayudan a leer, pero no sustituyen el turno de guardia
El Tablero puede facilitar la revisión matutina: cada buzón conectado tiene en él una columna propia con sus hilos, junto a las columnas de Espacio de trabajo. La IA ayuda a leer hilos largos, pero ni ella ni el Tablero designan a la persona de guardia: eso lo acuerdas con tu equipo. El interruptor «Correo en el tablero» del menú «Mostrar solo» permite activar o desactivar estas columnas, y el ajuste se recuerda.
Si Ola empieza el día por las columnas biuro@ y Ventas, ve juntas la correspondencia entrante y las tareas. Sin embargo, la vista no cambia las normas de acceso ni decide quién debe responder. Eso lo sigue determinando el turno de guardia.
Un hilo largo puedes leerlo con ayuda del botón Organizar, si tienes la IA configurada. El modo Resumir reduce cada mensaje a una o dos frases, y el modo Contenido original restaura la vista de los correos recibidos. El resultado de la IA es una vista previa durante la sesión, no un cambio en la correspondencia original; ante cualquier duda, consulta el mensaje de origen. El Asistente de IA privado también permite preguntar sobre el contenido de este hilo sin enviar la pregunta a los destinatarios.
La IA es opcional y requiere una clave propia del proveedor del modelo. El contenido enviado al modelo sale entonces del servidor de la aplicación. La función independiente de usar el Correo como fuente de conocimiento del Asistente de IA está desactivada por defecto; la activa el administrador. Este límite se describe en el texto sobre qué llega al proveedor de IA.
El Correo está en Pro, y la licencia no requiere una suscripción por persona
El módulo Correo, al igual que Archivos y Automatizaciones, pertenece a la versión Pro. Por la licencia perpetua de Task Manager pagas una sola vez según el número de puestos; el precio incluye 12 meses de actualizaciones, tras los cuales la renovación es opcional.
| Plan Pro | Tamaño del equipo | Precio de la licencia |
|---|---|---|
| Starter | hasta 8 personas | 1 990 zł |
| Classic | hasta 20 personas | 3 990 zł |
| Max | hasta 35 personas | 5 990 zł |
| Enterprise | más de 35 personas | desde 7 990 zł |
Task Manager lo instalas en el servidor de tu empresa; basta un hosting compartido normal que cumpla los requisitos de PHP 8.1+ y MySQL o MariaDB. Los datos de la aplicación, incluida la copia local del correo, residen en tu servidor. El buzón original permanece en el servidor de correo: desconectarlo en Task Manager elimina la copia local, no los correos en el proveedor de correo. Encontrarás el resumen de las modalidades en la lista de precios actual.
Mañana por la mañana elige los cinco hilos más antiguos de biuro@. Con cada uno, decide: respuesta de la persona de guardia, tarea con responsable y fecha, u ocultarlo tras leerlo. Si quieres ver cómo es trabajar con el correo junto a las tareas, abre Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organizar el correo en equipo cuando todos usan buzon@?
Establece una persona de guardia para cada día y exige que revise el hilo antes de responder. Los asuntos que requieren trabajo, anótalos como tareas con una persona responsable y una fecha límite, porque Task Manager no asigna el hilo de correo a un empleado ni impide una respuesta duplicada.
¿Existe en Task Manager un buzón de equipo compartido?
No existe un buzón de equipo en el sentido de una cola de asuntos: cada persona conecta la dirección compartida buzon@ en su propia cuenta. Su vista del correo permanece privada, incluso para el administrador.
¿Veré si un compañero ha respondido a un correo de buzon@?
Sí, si la respuesta se envió desde el buzón compartido y su copia llegó a la carpeta Enviados del servidor. Task Manager lee esa carpeta, así que el mensaje aparece en el hilo de las demás personas que hayan conectado ese buzón.
¿Vincular un correo con una tarea muestra el mensaje a todo el equipo?
No, Vincular crea un acceso directo de navegación y no comparte el contenido ni el asunto del correo con los participantes de la tarea. Si necesitan conocer los acuerdos con el cliente, pégalos en la descripción de la tarea.
¿En qué plan de Task Manager está el módulo Correo?
Correo está disponible en la variante Pro de los planes Starter, Classic y Max, y para equipos de más de 35 personas existe Enterprise con presupuesto personalizado. La licencia es perpetua; 12 meses de actualizaciones están incluidos en el precio.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
