Pondělí, 8:40. Ola Nowak otevírá kalendář úkolů týmu. „Nabídka pro klienta Nord“ je už po termínu. „Makety úvodní stránky“ jsou nastavené na čtvrtek, kdy má Marek dovolenou, a několik úkolů nemá datum vůbec žádné. Místo skládání týdne ze zpráv a samostatných seznamů vidí Ola termíny i nepřítomnosti na jednom místě a může přesunout úkoly, které má oprávnění upravovat.
Co uvidíte v kalendáři, než začnete přesouvat úkoly?
Kalendář zobrazuje položky s termínem: úkoly, vaše události, připomenutí od AI asistenta, naplánovaná AI odeslání a nepřítomnosti členů týmu. Díky tomu můžete před změnou data úkolu ověřit nejen volné místo v mřížce, ale i to, kdo bude v danou dobu nepřítomný.
Úkoly po termínu jsou červené, na dnešek modré a s termínem v následujících dnech zelené. Vykřičník ! označuje vysokou prioritu, přeškrtnutí dokončený úkol. Naplánovaná AI odeslání jsou grafitová a dovolené a nemoci jsou vidět v pruhu nad mřížkou. Červená čára ukazuje aktuální čas; dnešní sloupec a víkend jsou zvýrazněné.
Pokud Ola zadala „Makety úvodní stránky“ s datem, ale bez času, kalendář zobrazí úkol v 17:00 s hvězdičkou u času. Úkol s termínem bez času je „na dnešek“ po celý den - červeným se stává až následující den.
Pokud chcete vyzkoušet samotnou funkci před sestavením plánu, podívejte se na Kalendář v Task Manageru.
Jak nastavit kalendář úkolů týmu na celý týden?
Vyberte rozsah 7 dnů tlačítkem v pravém horním rohu kalendáře nebo klávesou 7. Získáte celý týden od pondělí do neděle; šipky pak posouvají zobrazení o další týden.
Ve výchozím nastavení kalendář zobrazuje 3 dny. V kratších zobrazeních rozsah začíná od vybraného dne, zahrnuje také víkendy a šipky jej posouvají o jeden den. Pět dnů tedy neznamená vždy pondělí až pátek. Vybraný rozsah, stejně jako otevření panelu Seznam, zůstává zapamatovaný i po opětovném přihlášení.
| Zobrazení | Kdy se hodí |
|---|---|
| 1 den | Když kontrolujete podrobnosti dne; na telefonu je to základní zobrazení. |
| 2 dny | Když porovnáváte dnešek se zítřkem. |
| 3 dny | Když chcete vidět několik nejbližších dnů; toto je výchozí nastavení. |
| 5 dnů | Když potřebujete širší úsek od vybraného dne. |
| 7 dnů | Když sestavujete celý týden, včetně víkendu. |
| Seznam | Když preferujete agendu seskupenou podle dnů celého týdne. |
Zobrazení Seznam je agenda, ne panel Seznam na pravé straně mřížky. Otevřete ji klávesou L; zobrazuje položky jednu pod druhou, od pondělí do neděle. T vrací na dnešek a kliknutí na název měsíce otevře malý kalendář ke skoku na vybraný den - nikoli měsíční zobrazení úkolů.
Jak změnit termín úkolu přetažením?
Chyťte úkol v mřížce a upusťte jej v novém dni a v novém čase. Task Manager uloží datum i čas označeného místa, pokud máte oprávnění tento úkol upravovat.
Ola přesouvá „Makety úvodní stránky“ ze čtvrtka na úterý na 11:45, protože ve čtvrtek má Marek dovolenou. Během pohybu vidí nápovědu s časem začátku a mřížka přichytává pozici po čtvrthodinách. Když přetahovaný úkol dosáhne horního nebo dolního okraje mřížky, mřížka se posune; u bočního okraje může kalendář přejít na další dny, i ty zatím neviditelné. Pokud si to rozmyslí před puštěním pozice, stiskne Esc a nic se neuloží.
S událostmi postupujete podobně, ale nezaměňujte je s úkoly. Přesunutí události s rozsahem hodin zachová její délku, i po přesunutí na jiný den. Uchopení spodního okraje události mění její délku po 15 minutách; nejkratší může trvat 30 minut. Tento gestus nepoužíváte k prodlužování úkolu. Pokud byla událost propojena s termínem úkolu, po ručním přesunutí ho přestane sledovat - aplikace vás o tom informuje.
Na telefonu krátké dotknutí otevře úkol a přidržení umožní jej uchopit a přetáhnout. Samotný kalendář tam zobrazuje jeden den; mezi dny se posouváte prstem po mřížce.
Jak zadat termín úkolu, který ještě není v kalendáři?
Otevřete panel Seznam vpravo a přetáhněte úkol bez termínu na mřížku. Upuštění mu přidělí datum a čas vybraného místa; úkol, který už termín má, můžete stejným způsobem přesunout.
Panel zobrazuje oblíbené položky, úkoly a chaty. Kliknutí na úkol, který už má termín, posune mřížku na den tohoto termínu - nemusíte ho ručně hledat.
Ola může sledovat v mřížce "Nové webové stránky", aniž by ztratila přehled o ostatních úkolech v panelu. Filtr pracovního prostoru, tedy prostoru pro práci týmu, zúží mřížku a zobrazení Seznam na jeden pracovní prostor; osobní události bez pracovního prostoru zůstávají viditelné. Panel Seznam má vlastní Možnosti: Najít, Zobrazit pouze a Řazení. Jeho filtry neovlivňují hlavní seznam úkolů ani Tabuli a filtr pracovního prostoru kalendáře nezužuje panel.
Jak přidat schůzku nebo úkol bez opuštění kalendáře?
Klikněte na prázdné místo v mřížce, čímž otevřete okno rychlého vytvoření s předvyplněným termínem. Vyberte Událost nebo Úkol; druhá možnost se zobrazí, pokud máte oprávnění přidávat úkoly, a otevře běžné okno "Přidat úkol" s vyplněným termínem.
Pruh pod kurzorem vám předem ukáže, jaký časový rozsah zvolíte, například 11:45-12:15. Posouvá se po 15 minutách a nová událost trvá ve výchozím nastavení půl hodiny. Čas a délku můžete upravit v okně.
Ola v úterý v 9:00 zakládá "Stav týmu" a vybírá tři účastníky. Pokud zvolí pracovní prostor, seznam účastníků se omezí na jeho členy; bez výběru pracovního prostoru může pozvat kohokoli, s kým sdílí jakýkoli pracovní prostor. Každý účastník dostane vlastní událost s oznámením v aplikaci. Možnost "Odeslat oznámení také e-mailem" je ve výchozím nastavení vypnutá, takže ji Ola zaškrtne vědomě, pokud chce odeslat i e-mail.
Změna termínu vaší události ji přesune u všech účastníků najednou. Pokud otevřete událost nastavenou jinou osobou, uvidíte, kdo ji nastavil, ale upravíte pouze svou kopii.
Zastaví špatně nastavený termín nepřítomnost týmu?
Nepřítomnost neblokuje termín úkolu. Pruh nad mřížkou vás informuje o dovolené nebo nemoci, abyste tuto informaci mohli zohlednit dříve, než úkol přetáhnete na daný den.
Ve středu vidí Ola u Markova jména záznam nepřítomnosti. Po kliknutí si ověří typ, rozsah od-do a vzkaz, pokud ho Marek přidal. Pruh zobrazuje tři osoby na den; při větším počtu ho rozbalíte přes "+n" nebo šipku. V zobrazení Seznam se nepřítomnosti nacházejí pod nadpisem dne.
Stav nepřítomnosti se zapíná a vypíná v nastaveném rozsahu dat. Když přiřazujete úkol nepřítomné osobě, AI asistent vás upozorní, ale samotný záznam v kalendáři místo nerezervuje ani neuzavírá. Podrobněji to popisujeme v textu o nepřítomnostech viditelných při práci týmu.
Jak tým pozná, kdo posunul termín?
Změna termínu se zapíše do vlákna úkolu jako systémová zpráva s předchozí hodnotou. V konverzaci je vidět, kdo a kdy ji provedl, takže po pondělní úpravě si Ola nemusí vybavovat změny zpaměti.
Systémová zpráva je vycentrovaná a má uvedený čas. Vlákno tímto způsobem zaznamenává i změny stavu, priority a názvu a také přidání nebo odebrání osob. Samotná oprava popisu takový záznam nevytváří - u jména se pak zobrazí "(upraveno)". Aktuální termín otevřeného úkolu uvidíte pod jeho názvem, společně s datem a informací, kolik času zbývá.
Pokud používáte připomenutí AI asistenta připnuté k termínu úkolu, například "den před termínem", připomenutí se posune společně s termínem. Centrum oznámení také připomíná hodinu před termínem úkolu, 15 minut před událostí a v okamžiku jejího začátku. Více způsobů kontroly popisuje průvodce termíny úkolů v týmu.
Co dělat, když upustíte úkol ve špatný den?
Stiskněte Ctrl+Z nebo klikněte na ikonu zpět v záhlaví kalendáře. Vrátíte tím poslední změnu provedenou v kalendáři, včetně přesunutí termínu úkolu.
Po najetí na ikonu uvidíte, co bude vráceno zpět. Další použití sahá k dřívějším změnám, maximálně 20 zpět a pouze v rámci otevřené aplikace. Vracení zahrnuje mimo jiné také přesunutí nebo úpravu události, její odstranění a zrušení naplánovaného odeslání AI. Existuje omezení: smazanou událost nelze obnovit, pokud její termín už uplynul. Pokud chybu zaznamenáte dříve, než úkol upustíte, použijte Esc - gesto skončí bez uložení.
Jak sestavit plán týdne během pondělního přehledu?
Začněte zobrazením 7 dnů a pruhem nepřítomností, teprve poté přesouvejte úkoly. Takové pořadí vám umožní vidět, které termíny kolidují s dostupností lidí, dříve než rozdělíte věci bez dat.
- Stiskněte
7a prohlédněte si týden od pondělí do neděle. - Zkontrolujte nepřítomnosti nad mřížkou a červené úkoly po termínu. Mezi nimi určete, které je třeba přesunout a kterým změnit stav.
- Přetáhněte úkoly, které můžete upravovat, na reálné dny a časy. Po změně jednoho termínu otevřete vlákno a podívejte se na zápis předchozí hodnoty.
- Z panelu Seznam přesuňte na mřížku úkoly bez termínů. Pokud potřebujete, zúžte mřížku na jeden pracovní prostor.
- Klikněte na volné místo, abyste přidali událost nebo - při odpovídajících oprávněních - nový úkol.
- Stiskněte
3, pokud se po přehledu celého týdne chcete vrátit k nejbližším dnům.
Nemusíte hned uspořádat všechno. Zítra otevřete zobrazení 7 dnů, vyberte jeden červený úkol, přesuňte ho na termín, který dokážete dodržet, a zkontrolujte záznam v jeho vlákně. Uspořádání a gesto si můžete prohlédnout v Demu.
Nejčastější dotazy
Má kalendář úkolů týmu měsíční zobrazení?
Ne, kalendář úkolů týmu nemá měsíční zobrazení; nejdelší zobrazení mřížky zahrnuje týden, stejně jako zobrazení Seznam. Kliknutí na název měsíce otevře malý kalendář sloužící ke skoku na vybraný den.
Mohu přetáhnout každý úkol na jiný den?
Ne, přetáhnout můžete pouze úkol, který máte oprávnění upravovat. Upuštění v mřížce změní datum a čas termínu a vlákno zaznamená předchozí hodnotu.
Jak vrátit zpět změnu termínu úkolu v kalendáři?
Stiskněte Ctrl+Z nebo použijte ikonu zpět v záhlaví kalendáře. Vracení sahá až 20 změn zpět v rámci otevřené aplikace; během samotného přetahování Esc přeruší gesto bez uložení.
Uvidím dovolenou kolegy dřív, než mu naplánuji úkol?
Ano, nepřítomnosti členů týmu jsou vidět v pruhu nad mřížkou a v zobrazení Seznam pod záhlavím dne. Záznam informuje o nepřítomnosti, ale termín neblokuje.
Dostanou účastníci události oznámení e-mailem?
Ano, pokud zaškrtnete možnost „Odeslat oznámení i e-mailem“; ve výchozím nastavení je vypnutá. Oznámení v aplikaci a prohlížeči funguje vždy, zatímco odesílání e-mailů na pozadí při zavřené aplikaci vyžaduje CRON na serveru. CRON je plánovač, který spouští úlohy na pozadí v stanovených časech.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
