Segunda-feira, 8h40. A Ola Nowak abre o calendário de tarefas da equipa. A "Proposta para o cliente Nord" já está fora do prazo. Os "Modelos da página inicial" estão marcados para quinta-feira, quando o Marek está de férias, e várias tarefas nem sequer têm data. Em vez de organizar a semana a partir de mensagens e listas separadas, a Ola vê os prazos e as ausências num só lugar e pode reorganizar as tarefas que tem permissão para editar.
O que vê no calendário antes de começar a mover tarefas?
O calendário mostra os itens com prazo: tarefas, os seus eventos, lembretes do Assistente de IA, envios de IA agendados e ausências dos membros da equipa. Assim, antes de alterar a data de uma tarefa, pode verificar não só o espaço livre na grelha, mas também quem estará ausente nessa altura.
As tarefas fora do prazo são vermelhas, as de hoje são azuis, e as com prazo nos dias seguintes são verdes. O ponto de exclamação ! indica prioridade alta, e o texto riscado indica tarefa concluída. Os envios de IA agendados são cor de grafite, e as férias e baixas por doença aparecem na faixa acima da grelha. Uma linha vermelha indica a hora atual; a coluna de hoje e o fim de semana estão destacados.
Se a Ola inseriu "Modelos da página inicial" com data mas sem hora, o calendário mostrará a tarefa às 17h00 com um asterisco junto à hora. Uma tarefa com prazo sem hora fica marcada "para hoje" durante todo o dia - só fica vermelha no dia seguinte.
Se quiser conhecer a funcionalidade antes de organizar o plano, veja Calendário no Task Manager.
Como configurar o calendário de tarefas da equipa para a semana inteira?
Escolha o intervalo de 7 dias com o botão no canto superior direito do calendário ou com a tecla 7. Vai obter a semana completa, de segunda a domingo; as setas movem então a vista uma semana de cada vez.
Por predefinição, o calendário mostra 3 dias. Nas vistas mais curtas, o intervalo começa no dia escolhido, inclui também os fins de semana, e as setas movem-no um dia de cada vez. Cinco dias nem sempre significa, portanto, segunda a sexta. O intervalo escolhido, tal como a abertura do painel Lista, fica memorizado após um novo início de sessão.
| Vista | Quando é útil |
|---|---|
| 1 dia | Quando verifica os detalhes de um dia; no telemóvel é a vista predefinida. |
| 2 dias | Quando compara hoje com amanhã. |
| 3 dias | Quando quer ver os próximos dias; esta é a definição predefinida. |
| 5 dias | Quando precisa de um período mais amplo a partir do dia escolhido. |
| 7 dias | Quando organiza a semana inteira, incluindo o fim de semana. |
| Lista | Quando prefere uma agenda agrupada por dias da semana completa. |
A vista Lista é uma agenda, não o painel Lista do lado direito da grelha. Abre-a com a tecla L; mostra os itens um a seguir ao outro, de segunda a domingo. T volta a hoje, e clicar no nome do mês abre um pequeno calendário para saltar para um dia escolhido - não uma vista mensal de tarefas.
Como alterar o prazo de uma tarefa arrastando-a?
Pegue na tarefa na grelha e largue-a no novo dia e à nova hora. O Task Manager grava a data e a hora do local indicado, desde que tenha permissão para editar essa tarefa.
A Ola move os "Modelos da página inicial" de quinta-feira para terça-feira às 11h45, porque na quinta-feira o Marek está de férias. Durante o movimento, vê uma dica com a hora de início, e a grelha ajusta a posição a quartos de hora. Quando a tarefa arrastada chega ao limite superior ou inferior da grelha, esta desloca-se; junto à margem lateral, o calendário pode avançar para os dias seguintes, mesmo os ainda não visíveis. Se mudar de ideias antes de largar a posição, prime Esc e nada é guardado.
Com os eventos procede de forma semelhante, mas não os confunda com tarefas. Mover um evento com intervalo de horas mantém a sua duração, mesmo depois de transferido para outro dia. Pegar na margem inferior do evento altera a sua duração em intervalos de 15 minutos; a duração mínima é de 30 minutos. Este gesto não é usado para alongar uma tarefa. Se o evento estivesse associado ao prazo de uma tarefa, deixará de o acompanhar após uma movimentação manual - a aplicação irá informá-lo disso.
No telemóvel, um toque breve abre a tarefa, e manter premido permite pegar nela e arrastá-la. No telemóvel, o próprio calendário mostra apenas um dia; entre dias desliza o dedo pela grelha.
Como atribuir um prazo a uma tarefa que ainda não está no calendário?
Abra o painel Lista à direita e arraste uma tarefa sem prazo para a grelha. Ao largá-la, esta recebe a data e a hora do local escolhido; uma tarefa que já tenha prazo pode ser reorganizada da mesma forma.
O painel mostra favoritos, tarefas e conversas. Clicar numa tarefa que já tem um prazo desloca a grelha para o dia desse prazo - não precisa de o procurar manualmente.
A Ola pode ver na grelha o "Novo site", sem perder as restantes tarefas no painel. O filtro de workspace, ou seja, o espaço de trabalho da equipa, restringe a grelha e a vista Lista a um único workspace; os eventos pessoais sem workspace continuam visíveis. O painel Lista tem as suas próprias Opções: Procurar, Mostrar apenas e Ordenação. Os seus filtros não alteram a lista principal de tarefas nem o Quadro, e o filtro de workspace do calendário não restringe o painel.
Como adicionar uma reunião ou uma tarefa sem sair do calendário?
Clique num espaço vazio da grelha para abrir a janela de criação rápida com o prazo já escolhido. Selecione Evento ou Tarefa; esta última opção aparece se tiver permissão para adicionar tarefas, e abrirá a janela normal "Adicionar tarefa" com o prazo preenchido.
A faixa sob o cursor mostra antecipadamente o intervalo de horas que vai escolher, por exemplo 11:45-12:15. Avança de 15 em 15 minutos, e o novo evento dura, por predefinição, meia hora. As horas e a duração podem ser corrigidas na janela.
A Ola cria na terça-feira às 9:00 um evento "Ponto de situação da equipa" e seleciona três participantes. Se indicar um workspace, a lista de participantes limita-se aos membros desse workspace; sem escolher um workspace, pode convidar qualquer pessoa com quem partilhe algum workspace. Cada participante recebe o seu próprio evento com uma notificação na aplicação. A opção "Enviar notificação também por e-mail" está desativada por predefinição, pelo que a Ola a assinala conscientemente se quiser enviar também um e-mail.
Alterar o prazo do seu evento reposiciona-o em simultâneo em todos os participantes. Se abrir um evento definido por outra pessoa, verá quem o definiu, mas só edita a sua própria cópia.
Uma ausência da equipa impede um prazo mal definido?
Uma ausência não bloqueia o prazo de uma tarefa. A faixa acima da grelha informa-o sobre férias ou doença, para que possa ter essa informação em conta antes de arrastar a tarefa para esse dia.
Na quarta-feira, a Ola vê junto ao nome do Marek um registo de ausência. Ao clicar, verifica o tipo, o período de-até e a mensagem, caso o Marek a tenha adicionado. A faixa mostra três pessoas por dia; havendo mais, pode expandi-la através de "+n" ou da seta. Na vista Lista, as ausências aparecem sob o cabeçalho do dia.
O estado de ausência ativa-se e desativa-se no intervalo de datas definido. Quando atribui uma tarefa a uma pessoa ausente, o Assistente de IA avisa, mas o próprio registo no calendário não reserva nem bloqueia o lugar. Descrevemos isto com mais detalhe no texto sobre ausências visíveis no trabalho da equipa.
Como é que a equipa sabe quem alterou o prazo?
A alteração do prazo fica registada na conversa da tarefa como uma mensagem do sistema com o valor anterior. Na conversa vê-se quem e quando a introduziu, pelo que, após a correção de segunda-feira, a Ola não precisa de reconstituir as alterações de memória.
A mensagem do sistema está centrada e tem a hora. A conversa regista desta forma também alterações de estado, prioridade e nome, bem como a adição ou remoção de pessoas. A simples correção da descrição não cria este tipo de registo - junto ao nome aparece então "(editado)". O prazo atual de uma tarefa aberta é visível sob o respetivo título, juntamente com a data e a informação de quanto tempo resta.
Se utilizar um lembrete do Assistente de IA associado ao prazo de uma tarefa, por exemplo "um dia antes do prazo", o lembrete acompanha o novo prazo. A central de notificações também avisa uma hora antes do prazo da tarefa, 15 minutos antes do evento e no momento do seu início. Mais formas de controlo são descritas no guia sobre prazos de tarefas em equipa.
O que fazer quando larga uma tarefa no dia errado?
Prima Ctrl+Z ou clique no ícone de desfazer no cabeçalho do calendário. Vai desfazer a última alteração feita no calendário, incluindo o reagendamento do prazo de uma tarefa.
Ao passar o cursor sobre o ícone, verá o que vai ser desfeito. Utilizações sucessivas remontam a alterações anteriores, até um máximo de 20, e apenas dentro da aplicação aberta. O desfazer abrange também, entre outras coisas, o reagendamento ou edição de um evento, a sua eliminação e o cancelamento de um envio de IA agendado. Há um limite: não é possível restaurar um evento eliminado se o seu prazo já tiver passado. Se detetar o erro antes de largar o item, use Esc - o gesto termina sem guardar.
Como organizar o plano da semana durante a revisão de segunda-feira?
Comece pela vista de 7 dias e pela faixa de ausências, e só depois reorganize as tarefas. Esta ordem permite-lhe ver que prazos colidem com a disponibilidade das pessoas antes de distribuir os assuntos sem datas.
- Prima
7e veja a semana de segunda a domingo. - Verifique as ausências acima da grelha e as tarefas vermelhas fora do prazo. Entre estas últimas, determine quais precisam de ser reagendadas e a quais basta mudar o estado.
- Arraste as tarefas que pode editar para dias e horas reais. Depois de alterar um prazo, abra a conversa e veja o registo do valor anterior.
- A partir do painel Lista, mova para a grelha as tarefas sem prazo. Se necessário, restrinja a grelha a um único workspace.
- Clique num espaço livre para adicionar um evento ou - com as permissões adequadas - uma nova tarefa.
- Prima
3se, depois de rever a semana toda, quiser voltar aos próximos dias.
Não precisa de organizar tudo de imediato. Amanhã abra a vista de 7 dias, escolha uma tarefa vermelha, mova-a para um prazo que consiga cumprir, e verifique o registo na sua conversa. Pode ver o layout e o gesto na Demo.
Perguntas mais frequentes
O calendário de tarefas da equipa tem vista de mês?
Não, o calendário de tarefas da equipa não tem vista de mês; a vista de grelha mais longa abrange uma semana, tal como a vista Lista. Clicar no nome do mês abre um pequeno calendário que serve para saltar para um dia escolhido.
Posso arrastar qualquer tarefa para outro dia?
Não, só consegue arrastar uma tarefa que tenha permissão para editar. Largá-la na grelha altera a data e a hora do prazo, e o fio regista o valor anterior.
Como desfazer uma alteração de prazo de uma tarefa no calendário?
Prima Ctrl+Z ou use o ícone de desfazer no cabeçalho do calendário. O desfazer remonta até 20 alterações, dentro da aplicação aberta; durante o próprio arrasto, Esc interrompe o gesto sem guardar.
Vou ver as férias de um colega antes de lhe atribuir uma tarefa?
Sim, as ausências dos membros da equipa aparecem na faixa acima da grelha, e na vista Lista sob o cabeçalho do dia. A entrada informa sobre a ausência, mas não bloqueia o prazo.
Os participantes do evento recebem notificação por e-mail?
Sim, se assinalar a opção "Enviar notificação também por e-mail"; por predefinição está desativada. A notificação na aplicação e no navegador funciona sempre, mas o envio de e-mails em segundo plano com a aplicação fechada requer um CRON no servidor. O CRON é um agendador que executa tarefas em segundo plano em horários definidos.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
