Pondelok, 8:40. Ola Nowak otvára kalendár úloh tímu. „Ponuka pre klienta Nord“ je už po termíne. „Makety domovskej stránky“ stoja na štvrtok, keď má Marek dovolenku, a niekoľko úloh vôbec nemá dátum. Namiesto skladania týždňa zo správ a jednotlivých zoznamov vidí Ola termíny a neprítomnosti na jednom mieste a môže presunúť úlohy, ktoré má právo upravovať.
Čo vidíte v kalendári predtým, než začnete presúvať úlohy?
Kalendár zobrazuje položky s termínom: úlohy, vaše udalosti, pripomienky od Asistenta AI, naplánované odoslania AI a neprítomnosti členov tímu. Vďaka tomu môžete pred zmenou dátumu úlohy overiť nielen voľné miesto v mriežke, ale aj to, kto bude v danom čase neprítomný.
Úlohy po termíne sú červené, na dnes - modré, a s termínom v nasledujúcich dňoch - zelené. Výkričník ! označuje vysokú prioritu, prečiarknutie dokončenú úlohu. Naplánované odoslania AI sú grafitové a dovolenky či choroby sú vidieť v pásme nad mriežkou. Červená čiara ukazuje aktuálnu hodinu; dnešný stĺpec a víkend sú zvýraznené.
Ak Ola zapísala „Makety domovskej stránky“ s dátumom, ale bez hodiny, kalendár zobrazí úlohu o 17:00 s hviezdičkou pri hodine. Úloha s termínom bez hodiny je „na dnes“ počas celého dňa - červenou sa stane až nasledujúci deň.
Ak chcete overiť samotnú funkciu pred zostavením plánu, pozrite si Kalendár v Task Manageri.
Ako nastaviť kalendár úloh tímu na celý týždeň?
Vyberte rozsah 7 dní tlačidlom v pravom hornom rohu kalendára alebo klávesom 7. Získate celý týždeň od pondelka do nedele; šípky potom posúvajú zobrazenie o ďalší týždeň.
Predvolene kalendár zobrazuje 3 dni. V kratších zobrazeniach rozsah začína od vybraného dňa, zahŕňa aj víkendy a šípky ho posúvajú o jeden deň. Päť dní teda nie vždy znamená pondelok-piatok. Zvolený rozsah, podobne ako otvorenie panela Zoznam, zostáva zapamätaný aj po opätovnom prihlásení.
| Zobrazenie | Kedy sa hodí |
|---|---|
| 1 deň | Keď kontrolujete podrobnosti dňa; na telefóne je to základné zobrazenie. |
| 2 dni | Keď porovnávate dnešok so zajtrajškom. |
| 3 dni | Keď chcete vidieť niekoľko najbližších dní; toto je predvolené nastavenie. |
| 5 dní | Keď potrebujete širší úsek od vybraného dňa. |
| 7 dní | Keď zostavujete celý týždeň vrátane víkendu. |
| Zoznam | Keď uprednostňujete agendu zoskupenú podľa dní celého týždňa. |
Zobrazenie Zoznam je agenda, nie panel Zoznam na pravej strane mriežky. Otvoríte ho klávesom L; zobrazuje položky jednu pod druhou, od pondelka do nedele. T sa vráti na dnes a kliknutie na názov mesiaca otvorí malý kalendár na skok na vybraný deň - nie mesačné zobrazenie úloh.
Ako zmeniť termín úlohy potiahnutím?
Chyťte úlohu v mriežke a umiestnite ju do nového dňa a novej hodiny. Task Manager uloží dátum a hodinu označeného miesta, pokiaľ máte právo túto úlohu upravovať.
Ola presúva „Makety domovskej stránky“ zo štvrtka na utorok o 11:45, pretože vo štvrtok má Marek dovolenku. Počas pohybu vidí nápovedu s hodinou začiatku a mriežka priťahuje pozíciu ku štvrťhodinám. Keď presúvaná úloha dosiahne hornú alebo dolnú hranu mriežky, mriežka sa posúva; pri bočnej hrane môže kalendár prejsť na ďalšie dni, aj tie ešte neviditeľné. Ak si to rozmyslí pred pustením položky, stlačí Esc a nič sa neuloží.
S udalosťami postupujete podobne, no nezamieňajte ich s úlohami. Presunutie udalosti s rozsahom hodín zachová jej dĺžku, aj po presune na iný deň. Uchopenie dolnej hrany udalosti zmení jej dĺžku po 15 minútach; najkratšia môže trvať 30 minút. Tento gest nepoužívate na predĺženie úlohy. Ak bola udalosť naviazaná na termín úlohy, po ručnom presune ho prestane sledovať - aplikácia vás o tom upozorní.
Na telefóne krátke ťuknutie otvorí úlohu a podržanie umožní ju chytiť a potiahnuť. Samotný kalendár tam zobrazuje jeden deň; medzi dňami sa presúvate potiahnutím prsta po mriežke.
Ako nastaviť termín úlohe, ktorá ešte nie je v kalendári?
Otvorte panel Zoznam vpravo a potiahnite úlohu bez termínu do mriežky. Umiestnenie jej nastaví dátum a hodinu vybraného miesta; úlohu, ktorá už má termín, môžete rovnako presunúť.
Panel zobrazuje obľúbené položky, úlohy a chaty. Kliknutím na úlohu, ktorá už má termín, sa mriežka posunie na deň tohto termínu - netreba ho hľadať ručne.
Ola môže sledovať v mriežke „Novú webovú stránku“ bez toho, aby stratila prehľad o ostatných úlohách v paneli. Filter pracovného priestoru, teda priestoru pre prácu tímu, zúži mriežku aj zobrazenie Zoznam na jeden pracovný priestor; osobné udalosti bez pracovného priestoru zostávajú viditeľné. Panel Zoznam má vlastné Možnosti: Nájsť, Zobraziť len a Triedenie. Jeho filtre nemenia hlavný zoznam úloh ani Nástenku a filter pracovného priestoru v kalendári tento panel nezužuje.
Ako pridať stretnutie alebo úlohu bez opustenia kalendára?
Kliknite na voľné miesto v mriežke, čím otvoríte okno rýchleho vytvárania s predvyplneným termínom. Vyberte Udalosť alebo Úlohu; druhá možnosť sa zobrazí, ak máte právo pridávať úlohy, a otvorí bežné okno „Pridať úlohu“ s vyplneným termínom.
Pás pod kurzorom vopred ukáže, aký rozsah hodín vyberiete, napríklad 11:45-12:15. Posúva sa po 15 minútach a nová udalosť trvá predvolene pol hodiny. Hodiny a dĺžku môžete upraviť v okne.
Ola si v utorok o 9:00 vytvorí „Status tímu“ a vyberie troch účastníkov. Keď zvolí pracovný priestor, zoznam účastníkov sa obmedzí na jeho členov; bez výberu pracovného priestoru môže pozvať osoby, s ktorými zdieľa akýkoľvek pracovný priestor. Každý účastník dostane vlastnú udalosť s oznámením v aplikácii. Voľba „Poslať oznámenie aj e-mailom“ je predvolene vypnutá, takže Ola ju zapne vedome, ak chce odoslať aj e-mail.
Zmena termínu vašej udalosti ju presunie naraz u všetkých účastníkov. Ak otvoríte udalosť nastavenú inou osobou, uvidíte, kto ju nastavil, ale upravujete len svoju vlastnú kópiu.
Zastaví zle nastavený termín neprítomnosť tímu?
Neprítomnosť neblokuje termín úlohy. Pás nad mriežkou vás informuje o dovolenke alebo chorobe, aby ste túto informáciu mohli zohľadniť skôr, než úlohu presuniete na daný deň.
V stredu Ola vidí pri Marekovom mene záznam o neprítomnosti. Po kliknutí si overí druh, rozsah od-do a správu, ak ju Marek pridal. Pás zobrazuje tri osoby na deň; pri väčšom počte ho rozbalíte cez „+n“ alebo šípku. V zobrazení Zoznam sú neprítomnosti pod nadpisom dňa.
Stav neprítomnosti sa zapína a vypína v nastavenom rozsahu dátumov. Keď priraďujete úlohu neprítomnej osobe, Asistent AI upozorní, no samotný záznam v kalendári miesto nerezervuje ani nezatvára. Podrobnejšie to opisujeme v texte o neprítomnostiach viditeľných pri práci tímu.
Ako tím zistí, kto presunul termín?
Zmena termínu sa zapíše do vlákna úlohy ako systémová správa s predchádzajúcou hodnotou. V rozhovore je vidieť, kto a kedy ju vykonal, takže po pondelkovej úprave Ola nemusí zmeny spätne rekonštruovať z pamäti.
Systémová správa je vycentrovaná a má uvedený čas. Vlákno takto zaznamenáva aj zmeny stavu, priority a názvu, ako aj pridanie či odstránenie osôb. Samotná úprava popisu takýto záznam nevytvára - pri mene sa vtedy zobrazí „(upravené)“. Aktuálny termín otvorenej úlohy uvidíte pod jej názvom spolu s dátumom a informáciou, koľko času zostáva.
Ak používate pripomienku Asistenta AI pripnutú k termínu úlohy, napríklad „deň pred termínom“, pripomienka sa presunie spolu s termínom. Centrum oznámení pripomenie aj hodinu pred termínom úlohy, 15 minút pred udalosťou a v okamihu jej začiatku. Ďalšie spôsoby kontroly opisuje sprievodca termínmi úloh v tíme.
Čo robiť, keď pustíte úlohu na nesprávny deň?
Stlačte Ctrl+Z alebo kliknite na ikonu späť v hlavičke kalendára. Vrátite poslednú zmenu vykonanú v kalendári, vrátane presunutia termínu úlohy.
Po nabehnutí na ikonu uvidíte, čo sa vráti späť. Ďalšie použitia siahajú k skorším zmenám, maximálne 20 krokov späť a len v rámci otvorenej aplikácie. Vrátenie zahŕňa okrem iného aj presunutie alebo úpravu udalosti, jej odstránenie a zrušenie naplánovaného odoslania AI. Existuje hranica: odstránenú udalosť neobnovíte, ak jej termín už uplynul. Ak chybu zbadáte skôr, než úlohu pustíte, použite Esc - gesto sa ukončí bez uloženia.
Ako zostaviť plán týždňa počas pondelkového prehľadu?
Začnite 7-dňovým zobrazením a pásom neprítomností, až potom presúvajte úlohy. Toto poradie vám umožní vidieť, ktoré termíny kolidujú s dostupnosťou ľudí, skôr než rozdelíte veci bez dátumov.
- Stlačte
7a prezrite si týždeň od pondelka do nedele. - Skontrolujte neprítomnosti nad mriežkou a červené úlohy po termíne. Z nich určite, ktoré treba presunúť a ktorým zmeniť stav.
- Presuňte úlohy, ktoré môžete upravovať, na reálne dni a hodiny. Po zmene jedného termínu otvorte vlákno a pozrite si zápis predchádzajúcej hodnoty.
- Z panela Zoznam presuňte na mriežku úlohy bez termínov. Ak treba, zúžte mriežku na jeden pracovný priestor.
- Kliknite na voľné miesto, aby ste pridali udalosť alebo - pri príslušných oprávneniach - novú úlohu.
- Stlačte
3, ak sa po prehľade celého týždňa chcete vrátiť k najbližším dňom.
Nemusíte hneď usporiadať všetko. Zajtra otvorte 7-dňové zobrazenie, vyberte jednu červenú úlohu, presuňte ju na termín, ktorý dokážete dodržať, a skontrolujte zápis v jej vlákne. Postup a gesto si môžete pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Má kalendár úloh tímu mesačné zobrazenie?
Nie, kalendár úloh tímu nemá mesačné zobrazenie; najdlhšie zobrazenie mriežky je týždeň, rovnako ako zobrazenie Zoznam. Kliknutím na názov mesiaca sa otvorí malý kalendár slúžiaci na skok na zvolený deň.
Môžem potiahnuť každú úlohu na iný deň?
Nie, potiahnuť môžete len úlohu, ktorú máte právo upravovať. Jej umiestnenie do mriežky zmení dátum a hodinu termínu a vlákno zaznamená pôvodnú hodnotu.
Ako vrátiť zmenu termínu úlohy v kalendári?
Stlačte Ctrl+Z alebo použite ikonu späť v hlavičke kalendára. Vrátenie siaha až 20 zmien späť v rámci otvorenej aplikácie; počas samotného ťahania Esc preruší gesto bez uloženia.
Uvidím dovolenku kolegu ešte pred naplánovaním úlohy preňho?
Áno, neprítomnosti členov tímu sú vidieť v pásme nad mriežkou, a v zobrazení Zoznam pod záhlavím dňa. Záznam informuje o neprítomnosti, no neblokuje termín.
Dostanú účastníci udalosti upozornenie e-mailom?
Áno, ak zaškrtnete možnosť „Odoslať upozornenie aj e-mailom“; predvolene je vypnutá. Upozornenie v aplikácii a prehliadači funguje vždy, no odoslanie e-mailov na pozadí pri zatvorenej aplikácii vyžaduje CRON na serveri. CRON je plánovač, ktorý spúšťa úlohy na pozadí v stanovených časoch.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
