Hétfő, 8:40. Ola Nowak megnyitja a csapat-feladatok naptárát. A „Nord ügyfél ajánlata” már lejárt. A „Főoldal makettjei” csütörtökre vannak ütemezve, amikor Marek szabadságon van, néhány feladatnak pedig egyáltalán nincs dátuma. Ahelyett, hogy üzenetekből és külön listákból rakná össze a hetet, Ola egy helyen látja a határidőket és a távolléteket, és áthelyezheti azokat a feladatokat, amelyekhez szerkesztési joga van.
Mit látsz a naptárban, mielőtt elkezdenéd áthelyezni a feladatokat?
A naptár a határidővel rendelkező tételeket mutatja: feladatokat, a te eseményeidet, az AI-asszisztens emlékeztetőit, az ütemezett AI-kiküldéseket és a csapattagok távolléteit. Így egy feladat dátumának módosítása előtt nemcsak a rács szabad helyét ellenőrizheted, hanem azt is, ki lesz éppen távol.
A lejárt határidejű feladatok pirosak, a mai napra szólók kékek, a következő napokra eső határidejűek pedig zöldek. A ! felkiáltójel magas prioritást jelöl, az áthúzás pedig befejezett feladatot. Az ütemezett AI-kiküldések grafitszínűek, a szabadságok és betegségek pedig a rács fölötti sávban láthatók. A piros vonal a jelenlegi órát mutatja; a mai oszlop és a hétvége ki van emelve.
Ha Ola a „Főoldal makettjei” feladatot dátummal, de óra nélkül adta meg, a naptár 17:00-kor jeleníti meg a feladatot, csillaggal az óra mellett. Az órát nélkülöző határidővel rendelkező feladat egész nap „mai”-nak számít - pirossá csak a következő napon válik.
Ha magát a funkciót szeretnéd megnézni a terv összeállítása előtt, tekintsd meg: Naptár a Task Managerben.
Hogyan állítsd be a csapat-feladatok naptárát egész hétre?
Válaszd ki a 7 napos tartományt a naptár jobb felső sarkában lévő gombbal, vagy a 7 billentyűvel. Teljes hetet kapsz hétfőtől vasárnapig; a nyilak ekkor egy héttel mozgatják tovább a nézetet.
Alapértelmezetten a naptár 3 napot mutat. A rövidebb nézetekben a tartomány a kiválasztott naptól kezdődik, a hétvégéket is magában foglalja, a nyilak pedig egy nappal mozgatják el. Az 5 nap tehát nem feltétlenül jelent hétfőtől péntekig tartó időszakot. A kiválasztott tartomány, akárcsak a Lista panel megnyitása, megmarad az újbóli bejelentkezés után is.
| Nézet | Mikor hasznos |
|---|---|
| 1 nap | Ha egy nap részleteit ellenőrzöd; telefonon ez az alapértelmezett nézet. |
| 2 nap | Ha a mai napot hasonlítod össze a holnapival. |
| 3 nap | Ha a legközelebbi néhány napot szeretnéd látni; ez az alapértelmezett beállítás. |
| 5 nap | Ha szélesebb szakaszra van szükséged a kiválasztott naptól kezdve. |
| 7 nap | Ha az egész hetet tervezed, a hétvégével együtt. |
| Lista | Ha inkább a teljes hét napok szerint csoportosított agendáját szereted. |
A Lista nézet egy agenda, nem a rács jobb oldalán lévő Lista panel. A L billentyűvel nyithatod meg; a tételeket egymás alatt mutatja, hétfőtől vasárnapig. A T visszavisz a mai napra, a hónap nevére kattintva pedig egy kis naptár nyílik meg, amellyel egy kiválasztott napra ugorhatsz - nem a feladatok havi nézetére.
Hogyan módosítsd egy feladat határidejét húzással?
Fogd meg a feladatot a rácsban, és ejtsd le egy új napon és új órán. A Task Manager elmenti a kijelölt hely dátumát és óráját, feltéve, hogy jogod van szerkeszteni az adott feladatot.
Ola áthelyezi a „Főoldal makettjei” feladatot csütörtökről keddre 11:45-re, mert csütörtökön Marek szabadságon van. A mozgatás közben egy tippet lát a kezdési órával, a rács pedig negyedórákra illeszti a pozíciót. Amikor a húzott feladat eléri a rács felső vagy alsó szélét, a rács görgetni kezd; az oldalsó szélnél a naptár átválthat a következő napokra, akár még a nem is látszó napokra is. Ha meggondolja magát, mielőtt elengedné a tételt, megnyomja az Esc-et, és semmi sem mentődik el.
Az eseményekkel hasonlóan jársz el, de ne keverd össze őket a feladatokkal. Egy óratartománnyal rendelkező esemény áthelyezése megőrzi annak hosszát, akkor is, ha másik napra kerül. Az esemény alsó szélének megfogása 15 perces lépésekben változtatja meg a hosszát; a legrövidebb 30 percig tarthat. Ezt a mozdulatot nem használod egy feladat meghosszabbítására. Ha egy esemény egy feladat határidejéhez volt kapcsolva, kézi áthelyezés után már nem fogja azt követni - az alkalmazás erről tájékoztat.
Telefonon egy rövid érintés megnyitja a feladatot, a hosszabb nyomva tartás pedig lehetővé teszi a megfogását és áthúzását. Maga a naptár ott egy napot mutat; a napok közt ujjal húzva lépkedsz a rácson.
Hogyan adj határidőt egy olyan feladathoz, amely még nincs a naptárban?
Nyisd meg a jobb oldali Lista panelt, és húzd a határidő nélküli feladatot a rácsra. Az elengedés a kijelölt hely dátumát és óráját adja neki; egy már határidővel rendelkező feladatot ugyanígy áthelyezhetsz.
A panel megmutatja a kedvenceket, a feladatokat és a csevegéseket. Ha olyan feladatra kattintasz, amelynek már van határideje, a rács automatikusan a határidő napjára görget - nem kell manuálisan keresgélned.
Ola megnézheti a rácsban az „Új weboldal” feladatot anélkül, hogy elveszítené a panelben a többi feladatot szem elől. A munkaterület szűrő - vagyis a csapat munkaterének szűrője - a rácsot és a Lista nézetet egyetlen munkaterületre szűkíti; a munkaterület nélküli személyes események továbbra is láthatók maradnak. A Lista panelnek saját Opciói vannak: Keresés, Csak mutasd és Rendezés. Ezek a szűrők nem módosítják a fő feladatlistát vagy a Táblát, a naptár munkaterület szűrője pedig nem szűkíti a panelt.
Hogyan adj hozzá találkozót vagy feladatot anélkül, hogy kilépnél a naptárból?
Kattints a rács egy üres helyére, hogy megnyisd a gyors létrehozás ablakát a kiválasztott időponttal. Válaszd az Esemény vagy a Feladat lehetőséget; az utóbbi akkor jelenik meg, ha jogosult vagy feladatot hozzáadni, és megnyitja a szokásos „Feladat hozzáadása” ablakot a kitöltött határidővel.
A kurzor alatti sáv előre megmutatja, milyen időtartományt választasz, például 11:45-12:15. 15 percenként ugrik, az új esemény alapértelmezetten fél órán át tart. Az időpontokat és az időtartamot az ablakban módosíthatod.
Ola kedden 9:00-kor létrehozza a „Csapat állapot” eseményt, és három résztvevőt választ. Ha megad egy munkaterületet, a résztvevők listája annak tagjaira korlátozódik; munkaterület kiválasztása nélkül bárkit meghívhat, akivel bármilyen munkaterületet megoszt. Minden résztvevő saját eseményt kap alkalmazáson belüli értesítéssel. Az „Értesítés küldése e-mailben is” opció alapértelmezetten ki van kapcsolva, így Ola tudatosan jelöli be, ha e-mailt is szeretne küldeni.
Ha megváltoztatod a saját eseményed időpontját, az minden résztvevőnél egyszerre módosul. Ha megnyitsz egy másik személy által beállított eseményt, látni fogod, ki állította be, de csak a saját másolatodat szerkesztheted.
Megállítja-e a csapat távolléte a rosszul beállított határidőt?
A távollét nem zárolja a feladat határidejét. A rács feletti sáv tájékoztat a szabadságról vagy a betegségről, hogy figyelembe vehesd ezt az információt, mielőtt az adott napra húzod a feladatot.
Szerdán Ola Marek neve mellett egy távollét-bejegyzést lát. Rákattintva ellenőrizheti a típust, a kezdő és záró dátumot, valamint az üzenetet, ha Marek hozzáfűzött egyet. A sáv naponta három személyt jelenít meg; több esetén a „+n” jelre vagy a nyílra kattintva bővítheted ki. Lista nézetben a távollétek a nap fejléce alatt találhatók.
A távollét állapota a beállított dátumtartományon belül kapcsol be és ki. Ha olyan személyhez rendelsz feladatot, aki távol van, az AI-asszisztens figyelmeztet, de maga a naptári bejegyzés nem foglal le és nem zár le semmilyen kapacitást. Erről bővebben a csapaton belüli távollétek láthatóságáról szóló cikkben írunk.
Honnan tudja a csapat, ki helyezte át a határidőt?
A határidő módosítása rendszerüzenetként kerül bejegyzésre a feladat beszélgetésszálába, a korábbi értékkel együtt. A beszélgetésben látszik, ki és mikor módosította, így a hétfői korrekció után Olának nem kell fejből visszaidéznie a változásokat.
A rendszerüzenet középre van igazítva, és tartalmaz egy időpontot. A beszélgetésszál ugyanígy rögzíti az állapot, a prioritás és a név módosítását, valamint a résztvevők hozzáadását vagy eltávolítását is. Maga a leírás módosítása nem hoz létre ilyen bejegyzést - ekkor a név mellett „(szerkesztve)” jelenik meg. A megnyitott feladat aktuális határidejét a cím alatt láthatod, a dátummal és a hátralévő idő jelzésével együtt.
Ha a feladat határidejéhez rögzített AI-asszisztens emlékeztetőt használsz, például „egy nappal a határidő előtt”, az emlékeztető a határidővel együtt elcsúszik. Az Értesítési központ emlékeztet a feladat határideje előtt egy órával, az esemény előtt 15 perccel és annak kezdetekor is. További módszerekről olvashatsz a csapaton belüli határidők követéséről szóló útmutatóban.
Mit tegyél, ha rossz napra ejted a feladatot?
Nyomj Ctrl+Z-t, vagy kattints a naptár fejlécében lévő visszavonás ikonra. Ezzel visszavonod a naptárban végzett utolsó módosítást, beleértve a feladat határidejének áthelyezését is.
Az ikon fölé húzva láthatod, mi fog visszavonódni. A további használatok a korábbi módosításokig nyúlnak vissza, legfeljebb 20 lépésre, és csak a megnyitott alkalmazáson belül. A visszavonás kiterjed többek között egy esemény áthelyezésére vagy szerkesztésére, törlésére, valamint egy tervezett AI-küldés visszamondására is. Van egy korlát: egy törölt eseményt nem tudsz visszaállítani, ha a határideje már lejárt. Ha a hibát azelőtt veszed észre, hogy elengednéd az elemet, használd az Esc-et - a mozdulat mentés nélkül fejeződik be.
Hogyan állítsd össze a heti tervet a hétfői áttekintés során?
Kezdd a 7 napos nézettel és a távollét-sávval, és csak utána mozgasd a feladatokat. Ez a sorrend lehetővé teszi, hogy lásd, mely határidők ütköznek az emberek elérhetőségével, mielőtt szétosztanád a dátum nélküli ügyeket.
- Nyomd meg a
7-et, és tekintsd át a hetet hétfőtől vasárnapig. - Ellenőrizd a rács feletti távolléteket és a lejárt határidejű, piros feladatokat. Az utóbbiak közül döntsd el, melyeket kell áthelyezni, és melyeknek az állapotát kell módosítani.
- Húzd a szerkeszthető feladatokat a valós napokra és időpontokra. Egy határidő módosítása után nyisd meg a beszélgetésszálat, és nézd meg a korábbi érték bejegyzését.
- A Lista panelből helyezd a rácsra a határidő nélküli feladatokat. Ha szükséges, szűkítsd a rácsot egyetlen munkaterületre.
- Kattints egy szabad helyre, hogy eseményt - vagy megfelelő jogosultság esetén új feladatot - adj hozzá.
- Nyomd meg a
3-at, ha a teljes hét áttekintése után vissza szeretnél térni a legközelebbi napokhoz.
Nem kell azonnal mindent rendbe tenned. Holnap nyisd meg a 7 napos nézetet, válassz ki egy piros feladatot, helyezd át olyan határidőre, amelyet be tudsz tartani, és nézd meg a bejegyzést a beszélgetésszálában. Az elrendezést és a mozdulatot megtekintheted a Demóban.
Gyakori kérdések
Van havi nézete a csapat-feladatok naptárának?
Nem, a csapat-feladatok naptárának nincs havi nézete; a leghosszabb rácsnézet a hetet öleli fel, akárcsak a Lista nézet. A hónap nevére kattintva egy kis naptár nyílik meg, amellyel egy kiválasztott napra ugorhatsz.
Áthúzhatok bármilyen feladatot egy másik napra?
Nem, csak olyan feladatot húzhatsz át, amelyet szerkesztési joggal rendelkezel. Az elengedés a rácsban megváltoztatja a határidő dátumát és óráját, a beszélgetésszál pedig megőrzi az előző értéket.
Hogyan vonhatom vissza a feladat határidejének módosítását a naptárban?
Nyomj Ctrl+Z-t, vagy használd a naptár fejlécében lévő visszavonás ikont. A visszavonás a megnyitott alkalmazáson belül legfeljebb 20 módosításra nyúlik vissza; magának a húzásnak a közben az Esc mentés nélkül megszakítja a mozdulatot.
Látni fogom egy munkatársam szabadságát, mielőtt feladatot ütemeznék neki?
Igen, a csapattagok távollétei a rács fölötti sávban láthatók, a Lista nézetben pedig a nap fejléce alatt. A bejegyzés tájékoztat a távollétről, de nem blokkolja a határidőt.
Az esemény résztvevői kapnak e-mail értesítést?
Igen, ha bejelölöd a „Küldjön értesítést e-mailben is” opciót; alapértelmezetten ez ki van kapcsolva. Az alkalmazáson belüli és böngészőben megjelenő értesítés mindig működik, az e-mailek háttérben történő küldése bezárt alkalmazás esetén viszont CRON-t igényel a szerveren. A CRON egy ütemezés, amely előre meghatározott időpontokban futtat háttérfeladatokat.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
