Montag, 8:40 Uhr. Ola Nowak öffnet den Kalender für Team-Aufgaben. „Angebot für Kunde Nord“ ist bereits überfällig. „Mockups der Startseite“ stehen auf Donnerstag, wenn Marek Urlaub hat, und einige Aufgaben haben überhaupt kein Datum. Statt die Woche aus Nachrichten und separaten Listen zusammenzusetzen, sieht Ola Termine und Abwesenheiten an einem Ort und kann Aufgaben verschieben, die sie bearbeiten darf.
Was sehen Sie im Kalender, bevor Sie Aufgaben verschieben?
Der Kalender zeigt Einträge mit Termin: Aufgaben, Ihre Termine, Erinnerungen des KI-Assistenten, geplante KI-Versendungen und Abwesenheiten von Teammitgliedern. So können Sie vor einer Terminänderung nicht nur einen freien Platz im Raster prüfen, sondern auch, wer zu diesem Zeitpunkt abwesend sein wird.
Überfällige Aufgaben sind rot, für heute - blau, und mit Termin an den kommenden Tagen - grün. Das Ausrufezeichen ! steht für hohe Priorität, eine Durchstreichung für eine abgeschlossene Aufgabe. Geplante KI-Versendungen sind graphitfarben, und Urlaube sowie Krankmeldungen sind in der Leiste über dem Raster sichtbar. Eine rote Linie zeigt die aktuelle Uhrzeit an; die heutige Spalte und das Wochenende sind hervorgehoben.
Wenn Ola „Mockups der Startseite“ mit Datum, aber ohne Uhrzeit eingetragen hat, zeigt der Kalender die Aufgabe um 17:00 Uhr mit einem Sternchen neben der Uhrzeit an. Eine Aufgabe mit Termin ohne Uhrzeit gilt den ganzen Tag als „für heute“ - rot wird sie erst am nächsten Tag.
Wenn Sie zunächst nur die Funktion selbst prüfen möchten, bevor Sie den Plan erstellen, schauen Sie sich den Kalender in Task Manager an.
Wie stellt man den Kalender für Team-Aufgaben auf die ganze Woche ein?
Wählen Sie den 7-Tage-Bereich über die Schaltfläche oben rechts im Kalender oder mit der Taste 7. Sie erhalten eine vollständige Woche von Montag bis Sonntag; die Pfeile verschieben die Ansicht dann um eine weitere Woche.
Standardmäßig zeigt der Kalender 3 Tage an. In kürzeren Ansichten beginnt der Bereich beim ausgewählten Tag, umfasst auch Wochenenden, und die Pfeile verschieben ihn um einen Tag. Fünf Tage bedeutet also nicht immer Montag bis Freitag. Der gewählte Bereich wird ebenso wie das geöffnete Listenpanel nach erneutem Einloggen gespeichert.
| Ansicht | Wann es nützlich ist |
|---|---|
| 1 Tag | Wenn Sie die Details eines Tages prüfen; auf dem Smartphone ist dies die Standardansicht. |
| 2 Tage | Wenn Sie heute mit morgen vergleichen. |
| 3 Tage | Wenn Sie mehrere kommende Tage sehen möchten; dies ist die Standardeinstellung. |
| 5 Tage | Wenn Sie einen breiteren Abschnitt ab dem gewählten Tag benötigen. |
| 7 Tage | Wenn Sie die ganze Woche inklusive Wochenende planen. |
| Liste | Wenn Sie eine nach Tagen gruppierte Agenda der vollständigen Woche bevorzugen. |
Die Listenansicht ist eine Agenda, nicht das Listenpanel rechts neben dem Raster. Sie öffnen sie mit der Taste L; sie zeigt Einträge untereinander, von Montag bis Sonntag. T kehrt zu heute zurück, und ein Klick auf den Monatsnamen öffnet einen kleinen Kalender zum Springen zu einem bestimmten Tag - keine monatliche Aufgabenansicht.
Wie ändert man den Termin einer Aufgabe per Drag-and-drop?
Fassen Sie eine Aufgabe im Raster und legen Sie sie an einem neuen Tag und zu einer neuen Uhrzeit ab. Task Manager speichert Datum und Uhrzeit der ausgewählten Stelle, sofern Sie berechtigt sind, diese Aufgabe zu bearbeiten.
Ola verschiebt „Mockups der Startseite“ von Donnerstag auf Dienstag, 11:45 Uhr, weil Marek am Donnerstag Urlaub hat. Während der Bewegung sieht sie eine Hinweisanzeige mit der Startzeit, und das Raster rastet die Position auf Viertelstunden ein. Erreicht die gezogene Aufgabe den oberen oder unteren Rand des Rasters, scrollt das Raster; am seitlichen Rand kann der Kalender zu den folgenden Tagen wechseln, auch zu noch nicht sichtbaren. Wenn sie es sich vor dem Loslassen der Position anders überlegt, drückt sie Esc, und nichts wird gespeichert.
Mit Terminen gehen Sie ähnlich vor, verwechseln Sie sie aber nicht mit Aufgaben. Das Verschieben eines Termins mit Zeitspanne behält dessen Dauer bei, auch nach der Verlegung auf einen anderen Tag. Das Greifen am unteren Rand des Termins ändert dessen Dauer in 15-Minuten-Schritten; der kürzeste kann 30 Minuten dauern. Diese Geste verwenden Sie nicht, um eine Aufgabe zu verlängern. Wenn der Termin mit dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verknüpft war, folgt er ihr nach einer manuellen Verschiebung nicht mehr - die Anwendung weist Sie darauf hin.
Auf dem Smartphone öffnet ein kurzes Antippen die Aufgabe, und ein längeres Halten erlaubt es, sie zu fassen und zu ziehen. Der Kalender selbst zeigt dort einen Tag; zwischen Tagen wechseln Sie durch Wischen über das Raster.
Wie vergibt man einen Termin für eine Aufgabe, die noch nicht im Kalender ist?
Öffnen Sie das Listenpanel rechts und ziehen Sie eine Aufgabe ohne Termin auf das Raster. Das Ablegen vergibt ihr Datum und Uhrzeit der gewählten Stelle; eine Aufgabe, die bereits einen Termin hat, können Sie genauso verschieben.
Das Panel zeigt Favoriten, Aufgaben und Chats. Klicken Sie auf eine Aufgabe, die bereits ein Fälligkeitsdatum hat, scrollt das Raster zum Tag dieses Termins - Sie müssen ihn nicht manuell suchen.
Ola kann in der Übersicht „Neue Website” betrachten, ohne die übrigen Aufgaben im Panel aus den Augen zu verlieren. Der Arbeitsbereich-Filter, also der Teamarbeitsbereich, grenzt das Raster und die Listenansicht auf einen Arbeitsbereich ein; persönliche Termine ohne Arbeitsbereich bleiben sichtbar. Das Listen-Panel hat eigene Optionen: Suchen, Nur anzeigen und Sortierung. Seine Filter verändern weder die Aufgabenliste noch das Board, und der Kalender-Arbeitsbereich-Filter grenzt das Panel nicht ein.
Wie fügt man einen Termin oder eine Aufgabe hinzu, ohne den Kalender zu verlassen?
Klicken Sie auf eine freie Stelle im Raster, um das Schnellerstellungsfenster mit dem gewählten Termin zu öffnen. Wählen Sie Termin oder Aufgabe; letztere Option erscheint, wenn Sie das Recht haben, Aufgaben hinzuzufügen, und öffnet das reguläre Fenster „Aufgabe hinzufügen” mit bereits ausgefülltem Termin.
Die Leiste unter dem Cursor zeigt Ihnen im Voraus, welchen Zeitraum Sie wählen, zum Beispiel 11:45-12:15 Uhr. Sie springt in 15-Minuten-Schritten, und ein neuer Termin dauert standardmäßig eine halbe Stunde. Uhrzeit und Dauer können Sie im Fenster anpassen.
Ola legt am Dienstag um 9:00 Uhr „Team-Status” an und wählt drei Teilnehmer aus. Wenn sie einen Arbeitsbereich angibt, beschränkt sich die Teilnehmerliste auf dessen Mitglieder; ohne Auswahl eines Arbeitsbereichs kann sie Personen einladen, mit denen sie irgendeinen Arbeitsbereich teilt. Jeder Teilnehmer erhält einen eigenen Termin mit einer Benachrichtigung in der App. Die Option „Benachrichtigung zusätzlich per E-Mail senden” ist standardmäßig deaktiviert, sodass Ola sie bewusst aktiviert, wenn sie auch eine E-Mail senden möchte.
Wenn Sie den Termin Ihres Termins ändern, verschiebt sich dieser bei allen Teilnehmern gleichzeitig. Öffnen Sie einen von einer anderen Person festgelegten Termin, sehen Sie, wer ihn angelegt hat, bearbeiten aber nur Ihre eigene Kopie.
Verhindert eine Abwesenheit im Team einen falsch gesetzten Termin?
Eine Abwesenheit blockiert den Termin einer Aufgabe nicht. Die Leiste über dem Raster informiert Sie über Urlaub oder Krankheit, damit Sie dies berücksichtigen können, bevor Sie eine Aufgabe auf diesen Tag ziehen.
Am Mittwoch sieht Ola bei Mareks Namen einen Abwesenheitseintrag. Nach dem Klicken prüft sie Art, Zeitraum von-bis und die Nachricht, falls Marek eine hinzugefügt hat. Die Leiste zeigt drei Personen pro Tag; bei mehr können Sie sie über „+n” oder den Pfeil ausklappen. In der Listenansicht stehen Abwesenheiten unter der Tagesüberschrift.
Der Abwesenheitsstatus wird im festgelegten Datumsbereich ein- und ausgeschaltet. Weisen Sie einer abwesenden Person eine Aufgabe zu, warnt der KI-Assistent, aber der Eintrag im Kalender reserviert oder sperrt den Platz nicht selbst. Ausführlicher beschreiben wir das im Beitrag über Abwesenheiten, die bei der Teamarbeit sichtbar sind.
Woher weiß das Team, wer den Termin verschoben hat?
Eine Terminänderung wird im Thread der Aufgabe als Systemnachricht mit dem vorherigen Wert gespeichert. Im Gespräch sieht man, wer sie wann vorgenommen hat, sodass Ola nach der Montagskorrektur die Änderungen nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren muss.
Die Systemnachricht ist zentriert und mit einer Uhrzeit versehen. Der Thread speichert auf diese Weise auch Änderungen von Status, Priorität und Namen sowie das Hinzufügen oder Entfernen von Personen. Das bloße Korrigieren der Beschreibung erzeugt keinen solchen Eintrag - neben dem Namen erscheint dann „(bearbeitet)”. Den aktuellen Termin einer geöffneten Aufgabe sehen Sie unter ihrem Titel, zusammen mit dem Datum und der Information, wie viel Zeit noch verbleibt.
Wenn Sie eine an den Aufgabentermin gekoppelte Erinnerung des KI-Assistenten nutzen, zum Beispiel „einen Tag vor dem Termin”, verschiebt sich die Erinnerung zusammen mit dem Termin. Das Benachrichtigungscenter erinnert außerdem eine Stunde vor dem Aufgabentermin, 15 Minuten vor dem Termin und zum Zeitpunkt seines Beginns. Weitere Möglichkeiten der Kontrolle beschreibt der Leitfaden zu Aufgabenterminen im Team.
Was tun, wenn Sie eine Aufgabe auf den falschen Tag ziehen?
Drücken Sie Strg+Z oder klicken Sie auf das Rückgängig-Symbol in der Kopfzeile des Kalenders. So machen Sie die letzte im Kalender vorgenommene Änderung rückgängig, einschließlich der Verschiebung eines Aufgabentermins.
Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, sehen Sie, was rückgängig gemacht wird. Weitere Verwendungen greifen auf frühere Änderungen zurück, maximal 20 Schritte zurück und nur innerhalb der geöffneten Anwendung. Das Rückgängigmachen umfasst unter anderem auch das Verschieben oder Bearbeiten eines Termins, dessen Löschen sowie das Abbrechen eines geplanten KI-Versands. Es gibt eine Grenze: Einen gelöschten Termin können Sie nicht wiederherstellen, wenn sein Zeitpunkt bereits vorbei ist. Bemerken Sie den Fehler, bevor Sie die Position loslassen, nutzen Sie Esc - die Geste endet dann ohne Speicherung.
Wie plant man die Woche beim Montags-Review?
Beginnen Sie mit der 7-Tage-Ansicht und der Abwesenheitsleiste, bevor Sie Aufgaben verschieben. Diese Reihenfolge erlaubt es Ihnen zu sehen, welche Termine mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter kollidieren, bevor Sie Aufgaben ohne Termine verteilen.
- Drücken Sie
7und betrachten Sie die Woche von Montag bis Sonntag. - Prüfen Sie die Abwesenheiten über dem Raster sowie die roten, überfälligen Aufgaben. Legen Sie bei Letzteren fest, welche verschoben werden müssen und welchen der Status geändert werden muss.
- Ziehen Sie die Aufgaben, die Sie bearbeiten können, auf realistische Tage und Uhrzeiten. Öffnen Sie nach der Änderung eines Termins den Thread und sehen Sie den Eintrag des vorherigen Werts.
- Verschieben Sie Aufgaben ohne Termin aus dem Listen-Panel auf das Raster. Wenn nötig, grenzen Sie das Raster auf einen Arbeitsbereich ein.
- Klicken Sie auf eine freie Stelle, um einen Termin hinzuzufügen oder - bei entsprechenden Berechtigungen - eine neue Aufgabe.
- Drücken Sie
3, wenn Sie nach dem Überblick über die ganze Woche zu den nächsten Tagen zurückkehren möchten.
Sie müssen nicht sofort alles ordnen. Öffnen Sie morgen die 7-Tage-Ansicht, wählen Sie eine rote Aufgabe aus, verschieben Sie sie auf einen Termin, den Sie einhalten können, und prüfen Sie den Eintrag in ihrem Thread. Ablauf und Geste können Sie sich in der Demo ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Hat der Kalender für Team-Aufgaben eine Monatsansicht?
Nein, der Kalender für Team-Aufgaben hat keine Monatsansicht; die längste Rasteransicht umfasst eine Woche, ebenso wie die Listenansicht. Ein Klick auf den Monatsnamen öffnet einen kleinen Kalender, mit dem Sie zu einem bestimmten Tag springen können.
Kann ich jede Aufgabe auf einen anderen Tag ziehen?
Nein, Sie können nur eine Aufgabe ziehen, die Sie bearbeiten dürfen. Das Ablegen im Raster ändert Datum und Uhrzeit des Termins, und der Thread speichert den vorherigen Wert.
Wie macht man eine Terminänderung einer Aufgabe im Kalender rückgängig?
Drücken Sie Strg+Z oder nutzen Sie das Rückgängig-Symbol in der Kopfzeile des Kalenders. Das Rückgängigmachen reicht bis zu 20 Änderungen zurück innerhalb der geöffneten Anwendung; während des Ziehens selbst bricht Esc die Geste ohne Speicherung ab.
Sehe ich den Urlaub eines Kollegen, bevor ich ihm eine Aufgabe plane?
Ja, Abwesenheiten von Teammitgliedern sind in der Leiste über dem Raster sichtbar, in der Listenansicht unter der Tagesüberschrift. Der Eintrag informiert über die Abwesenheit, blockiert den Termin aber nicht.
Erhalten die Teilnehmer eines Termins eine Benachrichtigung per E-Mail?
Ja, wenn Sie die Option „Benachrichtigung auch per E-Mail senden“ aktivieren; standardmäßig ist sie deaktiviert. Die Benachrichtigung in der App und im Browser funktioniert immer, während der Versand von E-Mails im Hintergrund bei geschlossener Anwendung einen CRON-Job auf dem Server erfordert. CRON ist ein Zeitplaner, der Hintergrundaufgaben zu festgelegten Zeiten ausführt.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
