Lunedì, ore 8:40. Ola Nowak apre il calendario delle attività del team. "Offerta per il cliente Nord" è già in ritardo. "Mockup della homepage" è previsto per giovedì, quando Marek è in ferie, e alcune attività non hanno affatto una data. Invece di organizzare la settimana partendo da messaggi ed elenchi separati, Ola vede scadenze e assenze in un unico posto e può spostare le attività che ha il diritto di modificare.
Cosa vedi nel calendario prima di iniziare a spostare le attività?
Il calendario mostra le voci con una scadenza: attività, i tuoi eventi, promemoria dell'Assistente AI, invii AI pianificati e assenze dei membri del team. Così, prima di cambiare la data di un'attività, puoi verificare non solo lo spazio libero nella griglia, ma anche chi sarà assente in quel momento.
Le attività in ritardo sono rosse, quelle di oggi blu, e quelle con scadenza nei giorni successivi verdi. Il punto esclamativo ! indica priorità alta, la barratura indica attività completata. Gli invii AI pianificati sono grafite, mentre ferie e malattie si vedono nella fascia sopra la griglia. Una linea rossa indica l'ora corrente; la colonna di oggi e il weekend sono evidenziati.
Se Ola ha inserito "Mockup della homepage" con una data ma senza un orario, il calendario mostrerà l'attività alle 17:00 con un asterisco accanto all'orario. Un'attività con scadenza senza orario è "per oggi" per tutto il giorno - diventa rossa solo il giorno successivo.
Se vuoi verificare prima la funzione in sé, prima di organizzare il piano, vedi Calendario in Task Manager.
Come impostare il calendario delle attività del team per l'intera settimana?
Scegli l'intervallo di 7 giorni con il pulsante in alto a destra nel calendario oppure con il tasto 7. Otterrai una settimana completa da lunedì a domenica; le frecce spostano allora la vista di una settimana alla volta.
Per impostazione predefinita il calendario mostra 3 giorni. Nelle viste più brevi l'intervallo inizia dal giorno selezionato, comprende anche i weekend, e le frecce lo spostano di un giorno. Cinque giorni non significa quindi sempre lunedì-venerdì. L'intervallo scelto, così come l'apertura del pannello Lista, viene memorizzato al nuovo accesso.
| Vista | Quando torna utile |
|---|---|
| 1 giorno | Quando controlli i dettagli del giorno; sul telefono è la vista predefinita. |
| 2 giorni | Quando confronti oggi con domani. |
| 3 giorni | Quando vuoi vedere alcuni dei giorni più vicini; è l'impostazione predefinita. |
| 5 giorni | Quando hai bisogno di un intervallo più ampio a partire dal giorno selezionato. |
| 7 giorni | Quando organizzi l'intera settimana, incluso il weekend. |
| Lista | Quando preferisci un'agenda raggruppata per giorni dell'intera settimana. |
La vista Lista è un'agenda, non il pannello Lista a destra della griglia. La apri con il tasto L; mostra le voci una sotto l'altra, da lunedì a domenica. T torna a oggi, e il clic sul nome del mese apre un piccolo calendario per saltare a un giorno scelto - non una vista mensile delle attività.
Come cambiare la scadenza di un'attività trascinandola?
Afferra l'attività nella griglia e rilasciala nel nuovo giorno e alla nuova ora. Task Manager salverà data e ora del punto indicato, a condizione che tu abbia il diritto di modificare quell'attività.
Ola sposta "Mockup della homepage" da giovedì a martedì alle 11:45, perché giovedì Marek è in ferie. Durante il movimento vede un suggerimento con l'orario di inizio, e la griglia allinea la posizione ai quarti d'ora. Quando l'attività trascinata raggiunge il bordo superiore o inferiore della griglia, la griglia scorre; vicino al bordo laterale il calendario può passare ai giorni successivi, anche quelli non ancora visibili. Se cambia idea prima di rilasciare la posizione, preme Esc e nulla viene salvato.
Con gli eventi procedi in modo simile, ma non confonderli con le attività. Spostare un evento con un intervallo di ore mantiene la sua durata, anche dopo averlo spostato in un altro giorno. Afferrare il bordo inferiore dell'evento ne cambia la durata ogni 15 minuti; la durata minima è di 30 minuti. Questo gesto non si usa per allungare un'attività. Se l'evento era collegato alla scadenza di un'attività, dopo lo spostamento manuale smetterà di seguirla - l'applicazione te lo segnalerà.
Sul telefono un tocco breve apre l'attività, mentre tenerla premuta permette di afferrarla e trascinarla. Lì il calendario stesso mostra un solo giorno; tra un giorno e l'altro scorri con il dito sulla griglia.
Come assegnare una scadenza a un'attività non ancora presente nel calendario?
Apri il pannello Lista a destra e trascina l'attività senza scadenza sulla griglia. Rilasciandola le assegnerai data e ora del punto scelto; un'attività che ha già una scadenza puoi spostarla allo stesso modo.
Il pannello mostra i preferiti, le attività e le chat. Cliccando su un'attività che ha già una scadenza, la griglia scorre fino al giorno di quella scadenza - non serve cercarlo manualmente.
Ola può visualizzare nella griglia "Nuovo sito web" senza perdere di vista le altre attività nel pannello. Il filtro dello spazio di lavoro, cioè dell'area di lavoro del team, restringe la griglia e la vista Lista a un solo spazio di lavoro; gli eventi personali senza spazio di lavoro restano visibili. Il pannello Lista ha opzioni proprie: Trova, Mostra solo e Ordinamento. I suoi filtri non modificano la lista principale delle attività né la Bacheca, e il filtro dello spazio di lavoro del calendario non restringe il pannello.
Come aggiungere un appuntamento o un'attività senza uscire dal calendario?
Clicca su uno spazio vuoto nella griglia per aprire la finestra di creazione rapida con l'orario già selezionato. Scegli Evento oppure Attività; questa seconda opzione comparirà se hai il permesso di aggiungere attività, e aprirà la normale finestra "Aggiungi attività" con la scadenza già compilata.
La fascia sotto il cursore mostra in anticipo quale intervallo orario selezionerai, ad esempio 11:45-12:15. Avanza ogni 15 minuti e il nuovo evento dura per impostazione predefinita mezz'ora. Orari e durata possono essere corretti nella finestra.
Ola crea martedì alle 9:00 "Riunione di stato del team" e sceglie tre partecipanti. Se indica lo spazio di lavoro, l'elenco dei partecipanti si limiterà ai suoi membri; senza selezionare lo spazio di lavoro può invitare persone con cui condivide uno spazio di lavoro qualsiasi. Ogni partecipante riceve il proprio evento con una notifica nell'app. L'opzione "Invia la notifica anche via e-mail" è disattivata per impostazione predefinita, quindi Ola la seleziona consapevolmente se vuole inviare anche l'e-mail.
Modificare la scadenza di un tuo evento lo sposta contemporaneamente per tutti i partecipanti. Se apri un evento impostato da un'altra persona, vedrai chi lo ha impostato, ma modificherai solo la tua copia.
Un'assenza del team può bloccare una scadenza impostata male?
L'assenza non blocca la scadenza di un'attività. La fascia sopra la griglia ti informa di ferie o malattia, così puoi tenerne conto prima di trascinare l'attività su quel giorno.
Mercoledì Ola vede accanto al nome di Marek una voce di assenza. Cliccandoci sopra, controlla il tipo, il periodo da-a e il messaggio, se Marek lo ha aggiunto. La fascia mostra tre persone al giorno; con un numero maggiore puoi espanderla tramite "+n" o la freccia. Nella vista Lista, le assenze si trovano sotto l'intestazione del giorno.
Lo stato di assenza si attiva e disattiva nell'intervallo di date impostato. Quando assegni un'attività a una persona assente, l'Assistente AI avvisa, ma la voce stessa nel calendario non prenota né blocca il posto. Ne parliamo più ampiamente nell'articolo su le assenze visibili durante il lavoro del team.
Come fa il team a sapere chi ha spostato la scadenza?
La modifica della scadenza viene registrata nella discussione dell'attività come messaggio di sistema con il valore precedente. Nella conversazione si vede chi e quando l'ha inserita, così dopo la correzione del lunedì Ola non deve ricostruire le modifiche a memoria.
Il messaggio di sistema è centrato e riporta l'orario. In questo modo la discussione registra anche i cambiamenti di stato, priorità e nome, nonché l'aggiunta o la rimozione di persone. La semplice correzione della descrizione non crea questo tipo di voce - accanto al nome compare invece "(modificato)". La scadenza attuale di un'attività aperta la vedi sotto il suo titolo, insieme alla data e all'informazione su quanto tempo resta.
Se usi un promemoria dell'Assistente AI collegato alla scadenza dell'attività, ad esempio "un giorno prima della scadenza", il promemoria si sposterà insieme alla scadenza. Il Centro notifiche avvisa anche un'ora prima della scadenza dell'attività, 15 minuti prima dell'evento e al momento del suo inizio. Altri modi per tenere tutto sotto controllo sono descritti nella guida alle scadenze delle attività in team.
Cosa fare se rilasci un'attività nel giorno sbagliato?
Premi Ctrl+Z oppure clicca sull'icona di annullamento nell'intestazione del calendario. Annullerai l'ultima modifica effettuata nel calendario, incluso lo spostamento della scadenza di un'attività.
Passando il cursore sull'icona vedrai cosa verrà annullato. Gli utilizzi successivi risalgono a modifiche precedenti, fino a un massimo di 20 indietro e solo all'interno della sessione dell'app aperta. L'annullamento comprende, tra l'altro, anche lo spostamento o la modifica di un evento, la sua eliminazione e l'annullamento di un invio AI programmato. C'è un limite: non puoi ripristinare un evento eliminato se la sua scadenza è già passata. Se noti l'errore prima di rilasciare l'elemento, usa Esc - il gesto terminerà senza salvare.
Come organizzare il piano della settimana durante la revisione del lunedì?
Inizia dalla vista a 7 giorni e dalla fascia delle assenze, e solo dopo sposta le attività. Questo ordine ti permette di vedere quali scadenze sono in conflitto con la disponibilità delle persone, prima di assegnare le questioni ancora senza data.
- Premi
7e guarda la settimana dal lunedì alla domenica. - Controlla le assenze sopra la griglia e le attività in rosso, cioè quelle scadute. Tra queste ultime, stabilisci quali vanno spostate e a quali va invece cambiato lo stato.
- Trascina sui giorni e orari reali le attività che puoi modificare. Dopo aver cambiato una scadenza, apri la discussione e guarda la registrazione del valore precedente.
- Dal pannello Lista sposta sulla griglia le attività senza scadenza. Se necessario, restringi la griglia a un solo spazio di lavoro.
- Clicca su uno spazio libero per aggiungere un evento oppure - con i permessi adeguati - una nuova attività.
- Premi
3se, dopo aver esaminato l'intera settimana, vuoi tornare ai giorni più vicini.
Non devi sistemare tutto subito. Domani apri la vista a 7 giorni, scegli un'attività in rosso, spostala su una scadenza che puoi rispettare, e controlla la voce nella sua discussione. Puoi vedere la struttura e il gesto nel Demo.
Domande frequenti
Il calendario delle attività del team ha una vista mensile?
No, il calendario delle attività del team non ha una vista mensile; la vista a griglia più lunga copre una settimana, così come la vista Lista. Il clic sul nome del mese apre un piccolo calendario che serve a saltare a un giorno scelto.
Posso trascinare qualsiasi attività su un altro giorno?
No, puoi trascinare solo l'attività che hai il diritto di modificare. Rilasciarla nella griglia cambia data e ora della scadenza, e la discussione registra il valore precedente.
Come annullare una modifica alla scadenza di un'attività nel calendario?
Premi Ctrl+Z oppure usa l'icona di annullamento nell'intestazione del calendario. L'annullamento risale fino a 20 modifiche indietro all'interno della sessione dell'app aperta; durante il trascinamento stesso, Esc interrompe il gesto senza salvare.
Vedrò le ferie di un collaboratore prima di assegnargli un'attività?
Sì, le assenze dei membri del team si vedono nella fascia sopra la griglia, e nella vista Lista sotto l'intestazione del giorno. La voce segnala l'assenza, ma non blocca la scadenza.
I partecipanti all'evento riceveranno una notifica via e-mail?
Sì, se selezioni l'opzione "Invia notifica anche via e-mail"; è disattivata per impostazione predefinita. La notifica nell'applicazione e nel browser funziona sempre, mentre l'invio di e-mail in background ad applicazione chiusa richiede un CRON sul server. CRON è una pianificazione che avvia attività in background a orari stabiliti.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
