Lunes, 8:40. Ola Nowak abre el calendario de tareas del equipo. «Oferta para el cliente Nord» ya ha vencido. «Maquetas de la página principal» están puestas para el jueves, cuando Marek tiene vacaciones, y varias tareas ni siquiera tienen fecha. En lugar de organizar la semana a partir de mensajes y listas separadas, Ola ve las fechas límite y las ausencias en un solo lugar y puede reubicar las tareas que tiene permiso para editar.
¿Qué ves en el calendario antes de empezar a mover tareas?
El calendario muestra elementos con fecha límite: tareas, tus eventos, recordatorios del Asistente de IA, envíos de IA programados y ausencias de los miembros del equipo. Así, antes de cambiar la fecha de una tarea, puedes comprobar no solo el hueco libre en la cuadrícula, sino también quién estará ausente en ese momento.
Las tareas vencidas son rojas, las de hoy azules, y las que tienen fecha límite en días posteriores, verdes. El signo de exclamación ! indica prioridad alta, y el tachado indica tarea finalizada. Los envíos de IA programados son grafito, y las vacaciones y bajas por enfermedad se ven en la franja encima de la cuadrícula. La línea roja marca la hora actual; la columna de hoy y el fin de semana están resaltados.
Si Ola escribió «Maquetas de la página principal» con fecha pero sin hora, el calendario mostrará la tarea a las 17:00 con un asterisco junto a la hora. Una tarea con fecha límite sin hora está «para hoy» durante todo el día; se vuelve roja recién al día siguiente.
Si quieres revisar la función por sí sola antes de organizar el plan, consulta Calendario en Task Manager.
¿Cómo configurar el calendario de tareas del equipo para toda la semana?
Elige el rango de 7 días con el botón de la esquina superior derecha del calendario o con la tecla 7. Obtendrás la semana completa de lunes a domingo; las flechas moverán entonces la vista a la semana siguiente.
Por defecto, el calendario muestra 3 días. En las vistas más cortas, el rango empieza en el día elegido, también incluye los fines de semana, y las flechas lo desplazan un día. Cinco días no siempre significa, por tanto, de lunes a viernes. El rango elegido, al igual que la apertura del panel Lista, se recuerda al volver a iniciar sesión.
| Vista | Cuándo resulta útil |
|---|---|
| 1 día | Cuando revisas los detalles de un día; en el móvil es la vista básica. |
| 2 días | Cuando comparas hoy con mañana. |
| 3 días | Cuando quieres ver los próximos días; esta es la configuración por defecto. |
| 5 días | Cuando necesitas un tramo más amplio desde el día elegido. |
| 7 días | Cuando organizas toda la semana, incluido el fin de semana. |
| Lista | Cuando prefieres una agenda agrupada por días de la semana completa. |
La vista Lista es una agenda, no el panel Lista a la derecha de la cuadrícula. Se abre con la tecla L; muestra los elementos uno debajo de otro, de lunes a domingo. T vuelve a hoy, y hacer clic en el nombre del mes abre un calendario pequeño para saltar a un día concreto, no una vista mensual de tareas.
¿Cómo cambiar la fecha límite de una tarea arrastrándola?
Toma la tarea en la cuadrícula y suéltala en el nuevo día y a la nueva hora. Task Manager guardará la fecha y la hora del lugar indicado, siempre que tengas permiso para editar esa tarea.
Ola mueve «Maquetas de la página principal» del jueves al martes a las 11:45, porque el jueves Marek tiene vacaciones. Durante el movimiento ve una indicación con la hora de inicio, y la cuadrícula ajusta la posición a los cuartos de hora. Cuando la tarea arrastrada llega al borde superior o inferior de la cuadrícula, esta se desplaza; junto al borde lateral, el calendario puede pasar a los días siguientes, incluso los que aún no son visibles. Si cambia de idea antes de soltar la posición, pulsa Esc y no se guarda nada.
Con los eventos procedes de forma similar, pero no los confundas con las tareas. Mover un evento con un rango de horas conserva su duración, también al trasladarlo a otro día. Tomar el borde inferior del evento cambia su duración cada 15 minutos; la duración mínima es de 30 minutos. Este gesto no se usa para alargar una tarea. Si el evento estaba vinculado a la fecha límite de una tarea, tras moverlo manualmente dejará de seguirla; la aplicación te lo indicará.
En el móvil, un toque breve abre la tarea, y mantener pulsado permite tomarla y arrastrarla. El propio calendario muestra allí un solo día; entre días te desplazas deslizando el dedo por la cuadrícula.
¿Cómo asignar una fecha límite a una tarea que aún no está en el calendario?
Abre el panel Lista a la derecha y arrastra a la cuadrícula una tarea sin fecha límite. Al soltarla se le asignará la fecha y hora del lugar elegido; una tarea que ya tenga fecha límite puedes reubicarla del mismo modo.
El panel muestra favoritos, tareas y chats. Al hacer clic en una tarea que ya tiene fecha límite, la cuadrícula se desplaza hasta el día de ese plazo, sin necesidad de buscarlo manualmente.
Ola puede ver en la cuadrícula "Nueva página web" sin perder de vista el resto de tareas del panel. El filtro de espacio de trabajo, es decir, del espacio de trabajo del equipo, reduce la cuadrícula y la vista Lista a un solo espacio de trabajo; los eventos personales sin espacio de trabajo siguen siendo visibles. El panel Lista tiene sus propias Opciones: Buscar, Mostrar solo y Ordenar. Sus filtros no modifican la lista de tareas principal ni el Tablero, y el filtro de espacio de trabajo del calendario no reduce el panel.
¿Cómo añadir una reunión o una tarea sin salir del calendario?
Haz clic en un hueco vacío de la cuadrícula para abrir la ventana de creación rápida con la fecha ya seleccionada. Elige Evento o Tarea; esta segunda opción aparecerá si tienes permiso para añadir tareas, y abrirá la ventana habitual "Añadir tarea" con el plazo ya rellenado.
La franja bajo el cursor muestra de antemano qué rango de horas vas a elegir, por ejemplo 11:45-12:15. Avanza cada 15 minutos, y el nuevo evento dura media hora por defecto. Puedes ajustar las horas y la duración en la ventana.
Ola crea el martes a las 9:00 "Estado del equipo" y elige a tres participantes. Si indica un espacio de trabajo, la lista de participantes se limitará a sus miembros; sin elegir espacio de trabajo, puede invitar a cualquier persona con la que comparta algún espacio de trabajo. Cada participante recibe su propio evento con una notificación en la aplicación. La opción "Enviar también notificación por correo" está desactivada por defecto, así que Ola la marca conscientemente si quiere enviar también un correo.
Cambiar la fecha de tu evento la reorganiza para todos los participantes a la vez. Si abres un evento creado por otra persona, verás quién lo creó, pero solo editarás tu propia copia.
¿Una ausencia del equipo detendrá un plazo mal fijado?
Una ausencia no bloquea el plazo de una tarea. La franja sobre la cuadrícula te informa de las vacaciones o la baja por enfermedad, para que puedas tenerlo en cuenta antes de arrastrar la tarea a ese día.
El miércoles Ola ve junto al nombre de Marek un registro de ausencia. Al hacer clic comprueba el tipo, el rango de fechas y el mensaje, si Marek lo ha añadido. La franja muestra a tres personas por día; si hay más, puedes desplegarla con "+n" o con la flecha. En la vista Lista, las ausencias aparecen bajo el encabezado del día.
El estado de ausencia se activa y desactiva dentro del rango de fechas establecido. Cuando asignas una tarea a una persona ausente, el Asistente de IA te avisa, pero el propio registro en el calendario no reserva ni bloquea el hueco. Lo explicamos con más detalle en el artículo sobre las ausencias visibles en el trabajo del equipo.
¿Cómo sabe el equipo quién movió un plazo?
El cambio de fecha se guarda en el hilo de la tarea como un mensaje del sistema con el valor anterior. En la conversación se ve quién lo hizo y cuándo, así que tras la corrección del lunes Ola no necesita reconstruir los cambios de memoria.
El mensaje del sistema está centrado y lleva la hora. El hilo registra así también los cambios de estado, prioridad y nombre, así como la incorporación o eliminación de personas. Corregir solo la descripción no genera este tipo de registro; en ese caso aparece "(editado)" junto al nombre. El plazo actual de una tarea abierta lo verás bajo su título, junto con la fecha y el tiempo que queda.
Si usas un recordatorio del Asistente de IA vinculado al plazo de una tarea, por ejemplo "un día antes del plazo", el recordatorio se desplazará junto con el plazo. El Centro de notificaciones también avisa una hora antes del plazo de la tarea, 15 minutos antes del evento y en el momento en que empieza. La guía sobre los plazos de las tareas en equipo describe más formas de controlarlo.
¿Qué hacer si sueltas una tarea en el día equivocado?
Pulsa Ctrl+Z o haz clic en el icono de deshacer en la cabecera del calendario. Deshará el último cambio realizado en el calendario, incluido el desplazamiento del plazo de una tarea.
Al pasar el cursor sobre el icono verás qué se va a deshacer. Los usos sucesivos llegan a cambios anteriores, hasta un máximo de 20 pasos atrás y solo dentro de la aplicación abierta. Deshacer incluye también, entre otras cosas, el desplazamiento o edición de un evento, su eliminación y la cancelación de un envío de IA programado. Hay un límite: no puedes recuperar un evento eliminado si su fecha ya ha pasado. Si detectas el error antes de soltar el elemento, usa Esc; el gesto terminará sin guardarse.
¿Cómo organizar el plan de la semana durante la revisión del lunes?
Empieza por la vista de 7 días y la franja de ausencias, y solo después mueve las tareas. Este orden te permite ver qué plazos chocan con la disponibilidad de las personas antes de repartir los asuntos sin fecha.
- Pulsa
7y revisa la semana de lunes a domingo. - Comprueba las ausencias sobre la cuadrícula y las tareas en rojo fuera de plazo. De estas últimas, decide cuáles hay que posponer y a cuáles cambiar el estado.
- Arrastra las tareas que puedas editar a días y horas reales. Tras cambiar un plazo, abre el hilo y verás el registro del valor anterior.
- Desde el panel Lista, lleva a la cuadrícula las tareas sin plazo. Si lo necesitas, limita la cuadrícula a un solo espacio de trabajo.
- Haz clic en un hueco libre para añadir un evento o, con los permisos adecuados, una nueva tarea.
- Pulsa
3si, tras revisar toda la semana, quieres volver a los próximos días.
No hace falta que lo organices todo de inmediato. Mañana abre la vista de 7 días, elige una tarea en rojo, muévela a un plazo que puedas cumplir y comprueba el registro en su hilo. Puedes ver este diseño y gesto en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿El calendario de tareas del equipo tiene vista mensual?
No, el calendario de tareas del equipo no tiene vista mensual; la vista de cuadrícula más larga abarca una semana, al igual que la vista Lista. Al hacer clic en el nombre del mes se abre un calendario pequeño que sirve para saltar a un día concreto.
¿Puedo arrastrar cualquier tarea a otro día?
No, solo puedes arrastrar la tarea que tienes permiso para editar. Al soltarla en la cuadrícula se cambia la fecha y hora de la fecha límite, y el hilo guarda el valor anterior.
¿Cómo deshacer un cambio de fecha límite de una tarea en el calendario?
Pulsa Ctrl+Z o usa el icono de deshacer en la cabecera del calendario. Deshacer llega hasta 20 cambios atrás dentro de la aplicación abierta; durante el propio arrastre, Esc interrumpe el gesto sin guardar.
¿Veré las vacaciones de un compañero antes de asignarle una tarea?
Sí, las ausencias de los miembros del equipo se ven en la franja encima de la cuadrícula, y en la vista Lista debajo de la cabecera del día. La entrada informa de la ausencia, pero no bloquea la fecha límite.
¿Los participantes del evento recibirán una notificación por correo electrónico?
Sí, si marcas la opción «Enviar también la notificación por correo electrónico»; por defecto está desactivada. La notificación en la aplicación y en el navegador funciona siempre, mientras que el envío de correos en segundo plano con la aplicación cerrada requiere un CRON en el servidor. CRON es un programador que ejecuta tareas en segundo plano a horas establecidas.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
