Lundi, 8h40. Ola Nowak ouvre le calendrier des tâches d’équipe. « Offre pour le client Nord » est déjà en retard. « Maquettes de la page d’accueil » sont prévues pour jeudi, alors que Marek est en congé, et plusieurs tâches n’ont encore aucune date. Plutôt que de reconstituer la semaine à partir de messages et de listes séparées, Ola voit les échéances et les absences au même endroit et peut déplacer les tâches qu’elle a le droit de modifier.
Que voyez-vous dans le calendrier avant de commencer à déplacer des tâches ?
Le calendrier affiche les éléments avec échéance : les tâches, vos événements, les rappels de l’Assistant IA, les envois IA planifiés et les absences des membres de l’équipe. Cela vous permet, avant de changer la date d’une tâche, de vérifier non seulement la disponibilité dans la grille, mais aussi qui sera absent à ce moment-là.
Les tâches en retard sont rouges, celles du jour - bleues, et celles avec une échéance les jours suivants - vertes. Le point d’exclamation ! indique une priorité élevée, le texte barré une tâche terminée. Les envois IA planifiés sont gris anthracite, et les congés et arrêts maladie apparaissent dans la bande au-dessus de la grille. Une ligne rouge indique l’heure actuelle ; la colonne du jour et le week-end sont mis en évidence.
Si Ola a saisi « Maquettes de la page d’accueil » avec une date mais sans heure, le calendrier affichera la tâche à 17h00 avec un astérisque près de l’heure. Une tâche avec une échéance sans heure reste « pour aujourd’hui » toute la journée - elle ne devient rouge que le lendemain.
Si vous souhaitez d’abord découvrir la fonctionnalité avant d’organiser votre planning, consultez le Calendrier dans Task Manager.
Comment régler le calendrier des tâches d’équipe sur une semaine entière ?
Choisissez la plage de 7 jours avec le bouton en haut à droite du calendrier, ou avec la touche 7. Vous obtiendrez une semaine complète du lundi au dimanche ; les flèches déplacent alors la vue d’une semaine à la fois.
Par défaut, le calendrier affiche 3 jours. Dans les vues plus courtes, la plage commence au jour choisi, inclut aussi les week-ends, et les flèches la déplacent d’un jour à la fois. Cinq jours ne signifie donc pas toujours lundi-vendredi. La plage choisie, tout comme l’ouverture du panneau Liste, est mémorisée après une nouvelle connexion.
| Vue | Quand c’est utile |
|---|---|
| 1 jour | Quand vous vérifiez le détail d’une journée ; sur téléphone, c’est la vue de base. |
| 2 jours | Quand vous comparez aujourd’hui et demain. |
| 3 jours | Quand vous voulez voir les quelques jours à venir ; c’est le réglage par défaut. |
| 5 jours | Quand vous avez besoin d’une période plus large à partir du jour choisi. |
| 7 jours | Quand vous organisez toute la semaine, week-end compris. |
| Liste | Quand vous préférez un agenda regroupé par jour sur une semaine complète. |
La vue Liste est un agenda, pas le panneau Liste à droite de la grille. Vous l’ouvrez avec la touche L ; elle affiche les éléments les uns sous les autres, du lundi au dimanche. T revient à aujourd’hui, et cliquer sur le nom du mois ouvre un petit calendrier pour sauter à un jour choisi - pas une vue mensuelle des tâches.
Comment changer l’échéance d’une tâche par glisser-déposer ?
Saisissez une tâche dans la grille et déposez-la sur un nouveau jour et à une nouvelle heure. Task Manager enregistrera la date et l’heure de l’emplacement indiqué, à condition que vous ayez le droit de modifier cette tâche.
Ola déplace « Maquettes de la page d’accueil » du jeudi au mardi à 11h45, car Marek est en congé jeudi. Pendant le mouvement, elle voit une info-bulle avec l’heure de début, et la grille aligne la position par quarts d’heure. Lorsque la tâche déplacée atteint le bord supérieur ou inférieur de la grille, celle-ci défile ; au bord latéral, le calendrier peut passer aux jours suivants, y compris ceux pas encore visibles. Si elle change d’avis avant de relâcher la position, elle appuie sur Échap et rien n’est enregistré.
Vous procédez de la même façon avec les événements, mais ne les confondez pas avec les tâches. Déplacer un événement avec une plage horaire conserve sa durée, même après l’avoir déplacé vers un autre jour. Saisir le bord inférieur de l’événement change sa durée par tranches de 15 minutes ; la durée minimale est de 30 minutes. N’utilisez pas ce geste pour allonger une tâche. Si l’événement était lié à l’échéance d’une tâche, il cessera de la suivre après un déplacement manuel - l’application vous en informera.
Sur téléphone, un tapotement court ouvre la tâche, et un appui prolongé permet de la saisir et de la glisser. Le calendrier lui-même n’affiche qu’un seul jour ; vous passez d’un jour à l’autre en faisant glisser votre doigt sur la grille.
Comment donner une échéance à une tâche qui n’est pas encore dans le calendrier ?
Ouvrez le panneau Liste à droite et faites glisser une tâche sans échéance sur la grille. La déposer lui donnera la date et l’heure de l’emplacement choisi ; une tâche qui a déjà une échéance peut être déplacée de la même façon.
Le panneau affiche les favoris, les tâches et les discussions. Cliquer sur une tâche qui a déjà une échéance fait défiler la grille jusqu’au jour de cette échéance - inutile de la chercher manuellement.
Ola peut consulter « Nouveau site web » dans la grille, sans perdre de vue les autres tâches dans le panneau. Le filtre d’espace de travail, c’est-à-dire l’espace de travail de l’équipe, restreint la grille et la vue Liste à un seul espace de travail ; les événements personnels sans espace de travail restent visibles. Le panneau Liste a ses propres Options : Rechercher, Afficher uniquement et Trier. Ses filtres ne modifient ni la liste des tâches principale ni le Tableau, et le filtre d’espace de travail du calendrier ne restreint pas le panneau.
Comment ajouter un rendez-vous ou une tâche sans quitter le calendrier ?
Cliquez sur un emplacement vide de la grille pour ouvrir la fenêtre de création rapide avec l’échéance déjà sélectionnée. Choisissez Événement ou Tâche ; cette dernière option apparaît si vous avez le droit d’ajouter des tâches, et ouvre la fenêtre habituelle « Ajouter une tâche » avec l’échéance déjà remplie.
La bande sous le curseur indique à l’avance la plage horaire que vous allez choisir, par exemple 11h45-12h15. Elle avance par pas de 15 minutes, et un nouvel événement dure par défaut une demi-heure. Vous pouvez ajuster les horaires et la durée dans la fenêtre.
Ola crée mardi à 9h00 « Point d’équipe » et sélectionne trois participants. Si elle indique un espace de travail, la liste des participants se limite à ses membres ; sans sélection d’espace de travail, elle peut inviter toute personne avec qui elle partage un espace de travail quelconque. Chaque participant reçoit son propre événement avec une notification dans l’application. L’option « Envoyer aussi la notification par e-mail » est désactivée par défaut, Ola doit donc la cocher volontairement si elle souhaite aussi envoyer un e-mail.
Modifier l’échéance de votre événement la déplace chez tous les participants en même temps. Si vous ouvrez un événement créé par une autre personne, vous verrez qui l’a créé, mais vous ne modifiez que votre propre copie.
Une absence de l’équipe bloque-t-elle une échéance mal fixée ?
Une absence ne bloque pas l’échéance d’une tâche. La bande au-dessus de la grille vous informe d’un congé ou d’un arrêt maladie, afin que vous puissiez en tenir compte avant de glisser une tâche sur ce jour-là.
Mercredi, Ola voit une mention d’absence à côté du nom de Marek. En cliquant dessus, elle consulte le type, la période de début et de fin, ainsi que le message, si Marek en a ajouté un. La bande affiche trois personnes par jour ; au-delà, vous la développez via « +n » ou la flèche. Dans la vue Liste, les absences apparaissent sous l’en-tête du jour.
Le statut d’absence s’active et se désactive selon la période définie. Lorsque vous assignez une tâche à une personne absente, l’Assistant IA vous avertit, mais l’entrée dans le calendrier ne réserve ni ne bloque elle-même aucun créneau. Nous détaillons ce point dans l’article sur les absences visibles au quotidien dans le travail d’équipe.
Comment l’équipe sait-elle qui a déplacé une échéance ?
Le changement d’échéance s’enregistre dans le fil de discussion de la tâche sous forme de message système avec l’ancienne valeur. On y voit qui l’a modifiée et quand, si bien qu’après la correction du lundi, Ola n’a pas besoin de se souvenir des changements de mémoire.
Le message système est centré et comporte une heure. Le fil de discussion enregistre de la même manière les changements de statut, de priorité et de nom, ainsi que l’ajout ou la suppression de personnes. La simple correction de la description ne crée pas une telle entrée - la mention « (modifié) » apparaît alors à côté du nom. L’échéance actuelle d’une tâche ouverte s’affiche sous son titre, avec la date et le temps restant.
Si vous utilisez un rappel de l’Assistant IA rattaché à l’échéance d’une tâche, par exemple « la veille de l’échéance », le rappel se déplacera en même temps que l’échéance. Le Centre de notifications rappelle aussi une heure avant l’échéance d’une tâche, 15 minutes avant un événement et au moment de son démarrage. Pour en savoir plus sur les moyens de contrôle, consultez le guide sur le suivi des échéances en équipe.
Que faire si vous déposez une tâche sur le mauvais jour ?
Appuyez sur Ctrl+Z ou cliquez sur l’icône d’annulation dans l’en-tête du calendrier. Vous annulerez la dernière modification effectuée dans le calendrier, y compris le déplacement d’une échéance de tâche.
En survolant l’icône, vous verrez ce qui sera annulé. Les utilisations suivantes remontent aux modifications antérieures, jusqu’à 20 étapes en arrière, et uniquement dans le cadre de l’application ouverte. L’annulation couvre aussi, entre autres, le déplacement ou la modification d’un événement, sa suppression, et l’annulation d’un envoi IA planifié. Il y a une limite : un événement supprimé ne peut pas être restauré si son échéance est déjà passée. Si vous remarquez l’erreur avant de déposer l’élément, utilisez Esc - le geste se terminera sans enregistrement.
Comment organiser le plan de la semaine lors de la revue du lundi ?
Commencez par la vue sur 7 jours et la bande des absences, puis déplacez les tâches ensuite. Cet ordre vous permet de voir quelles échéances entrent en conflit avec la disponibilité des personnes, avant de répartir les sujets sans date.
- Appuyez sur
7et consultez la semaine du lundi au dimanche. - Vérifiez les absences au-dessus de la grille ainsi que les tâches en rouge en retard. Parmi ces dernières, déterminez lesquelles doivent être déplacées et lesquelles nécessitent un changement de statut.
- Faites glisser les tâches que vous pouvez modifier vers des jours et horaires réalistes. Après avoir changé une échéance, ouvrez le fil de discussion et consultez l’enregistrement de l’ancienne valeur.
- Depuis le panneau Liste, transférez sur la grille les tâches sans échéance. Si besoin, restreignez la grille à un seul espace de travail.
- Cliquez sur un emplacement libre pour ajouter un événement ou - avec les droits appropriés - une nouvelle tâche.
- Appuyez sur
3si, après avoir examiné toute la semaine, vous souhaitez revenir aux jours les plus proches.
Vous n’êtes pas obligé de tout organiser immédiatement. Demain, ouvrez la vue sur 7 jours, choisissez une tâche en rouge, déplacez-la vers une échéance que vous pouvez tenir, et vérifiez l’entrée dans son fil de discussion. Vous pouvez observer la mise en page et le geste dans la Demo.
Questions fréquentes
Le calendrier des tâches d’équipe propose-t-il une vue mensuelle ?
Non, le calendrier des tâches d’équipe n’a pas de vue mensuelle ; la vue en grille la plus longue couvre une semaine, tout comme la vue Liste. Cliquer sur le nom du mois ouvre un petit calendrier permettant de sauter à un jour choisi.
Puis-je déplacer n’importe quelle tâche vers un autre jour ?
Non, vous ne pouvez déplacer que la tâche que vous avez le droit de modifier. La déposer dans la grille change la date et l’heure de l’échéance, et le fil de discussion enregistre la valeur précédente.
Comment annuler un changement d’échéance d’une tâche dans le calendrier ?
Appuyez sur Ctrl+Z ou utilisez l’icône d’annulation dans l’en-tête du calendrier. L’annulation remonte jusqu’à 20 modifications en arrière dans le cadre de l’application ouverte ; pendant le glisser-déposer lui-même, Esc interrompt le geste sans enregistrement.
Verrai-je le congé d’un collègue avant de lui planifier une tâche ?
Oui, les absences des membres de l’équipe apparaissent dans la bande au-dessus de la grille, et dans la vue Liste sous l’en-tête du jour. L’entrée signale l’absence, mais ne bloque pas l’échéance.
Les participants à un événement recevront-ils une notification par e-mail ?
Oui, si vous cochez l’option « Envoyer également une notification par e-mail » ; elle est désactivée par défaut. La notification dans l’application et dans le navigateur fonctionne toujours, tandis que l’envoi d’e-mails en arrière-plan lorsque l’application est fermée nécessite un CRON sur le serveur. Le CRON est un planificateur qui exécute des tâches en arrière-plan à des horaires définis.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
