Maanantai, klo 8.40. Ola Nowak avaa tiimin tehtäväkalenterin. ”Tarjous asiakkaalle Nord” on jo myöhässä. ”Etusivun rautalankamallit” on merkitty torstaille, jolloin Marekilla on loma, ja joillakin tehtävillä ei ole lainkaan päivämäärää. Sen sijaan että Ola kokoaisi viikon viesteistä ja erillisistä listoista, hän näkee määräajat ja poissaolot yhdessä paikassa ja voi siirtää niitä tehtäviä, joita hänellä on oikeus muokata.
Mitä näet kalenterissa, ennen kuin alat siirtää tehtäviä?
Kalenteri näyttää kaikki kohteet, joilla on määräaika: tehtävät, omat tapahtumasi, AI-avustajan muistutukset, ajastetut AI-lähetykset ja tiimin jäsenten poissaolot. Näin voit ennen tehtävän päivämäärän muuttamista tarkistaa paitsi vapaan ajan ruudukossa myös sen, kuka on silloin poissa.
Myöhässä olevat tehtävät ovat punaisia, tämänpäiväiset sinisiä ja tulevien päivien määräajat vihreitä. Huutomerkki ! tarkoittaa korkeaa prioriteettia, yliviivaus valmista tehtävää. Ajastetut AI-lähetykset ovat tummanharmaita, ja lomat ja sairauspoissaolot näkyvät ruudukon yläpuolisessa palkissa. Punainen viiva osoittaa senhetkisen kellonajan; päivän sarake ja viikonloppu on korostettu.
Jos Ola kirjasi ”Etusivun rautalankamallit” -tehtävälle päivämäärän mutta ei kellonaikaa, kalenteri näyttää tehtävän kello 17.00 kohdalla, ja kellonajan vieressä on tähti. Tehtävä, jolla on määräaika mutta ei kellonaikaa, on ”tänään” koko päivän ajan - punaiseksi se muuttuu vasta seuraavana päivänä.
Jos haluat tutustua itse ominaisuuteen ennen suunnitelman laatimista, katso Kalenteri Task Managerissa.
Miten asetan tiimin tehtäväkalenterin koko viikolle?
Valitse 7 päivän jakso kalenterin oikeassa yläkulmassa olevalla painikkeella tai näppäimellä 7. Saat näkyviin koko viikon maanantaista sunnuntaihin; nuolet siirtävät tällöin näkymää viikon kerrallaan.
Oletuksena kalenteri näyttää 3 päivää. Lyhyemmissä näkymissä jakso alkaa valitusta päivästä, sisältää myös viikonloput, ja nuolet siirtävät sitä päivä kerrallaan. Viisi päivää ei siis aina tarkoita maanantaista perjantaihin. Valittu jakso, samoin kuin Lista-paneelin avaaminen, jää muistiin seuraavaan kirjautumiseen asti.
| Näkymä | Milloin tästä on hyötyä |
|---|---|
| 1 päivä | Kun tarkistat päivän yksityiskohtia; puhelimessa tämä on oletusnäkymä. |
| 2 päivää | Kun vertailet tätä päivää huomiseen. |
| 3 päivää | Kun haluat nähdä muutaman lähipäivän; tämä on oletusasetus. |
| 5 päivää | Kun tarvitset laajemman jakson valitusta päivästä eteenpäin. |
| 7 päivää | Kun suunnittelet koko viikkoa, viikonloppu mukaan lukien. |
| Lista | Kun haluat agendan, joka on ryhmitelty koko viikon päivien mukaan. |
Lista-näkymä on agenda, ei ruudukon oikealla puolella oleva Lista-paneeli. Avaat sen näppäimellä L; se näyttää kohteet allekkain, maanantaista sunnuntaihin. T palauttaa tähän päivään, ja kuukauden nimen napsauttaminen avaa pienen kalenterin valitun päivän hyppäämistä varten - ei tehtävien kuukausinäkymää.
Miten muutan tehtävän määräajan vetämällä?
Tartu tehtävään ruudukossa ja pudota se uuteen päivään ja kellonaikaan. Task Manager tallentaa osoitetun kohdan päivämäärän ja kellonajan, mikäli sinulla on oikeus muokata kyseistä tehtävää.
Ola siirtää ”Etusivun rautalankamallit” torstailta tiistaille kello 11.45, koska Marekilla on torstaina loma. Siirron aikana hän näkee vihjeen alkamisajasta, ja ruudukko napsauttaa kohdan neljännestunnein. Kun vedettävä tehtävä saavuttaa ruudukon ylä- tai alareunan, ruudukko vierittyy; reunalla kalenteri voi siirtyä seuraaviin päiviin, myös vielä näkymättömiin. Jos hän muuttaa mieltään ennen kohdan vapauttamista, hän painaa Esc, eikä mitään tallennu.
Tapahtumien kanssa toimit samalla tavalla, mutta älä sekoita niitä tehtäviin. Kellonaikavälillä varustetun tapahtuman siirtäminen säilyttää sen keston myös toiseen päivään siirrettäessä. Tapahtuman alareunan tarttuminen muuttaa sen kestoa 15 minuutin tarkkuudella; lyhyin mahdollinen kesto on 30 minuuttia. Tätä elettä ei käytetä tehtävän pidentämiseen. Jos tapahtuma oli sidottu tehtävän määräaikaan, se lakkaa seuraamasta sitä manuaalisen siirron jälkeen - sovellus ilmoittaa tästä sinulle.
Puhelimessa lyhyt kosketus avaa tehtävän, ja pitkä painallus mahdollistaa sen tarttumisen ja vetämisen. Puhelimessa kalenteri näyttää vain yhden päivän kerrallaan; päivien välillä liikutaan pyyhkäisemällä ruudukkoa sormella.
Miten asetan määräajan tehtävälle, joka ei vielä ole kalenterissa?
Avaa oikealla oleva Lista-paneeli ja vedä määräajaton tehtävä ruudukkoon. Pudottaminen antaa sille valitun kohdan päivämäärän ja kellonajan; tehtävän, jolla jo on määräaika, voit siirtää samalla tavalla.
Paneeli näyttää suosikit, tehtävät ja keskustelut. Kun klikkaat tehtävää, jolla on jo määräaika, näkymä vierittyy siihen päivään - sinun ei tarvitse etsiä sitä käsin.
Ola voi katsella taulukossa ”Uusi verkkosivu” -tehtävää menettämättä muita tehtäviä paneelista näkyvistä. Työtilasuodatin, eli tiimin työtilan suodatin, rajaa taulukon ja Lista-näkymän yhteen työtilaan; henkilökohtaiset tapahtumat ilman työtilaa pysyvät näkyvissä. Lista-paneelilla on omat Asetukset: Etsi, Näytä vain ja Lajittelu. Sen suodattimet eivät muuta pääasiallista tehtävälistaa eivätkä Taulua, eikä kalenterin työtilasuodatin rajaa paneelia.
Miten lisäät tapaamisen tai tehtävän poistumatta kalenterista?
Klikkaa tyhjää kohtaa taulukossa, jolloin avautuu pikaluontikkuna valmiiksi täytetyllä ajankohdalla. Valitse Tapahtuma tai Tehtävä; jälkimmäinen vaihtoehto näkyy, jos sinulla on oikeus lisätä tehtäviä, ja se avaa tavallisen ”Lisää tehtävä” -ikkunan, jossa määräaika on jo täytetty.
Kursorin alla näkyvä palkki näyttää etukäteen, minkä tuntivälin valitset, esimerkiksi 11:45-12:15. Se hyppää 15 minuutin välein, ja uusi tapahtuma kestää oletuksena puoli tuntia. Kellonajan ja keston voit korjata ikkunassa.
Ola luo tiistaina kello 9:00 tapahtuman ”Tiimin tilannekatsaus” ja valitsee kolme osallistujaa. Kun hän valitsee työtilan, osallistujalista rajoittuu sen jäseniin; ilman työtilan valintaa hän voi kutsua ketä tahansa, jonka kanssa hänellä on yhteinen työtila. Jokainen osallistuja saa oman tapahtumansa ja ilmoituksen sovelluksessa. Asetus ”Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse” on oletuksena pois päältä, joten Ola valitsee sen tietoisesti, jos haluaa lähettää myös sähköpostin.
Oman tapahtumasi ajankohdan muuttaminen siirtää sen kaikilla osallistujilla kerralla. Jos avaat toisen henkilön asettaman tapahtuman, näet kuka sen on asettanut, mutta muokkaat vain omaa kopiotasi.
Pysäyttääkö tiimin poissaolo väärin asetetun määräajan?
Poissaolo ei estä tehtävän määräaikaa. Taulukon yläpuolella oleva palkki kertoo lomasta tai sairaudesta, jotta voit ottaa tämän huomioon ennen kuin vedät tehtävän tietylle päivälle.
Keskiviikkona Ola näkee Markon nimen kohdalla poissaolomerkinnän. Klikattuaan sitä hän tarkistaa tyypin, aikavälin ja viestin, jos Marko on lisännyt sellaisen. Palkki näyttää kolme henkilöä per päivä; useamman tapauksessa laajennat sen ”+n” tai nuolen kautta. Lista-näkymässä poissaolot näkyvät päivän otsikon alla.
Poissaolotila kytkeytyy päälle ja pois asetetulla päivämäärävälillä. Kun osoitat tehtävän poissaolevalle henkilölle, AI-avustaja varoittaa siitä, mutta itse kalenterimerkintä ei varaa eikä sulje mitään aikaa. Käsittelemme tätä laajemmin tekstissä poissaoloista tiimin työssä.
Mistä tiimi tietää, kuka siirsi määräajan?
Määräajan muutos tallentuu tehtävän viestiketjuun järjestelmäviestinä, jossa näkyy aiempi arvo. Keskustelusta näkee, kuka ja milloin muutoksen teki, joten Olan ei tarvitse maanantain korjauksen jälkeen palauttaa muutoksia muististaan.
Järjestelmäviesti on keskitetty ja siinä on kellonaika. Viestiketju tallentaa samalla tavalla myös tilan, prioriteetin ja nimen muutokset sekä henkilöiden lisäämisen tai poistamisen. Pelkkä kuvauksen korjaaminen ei luo tällaista merkintää - nimen kohdalle ilmestyy tällöin ”(muokattu)”. Avoimen tehtävän nykyisen määräajan näet sen otsikon alla, yhdessä päivämäärän ja jäljellä olevan ajan kanssa.
Jos käytät AI-avustajan muistutusta, joka on kiinnitetty tehtävän määräaikaan, esimerkiksi ”päivä ennen määräaikaa”, muistutus siirtyy määräajan mukana. Ilmoituskeskus muistuttaa myös tunti ennen tehtävän määräaikaa, 15 minuuttia ennen tapahtumaa ja sen alkaessa. Lisää tapoja hallita ajankäyttöä löydät oppaasta tiimin tehtävien määräaikojen seurantaan.
Mitä tehdä, jos pudotat tehtävän väärään päivään?
Paina Ctrl+Z tai klikkaa kumoamiskuvaketta kalenterin otsikkopalkissa. Näin kumoat kalenterissa tehdyn viimeisimmän muutoksen, mukaan lukien tehtävän määräajan siirron.
Kun viet hiiren kuvakkeen päälle, näet mitä kumotaan. Seuraavat käytöt palaavat aiempiin muutoksiin, enintään 20 askelta taaksepäin ja vain käynnissä olevan sovelluksen sisällä. Kumoaminen kattaa muun muassa tapahtuman siirron tai muokkauksen, sen poistamisen sekä ajastetun AI-lähetyksen peruuttamisen. Rajoitus on olemassa: poistettua tapahtumaa ei voi palauttaa, jos sen ajankohta on jo mennyt. Jos huomaat virheen ennen kuin pudotat kohteen, käytä Esc - ele päättyy tällöin ilman tallennusta.
Miten suunnittelet viikon maanantain katsauksessa?
Aloita 7 päivän näkymästä ja poissaolopalkista, ja vasta sen jälkeen siirtele tehtäviä. Tämä järjestys antaa sinun nähdä, mitkä määräajat ovat ristiriidassa ihmisten saatavuuden kanssa, ennen kuin jaat asiat ilman päivämääriä.
- Paina
7ja katso viikko maanantaista sunnuntaihin. - Tarkista poissaolot taulukon yläpuolelta sekä punaiset, myöhässä olevat tehtävät. Niistä päätä, mitkä pitää siirtää ja minkä tilaa pitää muuttaa.
- Vedä tehtävät, joita voit muokata, oikeille päiville ja kellonajoille. Yhden määräajan muutoksen jälkeen avaa viestiketju ja katso merkintä aiemmasta arvosta.
- Siirrä Lista-paneelista taulukkoon tehtävät, joilla ei ole määräaikaa. Tarvittaessa rajaa taulukko yhteen työtilaan.
- Klikkaa vapaata kohtaa lisätäksesi tapahtuman tai - sopivilla oikeuksilla - uuden tehtävän.
- Paina
3, jos haluat koko viikon katsauksen jälkeen palata lähipäiviin.
Sinun ei tarvitse järjestää kaikkea heti. Avaa huomenna 7 päivän näkymä, valitse yksi punainen tehtävä, siirrä se määräaikaan, josta voit pitää kiinni, ja tarkista merkintä sen viestiketjussa. Toiminnan ja eleen näet Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko tiimin tehtäväkalenterissa kuukausinäkymä?
Ei, tiimin tehtäväkalenterissa ei ole kuukausinäkymää; pisin ruudukkonäkymä kattaa viikon, samoin kuin Lista-näkymä. Kuukauden nimen napsauttaminen avaa pienen kalenterin, jolla hypätään valittuun päivään.
Voinko vetää minkä tahansa tehtävän toiseen päivään?
Et, voit vetää vain tehtävän, jota sinulla on oikeus muokata. Sen pudottaminen ruudukkoon muuttaa määräajan päivämäärän ja kellonajan, ja viestiketju tallentaa aiemman arvon.
Miten peruutan tehtävän määräajan muutoksen kalenterissa?
Paina Ctrl+Z tai käytä kumoamiskuvaketta kalenterin otsikkopalkissa. Kumoaminen ulottuu 20 muutosta taaksepäin käynnissä olevan sovelluksen sisällä; itse vetämisen aikana Esc keskeyttää eleen ilman tallennusta.
Näenkö kollegan loman ennen kuin aikataulutan hänelle tehtävän?
Kyllä, tiimin jäsenten poissaolot näkyvät ruudukon yläpuolisessa palkissa, ja Lista-näkymässä päivän otsikon alla. Merkintä kertoo poissaolosta, mutta ei estä määräajan asettamista.
Saavatko tapahtuman osallistujat ilmoituksen sähköpostitse?
Kyllä, jos valitset asetuksen ”Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse”; oletuksena se on pois päältä. Ilmoitus sovelluksessa ja selaimessa toimii aina, mutta sähköpostien lähetys taustalla sovelluksen ollessa suljettuna vaatii CRON-ajastuksen palvelimella. CRON on ajastin, joka käynnistää taustatehtäviä määrättyinä aikoina.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
