Måndag, 8:40. Ola Nowak öppnar kalendern med teamets uppgifter. ”Offert till kunden Nord” har redan passerat förfallodatumet. ”Skisser till startsidan” står på torsdag, när Marek har ledigt, och flera uppgifter saknar helt datum. Istället för att lägga upp veckan utifrån meddelanden och separata listor ser Ola förfallodatum och frånvaro på ett och samma ställe och kan flytta de uppgifter som hon har rätt att redigera.
Vad ser du i kalendern innan du börjar flytta uppgifter?
Kalendern visar poster med förfallodatum: uppgifter, dina evenemang, påminnelser från AI-assistenten, schemalagda AI-utskick och teamets frånvaro. På så sätt kan du innan du ändrar en uppgifts datum kontrollera inte bara en ledig plats i rutnätet, utan även vem som är frånvarande då.
Uppgifter efter förfallodatum är röda, dagens är blå, och de med förfallodatum kommande dagar är gröna. Ett utropstecken ! betyder hög prioritet, en genomstrykning betyder avslutad uppgift. Schemalagda AI-utskick är grafitgrå, och ledighet och sjukdom syns i fältet ovanför rutnätet. En röd linje visar aktuell tid; dagens kolumn och helgen är markerade.
Om Ola skrev in ”Skisser till startsidan” med datum men utan klockslag, visar kalendern uppgiften kl. 17:00 med en stjärna vid tiden. En uppgift med förfallodatum utan klockslag är ”idag” hela dagen - den blir röd först nästa dag.
Om du vill kolla själva funktionen innan du lägger upp planen, se Kalender i Task Manager.
Hur ställer du in kalendern med teamets uppgifter för hela veckan?
Välj intervallet 7 dagar med knappen i kalenderns övre högra hörn eller med tangenten 7. Du får en hel vecka från måndag till söndag; pilarna flyttar då vyn en vecka i taget.
Som standard visar kalendern 3 dagar. I kortare vyer börjar intervallet från den valda dagen, omfattar även helger, och pilarna flyttar det en dag i taget. Fem dagar betyder alltså inte alltid måndag-fredag. Det valda intervallet, liksom om Lista-panelen är öppen, sparas till nästa inloggning.
| Vy | När det kommer till pass |
|---|---|
| 1 dag | När du kontrollerar en dags detaljer; på mobilen är det standardvyn. |
| 2 dagar | När du jämför idag med imorgon. |
| 3 dagar | När du vill se de närmaste dagarna; detta är standardinställningen. |
| 5 dagar | När du behöver ett bredare avsnitt från den valda dagen. |
| 7 dagar | När du planerar hela veckan, inklusive helgen. |
| Lista | När du föredrar en agenda grupperad efter dagar för en hel vecka. |
Lista-vyn är en agenda, inte Lista-panelen till höger om rutnätet. Du öppnar den med tangenten L; den visar poster i rad, från måndag till söndag. T går tillbaka till idag, och klick på månadens namn öppnar en liten kalender för att hoppa till en vald dag - inte en månadsvy över uppgifter.
Hur ändrar du en uppgifts förfallodatum genom att dra den?
Fatta tag i uppgiften i rutnätet och släpp den på en ny dag och ett nytt klockslag. Task Manager sparar datum och klockslag för den valda platsen, förutsatt att du har rätt att redigera uppgiften.
Ola flyttar ”Skisser till startsidan” från torsdag till tisdag kl. 11:45, eftersom Marek är ledig på torsdag. Under förflyttningen ser hon en antydan med starttiden, och rutnätet fäster positionen till kvartstimmar. När den dragna uppgiften når rutnätets övre eller nedre kant rullar rutnätet; vid sidokanten kan kalendern gå över till kommande dagar, även sådana som ännu inte syns. Om hon ändrar sig innan hon släpper positionen trycker hon på Esc och ingenting sparas.
Med evenemang går du till väga på liknande sätt, men förväxla dem inte med uppgifter. Att flytta ett evenemang med ett klockslagsintervall behåller dess längd, även efter att det flyttats till en annan dag. Att fatta tag i evenemangets nedre kant ändrar dess längd i steg om 15 minuter; det kortaste kan vara 30 minuter. Den här gesten använder du inte för att förlänga en uppgift. Om evenemanget var kopplat till en uppgifts förfallodatum slutar det att följa det efter en manuell flytt - applikationen informerar dig om det.
På mobilen öppnar en kort beröring uppgiften, och att hålla ned låter dig fatta tag i den och dra den. Själva kalendern visar där en dag; mellan dagarna svep du med fingret över rutnätet.
Hur ger du ett förfallodatum till en uppgift som ännu inte finns i kalendern?
Öppna Lista-panelen till höger och dra en uppgift utan förfallodatum till rutnätet. Att släppa den ger den datum och klockslag för den valda platsen; en uppgift som redan har ett förfallodatum kan du flytta på samma sätt.
Panelen visar favoriter, uppgifter och chattar. Om du klickar på en uppgift som redan har ett förfallodatum rullar rutnätet fram till den dagen - du behöver inte leta efter den manuellt.
Ola kan se ”Ny webbplats” i rutnätet utan att tappa bort de andra uppgifterna i panelen. Filtret för arbetsyta, det vill säga teamets arbetsutrymme, begränsar rutnätet och listvyn till en enda arbetsyta; personliga händelser utan arbetsyta förblir synliga. Panelen Lista har egna alternativ: Sök, Visa endast och Sortering. Dess filter påverkar varken huvudlistan över uppgifter eller Tavlan, och kalenderns filter för arbetsyta begränsar inte panelen.
Hur lägger du till ett möte eller en uppgift utan att lämna kalendern?
Klicka på en tom plats i rutnätet för att öppna ett snabbskapande-fönster med förifyllt datum. Välj Händelse eller Uppgift; det senare alternativet visas om du har rätt att lägga till uppgifter, och det öppnar det vanliga fönstret ”Lägg till uppgift” med förfallodatumet ifyllt.
Fältet under markören visar i förväg vilket tidsintervall du kommer att välja, till exempel 11:45-12:15. Det hoppar fram i 15-minuterssteg, och en ny händelse varar som standard en halvtimme. Tid och längd kan du justera i fönstret.
Ola skapar på tisdag klockan 9:00 ”Teamstatus” och väljer tre deltagare. Om hon anger en arbetsyta begränsas deltagarlistan till dess medlemmar; utan vald arbetsyta kan hon bjuda in personer som hon delar vilken som helst arbetsyta med. Varje deltagare får en egen händelse med en avisering i appen. Alternativet ”Skicka avisering även via e-post” är avstängt som standard, så Ola markerar det medvetet om hon även vill skicka e-post.
Att ändra tiden för din egen händelse flyttar den hos alla deltagare samtidigt. Om du öppnar en händelse som en annan person har schemalagt ser du vem som har satt den, men du redigerar bara din egen kopia.
Kan teamets frånvaro stoppa ett felaktigt satt datum?
Frånvaro blockerar inte en uppgifts förfallodatum. Fältet ovanför rutnätet informerar dig om semester eller sjukdom, så att du kan ta hänsyn till det innan du drar uppgiften till en viss dag.
På onsdagen ser Ola en frånvaroanteckning bredvid Mareks namn. Efter att ha klickat kontrollerar hon typ, period från-till och eventuellt meddelande som Marek har lagt till. Fältet visar tre personer per dag; vid fler kan du expandera det via ”+n” eller en pil. I listvyn visas frånvaro under dagens rubrik.
Frånvarostatus aktiveras och avaktiveras inom det angivna datumintervallet. När du tilldelar en uppgift till en frånvarande person varnar AI-assistenten, men själva kalenderposten varken reserverar eller stänger av tiden. Vi beskriver detta mer utförligt i texten om frånvaro som syns i teamets arbete.
Hur vet teamet vem som flyttade ett datum?
En ändring av förfallodatum sparas i uppgiftens tråd som ett systemmeddelande med det tidigare värdet. I konversationen ser du vem som gjorde ändringen och när, så efter måndagens korrigering behöver Ola inte minnas ändringarna själv.
Systemmeddelandet är centrerat och har en tidsangivelse. Tråden sparar på samma sätt ändringar av status, prioritet och namn samt tillägg eller borttagning av personer. Enbart en ändring av beskrivningen skapar inte en sådan post - istället visas ”(redigerad)” vid namnet. Det aktuella förfallodatumet för en öppen uppgift ser du under dess titel, tillsammans med datum och information om hur mycket tid som återstår.
Om du använder en AI-assistentens påminnelse kopplad till uppgiftens förfallodatum, till exempel ”en dag före förfallodatum”, flyttas påminnelsen med datumet. Aviseringscentret påminner även en timme före uppgiftens förfallodatum, 15 minuter före en händelse och vid dess start. Fler sätt att hålla koll beskrivs i guiden om uppgiftsdeadlines i teamet.
Vad gör du om du släpper en uppgift på fel dag?
Tryck på Ctrl+Z eller klicka på ångra-ikonen i kalenderns rubrik. Du ångrar den senaste ändringen som gjorts i kalendern, inklusive flytt av en uppgifts förfallodatum.
När du håller muspekaren över ikonen ser du vad som kommer att ångras. Fler användningar går till tidigare ändringar, max 20 steg bakåt och endast inom den öppna appsessionen. Ångra omfattar bland annat även flytt eller redigering av en händelse, dess borttagning samt avbrytande av en schemalagd AI-utskick. Det finns en gräns: en borttagen händelse kan inte återställas om dess tid redan har passerat. Om du upptäcker felet innan du släpper objektet, använd Esc - gesten avslutas utan att sparas.
Hur lägger du upp veckoplaneringen under måndagens genomgång?
Börja med 7-dagarsvyn och frånvarofältet, och flytta sedan uppgifterna. Den här ordningen gör att du kan se vilka datum som krockar med folks tillgänglighet innan du fördelar ärenden utan datum.
- Tryck på
7och titta på veckan från måndag till söndag. - Kontrollera frånvaro ovanför rutnätet samt röda försenade uppgifter. Bland dessa, avgör vilka som behöver flyttas och vilka som behöver ändrad status.
- Dra de uppgifter du har rätt att redigera till realistiska dagar och tider. Efter att ha ändrat ett datum, öppna tråden och se posten med det tidigare värdet.
- Flytta uppgifter utan förfallodatum från panelen Lista till rutnätet. Begränsa vid behov rutnätet till en enda arbetsyta.
- Klicka på en ledig plats för att lägga till en händelse eller - med rätt behörigheter - en ny uppgift.
- Tryck på
3om du efter att ha gått igenom hela veckan vill återgå till de närmaste dagarna.
Du behöver inte organisera allt på en gång. Imorgon öppnar du 7-dagarsvyn, väljer en röd uppgift, flyttar den till ett datum du kan hålla och kontrollerar posten i dess tråd. Du kan se upplägget och gesten i Demo.
Vanliga frågor
Har kalendern med teamets uppgifter en månadsvy?
Nej, kalendern med teamets uppgifter har ingen månadsvy; den längsta rutnätsvyn omfattar en vecka, precis som Lista-vyn. Klick på månadens namn öppnar en liten kalender för att hoppa till en vald dag.
Kan jag dra vilken uppgift som helst till en annan dag?
Nej, du kan bara dra en uppgift som du har rätt att redigera. Att släppa den i rutnätet ändrar förfallodatum och klockslag, och tråden sparar det tidigare värdet.
Hur ångrar jag en ändring av en uppgifts förfallodatum i kalendern?
Tryck på Ctrl+Z eller använd ångra-ikonen i kalenderns rubrik. Ångra når upp till 20 ändringar bakåt inom den öppna appsessionen; under själva dragningen avbryter Esc gesten utan att sparas.
Ser jag en kollegas ledighet innan jag planerar en uppgift åt denne?
Ja, teammedlemmarnas frånvaro syns i fältet ovanför rutnätet, och i Lista-vyn under dagens rubrik. Posten informerar om frånvaron, men blockerar inte förfallodatumet.
Får deltagarna i ett evenemang en avisering via e-post?
Ja, om du markerar alternativet ”Skicka avisering även via e-post”; som standard är det avstängt. Aviseringar i applikationen och webbläsaren fungerar alltid, medan utskick av e-post i bakgrunden när applikationen är stängd kräver en CRON på servern. CRON är ett schema som kör uppgifter i bakgrunden vid fastställda tider.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
