V pondělí Marta z devítičlenné projekční kanceláře hledá termín makety pro klienta Nord. Marek ho potvrdil v chatu, e-mail od klienta leží ve schránce kolegyně a v kalendáři je zapsaná jiná hodina. Kam zapisovat týmová ujednání, aby Marek nemusel hledat termín na třech místech?
Proč se ujednání ztratí, i když si všichni rozhovor pamatují?
Ujednání se ztratí, když termín zůstane v chatu, potvrzení v e-mailu a kalendář ukazuje jinou hodinu. Paměť na rozhovor nestačí, pokud termín, odpovědná osoba a potvrzení klienta leží na různých místech.
Marta se vrací k maketě. V chatu někdo navrhl tmavé pozadí, klient ho schválil e-mailem a Marek slíbil připravit návrh na čtvrtek do 12:00. Každý fragment je pravdivý, ale žádný sám o sobě týmu neřekne, co přesně má být odevzdáno a kdo za to odpovídá. Tento mechanismus podrobněji popisuji v textu o tom, proč tým ztrácí ujednání.
V Task Manageru má úkol téma, popis, přiřazené osoby, prioritu, termín a rozhovor. Změny termínu, stavu nebo osob program zapisuje jako systémové zprávy ve stejném vláknu. Proto z rozhovoru o maketě udělejte úkol „Maketa pro Nord“, přiřaďte Marka a nastavte dohodnutý termín; samotnou diskusi o barvách můžete dál vést u této záležitosti. Nemusíte si rozhodnutí rekonstruovat z paměti.
Kam zapisovat týmová ujednání? Zeptejte se, co z nich má vyplynout
Týmová ujednání s termínem a odpovědnou osobou zapisujte do úkolu, běžné dotazy směřujte do chatu a korespondenci s klientem veďte v Poště. Toto pravidlo odděluje práci k vykonání od rozhovoru i od zprávy posílané mimo firmu.
| Co máte zapsat | Kam | Co získáte |
|---|---|---|
| Rozhodnutí, za které někdo odpovídá | Úkol | Přiřazené osoby, termín, stav a záznam změn ve vláknu |
| Dotaz nebo diskusi bez vlastního termínu | Chat v Pracovním prostoru | Rozhovor s vybranou skupinou, bez stavu a priority úkolu |
| Odpověď klientovi nebo jeho potvrzení | Pošta ve variantě Pro | Korespondenci odesílanou z připojené schránky |
Pracovní prostor je oblast sdružující úkoly a chaty týkající se dané oblasti práce. Marta může mít samostatné prostory „Nové webové stránky“ a „Prodej“; položka „Vše“ zobrazí úkoly a chaty z těchto prostorů dohromady. Oprávnění ke správě prostoru a přidávání úkolů a chatů nastavujete zvlášť v každém Pracovním prostoru.
Toto pravidlo neznamená, že chat musíte po rozhodnutí opustit. Pokud v rozhovoru zazní „Marek připraví maketu na čtvrtek“, přeneste závazek do úkolu. Chat si zachová kontext a úkol ukáže termín a odpovědnou osobu bez hledání mezi předchozími zprávami.
E-mail propojte se záležitostí, ale obsah předejte zvlášť
Ve variantě Pro můžete připojit schránku k Poště a propojit vlákno e-mailu s Pracovním prostorem, úkolem nebo chatem. Propojení poskytuje zkratku k příslušné záležitosti, ale neukazuje korespondenci ostatním účastníkům úkolu.
Marta dostane v pondělí potvrzení od klienta Nord. V nabídce vlákna vybere „Propojit“, zvolí Pracovní prostor „Nové webové stránky“ a poté úkol makety. Při dalším čtení e-mailu použije zkratku „Otevřít propojené…“. Kdyby u toho zůstalo, Marek by stále obsah potvrzení neznal.
Schránka je soukromá i vůči administrátorovi Task Manageru. Pokud má Marek znát schválený termín nebo změnu rozsahu, Marta tuto informaci vloží do úkolu. Je-li potřeba příloha, může přílohy z vlákna uložit do Souborů, do složky Pošta → schránka → téma vlákna. Sdílenou firemní adresu si u sebe připojí každý, kdo ji má používat. Je to důležitá hranice: zkratka k e-mailu není způsob, jak zpřístupnit jeho obsah.
Pošta podporuje servery IMAP a SMTP, tedy příjem a odesílání zpráv. Odpověď odchází ze serveru připojené schránky a citovanou historii můžete rozbalit až tehdy, když ji potřebujete. Pokud chce vaše firma zůstat u samostatného e-mailového programu, varianta Standard i nadále umožňuje pracovat v úkolech a chatech. O pravidlech práce se sdílenou adresou si přečtete také v průvodci jak zvládnout e-maily v týmu.
Oznámení ukážou, co čeká, ne kam zapsat rozhodnutí
Centrum oznámení shromažďuje nové zprávy z úkolů, chatů a Pošty, a také zmínky, změny stavů a připomenutí. Pomáhá vrátit se k opomenutým záležitostem, ale nenahrazuje úkol, do kterého zapisujete termín a odpovědnou osobu.
V úterý Marta otevře panel a vidí souhrn nepřečtené Pošty a úkolů s novými zprávami. Pokud se nové zprávy týkají více úkolů, kliknutím na souhrn se seznam přepne na „Vše“ s filtrem „Nové zprávy“. Kategorie jí umožňují prohlédnout zvlášť Poštu, úkoly i rozhovory; otevření vlákna odstraní příslušné oznámení z Centra oznámení.
Jednou denně, při prvním vstupu po 6:00, ranní briefing zobrazí naplánované položky dne v pořadí podle času. Pokud je aplikace úplně zavřená, kanálem připomenutí zůstává e-mail, přičemž odesílání na pozadí vyžaduje CRON nastavený pro danou instalaci. Samotný počítadlo tedy práci nevyřeší: po přečtení zprávy se rozhodněte, zda v ní je závazek, který je potřeba zapsat jako úkol.
Jeden editor usnadňuje změnu kanálu, ale nenahrazuje rozhodnutí
V úkolu, chatu a Poště píšete ve stejném editoru zpráv. O tom, zda z rozhovoru vznikne úkol, stále rozhodujete vy.
V úkolu a chatu Enter odešle zprávu a Shift+Enter přesune text na nový řádek. Můžete zmínit osobu znakem @ nebo zvolit „Citovat v odpovědi“, abyste označili konkrétní příspěvek; kliknutím na citaci přejdete k originálu. Modrá čára „Nové“ ukazuje místo, od kterého začínají nepřečtené zprávy. Pokud psaní přerušíte, koncept zůstane u daného vlákna.
Ve čtvrtek Magda vloží do rozhovoru čtyřbodový seznam: texty, draft projektu, kódování, nasazení. Odškrtne první dva body. Marta vidí „2 ze 4 hotovo“ a mini avatar u odškrtnuté položky; po najetí na něj zjistí, kdo a kdy ji označil. Jde o užitečný zápis postupu. Pokud má nasazení vlastní termín a vlastníka, Marta pro něj založí samostatný úkol místo toho, aby ho nechala pouze jako bod zprávy.
Chat má vlastní seznam účastníků v rámci Pracovního prostoru a nemá stav ani prioritu úkolu. Po instalaci je k dispozici také chat „Společný“, do kterého se nové osoby přidávají automaticky. Pokud chcete uspořádat rozhovory kolem konkrétních témat, podívejte se, jak fungují chaty v Task Manageru.
Dlouhé vlákno si přečtete jinak, ale originál zůstává
Tlačítko „Uspořádat“ umožňuje změnit způsob čtení dlouhého vlákna na dobu aktuální relace. Režimy AI nepřepisují původní zprávy, takže každé rozhodnutí můžete ověřit ve zdrojové korespondenci.
Máte čtyři režimy: „Původní obsah“ zobrazuje zprávy beze změn, „Vylepšit“ zkrátí a uspořádá jejich obsah, „Shrnout“ ponechá 1-2 věty s důsledky každé zprávy a „Expert“ pod ni přidá řádek „Poznámka experta“ s radou, rizikem nebo otázkou. Program nejprve zpracuje 8 nejnovějších zpráv; starší můžete přidat další dávkou. Po obnovení stránky musí AI zobrazení připravit znovu.
Když Marta hledá konkrétní informaci, může se soukromě zeptat AI asistenta u pole odpovědi v Poště, co klient napsal o termínu. Odpověď s označením „POUZE PRO VÁS“ vidí jen Marta. Asistent vychází z korespondence z daného vlákna; pokud odpověď nenajde, řekne to otevřeně. Více o tomto způsobu čtení rozhovorů najdete na stránce souhrnů AI.
„Uspořádat“ a AI asistent vyžadují nastavený klíč AI. Bez něj normálně čtete a píšete zprávy. Task Manager funguje s klíčem klienta u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok; za využití modelu platíte dodavateli bez marže zprostředkovatele. Pamatujte, že při používání AI se obsah předaný jako kontext dostane k vybranému poskytovateli modelu.
Zítra přeneste jedno rozhodnutí, ne celou historii rozhovorů
Zítra vyberte jednu aktuální záležitost a zapište její termín a odpovědnou osobu do úkolu. Pokud potvrzení přišlo e-mailem, ve variantě Pro propojte vlákno s úkolem a přepište do úkolu ujednání, které má znát tým.
Task Manager uchovává data aplikace na vašem serveru a neúčtuje předplatné za každou osobu. Licence je trvalá, zahrnuje 12 měsíců aktualizací a umožňuje je později volitelně prodloužit. U plánu Classic stojí varianta Standard 1 490 Kč a Pro s Poštou a Soubory 3 990 Kč - aktuální rozdělení variant najdete v ceníku Task Manageru. Pokud si chcete tuto jednu záležitost projít na obrazovce, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Kam zapisovat týmová ujednání: do úkolu, nebo do chatu?
Do úkolu zapisujte ujednání, které má termín a odpovědnou osobu. Chat nechte pro běžnou konverzaci; jakmile z ní vyplyne závazek, přeneste ho do úkolu.
Uvidí tým můj e-mail, když ho propojím s úkolem?
Ne, propojení je navigační zkratka a neumožňuje nahlížet do obsahu e-mailu. Schránka zůstává soukromá i vůči administrátorovi; ujednání, které má znát tým, vložte do úkolu.
Je Pošta ve variantě Standard?
Ne, Pošta je dostupná ve variantě Pro. Ve variantě Standard můžete organizovat záležitosti v úkolech a chatech a používat samostatný e-mailový program.
Co dělat, když vlákno má desítky zpráv?
Zapněte „Shrnout“ nebo „Expert“ v nabídce „Uspořádat“, pokud máte nastavený klíč AI. Program začíná posledními 8 zprávami a výsledek je náhledem jen pro danou relaci - originály zůstávají beze změny.
Vidí se všechny nepřečtené záležitosti na jednom místě?
Ano, Centrum oznámení zobrazuje nepřečtená vlákna Pošty, úkolů a chatů i další oznámení rozdělená do kategorií. Kliknutím na shrnutí se dostanete k příslušnému vláknu nebo zúženému seznamu.
Zdroje
- Task Manager, Funkce - Úkoly - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (přístup: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkce - Chaty - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (přístup: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkce - Pošta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (přístup: 2026-10-16).
- Task Manager, Materiály - Pošta - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (přístup: 2026-10-16).
- Task Manager, Materiály - Centrum oznámení - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (přístup: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkce - AI asistent - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (přístup: 2026-10-16).
- Task Manager, Ceník - https://taskmanager.pl/#ceny (přístup: 2026-10-16).
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
