Lunedì Marta, di un ufficio di progettazione di nove persone, cerca la scadenza del bozzetto per il cliente Nord. Marek l'ha confermata in chat, l'email del cliente è nella casella di una collega, e nel calendario è segnata un'altra ora. Dove annotare gli accordi del team, perché Marek non debba cercare la scadenza in tre posti diversi?
Perché un accordo si perde anche se tutti ricordano la conversazione?
Un accordo si perde quando la scadenza resta in chat, la conferma via email, e il calendario mostra un'altra ora. Ricordare la conversazione non basta se la scadenza, la persona responsabile e la conferma del cliente si trovano in posti diversi.
Marta torna sul bozzetto. In chat qualcuno ha proposto uno sfondo scuro, il cliente lo ha accettato via email, e Marek ha promesso di preparare il progetto per giovedì entro le 12:00. Ogni frammento è vero, ma nessuno da solo dice al team cosa esattamente va consegnato e chi ne è responsabile. Approfondisco questo meccanismo nell'articolo su perché il team perde gli accordi.
In Task Manager un'attività ha un oggetto, una descrizione, le persone assegnate, la priorità, la scadenza e una conversazione. Le modifiche di scadenza, stato o persone il programma le registra come messaggi di sistema nella stessa discussione. Perciò dalla conversazione sul bozzetto crea l'attività "Bozzetto per Nord", assegna Marek e imposta la scadenza concordata; la discussione sui colori può continuare presso questa stessa pratica. Non devi ricostruire la decisione a memoria.
Dove annotare gli accordi del team? Chiediti cosa ne deve derivare
Annota nell'attività gli accordi del team con scadenza e persona responsabile, indirizza le domande correnti alla chat, e gestisci la corrispondenza con il cliente nella Posta. Questa regola separa il lavoro da svolgere dalla conversazione e dal messaggio inviato fuori dall'azienda.
| Cosa hai da annotare | Dove | Cosa ottieni |
|---|---|---|
| Una decisione di cui qualcuno è responsabile | Attività | Persone assegnate, scadenza, stato e registrazione delle modifiche nella discussione |
| Una domanda o discussione senza una propria scadenza | Chat nello Spazio di lavoro | Una conversazione con un gruppo scelto, senza stato né priorità dell'attività |
| Una risposta per il cliente o la sua conferma | Posta nel piano Pro | Corrispondenza inviata da una casella collegata |
Lo Spazio di lavoro è uno spazio che raggruppa attività e chat relative a un determinato ambito di lavoro. Marta può avere spazi separati "Nuovo sito web" e "Vendite"; la voce "Tutto" mostrerà insieme le attività e le chat di questi spazi. I permessi per amministrare lo spazio e per aggiungere attività e chat si impostano separatamente in ogni Spazio di lavoro.
Questa regola non significa che la chat vada abbandonata dopo aver preso una decisione. Se nella conversazione compare "Marek preparerà il bozzetto per giovedì", sposta l'impegno nell'attività. La chat conserverà il contesto, e l'attività mostrerà la scadenza e la persona responsabile senza doverla cercare tra i messaggi precedenti.
Collega l'email alla pratica, ma trasmetti il contenuto separatamente
Nel piano Pro puoi collegare una casella alla Posta e associare la discussione email a uno Spazio di lavoro, a un'attività o a una chat. Il collegamento offre una scorciatoia verso la pratica giusta, ma non mostra la corrispondenza agli altri partecipanti dell'attività.
Marta riceve lunedì la conferma dal cliente Nord. Nel menu della discussione sceglie "Collega", indica lo Spazio di lavoro "Nuovo sito web", poi l'attività del bozzetto. Alla lettura successiva dell'email userà la scorciatoia "Apri collegato...". Se si fermasse solo a questo, Marek comunque non conoscerebbe il contenuto della conferma.
La casella è privata anche per l'amministratore di Task Manager. Se Marek deve conoscere la scadenza accettata o la modifica dell'ambito, Marta incolla questa informazione nell'attività. Se serve un allegato, può salvare gli allegati della discussione in File, nella cartella Posta → casella → oggetto della discussione. L'indirizzo aziendale condiviso lo collega personalmente ogni persona che deve usarlo. È un confine importante: la scorciatoia all'email non è un modo per condividerne il contenuto.
La Posta supporta i server IMAP e SMTP, ovvero rispettivamente la ricezione e l'invio dei messaggi. La risposta parte dal server della casella collegata, e puoi espandere la cronologia citata solo quando ti serve davvero. Se la tua azienda vuole restare con un programma di posta separato, il piano Standard permette comunque di lavorare con attività e chat. Delle regole per lavorare con un indirizzo condiviso parli anche la guida come gestire le email nel team.
Le notifiche mostrano cosa ti aspetta, non dove annotare la decisione
Il Centro notifiche raccoglie i nuovi messaggi da attività, chat e Posta, oltre a menzioni, cambi di stato e promemoria. Aiuta a tornare sulle questioni trascurate, ma non sostituisce l'attività in cui annoti la scadenza e la persona responsabile.
Martedì Marta apre il pannello e vede il riepilogo della Posta non letta e delle attività con nuovi messaggi. Quando i nuovi messaggi riguardano più attività, cliccando sul riepilogo si apre l'elenco "Tutto" con il filtro "Nuovi messaggi". Le categorie le permettono di controllare separatamente Posta, attività o conversazioni; aprire una discussione rimuove la relativa notifica dal Centro notifiche.
Una volta al giorno, al primo accesso dopo le 6:00, il briefing mattutino mostra gli elementi pianificati per la giornata in ordine di orario. Quando l'applicazione è completamente chiusa, il canale di promemoria rimane l'e-mail, e l'invio in background richiede un CRON configurato per l'installazione. Il semplice conteggio non basta quindi a svolgere il lavoro: dopo aver letto un messaggio, decidi se contiene un impegno che va registrato come attività.
Un unico editor facilita il cambio di canale, ma non sostituisce la decisione
In un'attività, in chat e nella Posta scrivi nello stesso editor di messaggi. Se da una conversazione nasce un'attività, è sempre una decisione tua.
In un'attività e in chat, Invio invia il messaggio, mentre Maiusc+Invio sposta il testo su una nuova riga. Puoi menzionare una persona con il simbolo @ oppure scegliere "Cita in risposta" per indicare un intervento specifico; cliccando sulla citazione si arriva all'originale. La linea blu "Nuovi" mostra il punto da cui iniziano i messaggi non letti. Se interrompi la scrittura, la bozza resta associata a quella discussione.
Giovedì Magda inserisce nella conversazione una lista di quattro punti: testi, bozza del progetto, programmazione, implementazione. Spunta i primi due punti. Marta vede "2 di 4 completati" e un mini avatar accanto alla voce spuntata; indicandolo potrà vedere chi e quando l'ha contrassegnata. È una registrazione utile dell'avanzamento. Se l'implementazione ha una scadenza e un responsabile propri, Marta crea per essa un'attività separata invece di lasciarla soltanto come punto di un messaggio.
La chat ha un proprio elenco di partecipanti all'interno dello Spazio di lavoro e non ha stato né priorità di un'attività. Dopo l'installazione è disponibile anche la chat "Condivisa", a cui le nuove persone si uniscono automaticamente. Se vuoi organizzare le conversazioni attorno ad argomenti specifici, scopri come funzionano le chat in Task Manager.
Una discussione lunga si legge in modo diverso, ma l'originale resta
Il pulsante "Riordina" permette di cambiare il modo di leggere una discussione lunga per la durata della sessione attuale. Le modalità AI non sovrascrivono i messaggi originali, quindi ogni decisione può essere verificata nella corrispondenza di origine.
Hai a disposizione quattro modalità: "Contenuto originale" mostra i messaggi senza modifiche, "Abbellisci" ne accorcia e riordina il contenuto, "Riassumi" lascia 1-2 frasi con le conseguenze di ogni messaggio, mentre "Esperto" aggiunge sotto di esso una riga "Nota dell'esperto" con un consiglio, un rischio oppure una domanda. Il programma elabora prima gli 8 messaggi più recenti; quelli più vecchi puoi aggiungerli in un gruppo successivo. Dopo l'aggiornamento della pagina, l'AI deve preparare di nuovo la vista.
Quando Marta cerca un dettaglio, può chiedere privatamente all'Assistente AI, vicino al campo di risposta nella Posta, cosa ha scritto il cliente riguardo alla scadenza. La risposta contrassegnata "SOLO PER TE" la vede soltanto Marta. L'assistente si basa sulla corrispondenza di quella discussione; se non trova una risposta, lo dice esplicitamente. Per saperne di più su questo modo di leggere le conversazioni, visita la pagina dei riepiloghi AI.
"Riordina" e l'Assistente AI richiedono una chiave AI configurata. Senza di essa puoi comunque leggere e scrivere messaggi normalmente. Task Manager funziona con la chiave del cliente presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok; per l'uso del modello paghi il fornitore senza il margine di un intermediario. Ricorda che, utilizzando l'AI, il contenuto fornito come contesto viene inviato al fornitore del modello scelto.
Domani trasferisci una decisione, non l'intera cronologia delle conversazioni
Domani scegli una questione in corso e registra la sua scadenza e la persona responsabile in un'attività. Se la conferma è arrivata via e-mail, nella variante Pro collega la discussione all'attività e trascrivi nell'attività la decisione che il team deve conoscere.
Task Manager conserva i dati dell'applicazione sul tuo server e non richiede un abbonamento per ogni persona. La licenza è perpetua, include 12 mesi di aggiornamenti e permette di rinnovarli facoltativamente in seguito. Per il piano Classic, la variante Standard costa 1.490 PLN, mentre la Pro con Posta e File 3.990 PLN - la ripartizione aggiornata delle varianti la trovi nel listino prezzi di Task Manager. Se vuoi seguire questa singola questione sullo schermo, apri la Demo.
Domande frequenti
Dove annotare gli accordi del team: nell'attività o in chat?
Nell'attività annota l'accordo che ha una scadenza e una persona responsabile. Lascia la chat per la conversazione corrente; quando ne emerge un impegno, spostalo nell'attività.
Il team vedrà la mia email se la collego a un'attività?
No, il collegamento è una scorciatoia di navigazione e non condivide il contenuto dell'email. La casella resta privata anche per l'amministratore; l'accordo che il team deve conoscere va incollato nell'attività.
Posta è inclusa nella versione Standard?
No, la Posta è disponibile nel piano Pro. Nel piano Standard puoi organizzare le questioni in attività e chat, usando un programma di posta separato.
Cosa fare quando una discussione conta decine di messaggi?
Attiva "Riassumi" oppure "Esperto" nel menu "Riordina", se hai configurato una chiave AI. Il programma parte dagli 8 messaggi più recenti, e il risultato è un'anteprima valida per la durata della sessione - gli originali restano invariati.
Tutte le questioni non lette si vedono in un unico posto?
Sì, il Centro notifiche mostra le discussioni non lette di Posta, attività e chat, oltre ad altre notifiche suddivise per categorie. Cliccando sul riepilogo si arriva alla discussione corrispondente o a un elenco filtrato.
Fonti
- Task Manager, Funzionalità - Attività - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (accesso: 16-10-2026).
- Task Manager, Funzionalità - Chat - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (accesso: 16-10-2026).
- Task Manager, Funzionalità - Posta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (accesso: 16-10-2026).
- Task Manager, Risorse - Posta - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (accesso: 16-10-2026).
- Task Manager, Risorse - Centro notifiche - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (accesso: 16-10-2026).
- Task Manager, Funzionalità - Assistente AI - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (accesso: 16-10-2026).
- Task Manager, Prezzi - https://taskmanager.pl/#prezzi (accesso: 16-10-2026).
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
