V pondelok Marta z deväťčlennej projektovej kancelárie hľadá termín makety pre klienta Nord. Marek ho potvrdil na chate, e-mail od klienta leží v schránke kolegyne a v kalendári je zapísaná iná hodina. Kde zapisovať dohody tímu, aby Marek nemusel hľadať termín na troch miestach?
Prečo dohoda zmizne, hoci si všetci rozhovor pamätajú?
Dohoda zmizne, keď termín zostane na chate, potvrdenie v e-maile a kalendár ukazuje inú hodinu. Spomienka na rozhovor nestačí, ak termín, zodpovedná osoba a potvrdenie klienta ležia na rôznych miestach.
Marta sa vracia k makete. Na chate niekto navrhol tmavé pozadie, klient ho odsúhlasil e-mailom a Marek sľúbil pripraviť návrh na štvrtok do 12:00. Každý úryvok je pravdivý, no žiadny sám o sebe nehovorí tímu, čo presne treba odovzdať a kto za to zodpovedá. Podrobnejšie opisujem tento mechanizmus v texte o tom, prečo tím stráca dohody.
V Task Manageri má úloha tému, popis, priradené osoby, prioritu, termín a rozhovor. Zmeny termínu, stavu či osôb program zaznamenáva ako systémové správy v tom istom vlákne. Preto z rozhovoru o makete vytvorte úlohu „Maketa pre Nord“, priraďte Mareka a nastavte dohodnutý termín; samotnú diskusiu o farbách môžete ďalej viesť pri tejto záležitosti. Rozhodnutie si nemusíte vybavovať z pamäti.
Kde zapisovať dohody tímu? Opýtajte sa, čo z nich má vyplynúť
Dohody tímu s termínom a zodpovednou osobou zapisujte do úlohy, bežné otázky smerujte na chat a korešpondenciu s klientom veďte v Pošte. Toto pravidlo oddeľuje prácu, ktorú treba vykonať, od rozhovoru a od správy odosielanej mimo firmu.
| Čo máte zapísať | Kde | Čo získate |
|---|---|---|
| Rozhodnutie, za ktoré niekto zodpovedá | Úloha | Priradené osoby, termín, stav a záznam zmien vo vlákne |
| Otázku alebo diskusiu bez vlastného termínu | Chat v Pracovnom priestore | Rozhovor s vybranou skupinou, bez stavu a priority úlohy |
| Odpoveď pre klienta alebo jeho potvrdenie | Pošta vo variante Pro | Korešpondenciu odosielanú z pripojenej schránky |
Pracovný priestor je priestor, ktorý zoskupuje úlohy a chaty týkajúce sa danej oblasti práce. Marta môže mať samostatné priestory „Nová webová stránka“ a „Predaj“; položka „Všetko“ zobrazí úlohy a chaty z týchto priestorov spolu. Oprávnenia na správu priestoru a na pridávanie úloh a chatov nastavujete samostatne v každom Pracovnom priestore.
Toto pravidlo neznamená, že chat treba po prijatí rozhodnutia opustiť. Ak v rozhovore padne „Marek pripraví maketu na štvrtok“, presuňte záväzok do úlohy. Chat si zachová kontext a úloha ukáže termín a zodpovednú osobu bez hľadania medzi staršími správami.
E-mail prepojte so záležitosťou, ale obsah odovzdajte osobitne
Vo variante Pro môžete pripojiť schránku k Pošte a prepojiť vlákno e-mailu s Pracovným priestorom, úlohou alebo chatom. Prepojenie poskytuje skratku k správnej záležitosti, ale nezobrazuje korešpondenciu ostatným účastníkom úlohy.
Marta dostane v pondelok potvrdenie od klienta Nord. V menu vlákna zvolí „Prepojiť“, označí Pracovný priestor „Nová webová stránka“ a potom úlohu makety. Pri ďalšom čítaní e-mailu využije skratku „Otvoriť prepojené…“. Keby sa zastavila len pri tomto, Marek by stále nepoznal obsah potvrdenia.
Schránka je súkromná aj pre administrátora Task Managera. Ak má Marek poznať odsúhlasený termín alebo zmenu rozsahu, Marta túto informáciu vloží do úlohy. Ak je potrebná príloha, môže uložiť prílohy z vlákna do Súborov, v priečinku Pošta → schránka → téma vlákna. Spoločnú firemnú adresu si každá osoba, ktorá ju má používať, pripája sama. Toto je dôležitá hranica: skratka na e-mail nie je spôsob, ako sprístupniť jeho obsah.
Pošta podporuje servery IMAP a SMTP, teda príjem a odosielanie správ. Odpoveď odchádza zo servera pripojenej schránky a citovanú históriu môžete rozbaliť až vtedy, keď ju potrebujete. Ak vaša firma chce zostať pri samostatnom e-mailovom programe, variant Standard vám stále umožňuje pracovať v úlohách a chatoch. O zásadách práce so spoločnou adresou si tiež prečítate v návode ako zvládnuť e-maily v tíme.
Oznámenia ukážu, čo čaká, nie kam zapísať rozhodnutie
Centrum oznámení zbiera nové správy z úloh, chatov a Pošty, ako aj zmienky, zmeny stavov a pripomienky. Pomáha vrátiť sa k vynechaným záležitostiam, no nenahrádza úlohu, do ktorej zapisujete termín a zodpovednú osobu.
V utorok si Marta otvorí panel a vidí súhrn neprečítanej Pošty a úloh s novými správami. Keď sa nové správy týkajú viacerých úloh, kliknutím na súhrn sa zoznam presunie na „Všetko“ s filtrom „Nové správy“. Kategórie jej umožňujú skontrolovať osobitne Poštu, úlohy či rozhovory; otvorením vlákna sa príslušné oznámenie odstráni z Centra oznámení.
Raz denne, pri prvom vstupe po 6:00, ranný briefing zobrazí naplánované položky dňa v poradí podľa času. Keď je aplikácia úplne zatvorená, kanálom pripomienky zostáva e-mail, pričom odosielanie na pozadí vyžaduje CRON nastavený pre danú inštaláciu. Samotný počítadlo teda prácu nevyrieši: po prečítaní správy sa rozhodnite, či je v nej záväzok, ktorý treba zapísať ako úlohu.
Jeden editor uľahčuje zmenu kanála, no nenahrádza rozhodnutie
V úlohe, chate a Pošte píšete v tom istom editore správ. O tom, či sa z rozhovoru stane úloha, stále rozhodujete vy.
V úlohe a chate Enter odošle správu a Shift+Enter presunie text na nový riadok. Osobu môžete spomenúť znakom @ alebo zvoliť „Citovať v odpovedi“, aby ste označili konkrétny príspevok; kliknutím na citát sa dostanete k originálu. Modrá čiara „Nové“ ukazuje miesto, od ktorého začínajú neprečítané správy. Ak písanie prerušíte, koncept zostane pri danom vlákne.
Vo štvrtok Magda vloží do rozhovoru štvorbodový zoznam: texty, návrh projektu, kódovanie, nasadenie. Odškrtne prvé dve položky. Marta vidí „2 zo 4 hotové“ a miniatúrny avatar pri odškrtnutej položke; po jeho označení zistí, kto a kedy ju zaškrtol. Je to užitočný záznam postupu. Ak má nasadenie vlastný termín a zodpovednú osobu, Marta preň založí samostatnú úlohu namiesto toho, aby to nechala len ako bod v správe.
Chat má vlastný zoznam účastníkov v rámci Pracovného priestoru a nemá stav ani prioritu úlohy. Po inštalácii je dostupný aj chat „Spoločný“, do ktorého sa noví ľudia pridávajú automaticky. Ak chcete usporiadať rozhovory okolo konkrétnych tém, pozrite si, ako fungujú chaty v Task Manageri.
Dlhé vlákno si prečítate inak, no originál zostáva
Tlačidlo „Usporiadať“ umožňuje zmeniť spôsob čítania dlhého vlákna na čas aktuálnej relácie. Režimy AI neprepisujú pôvodné správy, takže každé rozhodnutie môžete overiť v zdrojovej korešpondencii.
K dispozícii máte štyri režimy: „Pôvodný obsah“ zobrazuje správy bez zmien, „Vylepšiť“ skracuje a usporiada ich obsah, „Zhrnúť“ ponechá 1-2 vety s dôsledkami každej správy a „Expert“ pridá pod ňu riadok „Poznámka experta“ s radou, rizikom alebo otázkou. Program najprv spracuje 8 najnovších správ; staršie môžete pridať ďalšou dávkou. Po obnovení stránky musí AI pripraviť zobrazenie znova.
Keď Marta hľadá konkrétnu informáciu, môže sa súkromne opýtať Asistenta AI pri poli odpovede v Pošte, čo klient napísal o termíne. Odpoveď s označením „LEN PRE VÁS“ vidí iba Marta. Asistent vychádza z korešpondencie z daného vlákna; ak odpoveď nenájde, povie to otvorene. Viac o takomto čítaní rozhovorov nájdete na stránke súhrnov AI.
„Usporiadať“ a Asistent AI vyžadujú nastavený kľúč AI. Bez neho bežne čítate a píšete správy. Task Manager funguje s kľúčom klienta u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok; za použitie modelu platíte priamo dodávateľovi bez marže sprostredkovateľa. Pamätajte, že pri používaní AI sa obsah odovzdaný ako kontext dostane k vybranému dodávateľovi modelu.
Zajtra presuňte jedno rozhodnutie, nie celú históriu rozhovorov
Zajtra si vyberte jednu aktuálnu záležitosť a zapíšte jej termín a zodpovednú osobu do úlohy. Ak potvrdenie prišlo e-mailom, vo variante Pro prepojte vlákno s úlohou a prepíšte do úlohy záver, ktorý má poznať tím.
Task Manager uchováva dáta aplikácie na vašom serveri a neúčtuje predplatné za každú osobu. Licencia je trvalá, zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií a umožňuje ich neskôr voliteľne obnoviť. Pre plán Classic stojí variant Standard 1 490 zł a Pro s Poštou a Súbormi 3 990 zł - aktuálne rozdelenie variantov nájdete v cenníku Task Managera. Ak chcete túto jednu záležitosť sledovať na obrazovke, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Kde zapisovať dohody tímu: do úlohy alebo na chat?
Do úlohy zapíšte dohodu, ktorá má termín a zodpovednú osobu. Chat nechajte na bežný rozhovor; keď z neho vyplynie záväzok, presuňte ho do úlohy.
Uvidí môj tím e-mail, ak ho prepojím s úlohou?
Nie, prepojenie je navigačná skratka a nesprístupňuje obsah e-mailu. Schránka zostáva súkromná aj voči administrátorovi; dohodu, ktorú má poznať tím, vložte do úlohy.
Je Pošta vo variante Standard?
Nie, Pošta je dostupná vo variante Pro. V Standarde môžete organizovať záležitosti v úlohách a chatoch, pričom využívate samostatný e-mailový program.
Čo robiť, keď vlákno má niekoľko desiatok správ?
Zapnite „Zhrnúť“ alebo „Expert“ v menu „Usporiadať“, ak máte nastavený kľúč AI. Program začína od 8 najnovších správ a výsledok je náhľadom na čas relácie - originály zostávajú nezmenené.
Sú všetky neprečítané záležitosti vidieť na jednom mieste?
Áno, Centrum oznámení zobrazuje neprečítané vlákna Pošty, úloh a chatov, ako aj ďalšie oznámenia podľa kategórií. Kliknutie na zhrnutie vedie k príslušnému vláknu alebo zúženému zoznamu.
Zdroje
- Task Manager, Funkcie - Úlohy - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (prístup: 16. 10. 2026).
- Task Manager, Funkcie - Chaty - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (prístup: 16. 10. 2026).
- Task Manager, Funkcie - Pošta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (prístup: 16. 10. 2026).
- Task Manager, Materiály - Pošta - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (prístup: 16. 10. 2026).
- Task Manager, Materiály - Centrum oznámení - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (prístup: 16. 10. 2026).
- Task Manager, Funkcie - Asistent AI - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (prístup: 16. 10. 2026).
- Task Manager, Cenník - https://taskmanager.pl/#ceny (prístup: 16. 10. 2026).
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
