Hétfőn Marta, egy kilencfős tervezőiroda munkatársa, a Nord ügyfél számára készülő makett határidejét keresi. Marek a csevegésben erősítette meg, az ügyféltől érkezett e-mail a kolléganője postafiókjában lapul, a naptárban pedig másik időpont szerepel. Hová mentsük a csapat megállapodásait, hogy Mareknek ne kelljen három helyen keresnie a határidőt?
Miért vész el egy megállapodás, pedig mindenki emlékszik a beszélgetésre?
A megállapodás akkor vész el, ha a határidő a csevegésben marad, a visszaigazolás az e-mailben van, a naptár pedig másik időpontot mutat. A beszélgetésre való emlékezés nem elég, ha a határidő, a felelős személy és az ügyfél visszaigazolása más-más helyen van.
Marta visszatér a maketthez. A csevegésben valaki sötét hátteret javasolt, az ügyfél e-mailben jóváhagyta, Marek pedig megígérte, hogy csütörtökre 12:00-ra elkészíti a tervet. Minden egyes részlet igaz, de egyik sem mondja meg önmagában a csapatnak, pontosan mit kell leadni és ki felel érte. Ezt a mechanizmust bővebben kifejtem abban a cikkben, amely arról szól, miért vesznek el a csapat megállapodásai.
A Task Managerben a feladatnak van témája, leírása, hozzárendelt személyei, prioritása, határideje és beszélgetése. A határidő, állapot vagy a hozzárendelt személyek változásait a program rendszerüzenetként rögzíti ugyanabban a beszélgetésszálban. Ezért a makettről szóló beszélgetésből hozz létre egy „Makett a Nordnak” feladatot, rendeld hozzá Mareket, és állítsd be az egyeztetett határidőt; magát a színekről szóló vitát továbbra is ennél az ügynél folytathatjátok. Nem kell a döntést emlékezetből rekonstruálnod.
Hová mentsük a csapat megállapodásait? Kérdezd meg, minek kell következnie belőlük
A csapat határidővel és felelős személlyel rendelkező megállapodásait mentsd a feladatba, a folyamatban lévő kérdéseket irányítsd a csevegésbe, az ügyféllel folytatott levelezést pedig vezesd a Levelezésben. Ez a szabály elválasztja az elvégzendő munkát a beszélgetéstől és a cégen kívülre küldött üzenettől.
| Mit kell rögzítened | Hol | Mit nyersz vele |
|---|---|---|
| Döntést, amelyért valaki felel | Feladat | Hozzárendelt személyek, határidő, állapot és a változások rögzítése a beszélgetésszálban |
| Kérdést vagy vitát, amelynek nincs saját határideje | Csevegés a Munkaterületen | Beszélgetést egy kiválasztott csoporttal, feladatállapot és prioritás nélkül |
| Választ az ügyfélnek vagy annak visszaigazolását | Levelezés a Pro csomagban | A csatlakoztatott postafiókból küldött levelezést |
A Munkaterület olyan tér, amely egy adott munkaterülethez tartozó feladatokat és csevegéseket csoportosítja. Martának lehet külön „Új weboldal” és „Értékesítés” munkaterülete; a „Minden” pozíció a feladatokat és csevegéseket ezekből a terekből együtt mutatja. A munkaterület adminisztrálásához, valamint feladatok és csevegések hozzáadásához szükséges jogosultságokat minden egyes Munkaterületen külön állítod be.
Ez a szabály nem jelenti azt, hogy a csevegést el kell hagyni a döntés meghozatala után. Ha a beszélgetésben elhangzik, hogy „Marek csütörtökre elkészíti a makettet”, helyezd át a kötelezettséget a feladatba. A csevegés megőrzi a kontextust, a feladat pedig a korábbi üzenetek közötti keresgélés nélkül mutatja a határidőt és a felelős személyt.
Az e-mailt kapcsold össze az üggyel, de a tartalmát add át külön
Pro csomagban csatlakoztathatsz egy postafiókot a Levelezéshez, és összekapcsolhatod az e-mail beszélgetésszálat egy Munkaterülettel, feladattal vagy csevegéssel. Az összekapcsolás rövidítést ad a megfelelő ügyhöz, de nem mutatja meg a levelezést a feladat többi résztvevőjének.
Marta hétfőn visszaigazolást kap a Nord ügyféltől. A beszélgetésszál menüjében kiválasztja az „Összekapcsolás” opciót, megjelöli az „Új weboldal” Munkaterületet, majd a makett feladatot. A levél következő megnyitásakor a „Kapcsolódó megnyitása…” rövidítést fogja használni. Ha csak ennyit tenne, Marek továbbra sem ismerné meg a visszaigazolás tartalmát.
A postafiók a Task Manager adminisztrátora előtt is privát. Ha Mareknek ismernie kell az elfogadott határidőt vagy a terjedelem változását, Marta ezt az információt beilleszti a feladatba. Ha szükséges egy melléklet, elmentheti a beszélgetésszál mellékleteit a Fájlokba, a Levelezés → postafiók → beszélgetésszál témája mappába. A közös céges címet mindenkinek, aki használja, magának kell csatlakoztatnia. Ez fontos határvonal: az e-mailre mutató rövidítés nem módja a tartalom megosztásának.
A Levelezés IMAP és SMTP szervereket támogat, vagyis az üzenetek fogadását és küldését. A válasz a csatlakoztatott postafiók szerveréről megy ki, az idézett előzményt pedig csak akkor bontod ki, amikor szükséged van rá. Ha a céged szívesebben maradna a külön levelezőprogramnál, a Standard csomag továbbra is lehetővé teszi a feladatokban és csevegésekben való munkát. A közös céges címmel való munka szabályairól bővebben is olvashatsz a csapatos levelezés kezeléséről szóló útmutatóban.
Az értesítések megmutatják, mi vár rád, nem azt, hová mentsd a döntést
Az Értesítési központ összegyűjti a feladatokból, csevegésekből és a Levelezésből érkező új üzeneteket, valamint az említéseket, állapotváltozásokat és emlékeztetőket. Segít visszatérni a kimaradt ügyekhez, de nem helyettesíti azt a feladatot, amelyben rögzíted a határidőt és a felelős személyt.
Kedden Marta megnyitja a panelt, és látja az olvasatlan Levelezés, valamint az új üzeneteket tartalmazó feladatok összesítését. Ha az új üzenetek több feladatot érintenek, az összesítésre kattintva a lista a „Minden” nézetre vált az „Új üzenetek” szűrővel. A kategóriák segítségével külön is megnézheti a Levelezést, a feladatokat vagy a beszélgetéseket; egy beszélgetésszál megnyitása eltünteti a hozzá tartozó értesítést az Értesítési központból.
Naponta egyszer, az első belépéskor 6:00 után, a reggeli briefing az adott nap tervezett tételeit mutatja időrendi sorrendben. Ha az alkalmazás teljesen be van zárva, az emlékeztető csatornája az e-mail marad, a háttérben történő küldéshez pedig a telepítéshez beállított CRON szükséges. Önmagában a számláló tehát nem végzi el a munkát: az üzenet elolvasása után neked kell eldöntened, van-e benne olyan vállalás, amelyet feladatként rögzíteni kell.
Egy szerkesztő megkönnyíti a csatornaváltást, de nem helyettesíti a döntést
A feladatban, a csevegésben és a Levelezésben ugyanabban az üzenetszerkesztőben írsz. Hogy egy beszélgetésből lesz-e feladat, azt továbbra is Te döntöd el.
A feladatban és a csevegésben az Enter elküldi az üzenetet, a Shift+Enter pedig új sorba viszi a szöveget. Megemlíthetsz valakit a @ jellel, vagy választhatod az „Idézés válaszban” lehetőséget egy adott hozzászólás kijelölésére; az idézetre kattintva eljutsz az eredetihez. A kék „Új” vonal mutatja, honnan kezdődnek az olvasatlan üzenetek. Ha megszakítod az írást, a vázlat megmarad az adott beszélgetésszálnál.
Csütörtökön Magda egy négypontos listát ad a beszélgetéshez: szövegek, projekt draft, kódolás, bevezetés. Az első két pontot kipipálja. Marta látja a „2 a 4-ből kész” jelzést és egy mini avatart a kipipált tétel mellett; rámutatva ellenőrizheti, ki és mikor jelölte be. Ez hasznos állapotkövetés. Ha a bevezetésnek saját határideje és felelőse van, Marta inkább külön feladatot hoz létre hozzá, ahelyett hogy csak az üzenet egyik pontjaként hagyná.
A csevegésnek saját résztvevőlistája van a Munkaterületen belül, és nincs sem állapota, sem prioritása, mint egy feladatnak. Telepítés után elérhető egy „Közös” csevegés is, amelyhez az új felhasználók automatikusan csatlakoznak. Ha konkrét témák köré szeretnéd rendezni a beszélgetéseket, nézd meg, hogyan működnek a csevegések a Task Managerben.
Egy hosszú beszélgetésszálat másképp olvashatsz el, de az eredeti megmarad
A „Rendszerezd” gomb lehetővé teszi, hogy az aktuális munkamenet idejére megváltoztasd egy hosszú beszélgetésszál olvasási módját. Az AI üzemmódok nem írják felül az eredeti üzeneteket, így minden döntést ellenőrizhetsz a forrás levelezésben.
Négy üzemmód közül választhatsz: az „Eredeti tartalom” változtatás nélkül mutatja az üzeneteket, az „Csinosítás” lerövidíti és rendszerezi a tartalmukat, az „Összefoglalás” 1-2 mondatban hagyja meg az egyes üzenetek következményeit, az „Szakértő” pedig minden üzenet alá beilleszt egy „Szakértői megjegyzés” sort tanáccsal, kockázattal vagy kérdéssel. A program először a legújabb 8 üzenetet dolgozza fel; a régebbieket egy következő adagban csatolhatod. Az oldal frissítése után az AI-nak újra el kell készítenie a nézetet.
Amikor Marta konkrétumot keres, magánban megkérdezheti az AI-asszisztenst a válaszmező mellett a Levelezésben, hogy mit írt az ügyfél a határidőről. A „CSAK NEKED” jelölésű választ csak Marta látja. Az asszisztens az adott beszélgetésszál levelezésére támaszkodik; ha nem talál választ, azt egyértelműen jelzi. Többet erről az olvasási módról a AI-összefoglalók oldalán találsz.
A „Rendszerezd” funkció és az AI-asszisztens beállított AI-kulcsot igényel. Enélkül normálisan olvashatod és írhatod az üzeneteket. A Task Manager az ügyfél saját kulcsával működik az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok esetében; a modell használatáért a szolgáltatónak fizetsz, közvetítői felár nélkül. Ne feledd, hogy az AI használatakor a kontextusként átadott tartalom eljut a kiválasztott modellszolgáltatóhoz.
Holnap vigyél át egy döntést, ne az egész beszélgetéstörténetet
Holnap válassz ki egy aktuális ügyet, és rögzítsd a határidejét, valamint a felelős személyt egy feladatban. Ha a visszaigazolás e-mailben érkezett, Pro verzióban kapcsold össze a beszélgetésszálat a feladattal, és írd be a feladatba azt a megállapodást, amelyet a csapatnak ismernie kell.
A Task Manager az alkalmazás adatait a saját szerveredre tárolja, és nem szed előfizetési díjat minden egyes felhasználó után. A licenc örökös, 12 hónap frissítést tartalmaz, és később opcionálisan megújítható. A Classic csomagban a Standard verzió 1 490 zł-be kerül, a Pro verzió Levelezéssel és Fájlokkal pedig 3 990 zł-be - az aktuális verziófelosztást a Task Manager árlistáján találod. Ha szeretnéd ezt az egy ügyet a képernyőn végigkövetni, nyisd meg a Demo verziót.
Gyakori kérdések
Hová mentsük a csapat megállapodásait: feladatba vagy csevegésbe?
A feladatba azt a megállapodást mentsd, amelyhez határidő és felelős személy tartozik. A csevegést hagyd a folyamatban lévő beszélgetésre; ha abból kötelezettség születik, helyezd át egy feladatba.
Látja a csapat az e-mailemet, ha összekapcsolom egy feladattal?
Nem, az összekapcsolás csak navigációs rövidítés, és nem osztja meg az e-mail tartalmát. A postafiók az adminisztrátor előtt is privát marad; amit a csapatnak tudnia kell, azt illeszd be a feladatba.
A Levelezés benne van a Standard csomagban?
Nem, a Levelezés a Pro csomagban érhető el. Standard csomagban a feladatokban és csevegésekben szervezheted az ügyeket, külön levelezőprogramot használva.
Mit tegyünk, ha egy beszélgetésszálban több tucat üzenet van?
Kapcsold be az „Összefoglalás” vagy a „Szakértő” funkciót a „Rendszerezd” menüben, ha be van állítva az AI-kulcsod. A program a 8 legújabb üzenettel kezd, az eredmény pedig csak a munkamenet idejére szóló előnézet - az eredeti üzenetek változatlanok maradnak.
Egy helyen láthatók az összes olvasatlan ügyek?
Igen, az Értesítési központ kategóriák szerint mutatja a Levelezés, a feladatok és a csevegések olvasatlan beszélgetésszálait, valamint az egyéb értesítéseket. Az összegzésre kattintva a megfelelő beszélgetésszálhoz vagy szűkített listához jutsz.
Források
- Task Manager, Funkciók - Feladatok - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (hozzáférés: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkciók - Csevegések - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (hozzáférés: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkciók - Levelezés - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (hozzáférés: 2026-10-16).
- Task Manager, Segédanyagok - Levelezés - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (hozzáférés: 2026-10-16).
- Task Manager, Segédanyagok - Értesítési központ - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (hozzáférés: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkciók - AI-asszisztens - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (hozzáférés: 2026-10-16).
- Task Manager, Árak - https://taskmanager.pl/#arak (hozzáférés: 2026-10-16).
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
