El lunes, Marta, de una oficina de diseño de nueve personas, busca la fecha de la maqueta para el cliente Nord. Marek la confirmó en el chat, el correo del cliente está en el buzón de una compañera, y en el calendario se anotó otra hora. ¿Dónde guardar los acuerdos del equipo para que Marek no tenga que buscar la fecha en tres lugares?
¿Por qué se pierde un acuerdo aunque todos recuerden la conversación?
Un acuerdo se pierde cuando la fecha límite queda en el chat, la confirmación en el correo, y el calendario muestra otra hora. Recordar la conversación no basta si la fecha, la persona responsable y la confirmación del cliente están repartidas en lugares distintos.
Marta vuelve a la maqueta. En el chat alguien propuso un fondo oscuro, el cliente lo aceptó por correo, y Marek prometió entregar el diseño el jueves a las 12:00. Cada fragmento es cierto, pero ninguno por sí solo le dice al equipo qué hay que entregar exactamente y quién es responsable. Explico este mecanismo con más detalle en el texto sobre por qué el equipo pierde los acuerdos.
En Task Manager, una tarea tiene asunto, descripción, personas asignadas, prioridad, fecha límite y conversación. Los cambios de fecha, estado o personas el programa los guarda como mensajes del sistema en el mismo hilo. Por eso, de la conversación sobre la maqueta crea una tarea «Maqueta para Nord», asigna a Marek y fija la fecha acordada; la discusión sobre los colores puedes seguir llevándola en ese mismo asunto. No tienes que reconstruir la decisión de memoria.
¿Dónde guardar los acuerdos del equipo? Pregunta qué debe resultar de ellos
Los acuerdos del equipo con fecha límite y persona responsable guárdalos en la tarea, las preguntas del momento dirígelas al chat, y la correspondencia con el cliente llévala en el Correo. Esta regla separa el trabajo por hacer de la conversación y del mensaje enviado fuera de la empresa.
| Qué tienes que guardar | Dónde | Qué ganas |
|---|---|---|
| Una decisión de la que alguien es responsable | Tarea | Personas asignadas, fecha límite, estado y registro de cambios en el hilo |
| Una pregunta o discusión sin fecha límite propia | Chat en el Espacio de trabajo | Una conversación con un grupo elegido, sin estado ni prioridad de tarea |
| Una respuesta para el cliente o su confirmación | Correo en la variante Pro | Correspondencia enviada desde el buzón conectado |
El Espacio de trabajo es un área que agrupa las tareas y los chats de un ámbito de trabajo determinado. Marta puede tener espacios separados «Sitio web nuevo» y «Ventas»; la posición «Todo» mostrará las tareas y los chats de esos espacios juntos. Los permisos para administrar el espacio y añadir tareas y chats se configuran por separado en cada Espacio de trabajo.
Esta regla no significa que haya que abandonar el chat en cuanto se toma una decisión. Si en la conversación se dice «Marek preparará la maqueta para el jueves», traslada el compromiso a la tarea. El chat conservará el contexto, y la tarea mostrará la fecha límite y la persona responsable sin necesidad de buscarla entre los mensajes anteriores.
Vincula el correo con el asunto, pero transmite el contenido por separado
En la variante Pro puedes conectar un buzón al Correo y vincular el hilo de un correo con un Espacio de trabajo, una tarea o un chat. El vínculo ofrece un atajo al asunto correspondiente, pero no muestra la correspondencia al resto de participantes de la tarea.
Marta recibe el lunes una confirmación del cliente Nord. En el menú del hilo elige «Vincular», indica el Espacio de trabajo «Sitio web nuevo» y luego la tarea de la maqueta. En la siguiente lectura del correo usará el atajo «Abrir vinculado...». Si se quedara solo con eso, Marek seguiría sin conocer el contenido de la confirmación.
El buzón es privado incluso para el administrador de Task Manager. Si Marek debe conocer la fecha aceptada o el cambio de alcance, Marta pega esa información en la tarea. Si hace falta un archivo adjunto, puede guardar los adjuntos del hilo en Archivos, en la carpeta Correo → buzón → asunto del hilo. La dirección compartida de la empresa la conecta cada persona que deba usarla desde su propia cuenta. Es un límite importante: el atajo al correo no es una forma de compartir su contenido.
El Correo admite servidores IMAP y SMTP, es decir, la recepción y el envío de mensajes respectivamente. La respuesta sale del servidor del buzón conectado, y el historial citado puedes desplegarlo solo cuando lo necesites. Si tu empresa prefiere quedarse con un programa de correo aparte, la variante Standard sigue permitiendo trabajar en tareas y chats. Sobre las normas de trabajo con una dirección compartida también puedes leer en la guía cómo gestionar el correo en equipo.
Las notificaciones mostrarán qué espera, no dónde guardar la decisión
El Centro de notificaciones reúne los mensajes nuevos de las tareas, los chats y el Correo, además de las menciones, los cambios de estado y los recordatorios. Ayuda a volver a los asuntos pasados por alto, pero no sustituye a la tarea, donde guardas la fecha límite y la persona responsable.
El martes Marta abre el panel y ve un resumen del Correo sin leer y de las tareas con mensajes nuevos. Cuando los mensajes nuevos afectan a varias tareas, al hacer clic en el resumen se abre la lista “Todo” con el filtro “Mensajes nuevos”. Las categorías le permiten revisar por separado el Correo, las tareas o las conversaciones; al abrir un hilo, se elimina del Centro de notificaciones la notificación correspondiente.
Una vez al día, en el primer acceso después de las 6:00, el resumen matutino muestra los elementos previstos para ese día en orden de hora. Cuando la aplicación está completamente cerrada, el canal de recordatorio sigue siendo el correo electrónico, y el envío en segundo plano requiere un CRON configurado para la instalación. Un simple contador no hace el trabajo por sí solo: después de leer un mensaje, decide si contiene un compromiso que debe quedar registrado como tarea.
Un único editor facilita cambiar de canal, pero no sustituye la decisión
En la tarea, el chat y el Correo escribes con el mismo editor de mensajes. Sigues siendo tú quien decide si de una conversación surge una tarea.
En la tarea y el chat, Intro envía el mensaje y Mayús+Intro pasa el texto a una nueva línea. Puedes mencionar a una persona con el símbolo @ o elegir “Citar en la respuesta” para señalar una intervención concreta; al hacer clic en la cita se llega al mensaje original. La línea azul “Nuevo” marca el punto a partir del cual empiezan los mensajes sin leer. Si interrumpes la escritura, el borrador se quedará junto a ese hilo.
El jueves Magda añade a la conversación una lista de cuatro puntos: textos, borrador del proyecto, programación, implementación. Marca los dos primeros puntos. Marta ve “2 de 4 completados” y un mini avatar junto al punto marcado; al pasar el cursor sobre él podrá comprobar quién y cuándo lo marcó. Es un registro de progreso útil. Si la implementación tiene su propia fecha límite y responsable, Marta crea para ella una tarea aparte en lugar de dejarla solo como un punto del mensaje.
El chat tiene su propia lista de participantes dentro del Espacio de trabajo y no tiene estado ni prioridad de tarea. Tras la instalación también está disponible el chat “Compartido”, al que las nuevas personas se unen automáticamente. Si quieres organizar las conversaciones en torno a temas concretos, mira cómo funcionan los chats en Task Manager.
Un hilo largo lo leerás de otra forma, pero el original se mantiene
El botón “Organizar” permite cambiar la forma de leer un hilo largo durante la sesión actual. Los modos de IA no sobrescriben los mensajes originales, así que puedes comprobar cada decisión en la correspondencia de origen.
Tienes cuatro modos: “Contenido original” muestra los mensajes sin cambios, “Embellecer” acorta y ordena su contenido, “Resumir” deja 1-2 frases con las consecuencias de cada mensaje, y “Experto” añade debajo una línea “Nota del experto” con un consejo, un riesgo o una pregunta. El programa procesa primero los 8 mensajes más recientes; los más antiguos puedes incluirlos en otra tanda. Al actualizar la página, la IA debe preparar la vista de nuevo.
Cuando Marta necesita un dato concreto, puede preguntar en privado al Asistente de IA, junto al campo de respuesta del Correo, qué escribió el cliente sobre el plazo. La respuesta marcada como “SOLO PARA TI” la ve únicamente Marta. El asistente se basa en la correspondencia de ese hilo; si no encuentra la respuesta, lo indica claramente. Más sobre este tipo de lectura de conversaciones en la página de resúmenes de IA.
“Organizar” y el Asistente de IA requieren una clave de IA configurada. Sin ella, puedes leer y escribir mensajes con normalidad. Task Manager funciona con la clave del propio cliente en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok; pagas al proveedor por el uso del modelo sin margen de intermediario. Ten en cuenta que, al usar la IA, el contenido enviado como contexto llega al proveedor del modelo elegido.
Mañana traslada una decisión, no todo el historial de conversaciones
Mañana elige un asunto actual y registra su fecha límite y la persona responsable en una tarea. Si la confirmación llegó por correo, en la variante Pro vincula el hilo con la tarea y traslada a la tarea el acuerdo que el equipo debe conocer.
Task Manager guarda los datos de la aplicación en tu propio servidor y no cobra una suscripción por cada persona. La licencia es perpetua, incluye 12 meses de actualizaciones y permite renovarlas más adelante de forma opcional. Para el plan Classic, la variante Standard cuesta 1 490 zł, y la Pro con Correo y Archivos 3 990 zł; consulta el desglose actual de las variantes en los precios de Task Manager. Si quieres seguir ese mismo asunto en pantalla, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Dónde guardar los acuerdos del equipo: en la tarea o en el chat?
En la tarea guarda el acuerdo que tiene una fecha límite y una persona responsable. Deja el chat para la conversación del momento; cuando de ella surja un compromiso, trasládalo a la tarea.
¿Verá el equipo mi correo si lo vinculo a una tarea?
No, el vínculo es un atajo de navegación y no comparte el contenido del correo. El buzón permanece privado incluso para el administrador; el acuerdo que el equipo debe conocer, pégalo en la tarea.
¿Correo está incluido en la variante Standard?
No, el Correo está disponible en la variante Pro. En Standard puedes organizar los asuntos en tareas y chats, usando un programa de correo aparte.
¿Qué hacer cuando un hilo tiene decenas de mensajes?
Activa «Resumir» o «Experto» en el menú «Organizar», si tienes configurada una clave de IA. El programa empieza por los 8 mensajes más recientes, y el resultado es una vista previa para la sesión: los originales permanecen sin cambios.
¿Se ven todos los asuntos sin leer en un solo lugar?
Sí, el Centro de notificaciones muestra los hilos sin leer del Correo, las tareas y los chats, además de otras notificaciones por categorías. Al hacer clic en el resumen se llega al hilo correspondiente o a una lista filtrada.
Fuentes
- Task Manager, Funciones - Tareas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (acceso: 16/10/2026).
- Task Manager, Funciones - Chats - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (acceso: 16/10/2026).
- Task Manager, Funciones - Correo - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (acceso: 16/10/2026).
- Task Manager, Recursos - Correo - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (acceso: 16/10/2026).
- Task Manager, Recursos - Centro de notificaciones - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (acceso: 16/10/2026).
- Task Manager, Funciones - Asistente de IA - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (acceso: 16/10/2026).
- Task Manager, Precios - https://taskmanager.pl/#precios (acceso: 16/10/2026).
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
