Maanantaina Marta yhdeksänhenkisestä suunnittelutoimistosta etsii Nord-asiakkaan mallikappaleen määräaikaa. Marek vahvisti sen keskustelussa, asiakkaan sähköposti on työtoverin postilaatikossa, ja kalenterissa on merkitty eri kellonaika. Mihin tallentaa tiimin sopimukset, ettei Marekin tarvitsisi etsiä määräaikaa kolmesta paikasta?
Miksi sopimus katoaa, vaikka kaikki muistavat keskustelun?
Sopimus katoaa, kun määräaika jää keskusteluun, vahvistus sähköpostiin, ja kalenteri näyttää eri kellonajan. Muisto keskustelusta ei riitä, jos määräaika, vastuuhenkilö ja asiakkaan vahvistus ovat eri paikoissa.
Marta palaa mallikappaleen pariin. Keskustelussa joku ehdotti tummaa taustaa, asiakas hyväksyi sen sähköpostitse, ja Marek lupasi valmistella suunnitelman torstaiksi klo 12:00 mennessä. Jokainen palanen on totta, mutta mikään niistä ei yksin kerro tiimille, mitä tarkalleen pitää toimittaa ja kuka siitä vastaa. Käsittelen tätä ilmiötä laajemmin tekstissä siitä, miksi tiimi kadottaa sopimukset.
Task Managerissa tehtävällä on aihe, kuvaus, nimetyt henkilöt, prioriteetti, määräaika ja keskustelu. Määräajan, tilan tai henkilöiden muutokset ohjelma tallentaa järjestelmäviesteinä samaan viestiketjuun. Tee siis mallikappalekeskustelusta tehtävä ”Mallikappale Nordille”, nimeä Marek ja aseta sovittu määräaika; itse väriasioista voit edelleen keskustella saman asian yhteydessä. Sinun ei tarvitse rakentaa päätöstä muistin varassa.
Mihin tallentaa tiimin sopimukset? Kysy, mitä niistä pitää seurata
Tiimin sopimukset, joilla on määräaika ja vastuuhenkilö, tallenna tehtävään, ajankohtaiset kysymykset ohjaa keskusteluun, ja asiakaskirjeenvaihto hoida Sähköpostissa. Tämä sääntö erottaa tehtävän työn keskustelusta ja yrityksen ulkopuolelle lähetettävästä viestistä.
| Mitä sinulla on tallennettavana | Mihin | Mitä saat |
|---|---|---|
| Päätöksen, josta joku vastaa | Tehtävä | Nimetyt henkilöt, määräaika, tila ja muutosten tallennus viestiketjussa |
| Kysymyksen tai keskustelun ilman omaa määräaikaa | Keskustelu Työtilassa | Keskustelun valitun ryhmän kanssa, ilman tehtävän tilaa ja prioriteettia |
| Vastauksen asiakkaalle tai hänen vahvistuksensa | Sähköposti Pro-versiossa | Kirjeenvaihdon, joka lähetetään liitetystä postilaatikosta |
Työtila on tila, joka ryhmittelee tiettyyn työalueeseen liittyvät tehtävät ja keskustelut. Martalla voi olla erilliset tilat ”Uusi verkkosivu” ja ”Myynti”; kohta ”Kaikki” näyttää näiden tilojen tehtävät ja keskustelut yhdessä. Työtilan hallinta- sekä tehtävien ja keskustelujen lisäysoikeudet asetat erikseen jokaisessa Työtilassa.
Tämä sääntö ei tarkoita, että keskustelu pitäisi hylätä päätöksen jälkeen. Jos keskustelussa sanotaan ”Marek valmistelee mallikappaleen torstaiksi”, siirrä velvoite tehtävään. Keskustelu säilyttää kontekstin, ja tehtävä näyttää määräajan ja vastuuhenkilön ilman, että sitä tarvitsee etsiä aiempien viestien joukosta.
Linkitä sähköposti asiaan, mutta välitä sisältö erikseen
Pro-versiossa voit liittää postilaatikon Sähköpostiin ja linkittää sähköpostiketjun Työtilaan, tehtävään tai keskusteluun. Linkitys antaa oikotien oikeaan asiaan, mutta ei näytä kirjeenvaihtoa tehtävän muille osallistujille.
Marta saa maanantaina vahvistuksen Nord-asiakkaalta. Viestiketjun valikosta hän valitsee ”Linkitä”, osoittaa Työtilan ”Uusi verkkosivu” ja sitten mallikappaleen tehtävän. Seuraavalla kerralla sähköpostia lukiessaan hän käyttää oikotietä ”Avaa linkitetty…”. Jos hän jäisi vain tähän, Marek ei silti tietäisi vahvistuksen sisältöä.
Postilaatikko on yksityinen jopa Task Managerin pääkäyttäjälle. Jos Marekin tulee tietää hyväksytty määräaika tai laajuuden muutos, Marta liittää tämän tiedon tehtävään. Jos tarvitaan liite, hän voi tallentaa viestiketjun liitteet Tiedostoihin, kansioon Sähköposti → postilaatikko → viestiketjun aihe. Yhteisen yrityksen osoitteen jokainen sitä käyttävä henkilö liittää itse omalle tililleen. Tämä on tärkeä raja: sähköpostin oikotie ei ole tapa jakaa sen sisältöä.
Sähköposti tukee IMAP- ja SMTP-palvelimia, eli vastaavasti viestien vastaanottoa ja lähetystä. Vastaus lähtee liitetyn postilaatikon palvelimelta, ja lainatun historian voit avata vasta silloin, kun tarvitset sitä. Jos yrityksesi haluaa pitäytyä erillisessä sähköpostiohjelmassa, Standard-versio mahdollistaa edelleen työskentelyn tehtävissä ja keskusteluissa. Yhteisen osoitteen käytön säännöistä voit lukea myös oppaasta miten hallita tiimin sähköposteja.
Ilmoitukset näyttävät, mikä odottaa, eivät sitä, mihin päätös tallennetaan
Ilmoituskeskus kokoaa uudet viestit tehtävistä, keskusteluista ja Sähköpostista sekä maininnat, tilamuutokset ja muistutukset. Se auttaa palaamaan ohitettuihin asioihin, mutta ei korvaa tehtävää, johon tallennat määräajan ja vastuuhenkilön.
Tiistaina Marta avaa paneelin ja näkee yhteenvedon lukemattomasta Sähköpostista sekä tehtävistä, joissa on uusia viestejä. Kun uudet viestit koskevat useampaa tehtävää, yhteenvedon napsauttaminen vie listan kohtaan "Kaikki" suodattimella "Uudet viestit". Kategorioiden avulla hän voi tarkastella erikseen Sähköpostia, tehtäviä tai keskusteluja; viestiketjun avaaminen poistaa siihen liittyvän ilmoituksen Ilmoituskeskuksesta.
Kerran päivässä, ensimmäisellä kirjautumisella kello 6:00 jälkeen, aamubriefing näyttää päivän suunnitellut tapahtumat aikajärjestyksessä. Kun sovellus on kokonaan suljettu, muistutuskanavana toimii sähköposti, ja taustalähetys vaatii asennukselle asetetun CRON-ajastuksen. Pelkkä laskuri ei siis hoida työtä: luettuasi viestin päätä, sisältyykö siihen sitoumus, joka pitää tallentaa tehtävänä.
Yksi editori helpottaa kanavan vaihtamista, mutta ei korvaa päätöstä
Tehtävässä, keskustelussa ja Sähköpostissa kirjoitat samassa viestieditorissa. Siitä, syntyykö keskustelusta tehtävä, päätät edelleen sinä.
Tehtävässä ja keskustelussa Enter lähettää viestin, ja Shift+Enter siirtää tekstin uudelle riville. Voit mainita henkilön merkillä @ tai valita "Lainaa vastauksessa" osoittaaksesi tietyn viestin; lainauksen napsauttaminen vie alkuperäiseen viestiin. Sininen "Uutta"-viiva näyttää kohdan, josta lukemattomat viestit alkavat. Jos keskeytät kirjoittamisen, luonnos jää tallelle kyseiseen viestiketjuun.
Torstaina Magda lisää keskusteluun nelikohtaisen listan: tekstit, projektin luonnos, koodaus, käyttöönotto. Hän merkitsee kaksi ensimmäistä kohtaa tehdyksi. Marta näkee "2/4 tehty" sekä pienen avatarin merkityn kohdan vieressä; sitä napsauttamalla hän näkee, kuka ja milloin sen merkitsi. Tämä on hyödyllinen edistymisen tallenne. Jos käyttöönotolla on oma määräaika ja vastuuhenkilö, Marta perustaa sille erillisen tehtävän sen sijaan, että jättäisi sen pelkäksi viestin kohdaksi.
Keskustelulla on oma osallistujalista Työtilan sisällä, eikä sillä ole tehtävän tilaa tai prioriteettia. Asennuksen jälkeen käytettävissä on myös "Yhteinen"-keskustelu, johon uudet henkilöt liittyvät automaattisesti. Jos haluat järjestää keskustelut tiettyjen aiheiden ympärille, katso, miten keskustelut toimivat Task Managerissa.
Pitkän viestiketjun luet eri tavalla, mutta alkuperäinen säilyy
"Jäsennä"-painike mahdollistaa pitkän viestiketjun lukutavan muuttamisen nykyisen istunnon ajaksi. AI-tilat eivät korvaa alkuperäisiä viestejä, joten voit aina tarkistaa jokaisen päätöksen alkuperäisestä kirjeenvaihdosta.
Käytössäsi on neljä tilaa: "Alkuperäinen sisältö" näyttää viestit muuttumattomina, "Kaunista" lyhentää ja jäsentää niiden sisältöä, "Tiivistä" jättää jäljelle 1-2 lausetta kunkin viestin seurauksista, ja "Asiantuntija" lisää viestin alle rivin "Asiantuntijan huomio" neuvon, riskin tai kysymyksen kanssa. Ohjelma käsittelee aluksi 8 viimeisintä viestiä; vanhemmat voit lisätä seuraavassa erässä. Sivun päivityksen jälkeen AI:n on valmisteltava näkymä uudelleen.
Kun Marta etsii konkreettista tietoa, hän voi kysyä yksityisesti AI-avustajalta vastauskentän luona Sähköpostissa, mitä asiakas kirjoitti määräajasta. Vastauksen merkinnällä "VAIN SINULLE" näkee vain Marta. Avustaja perustaa vastauksensa tämän viestiketjun kirjeenvaihtoon; jos se ei löydä vastausta, se kertoo siitä suoraan. Lisää tällaisesta keskustelujen lukemisesta löydät sivulta AI-yhteenvedot.
"Jäsennä" ja AI-avustaja vaativat määritetyn AI-avaimen. Ilman sitä voit lukea ja kirjoittaa viestejä normaalisti. Task Manager toimii asiakkaan omalla avaimella OpenAI:lle, Google Geminille, Anthropic Claudelle tai xAI Grokille; mallin käytöstä maksat palveluntarjoajalle ilman välittäjän katetta. Muista, että AI:ta käytettäessä kontekstina annettu sisältö siirtyy valitulle mallin tarjoajalle.
Siirrä huomenna yksi päätös, ei koko keskusteluhistoriaa
Valitse huomenna yksi ajankohtainen asia ja tallenna sen määräaika sekä vastuuhenkilö tehtävään. Jos vahvistus tuli sähköpostitse, liitä Pro-versiossa viestiketju tehtävään ja kirjoita tehtävään ylös se sopimus, jonka koko tiimin pitää tietää.
Task Manager säilyttää sovelluksen tiedot omalla palvelimellasi eikä peri tilausmaksua jokaisesta käyttäjästä. Lisenssi on pysyvä, sisältää 12 kuukauden päivitykset ja mahdollistaa niiden uusimisen myöhemmin valinnaisesti. Classic-suunnitelmassa Standard-versio maksaa 1 490 zł, ja Pro Sähköpostilla ja Tiedostoilla 3 990 zł - ajantasaisen versiojaon löydät Task Managerin hinnoittelusta. Jos haluat nähdä tämän yhden asian käytännössä, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Mihin tallentaa tiimin sopimukset: tehtävään vai keskusteluun?
Tallenna tehtävään sopimus, jolla on määräaika ja vastuuhenkilö. Keskustelu on tarkoitettu ajankohtaiseen juttelemiseen; kun siitä syntyy velvoite, siirrä se tehtävään.
Näkeekö tiimi sähköpostini, jos linkitän sen tehtävään?
Ei, linkitys on vain navigointioikotie eikä jaa sähköpostin sisältöä. Postilaatikko pysyy yksityisenä myös pääkäyttäjältä; sopimus, jonka tiimin tulee tietää, liitä tehtävään.
Sisältyykö Sähköposti Standard-versioon?
Ei, Sähköposti on saatavilla Pro-versiossa. Standard-versiossa voit järjestää asiat tehtävissä ja keskusteluissa käyttäen erillistä sähköpostiohjelmaa.
Mitä tehdä, kun viestiketjussa on kymmeniä viestejä?
Ota käyttöön ”Tiivistä” tai ”Asiantuntija” valikosta ”Jäsennä”, jos sinulla on määritetty AI-avain. Ohjelma aloittaa 8 uusimmasta viestistä, ja tulos on esikatselu istunnon ajaksi - alkuperäiset viestit pysyvät muuttumattomina.
Näkyvätkö kaikki lukemattomat asiat yhdessä paikassa?
Kyllä, Ilmoituskeskus näyttää lukemattomat Sähköpostin, tehtävien ja keskustelujen viestiketjut sekä muut ilmoitukset kategorioittain. Yhteenvedon klikkaaminen vie oikeaan viestiketjuun tai rajattuun listaan.
Lähteet
- Task Manager, Ominaisuudet - Tehtävät - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (käytetty: 16.10.2026).
- Task Manager, Ominaisuudet - Keskustelut - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (käytetty: 16.10.2026).
- Task Manager, Ominaisuudet - Sähköposti - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (käytetty: 16.10.2026).
- Task Manager, Materiaalit - Sähköposti - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (käytetty: 16.10.2026).
- Task Manager, Materiaalit - Ilmoituskeskus - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (käytetty: 16.10.2026).
- Task Manager, Ominaisuudet - AI-avustaja - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (käytetty: 16.10.2026).
- Task Manager, Hinnoittelu - https://taskmanager.pl/#hinnat (käytetty: 16.10.2026).
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
