Na segunda-feira, Marta, de um escritório de projetos com nove pessoas, procura o prazo da maqueta para o cliente Nord. Marek confirmou-o no chat, o e-mail do cliente está na caixa de correio de uma colega, e no calendário está marcada outra hora. Onde registar os acordos da equipa para que Marek não tenha de procurar o prazo em três lugares diferentes?
Porque é que um acordo se perde, mesmo que todos se lembrem da conversa?
Um acordo perde-se quando o prazo fica no chat, a confirmação no e-mail, e o calendário mostra outra hora. Lembrar-se da conversa não basta se o prazo, a pessoa responsável e a confirmação do cliente estiverem espalhados por lugares diferentes.
Marta volta à maqueta. No chat, alguém propôs um fundo escuro, o cliente aceitou por e-mail, e Marek prometeu preparar o projeto para quinta-feira até às 12h00. Cada fragmento é verdadeiro, mas nenhum, por si só, diz à equipa o que exatamente deve ser entregue e quem é responsável por isso. Descrevo este mecanismo com mais detalhe no texto sobre porque é que a equipa perde os acordos.
No Task Manager, uma tarefa tem assunto, descrição, pessoas atribuídas, prioridade, prazo e conversa. As alterações de prazo, estado ou pessoas são registadas pelo programa como mensagens de sistema no mesmo fio. Por isso, transforme a conversa sobre a maqueta numa tarefa «Maqueta para a Nord», atribua-a a Marek e defina o prazo acordado; a discussão sobre as cores pode continuar a decorrer junto a esse assunto. Não precisa de reconstruir a decisão de memória.
Onde registar os acordos da equipa? Pergunte o que deve resultar deles
Registe na tarefa os acordos da equipa que têm prazo e pessoa responsável, direcione as questões do momento para o chat e conduza a correspondência com o cliente no Correio. Esta regra separa o trabalho a executar da conversa e da mensagem enviada para fora da empresa.
| O que tem para registar | Onde | O que ganha |
|---|---|---|
| Uma decisão pela qual alguém é responsável | Tarefa | Pessoas atribuídas, prazo, estado e registo das alterações no fio |
| Uma pergunta ou discussão sem prazo próprio | Chat no Workspace | Uma conversa com um grupo escolhido, sem estado nem prioridade de tarefa |
| Uma resposta ao cliente ou a sua confirmação | Correio no plano Pro | Correspondência enviada a partir da caixa de correio associada |
O Workspace é um espaço que agrupa tarefas e chats relativos a uma determinada área de trabalho. Marta pode ter espaços separados «Novo site» e «Vendas»; a opção «Tudo» mostra as tarefas e os chats desses espaços em conjunto. As permissões para administrar o espaço e para adicionar tarefas e chats são definidas separadamente em cada Workspace.
Esta regra não significa que o chat deva ser abandonado depois de tomada a decisão. Se na conversa surgir «O Marek prepara a maqueta para quinta-feira», transfira o compromisso para a tarefa. O chat mantém o contexto, e a tarefa mostra o prazo e a pessoa responsável sem ser preciso procurá-la entre as mensagens anteriores.
Associe o e-mail ao assunto, mas transmita o conteúdo à parte
No plano Pro, pode associar uma caixa de correio ao Correio e associar o fio de e-mail a um Workspace, a uma tarefa ou a um chat. A associação dá um atalho para o assunto correto, mas não mostra a correspondência aos restantes participantes da tarefa.
Na segunda-feira, Marta recebe uma confirmação do cliente Nord. No menu do fio, escolhe «Associar», indica o Workspace «Novo site» e depois a tarefa da maqueta. Na próxima leitura do e-mail, usa o atalho «Abrir associado…». Se ficasse apenas por aqui, Marek continuaria sem conhecer o conteúdo da confirmação.
A caixa de correio é privada mesmo para o administrador do Task Manager. Se Marek precisar de conhecer o prazo aceite ou uma alteração de âmbito, Marta cola essa informação na tarefa. Se for necessário um anexo, pode guardar os anexos do fio em Ficheiros, na pasta Correio → caixa de correio → assunto do fio. O endereço de empresa partilhado é associado individualmente por cada pessoa que o deva utilizar. Esta é uma fronteira importante: o atalho para o e-mail não é uma forma de partilhar o seu conteúdo.
O Correio suporta servidores IMAP e SMTP, ou seja, respetivamente a receção e o envio de mensagens. A resposta sai do servidor da caixa de correio associada, e o histórico citado só pode ser expandido quando for necessário. Se a sua empresa preferir manter-se num programa de e-mail à parte, o plano Standard continua a permitir trabalhar em tarefas e chats. Sobre as regras de trabalho com um endereço partilhado, pode também ler no guia como gerir os e-mails em equipa.
As notificações mostram o que está pendente, não onde registar a decisão
A Central de notificações reúne as novas mensagens das tarefas, dos chats e do Correio, bem como menções, alterações de estado e lembretes. Ajuda a voltar a assuntos esquecidos, mas não substitui a tarefa onde se regista o prazo e a pessoa responsável.
À terça-feira, Marta abre o painel e vê o resumo do Correio por ler e das tarefas com mensagens novas. Quando as mensagens novas dizem respeito a várias tarefas, clicar no resumo leva a lista para "Tudo" com o filtro "Mensagens novas". As categorias permitem-lhe consultar separadamente o Correio, as tarefas ou as conversas; abrir o tópico remove a notificação correspondente do Centro de notificações.
Uma vez por dia, no primeiro acesso após as 6:00, o briefing matinal mostra os pontos previstos para o dia por ordem de horário. Quando a aplicação está completamente fechada, o canal de lembrete continua a ser o e-mail, e o envio em segundo plano requer um CRON configurado para a instalação. O simples contador não resolve, por isso: depois de ler a mensagem, decida se ela contém um compromisso que precisa de ser registado como tarefa.
Um só editor facilita a mudança de canal, mas não substitui a decisão
Na tarefa, no chat e no Correio escreve no mesmo editor de mensagens. A decisão sobre se uma conversa dá ou não origem a uma tarefa continua a ser sua.
Na tarefa e no chat, o Enter envia a mensagem e o Shift+Enter passa o texto para uma nova linha. Pode mencionar uma pessoa com o sinal @ ou escolher "Citar na resposta" para indicar uma mensagem concreta; clicar na citação leva ao original. A linha azul "Novas" mostra o ponto a partir do qual começam as mensagens por ler. Se interromper a escrita, o rascunho fica guardado junto ao respetivo tópico.
À quinta-feira, Magda publica na conversa uma lista de quatro pontos: textos, draft do projeto, codificação, implementação. Assinala os dois primeiros pontos como concluídos. Marta vê "2 de 4 concluídos" e um mini avatar junto ao ponto assinalado; ao passar o cursor sobre ele, consegue ver quem e quando o marcou. É um registo de progresso útil. Se a implementação tiver prazo e responsável próprios, Marta cria para ela uma tarefa separada, em vez de a deixar apenas como ponto de uma mensagem.
O chat tem a sua própria lista de participantes dentro do Workspace e não tem estado nem prioridade de tarefa. Após a instalação, está também disponível o chat "Partilhado", ao qual as novas pessoas se juntam automaticamente. Se quiser organizar as conversas em torno de tópicos específicos, veja como funcionam os chats no Task Manager.
Um tópico longo pode ler-se de outra forma, mas o original mantém-se
O botão "Organizar" permite mudar a forma de ler um tópico longo durante a sessão atual. Os modos de IA não sobrepõem as mensagens originais, por isso pode sempre verificar cada decisão na correspondência original.
Tem quatro modos: "Conteúdo original" mostra as mensagens sem alterações, "Melhorar" encurta e organiza o seu conteúdo, "Resumir" deixa 1-2 frases com as consequências de cada mensagem, e "Especialista" acrescenta por baixo a linha "Nota do especialista" com um conselho, um risco ou uma pergunta. O programa processa primeiro as 8 mensagens mais recentes; as mais antigas pode incluí-las num lote seguinte. Depois de atualizar a página, a IA tem de preparar a vista novamente.
Quando a Marta precisa de um pormenor concreto, pode perguntar em privado ao Assistente de IA junto ao campo de resposta no Correio o que o cliente escreveu sobre o prazo. A resposta com a indicação "SÓ PARA SI" é visível apenas para a Marta. O assistente baseia-se na correspondência dessa conversa; se não encontrar a resposta, diz isso mesmo abertamente. Para saber mais sobre esta forma de ler conversas, consulte a página de resumos de IA.
"Organizar" e o Assistente de IA exigem uma chave de IA configurada. Sem ela, continua a ler e escrever mensagens normalmente. O Task Manager funciona com a chave do cliente junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok; paga ao fornecedor pela utilização do modelo, sem margem de intermediário. Tenha em conta que, ao usar a IA, o conteúdo enviado como contexto chega ao fornecedor do modelo escolhido.
Amanhã transfira uma decisão, não todo o histórico de conversas
Amanhã escolha um assunto em curso e registe o seu prazo e a pessoa responsável numa tarefa. Se a confirmação chegou por e-mail, na variante Pro associe o tópico à tarefa e transcreva para a tarefa a decisão que a equipa deve conhecer.
O Task Manager mantém os dados da aplicação no seu servidor e não cobra uma subscrição por pessoa. A licença é perpétua, inclui 12 meses de atualizações e permite renová-las opcionalmente mais tarde. No plano Classic, a variante Standard custa 1 490 zł, e a Pro com Correio e Ficheiros 3 990 zł - a distribuição atual das variantes pode ser consultada no preçário do Task Manager. Se quiser acompanhar este caso concreto no ecrã, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Onde registar os acordos da equipa: na tarefa ou no chat?
Registe na tarefa o acordo que tem um prazo e uma pessoa responsável. Deixe o chat para a conversa do momento; quando dela resultar um compromisso, transfira-o para a tarefa.
A equipa vai ver o meu e-mail se o associar a uma tarefa?
Não, a associação é apenas um atalho de navegação e não partilha o conteúdo do e-mail. A caixa de correio permanece privada, inclusive para o administrador; o que a equipa deve saber, copie para a tarefa.
O módulo Correio existe na variante Standard?
Não, o Correio está disponível no plano Pro. No plano Standard pode organizar as suas tarefas em tarefas e chats, utilizando um programa de e-mail à parte.
O que fazer quando um fio de conversa tem dezenas de mensagens?
Ative «Resumir» ou «Especialista» no menu «Organizar», se tiver uma chave de IA configurada. O programa começa pelas 8 mensagens mais recentes e o resultado é uma pré-visualização válida apenas durante a sessão - os originais permanecem inalterados.
É possível ver todos os assuntos por ler num único lugar?
Sim, a Central de notificações mostra os fios por ler do Correio, das tarefas e dos chats, bem como outras notificações organizadas por categorias. Ao clicar no resumo, é encaminhado para o fio correspondente ou para a lista filtrada.
Fontes
- Task Manager, Funcionalidades - Tarefas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (acesso: 2026-10-16).
- Task Manager, Funcionalidades - Chats - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (acesso: 2026-10-16).
- Task Manager, Funcionalidades - Correio - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (acesso: 2026-10-16).
- Task Manager, Materiais - Correio - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (acesso: 2026-10-16).
- Task Manager, Materiais - Centro de notificações - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (acesso: 2026-10-16).
- Task Manager, Funcionalidades - Assistente de IA - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (acesso: 2026-10-16).
- Task Manager, Preçário - https://taskmanager.pl/#precos (acesso: 2026-10-16).
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
