Lundi, Marta, d’un bureau d’architectes de neuf personnes, cherche la date de la maquette pour le client Nord. Marek l’a confirmée sur la discussion, l’e-mail du client se trouve dans la boîte de sa collègue, et le calendrier affiche une autre heure. Où consigner les décisions de l’équipe pour que Marek n’ait pas à chercher l’échéance à trois endroits différents ?
Pourquoi une décision se perd-elle alors que tout le monde se souvient de la conversation ?
Une décision se perd quand l’échéance reste dans la discussion, la confirmation dans un e-mail, et que le calendrier affiche une autre heure. Se souvenir de la conversation ne suffit pas si l’échéance, le responsable et la confirmation du client se trouvent à des endroits différents.
Marta revient sur la maquette. Sur la discussion, quelqu’un a proposé un fond sombre, le client l’a accepté par e-mail, et Marek a promis de préparer le projet pour jeudi 12h00. Chaque élément est vrai, mais aucun ne dit à lui seul à l’équipe ce qu’il faut livrer exactement et qui en est responsable. J’explique ce mécanisme plus en détail dans l’article sur pourquoi l’équipe perd ses décisions.
Dans Task Manager, une tâche comporte un titre, une description, des personnes assignées, une priorité, une échéance et une discussion. Les changements d’échéance, de statut ou de personnes sont enregistrés par le programme comme des messages système dans le même fil. Faites donc de l’échange sur la maquette une tâche « Maquette pour Nord », assignez-la à Marek et fixez l’échéance convenue ; vous pouvez continuer à discuter des couleurs directement sur cette tâche. Vous n’avez pas à reconstituer la décision de mémoire.
Où consigner les décisions de l’équipe ? Demandez-vous ce qui doit en découler
Consignez dans une tâche les décisions de l’équipe assorties d’une échéance et d’un responsable, dirigez les questions courantes vers la discussion, et menez la correspondance avec le client dans la Messagerie. Cette règle sépare le travail à réaliser, l’échange en cours et le message destiné à l’extérieur de l’entreprise.
| Ce que vous avez à consigner | Où | Ce que vous y gagnez |
|---|---|---|
| Une décision dont quelqu’un est responsable | Tâche | Les personnes assignées, l’échéance, le statut et l’historique des modifications dans le fil |
| Une question ou une discussion sans échéance propre | Discussion dans l’Espace de travail | Un échange avec un groupe donné, sans statut ni priorité de tâche |
| Une réponse au client ou sa confirmation | Messagerie dans l’offre Pro | La correspondance envoyée depuis la boîte mail connectée |
L’Espace de travail regroupe les tâches et les discussions liées à un domaine de travail donné. Marta peut avoir des espaces distincts « Nouveau site web » et « Ventes » ; la rubrique « Tout » affiche ensemble les tâches et discussions de ces espaces. Les droits d’administration de l’espace ainsi que l’ajout de tâches et de discussions se configurent séparément dans chaque Espace de travail.
Cette règle ne signifie pas qu’il faut abandonner la discussion une fois la décision prise. Si quelqu’un écrit « Marek préparera la maquette pour jeudi », transférez cet engagement dans une tâche. La discussion conservera le contexte, et la tâche affichera l’échéance et le responsable sans qu’il faille les chercher parmi les messages précédents.
Reliez l’e-mail au dossier, mais transmettez son contenu séparément
Dans l’offre Pro, vous pouvez connecter une boîte mail à la Messagerie et relier un fil d’e-mail à un Espace de travail, une tâche ou une discussion. Ce lien donne un raccourci vers le bon dossier, mais ne montre pas la correspondance aux autres participants de la tâche.
Lundi, Marta reçoit une confirmation du client Nord. Dans le menu du fil, elle choisit « Relier », sélectionne l’Espace de travail « Nouveau site web », puis la tâche de la maquette. Lors de sa prochaine lecture de l’e-mail, elle utilisera le raccourci « Ouvrir l’élément lié… ». Si elle s’arrêtait là, Marek ne connaîtrait toujours pas le contenu de la confirmation.
La boîte mail est privée, même pour l’administrateur de Task Manager. Si Marek doit connaître l’échéance acceptée ou un changement de périmètre, Marta colle cette information dans la tâche. Si une pièce jointe est nécessaire, elle peut l’enregistrer depuis le fil dans les Fichiers, dans le dossier Messagerie → boîte mail → sujet du fil. Chaque personne devant utiliser l’adresse commune de l’entreprise doit la connecter de son côté. C’est une limite importante : le raccourci vers l’e-mail n’est pas un moyen de partager son contenu.
La Messagerie prend en charge les serveurs IMAP et SMTP, c’est-à-dire respectivement la réception et l’envoi des messages. La réponse part du serveur de la boîte mail connectée, et vous pouvez déplier l’historique cité uniquement lorsque vous en avez besoin. Si votre entreprise souhaite conserver un logiciel de messagerie séparé, l’offre Standard permet tout de même de travailler dans les tâches et les discussions. Vous trouverez aussi des règles pour travailler avec une adresse commune dans le guide comment gérer les e-mails en équipe.
Les notifications montrent ce qui attend, pas où consigner la décision
Le Centre de notifications rassemble les nouveaux messages des tâches, des discussions et de la Messagerie, ainsi que les mentions, les changements de statut et les rappels. Il aide à revenir sur les dossiers oubliés, mais ne remplace pas la tâche dans laquelle vous consignez l’échéance et le responsable.
Mardi, Marta ouvre son panneau et voit le résumé de la Messagerie non lue ainsi que des tâches comportant de nouveaux messages. Lorsque les nouveaux messages concernent plusieurs tâches, cliquer sur le résumé fait basculer la liste vers « Tout » avec le filtre « Nouveaux messages ». Les catégories lui permettent de consulter séparément la Messagerie, les tâches ou les discussions ; ouvrir un fil de discussion retire la notification correspondante du Centre de notifications.
Une fois par jour, lors de la première connexion après 6 h, le briefing matinal affiche les éléments prévus pour la journée, classés par heure. Lorsque l'application est complètement fermée, le canal de rappel reste l'e-mail, et l'envoi en arrière-plan nécessite un CRON configuré pour l'installation. Le simple compteur ne suffit donc pas à faire le travail : après avoir lu le message, c'est à vous de décider s'il contient un engagement à noter sous forme de tâche.
Un seul éditeur facilite le changement de canal, mais ne remplace pas la décision
Dans une tâche, une discussion et la Messagerie, vous écrivez dans le même éditeur de messages. C'est toujours vous qui décidez si une conversation doit devenir une tâche.
Dans une tâche et une discussion, Entrée envoie le message, et Maj+Entrée passe à la ligne suivante. Vous pouvez mentionner une personne avec le signe @ ou choisir « Citer en réponse » pour désigner une intervention précise ; cliquer sur la citation mène à l'original. La ligne bleue « Nouveau » indique l'endroit à partir duquel commencent les messages non lus. Si vous interrompez votre saisie, le brouillon reste associé au fil de discussion concerné.
Jeudi, Magda poste dans la discussion une liste en quatre points : textes, maquette du projet, développement, mise en production. Elle coche les deux premiers points. Marta voit « 2 sur 4 effectués » ainsi qu'un mini avatar à côté de l'élément coché ; en pointant dessus, elle peut voir qui l'a coché et quand. C'est un bon moyen de suivre l'avancement. Si la mise en production a sa propre échéance et son propre responsable, Marta crée pour elle une tâche distincte plutôt que de la laisser simplement comme point dans un message.
La discussion possède sa propre liste de participants au sein de l'Espace de travail et n'a ni statut ni priorité de tâche. Après l'installation, une discussion « Commune » est également disponible, à laquelle les nouvelles personnes sont automatiquement ajoutées. Si vous souhaitez organiser les conversations autour de sujets précis, découvrez comment fonctionnent les discussions dans Task Manager.
Un long fil de discussion se lit différemment, mais l'original reste
Le bouton « Structurer » permet de modifier la façon de lire un long fil de discussion pour la durée de la session en cours. Les modes IA ne réécrivent pas les messages originaux, vous pouvez donc toujours vérifier chaque décision dans la correspondance source.
Vous disposez de quatre modes : « Contenu original » affiche les messages sans modification, « Embellir » raccourcit et met en forme leur contenu, « Résumer » ne garde que 1 à 2 phrases avec les conséquences de chaque message, et « Expert » ajoute en dessous une ligne « Remarque d'expert » avec un conseil, un risque ou une question. Le programme traite d'abord les 8 messages les plus récents ; vous pouvez inclure les plus anciens par lots supplémentaires. Après actualisation de la page, l'IA doit préparer à nouveau l'affichage.
Lorsque Marta recherche un détail précis, elle peut demander en privé à l'Assistant IA, près du champ de réponse dans la Messagerie, ce que le client a écrit au sujet du délai. La réponse marquée « RÉSERVÉ À VOUS » n'est visible que par Marta. L'Assistant se base sur la correspondance de ce fil de discussion ; s'il ne trouve pas la réponse, il le dit clairement. Pour en savoir plus sur cette façon de lire les conversations, consultez la page des résumés IA.
« Structurer » et l'Assistant IA nécessitent une clé IA configurée. Sans elle, vous lisez et écrivez normalement vos messages. Task Manager fonctionne avec la clé du client chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok ; vous payez l'utilisation du modèle directement au fournisseur, sans marge d'intermédiaire. N'oubliez pas qu'en utilisant l'IA, le contenu transmis comme contexte parvient au fournisseur de modèle choisi.
Demain, transférez une décision, pas tout l'historique des conversations
Demain, choisissez une affaire en cours et notez son échéance ainsi que la personne responsable dans une tâche. Si la confirmation est arrivée par e-mail, dans la version Pro, associez le fil de discussion à la tâche et retranscrivez-y la décision que l'équipe doit connaître.
Task Manager conserve les données de l'application sur votre propre serveur et ne facture pas d'abonnement par personne. La licence est perpétuelle, elle inclut 12 mois de mises à jour et permet de les renouveler ultérieurement si vous le souhaitez. Pour le plan Classic, la version Standard coûte 1 490 PLN, et la version Pro avec Messagerie et Fichiers 3 990 PLN - consultez la répartition actuelle des versions dans les tarifs de Task Manager. Si vous voulez suivre ce cas précis à l'écran, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Où consigner les décisions de l’équipe : dans une tâche ou sur une discussion ?
Consignez dans une tâche toute décision assortie d’une échéance et d’un responsable. Réservez la discussion aux échanges courants ; dès qu’un engagement en ressort, transférez-le dans une tâche.
Si je relie mon e-mail à une tâche, l’équipe pourra-t-elle le voir ?
Non, le lien est un simple raccourci de navigation et ne partage pas le contenu de l’e-mail. La boîte mail reste privée, même pour l’administrateur ; toute décision que l’équipe doit connaître doit être collée dans la tâche.
La Messagerie est-elle disponible dans l'offre Standard ?
Non, la Messagerie est disponible dans l’offre Pro. Avec l’offre Standard, vous pouvez organiser les dossiers dans les tâches et les discussions, en utilisant un logiciel de messagerie séparé.
Que faire quand un fil de discussion compte des dizaines de messages ?
Activez « Résumer » ou « Expert » dans le menu « Structurer », si vous avez configuré une clé IA. Le programme part des 8 derniers messages, et le résultat est un aperçu valable pour la durée de la session - les messages originaux restent inchangés.
Peut-on voir tous les dossiers non lus au même endroit ?
Oui, le Centre de notifications affiche les fils non lus de la Messagerie, des tâches et des discussions, ainsi que les autres notifications classées par catégories. Cliquer sur le résumé mène directement au fil concerné ou à une liste filtrée.
Sources
- Task Manager, Fonctionnalités - Tâches - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consulté le : 16/10/2026).
- Task Manager, Fonctionnalités - Discussions - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (consulté le : 16/10/2026).
- Task Manager, Fonctionnalités - Messagerie - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (consulté le : 16/10/2026).
- Task Manager, Ressources - Messagerie - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (consulté le : 16/10/2026).
- Task Manager, Ressources - Centre de notifications - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (consulté le : 16/10/2026).
- Task Manager, Fonctionnalités - Assistant IA - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (consulté le : 16/10/2026).
- Task Manager, Tarifs - https://taskmanager.pl/#tarifs (consulté le : 16/10/2026).
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