Am Montag sucht Marta aus einem neunköpfigen Planungsbüro den Termin für das Mockup für den Kunden Nord. Marek hat ihn im Chat bestätigt, die E-Mail des Kunden liegt im Postfach der Kollegin, und im Kalender steht eine andere Uhrzeit. Wo sollte man Team-Absprachen speichern, damit Marek den Termin nicht an drei Stellen suchen muss?
Warum geht eine Absprache verloren, obwohl sich alle an das Gespräch erinnern?
Eine Absprache geht verloren, wenn der Termin im Chat bleibt, die Bestätigung in der E-Mail liegt und der Kalender eine andere Uhrzeit zeigt. Die Erinnerung an das Gespräch reicht nicht, wenn Termin, verantwortliche Person und Kundenbestätigung an verschiedenen Orten liegen.
Marta kehrt zum Mockup zurück. Im Chat hat jemand einen dunklen Hintergrund vorgeschlagen, der Kunde hat ihn per E-Mail akzeptiert, und Marek hat versprochen, den Entwurf bis Donnerstag 12:00 Uhr fertigzustellen. Jedes Detail stimmt, doch keines davon sagt dem Team allein, was genau abzuliefern ist und wer dafür verantwortlich ist. Ausführlicher beschreibe ich diesen Mechanismus im Text darüber, warum ein Team Absprachen verliert.
Im Task Manager hat eine Aufgabe ein Thema, eine Beschreibung, zugewiesene Personen, eine Priorität, ein Fälligkeitsdatum und ein Gespräch. Änderungen an Termin, Status oder Personen speichert das Programm als Systemnachrichten im selben Thread. Machen Sie daher aus dem Gespräch über das Mockup eine Aufgabe „Mockup für Nord“, weisen Sie Marek zu und setzen Sie den vereinbarten Termin; die Diskussion über die Farben können Sie bei dieser Angelegenheit weiterführen. Sie müssen die Entscheidung nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren.
Wo Team-Absprachen speichern? Fragen Sie, was daraus folgen soll
Speichern Sie Team-Absprachen mit Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person in einer Aufgabe, richten Sie laufende Fragen an den Chat, und führen Sie die Korrespondenz mit dem Kunden in der E-Mail. Diese Regel trennt die zu erledigende Arbeit vom Gespräch und von Nachrichten, die außerhalb der Firma verschickt werden.
| Was Sie festhalten müssen | Wo | Was Sie gewinnen |
|---|---|---|
| Eine Entscheidung, für die jemand verantwortlich ist | Aufgabe | Zugewiesene Personen, Fälligkeitsdatum, Status und Protokoll der Änderungen im Thread |
| Eine Frage oder Diskussion ohne eigenes Fälligkeitsdatum | Chat im Arbeitsbereich | Ein Gespräch mit einer ausgewählten Gruppe, ohne Status und Priorität einer Aufgabe |
| Eine Antwort an den Kunden oder dessen Bestätigung | E-Mail in der Variante Pro | Korrespondenz, die aus dem angebundenen Postfach versendet wird |
Ein Arbeitsbereich ist ein Raum, der Aufgaben und Chats zu einem bestimmten Arbeitsbereich bündelt. Marta kann separate Bereiche „Neue Website“ und „Verkauf“ haben; die Position „Alles“ zeigt die Aufgaben und Chats aus diesen Bereichen gemeinsam an. Berechtigungen zur Verwaltung eines Arbeitsbereichs sowie zum Hinzufügen von Aufgaben und Chats legen Sie separat für jeden Arbeitsbereich fest.
Diese Regel bedeutet nicht, dass Sie den Chat nach einer Entscheidung aufgeben müssen. Fällt im Gespräch der Satz „Marek bereitet das Mockup bis Donnerstag vor“, übertragen Sie die Verpflichtung in eine Aufgabe. Der Chat behält den Kontext, und die Aufgabe zeigt Termin und verantwortliche Person, ohne dass man sie unter früheren Nachrichten suchen muss.
Verknüpfen Sie die E-Mail mit der Angelegenheit, geben Sie den Inhalt jedoch separat weiter
In der Variante Pro können Sie ein Postfach an die E-Mail anbinden und einen E-Mail-Thread mit einem Arbeitsbereich, einer Aufgabe oder einem Chat verknüpfen. Die Verknüpfung liefert eine Abkürzung zur richtigen Angelegenheit, zeigt die Korrespondenz aber nicht den übrigen Beteiligten der Aufgabe.
Marta erhält am Montag eine Bestätigung vom Kunden Nord. Im Thread-Menü wählt sie „Verknüpfen“, gibt den Arbeitsbereich „Neue Website“ an und dann die Mockup-Aufgabe. Beim nächsten Lesen der E-Mail nutzt sie die Abkürzung „Verknüpftes öffnen…“. Würde sie es dabei belassen, würde Marek den Inhalt der Bestätigung immer noch nicht kennen.
Das Postfach ist selbst für den Administrator des Task Managers privat. Wenn Marek den bestätigten Termin oder eine Änderung des Umfangs kennen soll, fügt Marta diese Information in die Aufgabe ein. Wird ein Anhang benötigt, kann sie die Anhänge aus dem Thread in Dateien speichern, im Ordner E-Mail → Postfach → Thread-Betreff. Eine gemeinsame Firmenadresse bindet jede Person, die sie nutzen soll, bei sich selbst an. Das ist eine wichtige Grenze: Eine Abkürzung zur E-Mail ist kein Weg, deren Inhalt zugänglich zu machen.
E-Mail unterstützt IMAP- und SMTP-Server, also den Empfang bzw. das Versenden von Nachrichten. Die Antwort wird vom Server des angebundenen Postfachs versendet, und den zitierten Verlauf können Sie erst dann ausklappen, wenn Sie ihn brauchen. Wenn Ihr Unternehmen bei einem separaten E-Mail-Programm bleiben möchte, erlaubt die Variante Standard weiterhin die Arbeit in Aufgaben und Chats. Mehr zu den Regeln für die Arbeit mit einer gemeinsamen Adresse lesen Sie auch im Ratgeber wie man E-Mails im Team im Griff behält.
Benachrichtigungen zeigen, was ansteht - nicht, wo eine Entscheidung zu speichern ist
Das Benachrichtigungscenter sammelt neue Nachrichten aus Aufgaben, Chats und E-Mail sowie Erwähnungen, Statusänderungen und Erinnerungen. Es hilft, zu übersehenen Angelegenheiten zurückzukehren, ersetzt aber nicht die Aufgabe, in der Sie Termin und verantwortliche Person festhalten.
Am Dienstag öffnet Marta ihr Panel und sieht eine Zusammenfassung ungelesener E-Mails sowie der Aufgaben mit neuen Nachrichten. Betreffen neue Nachrichten mehrere Aufgaben, führt ein Klick auf die Zusammenfassung zur Liste „Alle“ mit dem Filter „Neue Nachrichten“. Über Kategorien kann sie E-Mail, Aufgaben und Gespräche getrennt prüfen; das Öffnen eines Threads entfernt die zugehörige Benachrichtigung aus dem Benachrichtigungscenter.
Einmal täglich, beim ersten Aufruf nach 6:00 Uhr, zeigt das morgendliche Briefing die geplanten Punkte des Tages in zeitlicher Reihenfolge. Ist die Anwendung vollständig geschlossen, bleibt E-Mail der Kanal für Erinnerungen, und der Versand im Hintergrund erfordert einen für die Installation eingerichteten CRON-Job. Der Zähler allein erledigt die Arbeit also nicht: Entscheiden Sie nach dem Lesen einer Nachricht, ob darin eine Zusage steckt, die als Aufgabe festgehalten werden muss.
Ein Editor erleichtert den Kanalwechsel, ersetzt aber nicht die Entscheidung
In Aufgabe, Chat und E-Mail schreiben Sie im selben Nachrichteneditor. Ob aus einem Gespräch eine Aufgabe wird, entscheiden weiterhin Sie.
In Aufgabe und Chat sendet Enter die Nachricht, Shift+Enter fügt einen Zeilenumbruch ein. Sie können eine Person mit dem Zeichen @ erwähnen oder „In Antwort zitieren“ wählen, um auf eine bestimmte Äußerung zu verweisen; ein Klick auf das Zitat führt zum Original. Die blaue Linie „Neu“ zeigt, ab wo die ungelesenen Nachrichten beginnen. Wenn Sie das Schreiben unterbrechen, bleibt der Entwurf beim jeweiligen Thread erhalten.
Am Donnerstag stellt Magda eine vierteilige Liste ins Gespräch: Texte, Projektentwurf, Programmierung, Einführung. Sie hakt die ersten beiden Punkte ab. Marta sieht „2 von 4 erledigt“ sowie einen Mini-Avatar beim abgehakten Punkt; durch Zeigen darauf erfährt sie, wer und wann ihn markiert hat. Das ist ein nützlicher Fortschrittsnachweis. Hat die Einführung einen eigenen Termin und Verantwortlichen, legt Marta dafür eine separate Aufgabe an, statt sie nur als Punkt in der Nachricht zu belassen.
Der Chat hat eine eigene Teilnehmerliste innerhalb des Arbeitsbereichs und kein Status oder Priorität wie eine Aufgabe. Nach der Installation steht außerdem der Chat „Gemeinsam“ zur Verfügung, dem neue Personen automatisch beitreten. Wenn Sie Gespräche rund um bestimmte Themen ordnen möchten, lesen Sie, wie Chats in Task Manager funktionieren.
Einen langen Thread lesen Sie anders, das Original bleibt aber erhalten
Die Schaltfläche „Strukturieren“ ändert für die aktuelle Sitzung die Art, wie Sie einen langen Thread lesen. Die KI-Modi überschreiben nicht die Originalnachrichten, sodass Sie jede Entscheidung in der Quellkorrespondenz nachprüfen können.
Es gibt vier Modi: „Originalinhalt“ zeigt die Nachrichten unverändert, „Verbessern“ kürzt und ordnet ihren Inhalt, „Zusammenfassen“ belässt 1-2 Sätze mit den Konsequenzen jeder Nachricht, und „Experte“ fügt darunter die Zeile „Expertenhinweis“ mit einem Rat, Risiko oder einer Frage hinzu. Das Programm verarbeitet zunächst die 8 neuesten Nachrichten; ältere können Sie in einer weiteren Portion hinzufügen. Nach dem Neuladen der Seite muss die KI die Ansicht erneut erstellen.
Wenn Marta nach einer konkreten Information sucht, kann sie den KI-Assistenten im Antwortfeld in E-Mail privat fragen, was der Kunde zum Termin geschrieben hat. Die mit „NUR FÜR SIE“ gekennzeichnete Antwort sieht nur Marta. Der Assistent stützt sich auf die Korrespondenz aus diesem Thread; findet er keine Antwort, sagt er das offen. Mehr zu dieser Art, Gespräche zu lesen, finden Sie auf der Seite KI-Zusammenfassungen.
„Strukturieren“ und der KI-Assistent erfordern einen konfigurierten KI-Schlüssel. Ohne ihn lesen und schreiben Sie Nachrichten ganz normal. Task Manager funktioniert mit dem Kunden-API-Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok; für die Modellnutzung zahlen Sie dem Anbieter ohne Vermittleraufschlag. Beachten Sie, dass bei der Nutzung von KI der als Kontext übergebene Inhalt an den gewählten Modellanbieter geht.
Übertragen Sie morgen eine Entscheidung, nicht den ganzen Gesprächsverlauf
Wählen Sie morgen ein konkretes aktuelles Anliegen aus und halten Sie dessen Termin sowie den Verantwortlichen in einer Aufgabe fest. Kam die Bestätigung per E-Mail, verknüpfen Sie in der Pro-Variante den Thread mit der Aufgabe und übertragen Sie die Absprache, die das Team kennen muss, in die Aufgabe.
Task Manager hält die Anwendungsdaten auf Ihrem Server und erhebt kein Abo pro Person. Die Lizenz ist unbefristet, umfasst 12 Monate Updates und erlaubt deren spätere, optionale Verlängerung. Beim Plan Classic kostet die Variante Standard 1.490 zł, Pro mit E-Mail und Dateien 3.990 zł - die aktuelle Aufteilung der Varianten finden Sie in den Preisen von Task Manager. Wenn Sie dieses eine Anliegen am Bildschirm nachvollziehen möchten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Wo Team-Absprachen speichern: in der Aufgabe oder im Chat?
Speichern Sie in der Aufgabe eine Absprache, die ein Fälligkeitsdatum und eine verantwortliche Person hat. Den Chat reservieren Sie für das laufende Gespräch; ergibt sich daraus eine Verpflichtung, übertragen Sie diese in eine Aufgabe.
Sieht das Team meine E-Mail, wenn ich sie mit einer Aufgabe verknüpfe?
Nein, die Verknüpfung ist eine Navigationsabkürzung und gibt den Inhalt der E-Mail nicht frei. Das Postfach bleibt auch gegenüber dem Administrator privat; eine Absprache, die das Team kennen soll, fügen Sie in die Aufgabe ein.
Ist E-Mail in der Variante Standard enthalten?
Nein, E-Mail ist in der Variante Pro verfügbar. In Standard können Sie Angelegenheiten in Aufgaben und Chats organisieren und dabei ein separates E-Mail-Programm nutzen.
Was tun, wenn ein Thread mehrere Dutzend Nachrichten hat?
Aktivieren Sie „Zusammenfassen“ oder „Experte“ im Menü „Strukturieren“, wenn Sie einen KI-Schlüssel konfiguriert haben. Das Programm beginnt mit den 8 neuesten Nachrichten, und das Ergebnis ist eine Vorschau für die Dauer der Sitzung - die Originale bleiben unverändert.
Sind alle ungelesenen Angelegenheiten an einem Ort sichtbar?
Ja, das Benachrichtigungscenter zeigt ungelesene Threads aus E-Mail, Aufgaben und Chats sowie weitere Benachrichtigungen nach Kategorien. Ein Klick auf die Zusammenfassung führt zum entsprechenden Thread oder zu einer eingegrenzten Liste.
Quellen
- Task Manager, Funktionen - Aufgaben - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (Zugriff: 16.10.2026).
- Task Manager, Funktionen - Chats - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (Zugriff: 16.10.2026).
- Task Manager, Funktionen - E-Mail - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (Zugriff: 16.10.2026).
- Task Manager, Ressourcen - E-Mail - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (Zugriff: 16.10.2026).
- Task Manager, Ressourcen - Benachrichtigungscenter - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (Zugriff: 16.10.2026).
- Task Manager, Funktionen - KI-Assistent - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (Zugriff: 16.10.2026).
- Task Manager, Preise - https://taskmanager.pl/#preise (Zugriff: 16.10.2026).
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
