På måndagen letar Marta, från en projektbyrå med nio anställda, efter tidpunkten för en skiss till kunden Nord. Marek bekräftade den i chatten, mejlet från kunden ligger i en kollegas inkorg, och i kalendern står en annan tid. Var ska teamets överenskommelser sparas, så att Marek slipper leta efter tiden på tre olika ställen?
Varför försvinner en överenskommelse fast alla minns samtalet?
En överenskommelse försvinner när förfallodatumet stannar i chatten, bekräftelsen i mejlet, och kalendern visar en annan tid. Att minnas samtalet räcker inte om förfallodatumet, den ansvariga personen och kundens bekräftelse ligger på olika ställen.
Marta återvänder till skissen. I chatten föreslog någon en mörk bakgrund, kunden godkände det via mejl, och Marek lovade ha projektet klart till torsdag kl. 12:00. Varje del är sann, men ingen av dem ensam säger till teamet exakt vad som ska levereras och vem som ansvarar för det. Jag beskriver mekanismen mer utförligt i texten om varför teamet tappar bort överenskommelser.
I Task Manager har en uppgift ett ämne, en beskrivning, tilldelade personer, prioritet, förfallodatum och en diskussion. Ändringar av förfallodatum, status eller personer sparar programmet som systemmeddelanden i samma tråd. Gör därför om diskussionen om skissen till uppgiften ”Skiss för Nord”, tilldela Marek och ställ in det överenskomna förfallodatumet; själva diskussionen om färgerna kan ni fortsätta föra vid detta ärende. Du behöver inte återskapa beslutet ur minnet.
Var ska teamets överenskommelser sparas? Fråga vad de ska leda till
Spara teamets överenskommelser med förfallodatum och ansvarig person i en uppgift, rikta löpande frågor till chatten, och för korrespondensen med kunden i E-post. Den här regeln skiljer arbete som ska utföras från diskussion och från meddelanden som skickas utanför företaget.
| Vad du behöver spara | Var | Vad du vinner |
|---|---|---|
| Ett beslut som någon ansvarar för | Uppgift | Tilldelade personer, förfallodatum, status och en logg över ändringar i tråden |
| En fråga eller diskussion utan eget förfallodatum | Chatt i Arbetsytan | Ett samtal med en vald grupp, utan status och prioritet som i en uppgift |
| Ett svar till kunden eller dennes bekräftelse | E-post i varianten Pro | Korrespondens som skickas från en ansluten inkorg |
Arbetsyta är ett utrymme som samlar uppgifter och chattar kring ett visst arbetsområde. Marta kan ha separata ytor ”Ny webbplats” och ”Försäljning”; positionen ”Allt” visar uppgifter och chattar från dessa ytor tillsammans. Behörigheter att administrera en arbetsyta samt lägga till uppgifter och chattar ställer du in separat för varje Arbetsyta.
Den här regeln betyder inte att chatten ska överges efter att beslutet fattats. Om det i diskussionen sägs ”Marek tar fram skissen till torsdag”, flytta åtagandet till en uppgift. Chatten behåller sammanhanget, och uppgiften visar förfallodatum och ansvarig person utan att du behöver leta bland tidigare meddelanden.
Koppla mejlet till ärendet, men förmedla innehållet separat
I varianten Pro kan du ansluta en inkorg till E-post och koppla en mejltråd till en Arbetsyta, en uppgift eller en chatt. Kopplingen ger en genväg till rätt ärende, men visar inte korrespondensen för uppgiftens övriga deltagare.
På måndagen får Marta en bekräftelse från kunden Nord. I trådens meny väljer hon ”Koppla”, anger Arbetsytan ”Ny webbplats” och sedan skissuppgiften. Nästa gång hon läser mejlet använder hon genvägen ”Öppna kopplad…”. Om hon stannade vid det skulle Marek fortfarande inte känna till innehållet i bekräftelsen.
Inkorgen är privat även för Task Managers administratör. Om Marek behöver känna till det godkända förfallodatumet eller en ändrad omfattning, klistrar Marta in informationen i uppgiften. Behövs en bilaga kan hon spara bilagorna från tråden i Filer, i mappen E-post → inkorg → trådens ämne. Varje person som ska använda en gemensam företagsadress ansluter den själv. Det är en viktig gräns: en genväg till mejlet är inget sätt att dela dess innehåll.
E-post hanterar IMAP- och SMTP-servrar, det vill säga mottagning respektive utskick av meddelanden. Svaret skickas från den anslutna inkorgens server, och den citerade historiken kan du expandera först när du behöver den. Om ditt företag vill fortsätta använda ett separat e-postprogram låter varianten Standard dig ändå arbeta i uppgifter och chattar. Om reglerna för att arbeta med en gemensam adress kan du även läsa i guiden hur du får ordning på e-posten i teamet.
Aviseringar visar vad som väntar, inte var beslutet ska sparas
Aviseringscenter samlar nya meddelanden från uppgifter, chattar och E-post, samt omnämnanden, statusändringar och påminnelser. Det hjälper dig att återgå till förbisedda ärenden, men ersätter inte uppgiften där du sparar förfallodatum och ansvarig person.
På tisdagen öppnar Marta panelen och ser en sammanfattning av olästa meddelanden i E-post samt uppgifter med nya meddelanden. När nya meddelanden rör flera uppgifter tar en klick på sammanfattningen henne till listan "Allt" med filtret "Nya meddelanden". Kategorierna låter henne kontrollera E-post, uppgifter och samtal separat; att öppna en tråd tar bort den tillhörande aviseringen från Aviseringscentret.
En gång om dagen, vid första inloggningen efter kl. 6:00, visar morgonbriefingen dagens planerade poster i tidsordning. När appen är helt stängd förblir e-post den kanal som används för påminnelser, och utskick i bakgrunden kräver en CRON inställd för installationen. Själva räknaren löser alltså inte jobbet: efter att ha läst ett meddelande måste du avgöra om det innehåller ett åtagande som behöver sparas som en uppgift.
En gemensam editor gör det enklare att byta kanal, men ersätter inte beslutet
I uppgiften, chatten och E-post skriver du i samma meddelande-editor. Det är fortfarande du som avgör om en konversation ska bli en uppgift.
I uppgiften och chatten skickar Enter meddelandet, medan Shift+Enter flyttar texten till en ny rad. Du kan nämna en person med tecknet @ eller välja "Citera i svar" för att peka på ett specifikt inlägg; en klick på citatet leder till originalet. Den blå linjen "Nytt" visar var olästa meddelanden börjar. Om du avbryter skrivandet sparas ett utkast vid den aktuella tråden.
På torsdagen lägger Magda in en fyrapunktslista i konversationen: texter, utkast till design, kodning, lansering. Hon bockar av de två första punkterna. Marta ser "2 av 4 klara" samt en liten avatar vid den avbockade punkten; genom att peka på den kan hon se vem och när som bockade av den. Det är en användbar framstegsnotering. Om lanseringen har ett eget datum och en ansvarig skapar Marta en separat uppgift för den istället för att bara lämna den som en punkt i meddelandet.
Chatten har sin egen deltagarlista inom Arbetsytan och saknar status eller prioritet som en uppgift har. Efter installationen finns även chatten "Gemensam", som nya personer automatiskt läggs till i. Om du vill organisera konversationer kring specifika ämnen, se hur chattar fungerar i Task Manager.
En lång tråd läser du annorlunda, men originalet finns kvar
Knappen "Strukturera" låter dig ändra hur en lång tråd läses under den aktuella sessionen. AI-lägena skriver inte över de ursprungliga meddelandena, så varje beslut kan du kontrollera i den källmässiga korrespondensen.
Du har fyra lägen: "Ursprungligt innehåll" visar meddelandena oförändrade, "Försköna" förkortar och strukturerar innehållet, "Sammanfatta" lämnar 1-2 meningar med konsekvenserna av varje meddelande, och "Expert" lägger till raden "Expertkommentar" under meddelandet med ett råd, en risk eller en fråga. Programmet bearbetar först de 8 senaste meddelandena; äldre kan du lägga till i en ny omgång. Efter att sidan har uppdaterats måste AI förbereda vyn på nytt.
När Marta letar efter en specifik detalj kan hon privat fråga AI-assistenten vid svarsfältet i E-post vad kunden skrev om tidsfristen. Svaret, märkt "ENDAST FÖR DIG", ser bara Marta. Assistenten baserar sig på korrespondensen i den aktuella tråden; om den inte hittar svaret säger den det rakt ut. Mer om denna typ av läsning av konversationer hittar du på sidan om AI-sammanfattningar.
"Strukturera" och AI-assistenten kräver en konfigurerad AI-nyckel. Utan den kan du läsa och skriva meddelanden som vanligt. Task Manager fungerar med kundens egen nyckel hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok; du betalar leverantören direkt för modellanvändningen utan någon mellanhandsmarginal. Tänk på att när du använder AI skickas det innehåll som ges som kontext till den valda modellleverantören.
I morgon, flytta ett beslut - inte hela samtalshistoriken
I morgon väljer du en aktuell fråga och sparar dess förfallodatum och ansvarig person i en uppgift. Om bekräftelsen kom via e-post kan du i Pro-varianten koppla tråden till uppgiften och föra över det beslut som teamet behöver känna till till uppgiften.
Task Manager lagrar applikationens data på din egen server och tar inte ut en abonnemangsavgift per person. Licensen är permanent, omfattar 12 månaders uppdateringar och kan senare förnyas efter eget val. I Classic-planen kostar Standard-varianten 1 490 kr, och Pro med E-post och Filer 3 990 kr - den aktuella uppdelningen av varianter hittar du i Task Managers prislista. Om du vill följa just denna fråga på skärmen, öppna Demo.
Vanliga frågor
Var ska teamets överenskommelser sparas: i uppgiften eller i chatten?
Spara i uppgiften ett beslut som har ett förfallodatum och en ansvarig person. Låt chatten vara till den löpande diskussionen; när den leder till ett åtagande, flytta det till en uppgift.
Ser teamet mitt mejl om jag kopplar det till en uppgift?
Nej, kopplingen är en navigeringsgenväg och delar inte mejlets innehåll. Inkorgen förblir privat, även gentemot administratören; det som teamet behöver veta klistrar du in i uppgiften.
Ingår E-post i varianten Standard?
Nej, E-post ingår i varianten Pro. I Standard kan du organisera arbetet i uppgifter och chattar och samtidigt använda ett separat e-postprogram.
Vad gör man när en tråd har flera tiotals meddelanden?
Slå på ”Sammanfatta” eller ”Expert” i menyn ”Strukturera”, om du har konfigurerat en AI-nyckel. Programmet utgår från de 8 senaste meddelandena, och resultatet är en förhandsvisning för sessionen - originalen förblir oförändrade.
Går det att se alla olästa ärenden på ett ställe?
Ja, Aviseringscenter visar olästa trådar från E-post, uppgifter och chattar samt andra aviseringar uppdelade i kategorier. Ett klick på sammanfattningen tar dig till rätt tråd eller en filtrerad lista.
Källor
- Task Manager, Funktioner - Uppgifter - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (åtkomst: 2026-10-16).
- Task Manager, Funktioner - Chattar - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (åtkomst: 2026-10-16).
- Task Manager, Funktioner - E-post - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (åtkomst: 2026-10-16).
- Task Manager, Resurser - E-post - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (åtkomst: 2026-10-16).
- Task Manager, Resurser - Aviseringscenter - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (åtkomst: 2026-10-16).
- Task Manager, Funktioner - AI-assistent - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (åtkomst: 2026-10-16).
- Task Manager, Priser - https://taskmanager.pl/#priser (åtkomst: 2026-10-16).
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
