Úterý, projekční kancelář, šest lidí. Marek z vašeho týmu přiřadí Káše úpravy nabídky pro Nord s termínem na čtvrtek a v pátek mu volá klient: nabídka stále není hotová. Kdo je na dovolené? Kasia - vrátí se až 19 października.
Dovolené se v malé firmě ztrácejí, když je kalendář oddělený
Samostatná tabulka dovolených vám při přiřazování úkolu nepomůže, pokud se do ní nikdo nepodívá. Informace o nepřítomnosti by měla být vidět tam, kde plánujete termíny a mluvíte o práci.
Marek mohl dostat zprávu od Kasi už o týden dříve. Pokud ale přišla přes soukromý messenger a úkol vznikl jinde, musel si na ni přesně v úterý vzpomenout. Je to stejný problém, který popisuje princip jednoho místa pro týmové dohody: zpráva existuje, ale při rozhodování není po ruce.
Task Manager přitom nenahrazuje personální systém. Neobsahuje žádosti o dovolenou, schvalování nadřízeným ani evidenci zbývajících dnů. Stav nepřítomnosti slouží k plánování práce týmu, nikoli k evidenci dovolené.
Stav s daty vám ušetří pamatování na návrat
Naplánovaná nepřítomnost začne platit od zadaného počátečního data a přestane platit po koncovém datu. Nemusíte tedy Kášu upomínat, aby si po návratu ručně změnila stav na K dispozici.
Stav nepřítomnosti nastavíte v Nastavení na kartě Profil v sekci Stav dostupnosti. Můžete vybrat Dovolená, Nemoc nebo Nepřítomen, zadat data od-do a připsat zprávu; výchozí stav je K dispozici.
Představte si, že Kasia odjíždí v pondělí 5 października a do práce se vrací v pondělí 19 października. V pátek 2 października nastaví Dovolená na období od 5 do 18 października a napíše: „Vrátím se 19 października. Ohledně nabídky pro Nord napište Magdě.“ Je to příklad zprávy, kterou může tým využít; není třeba ji zapisovat do samostatného souboru.
Po koncovém datu zmizí banner, označení i automatické odpovědi. Administrátor také vidí seznam nepřítomných osob.
Samotné „jsem na dovolené“ vysvětluje, proč člověk neodpovídá, ale jméno Magdy Markovi řekne, komu předat naléhavou záležitost. Nenahrazuje to přiřazení úkolů - dává týmu výchozí bod.
Kdo je na dovolené, uvidíte nad denním plánem
Nepřítomné členy týmu uvidíte v pruhu v horní části Kalendáře, nad časovou osou. Kalendář vedle nich zobrazuje úkoly, události a naplánované odeslání AI, takže dostupnost lidí můžete ověřit při plánování termínů.
Otevřete Kalendář pomocí ikony zobrazení v horní liště prostředního sloupce; ve stejné nabídce najdete také Tabuli a Poznámky. Klikněte na položku v pruhu nepřítomnosti a zobrazí se avatar, jméno a příjmení, typ nepřítomnosti, rozmezí od-do a zpráva, pokud ji někdo přidal. Podrobnosti o fungování zobrazení najdete také v popisu Kalendáře Task Manageru.
Pruh zobrazuje tři osoby za den. Pokud je nepřítomných více, položka „+n“ nebo šipka u označení „nepřítomní“ rozbalí celý seznam. Rozbalený pruh má vlastní posuvník a Kalendář si zapamatuje váš výběr.
Před plánováním pondělí přepněte zobrazení na 7 dní a zkontrolujte, kdo bude před termínem úkolu nepřítomen. K dispozici jsou také zobrazení na 1, 3 a 5 dní a Seznam, kde se nepřítomnosti zobrazují pod nadpisem dne.
Nejde o roční plán dovolených. Kalendář umožňuje zobrazit nejbližší dny nebo týden, tedy období, ve kterém obvykle řešíte, kdo převezme úkol a zda ho stihnete dokončit v termínu.
AI asistent vás upozorní, ale nerozhoduje za vás
AI asistent vás upozorní na nepřítomnost, když se pokusíte přiřadit úkol člověku, který není k dispozici. Přiřazení neblokuje: můžete práci předat někomu jinému nebo ji vědomě ponechat této osobě s termínem po jejím návratu.
V úterý 6 października chce Marek svěřit Kasi úpravy nabídky pro Nord s termínem na čtvrtek. Pokud používá AI asistenta, dostane informaci o její nepřítomnosti a může změnit plán dřív, než klientovi slíbí termín. Asistent vidí pouze to, k čemu má Marek přístup; samotný Task Manager funguje i bez AI.
Můžeš přiřadit úkol Magdě, přidat ji jako druhou přiřazenou osobu nebo posunout termín. Úkol může mít přiřazeno několik osob. V Kalendáři změníš termín úkolu, který můžeš upravovat, přetažením na jiný den. Změnu vrátíš ikonou nebo pomocí Ctrl+Z - až 20 změn v rámci otevřené aplikace.
Po změně přiřazené osoby nebo termínu tým uvidí ve vlákně systémovou zprávu. Při změně termínu uvidí také jeho předchozí hodnotu. Je tedy vidět, co se změnilo, systém za tebe ale důvod nedoplní. Pokud klient čeká na vysvětlení, napiš do vlákna jednu větu o novém termínu.
AI asistent v Task Manageru je volitelný a funguje s vlastním klíčem klienta u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Když ho používáš, dotaz s potřebným kontextem se odešle poskytovateli modelu. Bez nakonfigurované AI máš stále k dispozici stav nepřítomnosti, Kalendář a automatickou odpověď ve vlákně.
Automatická odpověď ukončí ticho ve vlákně, ne v e-mailové schránce
Když napíšeš do vlákna úkolu nebo chatu, jehož účastníkem je osoba se stavem Dovolená nebo Nemoc, objeví se od ní automatická odpověď ve vlákně, ne v e-mailové schránce. Obsahuje tvoji zmínku a zprávu nastavenou pro dobu nepřítomnosti, a pokud žádná není - výchozí text.
Marek tedy nemusí čekat až do pátku na reakci Kasi v úkolu týkajícím se nabídky. Pokud Kasia napsala, že záležitost přebírá Magda, Marek tuto informaci uvidí v konverzaci o konkrétním úkolu. Pořád se ale musí sám rozhodnout, jestli Magdu k úkolu přidá a jaký termín dohodne s klientem.
Automatická odpověď se v daném vlákně odešle jednou denně. Další zpráva odeslaná tentýž den ve stejné konverzaci nevyvolá další odpověď; nová se může objevit následující den nebo v jiném vlákně. Mechanismus se týká stavů Dovolená a Nemoc, není odpovědí na e-mail a nelze ho spojovat se stavem Nepřítomný.
Zastoupení domluv před odjezdem, ne až po prvním zpoždění
Zastoupení připravíš tak, že do zprávy o nepřítomnosti napíšeš jeho jméno a ověříš přístup do správného Pracovního prostoru. U naléhavých úkolů přidej zástupce jako další přiřazenou osobu, místo abys předpokládal, že mu práci předá samotný stav.
V pátek před Kasiiným odjezdem s ní projdi úkoly s termínem na následující týden. Pokud se má Magda věnovat nabídce Nord, ověř, zda patří do správného Pracovního prostoru. Osobu přidáš ikonou tužky vedle názvu Pracovního prostoru, v části „Přiřadit uživatele“; tam nastavíš oprávnění a uložíš změnu.
Oprávnění „Úkoly“ umožňuje vytvářet nové úkoly v daném Pracovním prostoru. Bez něj Magda stále může vidět úkol, ke kterému byla přidána, a psát do jeho vlákna. Je důležité tyto věci rozlišovat: přístup ke konkrétní záležitosti nemusí znamenat oprávnění zakládat další úkoly.
Když zástupci posíláš odkaz zkopírovaný z úkolu, pamatuj, že osoba bez přístupu uvidí zprávu, ne obsah vlákna. Tuto fázi podrobněji popisuji v textu o rozdělování úkolů v týmu.
Ve variantě Pro můžeš nastavit upozornění před termínem
Automatizace jsou dostupné ve variantě Pro; k nastavení stavu, kontrole Kalendáře a získání automatické odpovědi je nepotřebuješ. Jde o další signál vedle čtyř základních míst: stavu, Kalendáře, volitelného AI asistenta a vlákna. Pokud hlídáš mnoho termínů, můžeš vytvořit pravidlo, které zareaguje, když se blíží termín úkolu a přiřazená osoba je nepřítomná.
Pravidlo funguje podle schématu KDY - POKUD - PROVEĎ: událost spustí kontrolu podmínky a při splnění podmínky se provedou akce. Příklad: KDYŽ termín úkolu uplyne za 24 hodin, POKUD „přiřazená osoba je nepřítomná“, PROVEĎ „zobraz oznámení“ a „napiš zprávu do vlákna“. Oznámení se zobrazí v Centru oznámení autora pravidla v kategorii „Automatizace“.
V katalogu hotových pravidel v kategorii „Tým a termíny“ je také „Hlídač nepřítomnosti“. Nepředpokládej ale, že automatizace sama vybere zástupce: mezi jejími akcemi není změna přiřazené osoby k úkolu. Může upozornit, napsat do vlákna nebo vytvořit úkol, rozhodnutí o předání práce ale zůstává na tobě.
Před zapnutím vlastního pravidla použij „Testovat“. Uvidíš, co by se stalo u posledních odpovídajících událostí, aniž by se provedly akce nebo odeslaly zprávy. Pravidlo funguje s oprávněními autora; podrobnosti o vytváření a ověřování pravidel najdeš v popisu Automatizací.
Zítra zadej nepřítomnost, potom zkontroluj úkoly
Zítra požádej každého v týmu, aby zadal nejbližší plánovanou nepřítomnost s rozsahem dat a jednou větou o zastoupení. Potom otevři Kalendář na 7 dní a projdi úkoly přiřazené lidem, kteří tu nebudou. Pokud si chceš tato zobrazení prohlédnout předtím, než je nastavíš v týmu, otevři Demo.
Nejčastější dotazy
Jak zjistím, kdo je dnes na dovolené?
Zkontrolujte pruh nepřítomnosti v horní části Kalendáře; po kliknutí na osobu uvidíte typ nepřítomnosti, data a přidanou zprávu. Pruh zobrazuje tři osoby za den. Pokud je nepřítomných více, rozbalte celý seznam pomocí „+n“ nebo šipky u „nepřítomní“.
Zablokuje Task Manager přiřazení úkolu člověku na dovolené?
Ne, nepřítomnost nebrání přiřazení úkolu. Volitelný AI asistent vás o ní informuje, když se pokusíte přiřadit úkol nepřítomné osobě; o změně přiřazení nebo termínu rozhodujete vy.
Musí člověk na dovolené po návratu ručně změnit svůj stav?
Ne, nastavená nepřítomnost přestane platit po koncovém datu. Nepřítomnost naplánovaná na budoucnost začne platit od počátečního data a po jejím skončení zmizí její označení i automatické odpovědi.
Co dostane někdo, kdo napíše člověku na dovolené?
Dostane automatickou odpověď ve vlákně úkolu nebo chatu, pokud je člověk na dovolené jeho účastníkem. Obsahuje zmínku a zprávu z profilu nepřítomnosti, případně výchozí text; v daném vlákně se zobrazí jednou denně. Funguje také při stavu Nemoc, nejde však o odpověď na e-mail.
Nahradí Task Manager personální systém pro evidenci dovolených?
Ne, Task Manager nepodporuje žádosti o dovolenou, schvalování nadřízeným ani evidenci zbývajících dnů. Pomáhá zohlednit nepřítomnost při plánování práce; evidence dovolené zůstává samostatnou záležitostí.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
