Martedì, uno studio di progettazione, sei persone. Marek del tuo team assegna a Kasia le revisioni dell'offerta per Nord con scadenza giovedì e venerdì riceve una telefonata dal cliente: l'offerta non è ancora pronta. Chi è in ferie? Kasia - rientrerà solo il 19 ottobre.
In una piccola impresa le ferie passano inosservate quando il calendario è separato
Un foglio separato con le ferie non ti aiuta quando assegni un'attività, se nessuno lo consulta. L'informazione sull'assenza dovrebbe essere visibile dove pianifichi le scadenze e discuti del lavoro.
Marek avrebbe potuto ricevere un messaggio da Kasia una settimana prima. Ma se era arrivato su un'app di messaggistica privata e l'attività era stata creata altrove, avrebbe dovuto ricordarsene proprio martedì. È lo stesso problema descritto dal principio di un unico posto per gli accordi del team: il messaggio esiste, ma non accompagna la decisione.
Task Manager non sostituisce un sistema per la gestione del personale. Non gestisce richieste di ferie, approvazioni dei responsabili né il saldo dei giorni. Lo stato di assenza serve a pianificare il lavoro del team, non a gestire amministrativamente le ferie.
Lo stato con le date ti evita di dover ricordare il rientro
Un'assenza programmata inizia alla data di inizio indicata e cessa alla data di fine. Non dovrai quindi ricordare a Kasia di cambiare manualmente lo stato in Disponibile al rientro.
Imposti lo stato di assenza in Impostazioni, nella scheda Profilo, nella sezione Stato di disponibilità. Puoi scegliere Vacanza, Malattia o Assente, indicare le date di inizio e fine e aggiungere un messaggio; lo stato predefinito è Disponibile.
Supponiamo che Kasia parta lunedì 5 ottobre e torni al lavoro lunedì 19 ottobre. Venerdì 2 ottobre seleziona Vacanza dal 5 al 18 ottobre e scrive: «Rientro il 19 ottobre. Per le questioni sull'offerta Nord, contatta Magda». È un esempio di messaggio che il team può usare; non serve inserirlo in un file separato.
Dopo la data di fine, il banner, le indicazioni e le risposte automatiche scompaiono. L'amministratore può anche vedere l'elenco delle persone assenti.
Un semplice «sono in ferie» spiega il silenzio, ma il nome di Magda dice a Marek a chi affidare una questione urgente. Non sostituisce l'assegnazione delle attività, ma offre al team un punto di partenza.
Chi è in ferie lo vedi sopra la pianificazione giornaliera
Le assenze dei membri del team sono visibili nella barra in alto nel Calendario, sopra la griglia oraria. Accanto mostrano attività, eventi e invii AI programmati, così puoi controllare la disponibilità delle persone mentre pianifichi le scadenze.
Apri il Calendario con l'icona delle viste nella barra superiore della colonna centrale; nello stesso menu trovi Bacheca e Note. Fai clic su una voce nella barra delle assenze per vedere avatar, nome e cognome, tipo di assenza, intervallo di date e messaggio, se aggiunto. Puoi trovare maggiori dettagli sul funzionamento della vista anche nella descrizione del Calendario di Task Manager.
La barra mostra tre persone al giorno. Se gli assenti sono di più, "+n" o la freccia accanto alla dicitura «ass.» espande l'elenco completo. La barra espansa ha uno scorrimento indipendente e il Calendario memorizza la tua scelta.
Prima di pianificare il lunedì, passa alla vista a 7 giorni e controlla chi sarà assente prima della scadenza dell'attività. Sono disponibili anche le viste a 1, 3 e 5 giorni e la vista Elenco, in cui le assenze compaiono sotto l'intestazione del giorno.
Non è un programma annuale delle ferie. Il Calendario ti permette di vedere i giorni successivi o la settimana, ovvero l'intervallo in cui di solito decidi chi prenderà in carico un'attività e se riuscirai a rispettare la scadenza.
L'Assistente AI ti avvisa, ma non decide al posto tuo
L'Assistente AI ti avvisa dell'assenza quando provi ad assegnare un'attività a una persona che non c'è. Non impedisce l'assegnazione: puoi affidare il lavoro a qualcun altro oppure lasciarlo consapevolmente a quella persona, con una scadenza successiva al rientro.
Martedì 6 ottobre Marek vuole affidare a Kasia le revisioni dell'offerta per Nord, con scadenza giovedì. Se usa l'Assistente AI, riceve un avviso della sua assenza e può modificare il piano prima di promettere una data al cliente. L'Assistente vede solo ciò a cui Marek ha accesso; Task Manager funziona anche senza AI.
Puoi assegnare l'attività a Magda, aggiungerla come seconda persona assegnata oppure spostare la scadenza. A un'attività possono essere assegnate più persone. Nel Calendario puoi modificare la scadenza di un'attività che hai il permesso di modificare trascinandola su un altro giorno. Puoi annullare la modifica con l'icona o con Ctrl+Z - fino a 20 modifiche durante la sessione corrente dell'applicazione.
Dopo aver cambiato la persona assegnata o la scadenza, il team vedrà un messaggio di sistema nella discussione. Quando cambia la scadenza, vedrà anche il valore precedente. Si vede quindi che cosa è cambiato, ma il sistema non aggiunge una motivazione al posto tuo. Se il cliente aspetta una spiegazione, scrivi una frase nella discussione per spiegare la nuova scadenza.
L'Assistente AI di Task Manager è facoltativo e funziona con la chiave del cliente presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Quando lo usi, la richiesta e il contesto necessario vengono inviati al provider del modello. Senza aver configurato l'AI, hai comunque lo stato di assenza, il Calendario e la risposta automatica nella discussione.
La risposta automatica interrompe il silenzio nella discussione, non nella casella e-mail
Quando scrivi nella discussione di un'attività o di una chat a cui partecipa una persona con lo stato Vacanze o Malattia, riceverai una risposta automatica da quella persona nella discussione, non nella casella e-mail. La risposta include la tua menzione e il messaggio impostato per l'assenza oppure, se non ce n'è uno, il testo predefinito.
Marek non deve quindi aspettare fino a venerdì per ricevere una risposta da Kasia sull'attività relativa all'offerta. Se Kasia ha scritto che se ne occuperà Magda, Marek vedrà questa indicazione nella conversazione sull'attività specifica. Dovrà comunque decidere se aggiungere Magda all'attività e quale scadenza concordare con il cliente.
La risposta automatica viene inviata una volta al giorno per ogni discussione. Un altro messaggio inviato lo stesso giorno nella stessa conversazione non genererà una nuova risposta; potrebbe arrivarne una il giorno successivo o in un'altra discussione. Il meccanismo riguarda gli stati Vacanze e Malattia, non risponde alle e-mail e non va associato allo stato Assente.
Organizza la sostituzione prima di partire, non dopo il primo ritardo
Per organizzare la sostituzione, indica il nome della persona nel messaggio di assenza e verifica che abbia accesso allo Spazio di lavoro corretto. Per le attività urgenti, aggiungi la persona che ti sostituisce come ulteriore persona assegnata, invece di presumere che lo stato le trasferisca automaticamente il lavoro.
Il venerdì prima della partenza di Kasia, rivedi con lei le attività in scadenza la settimana successiva. Se Magda deve occuparsi dell'offerta per Nord, verifica che faccia parte dello Spazio di lavoro corretto. Puoi aggiungere una persona con l'icona della matita accanto al nome dello Spazio di lavoro, nella sezione «Assegna utenti»; lì puoi impostare i permessi e salvare la modifica.
Il permesso «Attività» consente di creare nuove attività in un determinato Spazio di lavoro. Anche senza questo permesso, Magda può comunque vedere l'attività a cui è stata aggiunta e scrivere nella relativa discussione. È una distinzione importante: avere accesso a una pratica specifica non significa necessariamente poter creare altre attività.
Quando invii alla persona che ti sostituisce un link copiato da un'attività, ricorda che chi non ha accesso vedrà un messaggio, non il contenuto della discussione. Approfondisco questo passaggio nell'articolo sulla suddivisione delle attività nel team.
Con il piano Pro puoi aggiungere un avviso prima della scadenza
Le Automazioni sono disponibili con il piano Pro; non ti servono per impostare lo stato, controllare il Calendario e ricevere una risposta automatica. Sono un segnale aggiuntivo rispetto ai quattro canali principali: lo stato, il Calendario, l'Assistente AI facoltativo e la discussione. Se gestisci molte scadenze, puoi creare una Regola che intervenga quando la scadenza di un'attività si avvicina e la persona assegnata è assente.
Una Regola funziona secondo lo schema QUANDO - SE - ESEGUI: un evento avvia la verifica di una condizione e, se questa è soddisfatta, è possibile eseguire delle azioni. Per esempio: QUANDO mancano 24 ore alla scadenza dell'attività, SE «la persona assegnata è assente», ESEGUI «mostra una notifica» e «scrivi un messaggio nella discussione». La notifica arriverà al Centro notifiche dell'autore della Regola, nella categoria «Automazioni».
Nel catalogo dei modelli pronti all'uso, nella categoria «Team e scadenze», trovi anche «Sentinella delle assenze». Non dare però per scontato che l'automazione scelga da sola una persona che sostituisca l'assente: tra le sue azioni non c'è la possibilità di cambiare la persona assegnata all'attività. Può inviare un avviso, scrivere nella discussione o creare un'attività, ma la decisione di trasferire il lavoro spetta a te.
Prima di attivare una Regola personalizzata, usa «Testa». Vedrai cosa accadrebbe con gli ultimi eventi corrispondenti, senza eseguire azioni né inviare messaggi. La Regola viene eseguita con i permessi dell'autore; per i dettagli su come creare e verificare le regole, consulta la descrizione delle Automazioni.
Domani inserisci le assenze, poi controlla le attività
Domani chiedi a ogni persona del team di inserire la prossima assenza prevista, specificando le date e aggiungendo una frase su chi la sostituirà. Poi apri il Calendario sui prossimi 7 giorni e controlla le attività assegnate alle persone che saranno assenti. Se vuoi vedere queste schermate prima di impostarle per il team, apri la Demo.
Domande frequenti
Come faccio a sapere chi è in ferie oggi?
Controlla la barra delle assenze in alto nel Calendario; facendo clic su una persona vedrai il tipo di assenza, le date e il messaggio aggiunto. La barra mostra tre persone al giorno; se gli assenti sono di più, espandi l'elenco completo con "+n" o con la freccia accanto a «ass.»
Task Manager impedirà di assegnare un'attività a una persona in ferie?
No, l'assenza non impedisce di assegnare un'attività. L'Assistente AI opzionale ti avvisa quando provi ad assegnare un'attività a una persona assente; sarai tu a decidere se cambiare assegnatario o scadenza.
Al rientro, la persona in ferie deve cambiare manualmente il proprio stato?
No, l'assenza impostata cessa alla data di fine. Un'assenza programmata in futuro inizia alla data di inizio; una volta terminata, le relative indicazioni e risposte automatiche scompaiono.
Cosa riceve chi scrive a una persona in vacanza?
Riceve una risposta automatica nella discussione dell'attività o nella chat, se la persona in vacanza ne fa parte. Include una menzione e il messaggio del profilo di assenza oppure un testo predefinito; viene mostrata una volta al giorno per discussione. Funziona anche con lo stato Malattia, ma non è una risposta alle e-mail.
Task Manager sostituirà il sistema di gestione delle ferie delle risorse umane?
No, Task Manager non gestisce le richieste di ferie, le approvazioni dei responsabili né il saldo dei giorni. Ti aiuta a vedere le assenze mentre pianifichi il lavoro; la gestione amministrativa delle ferie resta una questione a parte.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
