Dienstag, ein Designbüro, sechs Personen. Marek aus Ihrem Team weist Kasia Korrekturen am Angebot für Nord mit Fälligkeit am Donnerstag zu. Am Freitag erhält er einen Anruf vom Kunden: Das Angebot ist noch nicht fertig. Wer ist im Urlaub? Kasia - sie kommt erst am 19. Oktober zurück.
Urlaub im kleinen Unternehmen geht verloren, wenn der Kalender separat geführt wird
Eine separate Urlaubstabelle hilft Ihnen beim Zuweisen einer Aufgabe nicht, wenn niemand hineinschaut. Abwesenheiten sollten dort sichtbar sein, wo Sie Termine planen und über die Arbeit sprechen.
Marek hätte eine Woche zuvor eine Nachricht von Kasia erhalten können. Wenn sie aber über einen privaten Messenger kam und die Aufgabe an einem anderen Ort angelegt wurde, musste er sich am Dienstag genau daran erinnern. Das ist dasselbe Problem, das die Regel eines zentralen Orts für Teamabsprachen beschreibt: Die Nachricht ist vorhanden, begleitet die Entscheidung aber nicht.
Task Manager ersetzt dabei kein Personalverwaltungssystem. Es gibt keine Urlaubsanträge, Genehmigungen durch Vorgesetzte oder Urlaubskonten. Der Abwesenheitsstatus dient der Arbeitsplanung im Team, nicht der Urlaubsabrechnung.
Ein Status mit Zeitraum erspart Ihnen, an die Rückkehr denken zu müssen
Eine geplante Abwesenheit gilt ab dem angegebenen Startdatum und endet nach dem Enddatum. Sie müssen Kasia also nicht daran erinnern, ihren Status nach der Rückkehr manuell auf „Verfügbar“ zu ändern.
Den Abwesenheitsstatus legen Sie unter „Einstellungen“ auf der Registerkarte „Profil“ im Abschnitt „Verfügbarkeitsstatus“ fest. Sie können „Urlaub“, „Krank“ oder „Abwesend“ auswählen, einen Zeitraum von-bis angeben und eine Nachricht hinzufügen. Der Standardstatus ist „Verfügbar“.
Nehmen wir an, Kasia fährt am Montag, dem 5. Oktober, weg und kehrt am Montag, dem 19. Oktober, zur Arbeit zurück. Am Freitag, dem 2. Oktober, wählt sie „Urlaub“ für den Zeitraum vom 5. bis 18. Oktober und schreibt: „Ich bin am 19. Oktober zurück. Wegen des Angebots für Nord wenden Sie sich bitte an Magda.“ Das ist ein Beispiel für eine Nachricht, die das Team verwenden kann. Sie muss nicht in einer separaten Datei eingetragen werden.
Nach dem Enddatum verschwinden Banner, Kennzeichnungen und automatische Antworten. Administratoren sehen außerdem eine Liste der abwesenden Personen.
„Ich bin im Urlaub“ erklärt zwar, warum jemand nicht antwortet, aber der Name Magda sagt Marek, wem er eine dringende Angelegenheit übergeben kann. Das ersetzt keine Aufgabenzuweisung, gibt dem Team aber einen Ansatzpunkt.
Wer im Urlaub ist, sehen Sie über der Tagesplanung
Abwesenheiten von Teammitgliedern sehen Sie im Balken oben im Kalender, über dem Stundenraster. Daneben zeigt der Kalender Aufgaben, Ereignisse und geplante KI-Nachrichten. So können Sie die Verfügbarkeit des Teams prüfen, während Sie Termine planen.
Öffnen Sie den Kalender über das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste der mittleren Spalte. Im selben Menü finden Sie Board und Notizen. Klicken Sie auf einen Eintrag im Abwesenheitsbalken. Sie sehen dann den Avatar, Vor- und Nachnamen, die Art der Abwesenheit, den Zeitraum von-bis und eine Nachricht, falls eine hinterlegt wurde. Einzelheiten zur Funktionsweise der Ansicht finden Sie auch in der Beschreibung des Task Manager-Kalenders.
Der Balken zeigt bis zu drei Personen pro Tag. Sind mehr Personen abwesend, können Sie über „+n“ oder den Pfeil neben der Bezeichnung „Abw.“ die vollständige Liste öffnen. Der geöffnete Balken lässt sich unabhängig scrollen, und der Kalender merkt sich Ihre Auswahl.
Wechseln Sie vor der Planung für Montag zur 7-Tage-Ansicht und prüfen Sie, wer vor dem Fälligkeitstermin der Aufgabe abwesend sein wird. Außerdem stehen die Ansichten für 1, 3 und 5 Tage sowie eine Liste zur Verfügung, in der Abwesenheiten unter der Tagesüberschrift angezeigt werden.
Das ist kein Jahresplan für den Urlaub. Im Kalender können Sie die nächsten Tage oder die kommende Woche ansehen - also den Zeitraum, in dem Sie normalerweise festlegen, wer eine Aufgabe übernimmt und ob sie rechtzeitig fertig wird.
Der KI-Assistent gibt einen Hinweis, entscheidet aber nicht für Sie
Der KI-Assistent weist Sie auf eine Abwesenheit hin, wenn Sie versuchen, einer abwesenden Person eine Aufgabe zuzuweisen. Er verhindert die Zuweisung nicht: Sie können die Arbeit jemand anderem übertragen oder sie bewusst bei dieser Person belassen und den Fälligkeitstermin nach ihrer Rückkehr setzen.
Am Dienstag, dem 6. Oktober, möchte Marek Kasia Korrekturen am Angebot für Nord mit Fälligkeit am Donnerstag übertragen. Wenn er den KI-Assistenten nutzt, erhält er einen Hinweis auf ihre Abwesenheit und kann den Plan ändern, bevor er dem Kunden einen Termin zusagt. Der Assistent sieht nur, worauf Marek Zugriff hat. Task Manager funktioniert auch ohne KI.
Sie können Magda die Aufgabe zuweisen, sie als zweite zuständige Person hinzufügen oder den Fälligkeitstermin verschieben. Einer Aufgabe können mehrere Personen zugewiesen sein. Im Kalender können Sie den Fälligkeitstermin einer Aufgabe, die Sie bearbeiten dürfen, per Drag-and-drop auf einen anderen Tag verschieben. Mit dem Symbol oder über Ctrl+Z können Sie die Änderung rückgängig machen - bis zu 20 Änderungen innerhalb der geöffneten Anwendung.
Wenn Sie die zuständige Person oder den Fälligkeitstermin ändern, sieht das Team eine Systemnachricht im Thread. Bei einer Änderung des Fälligkeitstermins wird auch der vorherige Wert angezeigt. So ist zu sehen, was sich geändert hat, aber das System ergänzt nicht den Grund für Sie. Wenn ein Kunde auf eine Erklärung wartet, schreiben Sie einen Satz zum neuen Fälligkeitstermin in den Thread.
Der KI-Assistent in Task Manager ist optional und wird mit dem eigenen API-Schlüssel des Kunden bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok genutzt. Wenn Sie ihn verwenden, wird die Anfrage mit dem erforderlichen Kontext an den Modellanbieter übermittelt. Auch ohne eingerichtete KI stehen Ihnen der Abwesenheitsstatus, der Kalender und die automatische Antwort im Thread zur Verfügung.
Die automatische Antwort beendet die Stille im Thread, nicht im E-Mail-Postfach
Wenn Sie in einem Aufgaben- oder Chat-Thread schreiben, an dem eine Person mit dem Status Urlaub oder Krankheit beteiligt ist, erscheint von dieser Person eine automatische Antwort im Thread, nicht im E-Mail-Postfach. Sie enthält Ihre Erwähnung und die bei der Abwesenheit hinterlegte Nachricht oder, falls keine hinterlegt ist, einen Standardtext.
Marek muss also nicht bis Freitag auf eine Reaktion von Kasia zu der Aufgabe zum Angebot warten. Wenn Kasia eingetragen hat, dass Magda die Angelegenheit übernimmt, sieht Marek diesen Hinweis im Gespräch zur konkreten Aufgabe. Er muss weiterhin selbst entscheiden, ob er Magda zur Aufgabe hinzufügt und welchen Fälligkeitstermin er mit dem Kunden vereinbart.
Die automatische Antwort wird pro Thread einmal täglich gesendet. Eine weitere Nachricht, die am selben Tag im selben Gespräch gesendet wird, löst keine weitere Antwort aus; eine neue kann am nächsten Tag oder in einem anderen Thread erscheinen. Der Mechanismus gilt für die Status Urlaub und Krankheit, ist keine Antwort auf eine E-Mail und sollte nicht dem Status Abwesend zugeordnet werden.
Legen Sie die Vertretung vor der Abreise fest, nicht erst nach der ersten Verzögerung
Sie bereiten die Vertretung vor, indem Sie den Namen in die Abwesenheitsnachricht eintragen und den Zugriff auf den richtigen Arbeitsbereich prüfen. Bei dringenden Aufgaben fügen Sie die Vertretung als weitere zuständige Person hinzu, statt davon auszugehen, dass der Status die Arbeit automatisch überträgt.
Gehen Sie am Freitag vor Kasias Abreise gemeinsam mit ihr die Aufgaben durch, deren Fälligkeitstermin in die nächste Woche fällt. Wenn Magda das Angebot für Nord übernehmen soll, prüfen Sie, ob sie zum richtigen Arbeitsbereich gehört. Über das Stiftsymbol neben dem Namen des Arbeitsbereichs können Sie eine Person hinzufügen. Im Abschnitt „Benutzer zuweisen“ legen Sie die Berechtigungen fest und speichern die Änderung.
Mit der Berechtigung „Aufgaben“ können Sie neue Aufgaben in einem Arbeitsbereich erstellen. Auch ohne diese Berechtigung kann Magda weiterhin die Aufgabe sehen, zu der sie hinzugefügt wurde, und in deren Thread schreiben. Das ist ein wichtiger Unterschied: Zugriff auf einen konkreten Vorgang bedeutet nicht unbedingt, dass man weitere Aufgaben erstellen darf.
Wenn Sie der Vertretung einen aus einer Aufgabe kopierten Link schicken, denken Sie daran: Personen ohne Zugriff sehen eine Meldung, nicht den Inhalt des Threads. Diesen Schritt beschreibe ich ausführlicher im Artikel über das Verteilen von Aufgaben im Team.
Mit Pro können Sie vor dem Fälligkeitstermin ein Signal erhalten
Automatisierungen sind im Tarif Pro verfügbar; Sie benötigen sie nicht, um einen Status festzulegen, den Kalender zu prüfen und eine automatische Antwort zu erhalten. Sie sind ein zusätzliches Signal neben den vier grundlegenden Informationsquellen: Status, Kalender, optionaler KI-Assistent und Thread. Wenn Sie viele Fälligkeitstermine im Blick behalten, können Sie eine Automatisierungsregel erstellen, die reagiert, wenn der Fälligkeitstermin einer Aufgabe näher rückt und die zuständige Person abwesend ist.
Eine Automatisierungsregel folgt dem Schema WENN - WENN - DANN: Ein Ereignis löst die Prüfung einer Bedingung aus, und wenn die Bedingung erfüllt ist, können Aktionen ausgeführt werden. Beispiel: WENN der Fälligkeitstermin einer Aufgabe in 24 Stunden erreicht ist, WENN „zuständige Person ist abwesend“, DANN „Benachrichtigung anzeigen“ und „Nachricht im Thread schreiben“. Die Benachrichtigung wird im Benachrichtigungscenter des Erstellers der Automatisierungsregel in der Kategorie „Automatisierungen“ angezeigt.
Im Katalog mit Vorlagen gibt es in der Kategorie „Team und Fälligkeitstermine“ auch den „Abwesenheitswächter“. Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass die Automatisierung selbst eine Vertretung auswählt: Zu ihren Aktionen gehört nicht, die zuständige Person für eine Aufgabe zu ändern. Sie kann ein Signal geben, im Thread schreiben oder eine Aufgabe erstellen, aber die Entscheidung über die Übergabe der Arbeit liegt bei Ihnen.
Bevor Sie eine eigene Regel aktivieren, klicken Sie auf „Testen“. Sie sehen, was bei den letzten passenden Ereignissen passieren würde - ohne Aktionen auszuführen oder Nachrichten zu senden. Die Automatisierungsregel wird mit den Berechtigungen ihres Erstellers ausgeführt. Einzelheiten zum Erstellen und Prüfen von Regeln finden Sie in der Beschreibung der Automatisierungen.
Tragen Sie morgen die Abwesenheiten ein und prüfen Sie anschließend die Aufgaben
Bitten Sie morgen alle Personen im Team, ihre nächste geplante Abwesenheit mit Datumsbereich und einem Satz zur Vertretung einzutragen. Öffnen Sie anschließend den Kalender für 7 Tage und prüfen Sie die Aufgaben, die Personen zugewiesen sind, die abwesend sein werden. Wenn Sie diese Ansichten ansehen möchten, bevor Sie sie im Team einrichten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Woher weiß ich, wer heute im Urlaub ist?
Prüfen Sie den Abwesenheitsbalken oben im Kalender. Wenn Sie auf eine Person klicken, sehen Sie die Art der Abwesenheit, den Zeitraum und eine hinterlegte Nachricht. Der Balken zeigt bis zu drei Personen pro Tag. Sind mehr Personen abwesend, können Sie über „+n“ oder den Pfeil neben „Abw.“ die vollständige Liste öffnen.
Verhindert Task Manager, dass ich einer Person im Urlaub eine Aufgabe zuweise?
Nein, eine Abwesenheit verhindert nicht, dass Sie einer Person eine Aufgabe zuweisen. Der optionale KI-Assistent weist Sie darauf hin, wenn Sie versuchen, einer abwesenden Person eine Aufgabe zuzuweisen. Ob Sie die Zuweisung oder den Fälligkeitstermin ändern, entscheiden Sie selbst.
Muss eine Person nach dem Urlaub ihren Status manuell ändern?
Nein, eine eingetragene Abwesenheit endet nach dem Enddatum. Eine für die Zukunft geplante Abwesenheit gilt ab dem Startdatum. Nach ihrem Ende verschwinden die entsprechenden Kennzeichnungen und automatischen Antworten.
Was erhält jemand, der einer Person im Urlaub schreibt?
Die Person erhält eine automatische Antwort im Aufgaben-Thread oder Chat, wenn die abwesende Person daran teilnimmt. Sie enthält eine Erwähnung und die Nachricht aus dem Abwesenheitsprofil oder einen Standardtext. Sie wird pro Thread höchstens einmal täglich angezeigt. Das funktioniert auch beim Status „Krank“, ist aber keine Antwort auf eine E-Mail.
Ersetzt Task Manager ein Urlaubsverwaltungssystem für die Personalabteilung?
Nein, Task Manager unterstützt keine Urlaubsanträge, Genehmigungen durch Vorgesetzte oder Urlaubskonten. Das Tool hilft Ihnen, Abwesenheiten bei der Arbeitsplanung zu sehen. Die Urlaubsabrechnung bleibt davon getrennt.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
