Terça-feira, escritório de design, seis pessoas. Marek, da tua equipa, atribui à Kasia as alterações à proposta da Nord, com prazo para quinta-feira, e na sexta-feira recebe uma chamada do cliente: a proposta continua por entregar. Quem está de férias? Kasia - só regressa a 19 de outubro.
As férias numa pequena empresa perdem-se quando o calendário está separado
Uma tabela de férias separada não te ajuda no momento de atribuir uma tarefa, se ninguém a consultar. A informação sobre ausências deve estar visível onde planeias prazos e conversas sobre o trabalho.
Marek podia ter recebido uma mensagem da Kasia na semana anterior. Mas, se a mensagem foi enviada numa aplicação de mensagens privada e a tarefa foi criada noutro local, tinha de se lembrar dela precisamente na terça-feira. É o mesmo problema descrito pela regra de um único local para os acordos da equipa: a mensagem existe, mas não acompanha a decisão.
Ainda assim, o Task Manager não substitui o sistema de recursos humanos. Não permite apresentar pedidos de férias, obter a aprovação de um superior nem consultar o saldo de dias. O estado de ausência serve para planear o trabalho da equipa, não para gerir as férias.
Um estado com datas evita teres de te lembrar da data de regresso
Uma ausência agendada começa na data inicial indicada e deixa de estar ativa após a data final. Assim, não tens de lembrar a Kasia de alterar manualmente o estado para Disponível quando regressar.
Define o estado de ausência em Definições, no separador Perfil, na secção Estado de disponibilidade. Podes escolher Férias, Doente ou Ausente, indicar as datas de início e de fim e adicionar uma mensagem; o estado predefinido é Disponível.
Imagina que a Kasia parte na segunda-feira, 5 de outubro, e regressa ao trabalho na segunda-feira, 19 de outubro. Na sexta-feira, 2 de outubro, seleciona Férias para o período de 5 a 18 de outubro e escreve: «Regresso a 19 de outubro. Para assuntos relacionados com a proposta da Nord, contacta a Magda.» É um exemplo de mensagem que a equipa pode utilizar; não é necessário escrevê-la num ficheiro separado.
Após a data final, desaparecem o banner, as indicações e as respostas automáticas. O administrador também pode ver a lista de pessoas ausentes.
Dizer apenas «estou de férias» explica o silêncio, mas o nome da Magda diz ao Marek a quem deve passar um assunto urgente. Isto não substitui a atribuição das tarefas - dá à equipa um ponto de partida.
Vê quem está de férias por cima da agenda do dia
As ausências dos membros da equipa aparecem na faixa na parte superior do Calendário, acima da grelha horária. O Calendário mostra também as tarefas, os eventos e os envios de IA agendados, para que possas verificar a disponibilidade das pessoas enquanto organizas os prazos.
Abre o Calendário através do ícone de vistas na barra superior da coluna central; o mesmo menu inclui Quadro e Notas. Clica numa entrada na faixa de ausências para ver o avatar, o nome, o tipo de ausência, o período de início e fim e a mensagem, se tiver sido adicionada. Também podes consultar os detalhes do funcionamento desta vista na descrição do Calendário do Task Manager.
A faixa mostra três pessoas por dia. Se houver mais pessoas ausentes, «+n» ou a seta junto à indicação «aus.» expande a lista completa. A faixa expandida tem a sua própria barra de deslocamento e o Calendário guarda a tua seleção.
Antes de planeares a segunda-feira, muda a vista para 7 dias e verifica quem estará ausente antes do prazo da tarefa. Também estão disponíveis as vistas de 1, 3 e 5 dias, bem como a vista Lista, onde as ausências aparecem sob o cabeçalho do dia.
Não se trata de um calendário anual de férias. O Calendário permite consultar os próximos dias ou a semana, ou seja, o período em que normalmente decides quem fica responsável por uma tarefa e se conseguirás concluí-la dentro do prazo.
O Assistente de IA dá o alerta, mas não decide por ti
O Assistente de IA informa-te da ausência quando tentas atribuir uma tarefa a alguém que não está disponível. Não impede a atribuição: podes passar o trabalho a outra pessoa ou deixá-lo conscientemente com essa pessoa, definindo um prazo posterior ao seu regresso.
Na terça-feira, 6 de outubro, Marek quer atribuir à Kasia as alterações à proposta da Nord, com prazo para quinta-feira. Se utilizar o Assistente de IA, recebe informação sobre a ausência dela e pode alterar o plano antes de prometer um prazo ao cliente. O Assistente só vê aquilo a que Marek tem acesso; o próprio Task Manager também funciona sem IA.
Pode atribuir a tarefa à Magda, adicioná-la como segunda pessoa atribuída ou alterar o prazo. Uma tarefa pode ter várias pessoas atribuídas. No Calendário, pode alterar para outro dia o prazo de uma tarefa que tenha autorização para editar, arrastando-a. Pode anular a alteração através do ícone ou com Ctrl+Z - até 20 alterações enquanto a aplicação estiver aberta.
Quando alguém altera a pessoa atribuída ou o prazo, a equipa vê uma mensagem do sistema no tópico. Quando o prazo é alterado, também vê o valor anterior. Assim, fica claro o que mudou, mas o sistema não acrescenta o motivo por si. Se o cliente estiver à espera de uma explicação, escreva uma frase no tópico sobre o novo prazo.
O Assistente de IA do Task Manager é opcional e funciona com a chave própria do cliente, através da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Quando o utiliza, o pedido, com o contexto necessário, é enviado ao fornecedor do modelo. Mesmo sem configurar a IA, continua a ter o estado de ausência, o Calendário e a resposta automática no tópico.
A resposta automática põe fim ao silêncio no tópico, não na caixa de correio eletrónico
Quando escreve num tópico de tarefa ou de conversa em que participa alguém com o estado Férias ou Doença, aparece uma resposta automática dessa pessoa no tópico, não na caixa de correio eletrónico. Inclui a sua menção e a mensagem definida durante a ausência ou, se não houver nenhuma, o texto predefinido.
Assim, o Marek não tem de esperar até sexta-feira por uma resposta da Kasia na tarefa sobre a proposta. Se a Kasia escreveu que a Magda ficará responsável pelo assunto, o Marek verá essa indicação na conversa sobre a tarefa em questão. Continua a caber-lhe decidir se adiciona a Magda à tarefa e que prazo acordar com o cliente.
A resposta automática é enviada uma vez por dia em cada tópico. Outra mensagem enviada no mesmo dia e na mesma conversa não desencadeia uma nova resposta; poderá surgir outra no dia seguinte ou noutro tópico. O mecanismo aplica-se aos estados Férias e Doença, não é uma resposta a um e-mail e não deve ser associado ao estado Ausente.
Combine a substituição antes de sair, não depois do primeiro atraso
Prepare a substituição indicando o nome da pessoa na mensagem de ausência e confirmando que tem acesso ao Workspace correto. Para tarefas urgentes, adicione a pessoa que o vai substituir como outra pessoa atribuída, em vez de presumir que o estado de ausência lhe transmite o trabalho.
Na sexta-feira antes de a Kasia sair, reveja com ela as tarefas com prazo para a semana seguinte. Se a Magda ficar responsável pela proposta da Nord, confirme se pertence ao Workspace correto. Para adicionar uma pessoa, use o ícone do lápis junto ao nome do Workspace, na secção «Atribuir utilizadores»; aí pode definir as permissões e guardar a alteração.
A permissão «Tarefas» permite criar novas tarefas nesse Workspace. Sem ela, a Magda continua a poder ver a tarefa a que foi adicionada e escrever no respetivo tópico. Esta distinção é importante: ter acesso a um assunto específico não significa necessariamente ter autorização para criar novas tarefas.
Quando envia à pessoa que o vai substituir uma ligação copiada de uma tarefa, lembre-se de que alguém sem acesso verá uma mensagem, não o conteúdo do tópico. Explico esta etapa com mais detalhe no texto sobre a distribuição de tarefas na equipa.
No plano Pro, pode adicionar um alerta antes do prazo
As automatizações estão disponíveis no plano Pro; não precisa delas para definir o estado, consultar o Calendário e receber uma resposta automática. São um alerta adicional, além dos quatro pontos principais: o estado, o Calendário, o Assistente de IA opcional e o tópico. Se acompanha muitos prazos, pode criar uma receita que seja acionada quando o prazo de uma tarefa se aproximar e a pessoa atribuída estiver ausente.
A receita segue o esquema QUANDO - SE - EXECUTAR: um evento desencadeia a verificação de uma condição e, se esta for cumprida, permite executar ações. Por exemplo: QUANDO faltarem 24 horas para o prazo da tarefa, SE «a pessoa atribuída estiver ausente», EXECUTAR «mostrar uma notificação» e «escrever uma mensagem no tópico». A notificação será enviada para o Centro de notificações do autor da receita, na categoria «Automatizações».
No catálogo de modelos prontos, na categoria «Equipa e prazos», também encontra o «Guardião de ausências». No entanto, não presuma que a automatização escolherá automaticamente alguém para substituir a pessoa ausente: as ações disponíveis não incluem alterar a pessoa atribuída à tarefa. Pode emitir um alerta, escrever no tópico ou criar uma tarefa, mas a decisão de transferir o trabalho continua a ser sua.
Antes de ativar a sua própria regra, use «Testar». Verá o que aconteceria com os últimos eventos correspondentes, sem executar ações nem enviar mensagens. A receita funciona com as permissões do autor; encontrará os detalhes sobre a criação e verificação de regras na descrição das Automatizações.
Amanhã, registe a ausência e depois verifique as tarefas
Amanhã, peça a cada pessoa da equipa que registe a próxima ausência planeada, indicando as datas e uma frase sobre a substituição. Depois, abra o Calendário para 7 dias e reveja as tarefas atribuídas às pessoas que vão estar ausentes. Se quiser ver estas vistas antes de as configurar para a equipa, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Como sei quem está de férias hoje?
Consulta a faixa de ausências na parte superior do Calendário; ao clicar numa pessoa, verás o tipo de ausência, as datas e a mensagem adicionada. A faixa mostra três pessoas por dia; se houver mais pessoas ausentes, expande a lista completa através de «+n» ou da seta junto a «aus.».
O Task Manager impede a atribuição de uma tarefa a alguém que está de férias?
Não, a ausência não impede a atribuição de tarefas. O Assistente de IA opcional informa-te da ausência quando tentas atribuir uma tarefa a alguém que está ausente; cabe-te decidir se alteras a atribuição ou o prazo.
A pessoa que está de férias tem de alterar manualmente o estado quando regressa?
Não, a ausência definida deixa de estar ativa após a data final. Uma ausência agendada para o futuro começa na data inicial e, quando termina, desaparecem as respetivas indicações e respostas automáticas.
O que recebe alguém que escreve a uma pessoa que está de férias?
Recebe uma resposta automática no tópico da tarefa ou da conversa, se a pessoa que está de férias participar nesse tópico. Inclui uma menção e a mensagem do perfil de ausência ou um texto predefinido; aparece uma vez por dia em cada tópico. Também funciona com o estado Doente, mas não é uma resposta a e-mails.
O Task Manager substitui um sistema de gestão de férias dos recursos humanos?
Não, o Task Manager não permite apresentar pedidos de férias, obter a aprovação de um superior nem consultar o saldo de dias. Ajuda a ter visibilidade das ausências ao planear o trabalho; a gestão das férias continua a ser uma questão separada.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
